基建項(xiàng)目文件歸檔管理制度

2×1000MW基建工程文件歸檔治理制度第一章總則第一條為加強(qiáng)工程檔案的治理，更好地維護(hù)建設(shè)工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，保證工程檔案能全面反映工程建設(shè)及實(shí)體質(zhì)量的狀況，為工程建設(shè)竣工后的生產(chǎn)運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)、改〔擴(kuò)〕建供給利用，特制定本規(guī)定。其次條名詞術(shù)語(yǔ)解釋工程文件：指建設(shè)工程在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過(guò)程中形成的文字、圖表、聲像、實(shí)物、電子文檔等形式的全部文件。包括工程前期文件、工程竣工文件(包括施工文件、竣工圖、監(jiān)理文件〕和工程竣工驗(yàn)收文件等。第三條引用的標(biāo)準(zhǔn)文件〔一)《中華人民共和國(guó)檔案法》〔二《國(guó)家重大建設(shè)工程文件歸檔要求與檔案整理標(biāo)準(zhǔn)》DA/T28-2023〔DL/T241—2023(四)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》GB/T11822-2023〔五《火電工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)驗(yàn)收規(guī)程》DL5277—2023(六《電力工程竣工圖文件編制規(guī)定》DL/T5229-2023〔七)《電力建設(shè)施工及驗(yàn)收技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)〔全套現(xiàn)行版本〕(八)《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》(GB／T10609．3—2023)〔九)《電子文件歸檔與治理標(biāo)準(zhǔn)》(GB/T18894—2023)(十〔GB/T11821—2023〕〔十一《磁性載體檔案治理與保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)》DA/T15—1995(十二)《建設(shè)工程文件歸檔整理標(biāo)準(zhǔn)》GB／T50328-2023〔十三)《火電企業(yè)檔案分類表》第四條本規(guī)定適用于神華四川天明2×1000MW機(jī)組建工程工程的檔案治理。第五條依據(jù)預(yù)先風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估(PHA〕的方法，參建各方分別從政治、經(jīng)濟(jì)、工程建設(shè)三方面對(duì)本制度的執(zhí)行進(jìn)展危急源辨識(shí)并制定具體的把握措施，1。其次章 組織與職責(zé)第六條建設(shè)單位職責(zé)應(yīng)的治理規(guī)定?！捕?負(fù)責(zé)對(duì)總承包單位、監(jiān)理單位的檔案進(jìn)展監(jiān)管、檢查、指導(dǎo)。對(duì)歸檔的工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效利用與安全保管負(fù)責(zé).〔三〕負(fù)責(zé)組織工程檔案的移交審查，申報(bào)及組織檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作.并對(duì)竣工檔案進(jìn)展匯總整理、系統(tǒng)編目、編制檢索工具。第七條監(jiān)理單位職責(zé)〔包括設(shè)計(jì)監(jiān)理和施工監(jiān)理〕〔一〕對(duì)總承包單位整理和移交的竣工檔案質(zhì)量狀況負(fù)責(zé)審查，并簽署審查意見(jiàn)。(二〕負(fù)責(zé)收集、整理工程監(jiān)理活動(dòng)中形成的紙質(zhì)文件，并同時(shí)掛接電子版后，向建設(shè)單位移交。第八條總包單位職責(zé)〔一〕設(shè)立工程檔案治理機(jī)構(gòu)和建立檔案治理網(wǎng)絡(luò)；負(fù)責(zé)制定相應(yīng)的治理規(guī)定，對(duì)各分包單位的檔案治理實(shí)行監(jiān)管、檢查與指導(dǎo);〔二)對(duì)各分包單位移交的竣工檔案進(jìn)展審核、驗(yàn)收，對(duì)工程檔案治理與工程建設(shè)同步以及工程檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)負(fù)責(zé)。滿足建設(shè)單位檔案治理錄入系統(tǒng)〔清華紫光〕的具體要求，全部紙質(zhì)檔案〔合同除外〕均要求掛接電子版，并定期用光盤備份，異地存儲(chǔ)?！踩呈占⒄砉こ探ㄔO(shè)活動(dòng)中形成的檔案，并將各分承包單位形成的檔案匯總、整理、編目，經(jīng)監(jiān)理單位審查后向建設(shè)單位檔案部門移交。〔四)協(xié)作建設(shè)單位完成工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作。第三章要求與程序第九條工程文件收集(一〕收集范圍工程建設(shè)中所形成的全部文字、圖表、光盤、照片、錄像、實(shí)物、電子文件必需全部歸檔。具體歸檔范圍參照《火電建設(shè)工程文件收集及檔案整理標(biāo)準(zhǔn)》國(guó)家能DL/T241—2023，結(jié)合本工程實(shí)際收集歸檔。(二)收集時(shí)間：工程文件應(yīng)與工程建設(shè)同步開(kāi)頭、同步進(jìn)展、同步驗(yàn)收，即總承包單位將辦理完畢的各種載體的資料隨時(shí)進(jìn)展收集、積存、整理、錄入并掛接電子版，做到“隨辦隨歸1。前期階段、施工預(yù)備階段、竣工驗(yàn)收階段、生產(chǎn)預(yù)備階段等工程治理性文件,在文件辦理完畢或階段性工作完成后準(zhǔn)時(shí)收集；2。設(shè)備、儀器及物資文件，應(yīng)在開(kāi)箱驗(yàn)收后準(zhǔn)時(shí)收集登記；3。施工、調(diào)試單位形成的各專業(yè)工程文件，責(zé)任單位應(yīng)在單位工程完工后準(zhǔn)時(shí)收集；4.監(jiān)理〔監(jiān)造、設(shè)計(jì)等單位形成的工程文件，應(yīng)在工作完成后準(zhǔn)時(shí)收集.〔三〕收集份數(shù)1。文件材料一般歸檔1份。合同正本、副本各一份,招標(biāo)文件正本、副本各一份，中標(biāo)單位投標(biāo)文件正本、副本各一份，未中標(biāo)單位正本一份,評(píng)標(biāo)報(bào)告正本、副本各一份，與施工、檢修、維護(hù)有關(guān)的文件材料和圖紙歸檔一式兩份，竣工圖一式三份，電子版光盤兩份。2GB/T50328份，向城建檔案館移交。第十條文件材料質(zhì)量要求歸檔資料必需組織構(gòu)造清楚、規(guī)律性強(qiáng)。資料內(nèi)容要完整、準(zhǔn)確、清楚、系統(tǒng)，真實(shí)反映工程施工過(guò)程中建筑、安裝的狀況。1.工程文件應(yīng)為原件，因故無(wú)原件歸檔的合法性、依據(jù)性、憑證性等永久保存的文件，供給單位(原件保存單位〕應(yīng)在復(fù)制件上加蓋公章。2。工程文件應(yīng)完整，簽章手續(xù)完備，字跡清楚，圖樣清楚，圖表干凈，GB/T11822—20233。各種表格、會(huì)議紀(jì)要、工程信函的頁(yè)面設(shè)置、格式、字體要統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)下空白”章，以示閉環(huán)。具體參照神華天明公司所編制的標(biāo)準(zhǔn)表格。4.凡合同、協(xié)議、試運(yùn)后簽證、機(jī)組啟動(dòng)驗(yàn)收交接書、機(jī)組移交試生產(chǎn)交接書、機(jī)組移交生產(chǎn)交接書等文件材料均應(yīng)為正本〔即必需有各方代表的親筆簽名，有單位蓋章欄目的必需加蓋單位公章〕歸檔，簽字方不能用副本或復(fù)印件歸檔.XY件中附圖的幅面、構(gòu)件代號(hào)均應(yīng)符合我國(guó)國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),圖紙的尺寸一律以毫米為單位。引進(jìn)技術(shù)工程的設(shè)備訂貨合格及其附件、招投標(biāo)書等重要依據(jù)性文件材料應(yīng)字跡耐久、清楚，不能復(fù)印件歸檔。中譯文應(yīng)同外文原文一同歸檔。主送和抄送本單位的文件材料均應(yīng)以紅頭文件(不能用復(fù)印件)歸檔。電子版文件：電子文件與紙質(zhì)文件在內(nèi)容、相關(guān)說(shuō)明和描述上需保持全都.保證電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性，歸檔要求應(yīng)符合《電子文件歸檔與治理標(biāo)準(zhǔn)〔GB/T18894-2023〕相關(guān)條款。滿足建設(shè)單位檔案治理錄入系統(tǒng)的電子版掛接要求。〔有隱蔽工程的工程不得低于十張〕的要求歸檔。照片應(yīng)具備主題鮮亮、影像清楚、畫面完整和提示要素齊全等特點(diǎn)。具體要求符合《照片檔案治理標(biāo)準(zhǔn)〔。10。探傷底片：按整理要求歸檔一套，不允許底片卷曲、變形、變脆、粘連、破損等。即關(guān)閉“事由”的參建單位進(jìn)展整理并歸檔.如工程聯(lián)系單、事故及缺陷處理、安全質(zhì)量等有關(guān)施工及治理性等文件?？偘鼏挝徽J(rèn)真做好資料的治理與保存，存放地點(diǎn)的溫度、濕度、防蟲防霉、防火防盜、照明等要符合國(guó)家檔案局公布的《檔案庫(kù)房治理規(guī)定》的相關(guān)要求。總包單位做好版與舊幅員紙、資料的識(shí)別標(biāo)識(shí)，舊幅員紙、資料的回收處理，防止舊幅員紙資料的連續(xù)使用。并準(zhǔn)時(shí)將幅員紙、資料供給應(yīng)使用單位。第十一條竣工圖的要求不同幅面的工程圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》(GB面。竣工圖應(yīng)齊全、完整，修改到位，簽章手續(xù)完備，并應(yīng)與工程竣工驗(yàn)收時(shí)實(shí)際狀況相符。全部竣工圖應(yīng)由編制單位逐張加蓋、簽署竣工圖章?？⒐L/T5229—2023，不得代簽.竣工圖章應(yīng)使用不褪色紅印泥.監(jiān)理單位進(jìn)展審查并加蓋審查章。在施工及啟動(dòng)調(diào)試過(guò)程中準(zhǔn)時(shí)、準(zhǔn)確的做好變更記錄，供給完整資料給竣工圖的編制單位進(jìn)展編制并出版。竣工圖的編制工作應(yīng)準(zhǔn)時(shí)、正確、完整,設(shè)計(jì)單位各專業(yè)工地代表應(yīng)準(zhǔn)時(shí)做好本專業(yè)的設(shè)計(jì)變更記錄，收集施工和設(shè)計(jì)變更單，并將變更狀況準(zhǔn)時(shí)反映在設(shè)計(jì)藍(lán)圖上，對(duì)于涉及其他專業(yè)的設(shè)計(jì)變更，應(yīng)準(zhǔn)時(shí)通知相關(guān)專業(yè).5在卷冊(cè)名目上加蓋并簽署竣工圖審查章，審查章應(yīng)蓋在竣工圖卷冊(cè)名目的空白處。6各專業(yè)的竣工圖卷冊(cè)名目。對(duì)每?jī)?cè)修改圖紙，宜編制分冊(cè)說(shuō)明，內(nèi)容包括：修改內(nèi)容、修改緣由、供給修改資料單位等。第十二條工程文件整理依據(jù)《火電建設(shè)工程文件收集及檔案整理標(biāo)準(zhǔn)》國(guó)家能源局公布DL/T241—2023的規(guī)定,對(duì)工程文件進(jìn)展分類并劃分保管期限、組卷、排列、編號(hào)與編目、裝訂、錄入、掛接電子版 .照片檔案依據(jù)《照片檔案治理標(biāo)準(zhǔn)》〔GB/T11821—2023〕按張整理，逐張編寫文字說(shuō)明并按分類、照片號(hào)裝GB/T18894質(zhì)量相關(guān)實(shí)物檔案依據(jù)《實(shí)物檔案整理標(biāo)準(zhǔn)》整理，應(yīng)建立與相應(yīng)施工記錄或試驗(yàn)報(bào)告的互證關(guān)系,填寫互見(jiàn)號(hào)。限。保管期限分為永久與定期兩種.3據(jù)性文件以及對(duì)文件保管單位今后工作有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件，應(yīng)列為永久保管。4。定期保存文件。但凡反映工程建設(shè)活動(dòng)且在確定時(shí)期內(nèi)對(duì)文件保管單位有參考利用價(jià)值的工程文件，應(yīng)列為定期保管.定期保管檔案的年限可依據(jù)30105.工程文件整理，卷內(nèi)文件不得有重復(fù)，附件共用時(shí)應(yīng)在備考中說(shuō)明。第十三條移交要求總承包單位、監(jiān)理單位按合同和檔案治理要求向建設(shè)單位移交檔案，辦理移交手續(xù).11687日內(nèi)驗(yàn)收合格,并在工程竣工后四十五天內(nèi)移交建設(shè)單位歸檔。52。工程竣工后，建設(shè)單位應(yīng)按程序組織對(duì)移交的工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效、案卷質(zhì)量及電子檔案的掛接進(jìn)展審查，審查合格后辦理移交手續(xù)。監(jiān)理單位、總承包單位編制歸檔移交清冊(cè),由監(jiān)理單位審核后向建設(shè)單位檔案部門移交，移交清冊(cè)一式兩份，各留存一份。建設(shè)單位檔案部門接收檔案時(shí)，應(yīng)全面檢查歸檔文件材料的質(zhì)量.重要工程的文件材料歸檔時(shí)應(yīng)編寫“歸檔”說(shuō)明，并經(jīng)工程負(fù)責(zé)人審核簽字，與“移交清冊(cè)”一并歸23。第四章檢查與評(píng)價(jià)第十四條本制度每半年檢查評(píng)價(jià)一次，檢查人是工程治理部經(jīng)理和副經(jīng)理，評(píng)價(jià)人是公司副總經(jīng)理。有缺乏之處進(jìn)展完善，修訂后進(jìn)展升版公布，檢查內(nèi)容包括但不限于以下內(nèi)容：〔一〕〔二〕〔三〕執(zhí)行程序是否明確、有效;〔四〕本制度執(zhí)行過(guò)程中是否存在與法律、法規(guī)及上級(jí)單位的制度有對(duì)立和沖突之處。第五章 附則第十五條本制度由建設(shè)單位工程治理部負(fù)責(zé)解釋,本文件如有與國(guó)家及行業(yè)有關(guān)制度相抵觸或沖突的，一律以國(guó)家或行業(yè)有關(guān)制度為準(zhǔn).第十六條本制度自公布之日起執(zhí)行。第十七條與本制度關(guān)聯(lián)的制度有：〔一〕工程文件材料歸檔治理規(guī)定；(二〕工程文件整理實(shí)施細(xì)則；〔三)照片檔案治理規(guī)定；〔四〕電子文件歸檔治理規(guī)定；〔五)實(shí)物檔案治理規(guī)定;〔六〕竣工圖治理規(guī)定;〔七)檔案庫(kù)房治理規(guī)定;(八〕檔案借閱治理規(guī)定。附件：2?？⒐の募徍撕炞猪?yè)；3。建設(shè)工程檔案移交簽證表；4.建設(shè)工程檔案治理流程圖。1：政治、經(jīng)濟(jì)、工程建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)辨識(shí)風(fēng)險(xiǎn)類別 風(fēng)險(xiǎn)辨識(shí)內(nèi)容 把握措施本安生產(chǎn)本安

紛時(shí)，不能起到憑證作用；甚至造成經(jīng)濟(jì)損失資料保管不當(dāng)，造成資料的損壞、喪失，導(dǎo)致無(wú)法維護(hù)、修理、改擴(kuò)建。

執(zhí)行本制度第三章第十一條執(zhí)行本制度第一章第五條引用的標(biāo)準(zhǔn)文件并制定《庫(kù)房治理規(guī)定》圖紙、資料歸檔不齊全，導(dǎo)致無(wú)法 執(zhí)行本制度第三章第維護(hù)、修理、改擴(kuò)建. 九條的規(guī)定2機(jī)組 單位工程竣工文件審核簽字頁(yè)總承包單位〔專業(yè)人員簽字〕監(jiān)理單位〔監(jiān)理工程師審核簽字〕建設(shè)單位〔專業(yè)人員審核簽字〕

年月日年月日年月日3建設(shè)工程檔案移交簽證表工程〔工程〕名稱移交單位