科技會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)特種載體檔案培訓(xùn)省名師優(yōu)質(zhì)課獲獎(jiǎng)?wù)n件市賽課一等獎(jiǎng)?wù)n件

年度北侖區(qū)

檔案干部崗位資格培訓(xùn)綜合檔案室分類方案編制科技檔案搜集和整理會(huì)計(jì)檔案整理特種載體檔案搜集和整理第1頁綜合檔案室分類示意圖文書檔案會(huì)計(jì)檔案科技檔案業(yè)務(wù)檔案特種載體檔案J基建檔案S設(shè)備檔案01會(huì)計(jì)憑證03會(huì)計(jì)報(bào)表02會(huì)計(jì)帳簿聲像檔案實(shí)物檔案K科研檔案C產(chǎn)品檔案第2頁一、會(huì)計(jì)檔案整理方法（一）整理：分憑證、帳冊和報(bào)表分別講。

會(huì)計(jì)檔案采取年度——形式——保管期限分類，代號(hào)分別為憑證01、賬冊02、報(bào)表03、其它04憑證封面要填全，包角紙要按規(guī)范填寫，并蓋好會(huì)計(jì)章。案卷號(hào)普通一年一個(gè)次序，有各種憑證每年次序要一致。憑證保管期限為15年。賬冊和報(bào)表必須有卷內(nèi)目錄和備考表，而且裝訂后要包邊，蓋上會(huì)計(jì)騎縫章。頁號(hào)有文字頁面都必須編，空白頁不編頁碼，頁號(hào)普通編在右上角。第3頁一、會(huì)計(jì)檔案整理方法（一）整理：分憑證、帳冊和報(bào)表分別講。會(huì)計(jì)月報(bào)為5年；現(xiàn)金日志賬與銀行日志賬為25年；總賬與分類賬為15年。賬冊與報(bào)表標(biāo)題出法：作者+年度+會(huì)計(jì)檔案名稱如:奉化市檔案局二00七年度總賬與明細(xì)賬奉化市檔案局二00七年度會(huì)計(jì)月報(bào)表全部會(huì)計(jì)檔案整理好后，要謄錄好案卷目錄，一式二份，一份移交給檔案室，一份由會(huì)計(jì)保留。

第4頁填寫：第5頁填寫：第6頁填寫：第7頁填寫：第8頁（二）會(huì)計(jì)檔案判定1、步驟:建立檔案判定小組相關(guān)人員逐卷逐頁判定編寫銷毀清冊抽出檔案單獨(dú)組卷寫出判定匯報(bào)報(bào)請主管單位同意送造紙廠監(jiān)銷第9頁（二）會(huì)計(jì)檔案判定2、十大類內(nèi)容需抽出從優(yōu)點(diǎn)理,長久保留:(1)歷年工資名冊。(2)土地征用或買賣收據(jù)憑證。(3)房屋等固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓或租賃憑證。(4)未了債權(quán)債務(wù)憑證。(5)涉外（含港、臺(tái)）帳務(wù)。(6)對私改造單據(jù)。(7)各類契約、股票。(8)交通事故處理憑據(jù)。(9)工傷結(jié)論（或判定）。(10)其它重大有查考價(jià)值憑證。第10頁填寫：第11頁填寫：第12頁二、科技檔案整理方法2、基建檔案分類編號(hào)

如：J2.3-6J代表基建檔案2代表一級(jí)類目3代表二級(jí)類目6代表這個(gè)第二級(jí)類目中第六卷。普通一個(gè)類目一個(gè)案卷次序號(hào)。類目標(biāo)多少要依據(jù)各單位基建檔案實(shí)際產(chǎn)生數(shù)量來設(shè)置。（一）基建檔案整理1、歸檔范圍:依據(jù)《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-）搜集歸檔第13頁二、科技檔案整理方法

(一)基建檔案整理3、基建檔案整理文字材料能夠組卷裝訂成冊，也可散件蓋章整理，類似于新文書檔案整理方法。圖紙全部不用裝訂，只要蓋上檔號(hào)章就可。檔號(hào)章蓋在圖紙右下角圖框右上角。并要填好相關(guān)要素。工程小項(xiàng)目能夠把圖紙與文字材料一起裝訂成卷，文字材料在前，圖紙?jiān)诤蟆?、圖紙折疊方法。拿圖紙示范。第14頁二、科技檔案整理方法

5、要注意幾個(gè)問題。

A、完工章是否蓋全。B、設(shè)計(jì)更改后在圖紙上是否正確反應(yīng)出來。假如施工圖代替了完工圖，一定得蓋上完工章，不然無效；設(shè)計(jì)更改后也要在圖紙上反應(yīng)出來。

(一)基建檔案整理第15頁填寫：第16頁填寫：第17頁填寫：第18頁（二）設(shè)備檔案整理方法1、編號(hào)方法：設(shè)備檔案分類號(hào)編法與基建檔案差不多，也是依據(jù)設(shè)備數(shù)量多少來分類，普通單位無須細(xì)分，設(shè)備多企事業(yè)單位能夠分幾級(jí)類目。檔號(hào)格式普通為：S1.3-22、設(shè)備檔案整理。一盒一檔即為一卷；隨機(jī)材料有訂書針必須去掉，改用三空一線裝訂；散件存放；每件必須蓋檔號(hào)章。第19頁（二）設(shè)備檔案整理方法3、歸檔范圍與卷內(nèi)材料排列次序：A、開箱驗(yàn)收統(tǒng)計(jì)；B、設(shè)備裝箱單；C、使用和安裝說明書；D、合格證書；E、隨機(jī)備件圖冊和其它隨機(jī)文件；F、維修統(tǒng)計(jì)（卡）；G、信譽(yù)卡；H、其它。如招標(biāo)材料、購置協(xié)議、發(fā)票等資料第20頁（二）設(shè)備檔案整理方法4、注意問題：A、設(shè)備檔案必須一臺(tái)一檔，不能多臺(tái)一檔；B、同一品牌和同一型號(hào)設(shè)備能夠只最一檔，不過每臺(tái)設(shè)備維修統(tǒng)計(jì)卡必須全部歸檔。第21頁（三）產(chǎn)品檔案整理產(chǎn)品檔案與設(shè)備檔案內(nèi)容有點(diǎn)類似。同一產(chǎn)品在生產(chǎn)單位是產(chǎn)品，在客戶處就是設(shè)備了，那些隨機(jī)文件材料，在產(chǎn)品檔案中一樣要保留。只是產(chǎn)品檔案要比設(shè)備檔案內(nèi)容更多些。產(chǎn)品從開始投入生產(chǎn)到最終成品過程所形成產(chǎn)品相關(guān)材料都屬產(chǎn)品檔案歸檔范圍。產(chǎn)品檔案整理也是一個(gè)產(chǎn)品一卷。產(chǎn)品檔案代號(hào)為C。編號(hào)普通是C1.5-2第22頁

（四）科研檔案整理科研檔案其實(shí)是產(chǎn)品檔案前身，在產(chǎn)品正式投產(chǎn)之前所研究、開發(fā)、試產(chǎn)過程中形成相關(guān)材料都屬于科研檔案范圍。普通說來，科研檔案從市場調(diào)研就開始產(chǎn)生，可行性研究匯報(bào)、研發(fā)過程中各種數(shù)據(jù)、樣品資料、不一樣試產(chǎn)階段中匯報(bào)等一直到形成正式產(chǎn)品投產(chǎn)所形成資料都屬這個(gè)范圍?？蒲袡n案最好用裝訂形式。象新文書檔案那樣散件整理也能夠，只要蓋上檔號(hào)章就可。第23頁（五）各類專業(yè)科技檔案整理不一樣專業(yè)科技檔案整理方法不一樣，要依據(jù)實(shí)際情況整理，靈活利用。但基本與基建檔案差不多。如水利工程檔案整理、工路工程檔案整理與房屋基建檔案整理是一致。第24頁三、各類業(yè)務(wù)檔案整理各類業(yè)務(wù)檔案整理，要依據(jù)其實(shí)際內(nèi)容，靈活利用。有系統(tǒng)要求按要求執(zhí)行，沒有要求則要用利多弊少方法，盡可能做得完善。舉例說明不一樣類型業(yè)務(wù)檔案整理方法，如行政執(zhí)法檔案，醫(yī)保檔案等。第25頁填寫：第26頁四、特種載體檔案整理（一）搜集：首先要強(qiáng)調(diào)是搜集，要盡可能把一些有價(jià)值實(shí)物、照片、錄音錄象、光盤、各類證書等搜集齊全，這些檔案相比紙質(zhì)檔案愈加直觀，印證歷史作用比較顯著。特種載體檔案歸檔范圍很廣，我們應(yīng)該要有檔案意識(shí)，每一件物品都是歷史記證，都有一定保留價(jià)值，所以都要盡可能把這些搜集歸檔，改變過去只重視紙質(zhì)文件不重視照片、錄音錄象、證書等特種載體檔案現(xiàn)象。第27頁四、特種載體檔案整理（二）照片檔案整理照片檔案整理關(guān)鍵之處是文字說明編寫，沒有文字說明照片相對來說其價(jià)值也少了許多。文字說明六要素：事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等。第28頁四、特種載體檔案整理（二）照片檔案整理傳統(tǒng)整理照片：芯頁以30張為宜，粘四角，卷內(nèi)目錄以自然張或一組為單元填寫。每組照片必須有總說明。要有卷內(nèi)目錄和備考表，裝訂成卷。新式整理方法：每組照片文字總說明可集中寫在首頁處，寫清照片張?zhí)?；也可寫在每組照片之前，二種方法都可。數(shù)碼照片檔案整理。第29頁四、特種載體檔案整理

（三）錄音錄像檔案整理一個(gè)單位可流水編號(hào)，用圖書標(biāo)簽粘貼就可。（四）證書等實(shí)物編號(hào)與整理普通能夠依據(jù)