船代出口業(yè)務(wù)流程

1接收委托2審核委托3接收委托4備用金估算5船東確認(rèn)6備用金索匯7船舶進(jìn)口岸申報8船舶到港確報9安排船舶進(jìn)港10辦理船舶進(jìn)境手續(xù)11船舶在港服務(wù)12船方確認(rèn)使費13辦理出境手續(xù)14繕制單證15費用結(jié)算16單證歸檔。1委托的接受、審核與接受1.1收到委托方的委托后，按顧客的要求進(jìn)行審核。經(jīng)審核，委托可以接受的，則復(fù)電予以確認(rèn)，不能接受的回電予以說明。審核過程中所有往來函電予以保存。1.2注意事項：1.2.1審核委托時要詢問船舶是否更換船員、加油、加水、船東代表及船員家屬來訪等。1.2.2對載有過境或擬來港裝/卸危險貨物的船舶，裝/卸重大件貨物的船舶，液化氣及大型油船是否接受委托，應(yīng)首先征得港務(wù)局及港監(jiān)的同意。1.2.3對委托電來遲或突然來港的船舶，要細(xì)致審核委托資料，立即電話聯(lián)系各個口岸單位，如可接受委托，應(yīng)向委托方書面說明“如果因晚申報受到有關(guān)當(dāng)局的處罰有委托方負(fù)費”。2備用金估算、確認(rèn)與索匯備用金的估算、船東確認(rèn)及索匯按《備用金估算與結(jié)算作業(yè)指導(dǎo)書》執(zhí)行。3船舶進(jìn)口岸申報3.1船舶抵港前在港監(jiān)規(guī)定的時間內(nèi)，根據(jù)委托函填寫《國際航行船舶進(jìn)口岸申請書》一式八份，交港監(jiān)批準(zhǔn)后分送海關(guān)、邊防、國監(jiān)局、港務(wù)局總調(diào)各一份，拖輪公司二份，公司留底一份。3.2檢驗檢疫局另附一份《國際航行船舶申請書》。如裝卸危險品貨物須填寫《船舶載運危險品申報單》一式三份經(jīng)港監(jiān)危管科批準(zhǔn)后，危管科留存一份。交港務(wù)局總調(diào)一份，公司留底一份。如操作便利，符合電訊檢疫條件的船舶，在船舶入境前24小時，向檢驗檢疫局遞交《入境船舶電訊衛(wèi)生檢疫申請書》一份，一份公司留底。要求上述各單證接收人在單證接收記錄上簽收。3.3如操作便利，在船舶入境前24小時到邊防檢查站辦理船舶預(yù)檢手續(xù)，遞交《國際航行船舶邊防檢查站預(yù)檢申請書》，總申報單、船員名單、旅客名單（如有旅客）各一份。船舶到港確報。4.1準(zhǔn)確掌握船舶動態(tài)，落實靠泊計劃，并將有關(guān)情況通知聯(lián)檢單位以及貨主和船舶。4.2至少提前一天電告船方錨地、航道坐標(biāo)及注意事項，并記錄在《單船作業(yè)記錄本》上。4.3船舶抵錨地后，向港務(wù)局總調(diào)及聯(lián)檢單位報告，在一個小時內(nèi)向船公司發(fā)抵港報。安排船舶進(jìn)港船舶抵錨地后根據(jù)港務(wù)局總調(diào)靠泊計劃及時安排船舶進(jìn)港靠泊（對不需要引水和拖輪的船舶如果不違背港口當(dāng)局的有關(guān)規(guī)定，在征得有關(guān)單位同意后科讓其自行進(jìn)港），如果需在錨地進(jìn)行檢疫，應(yīng)先聯(lián)系檢疫部門到錨地檢疫，并通知其它檢驗單位。辦理進(jìn)境手續(xù)6.1船舶進(jìn)港靠泊后，聯(lián)系、安排需登輪的聯(lián)檢人員上船辦理進(jìn)境手續(xù)。手續(xù)完畢，通知港務(wù)局總調(diào)和船方按排作業(yè)。如有外籍船員，應(yīng)提前通知邊防靠泊時間、位置，安排執(zhí)勤。6.2登輪手續(xù)。登輪后，根據(jù)各查驗單位要求，協(xié)助船方填妥進(jìn)口申報表格，并按下表向有關(guān)單位申報。注1:無噸稅執(zhí)照或執(zhí)照已過期，須有船長委托重新辦理，簽署船舶噸稅申報單，并附船舶國際噸位證書復(fù)印件或過期的噸稅執(zhí)照。如噸稅執(zhí)照申請90天，應(yīng)核算備用金是否足夠。注2：向邊防申報船員名單注明海員證和護(hù)照的有效期，日/韓及香港船員須注明漢字姓名。注3：取得港監(jiān)的《進(jìn)境船舶辦妥手續(xù)通知單》以及海關(guān)的《國際航行船舶進(jìn)口岸作業(yè)準(zhǔn)單》，并將《國際航行船舶進(jìn)口岸作業(yè)準(zhǔn)單》轉(zhuǎn)交港務(wù)局總調(diào)。6.3接受船舶的裝卸準(zhǔn)備就緒通知書。6.3.1通知書的接受視租船合同規(guī)定而定，通知應(yīng)具備以下條件：（1）船舶抵達(dá)合同規(guī)定的地點：（2）進(jìn)口手續(xù)已辦妥：（3）裝卸條件已具備：（4）在規(guī)定的辦公時間內(nèi)。6.3.2填寫租船合同下可以接受的時間，（如不知租船合同內(nèi)容，在接受時間欄填寫“TIMEASPERC/P”），與船長共同簽署后，副本1份交船長，1份留底，正本交委托方。7船舶在港服務(wù)7.1核實船舶“噸稅執(zhí)照”，如無有效噸稅執(zhí)照或即將過期，需讓船長填寫“船舶噸稅申請單”，注明噸稅天數(shù)，至U海關(guān)簽發(fā)“噸稅執(zhí)照：”后交船長。7.1.2核對船舶抵港信息及船舶規(guī)范，并在《單船工作記錄本》上記錄。7.2船舶作業(yè)現(xiàn)場管理7.2.1進(jìn)口手續(xù)辦妥后，及時通知船方開始裝卸作業(yè)。7.2.2通知船方每天的作業(yè)計劃，并在《單船工作記錄本》中記錄。了解下列內(nèi)容：A裝卸作業(yè)進(jìn)度：B開始裝卸時間：C移泊情況。7.2.3掌握船舶作業(yè)進(jìn)度，聯(lián)系港務(wù)局總調(diào)做好船舶離港計劃。7.2.4船舶靠泊后，外勤人員每日至少登輪二次并記錄有關(guān)內(nèi)容。7.3轉(zhuǎn)交船舶物品。如有船舶備件、郵件、電報等交予船長，轉(zhuǎn)交后讓其簽發(fā)收據(jù)。如有轉(zhuǎn)出的物品，要取得船長的委托書。7.4接洽船長事項。問詢船長是否有委辦事項，將委辦事項詳細(xì)記錄在《單船工作記錄》中并取得書面委托。如果船方用車，讓船長簽署“交通收費單”如船方用電話，讓船長簽署“長途電話計費單”。7.5船長借支7.5.1船長借支需征的委托方確認(rèn)后方可辦理。7.5.2借支款交船長后，讓船長在領(lǐng)款收據(jù)上簽字蓋章，一式三份，一份交船長，一份交委托方，一份公司留存。7.6船舶供應(yīng)7.6.1船舶供應(yīng)物料、燃油、伙食、通知外供辦理。7.6.2船舶需加淡水時，船代業(yè)務(wù)員應(yīng)及時通知港務(wù)局總調(diào)，并落實加水情況。7.7船舶修理7.7.1接受委托后，及時聯(lián)系供方，將供方報價及時通知船長幾委托方，并做好記錄。7.7.2對明火做業(yè)、檢修主機(jī)等，船長申請需包括以下幾點：A明火作業(yè)范圍；B安全措施；C作業(yè)起止時間；D主機(jī)檢修起止時間及修復(fù)主機(jī)時間等。7.7.3如在碼頭檢修主機(jī)，應(yīng)將檢修時間通知港監(jiān)、港務(wù)局總調(diào)。7.8船員調(diào)動、遣返、就醫(yī)7.8.1船方出具的船員遣返委托書，應(yīng)包括以下內(nèi)容：A姓名B職務(wù)C海員證/護(hù)照號碼D遣返地區(qū)/國家7.8.2辦理公安/邊防/海關(guān)手續(xù)7.8.2.1公安局手續(xù)：持船長出具的證明，我公司介紹信。7.8.2.2邊防手續(xù)：需船長出具證明，海員證/護(hù)照、行李。7.8.2.3海關(guān)手續(xù)：海員證/護(hù)照、行李。7.8.3對需就醫(yī)的船員，如需住院治療得，則要征得船長及委托方同意，將就醫(yī)費用單帶回交船長，現(xiàn)金結(jié)算或讓船長在費用單上簽字蓋章與船公司結(jié)帳。7.9船舶動態(tài)電報得轉(zhuǎn)送7.9.1船舶抵港后，每天至少傳真一次向委托方匯報船舶動態(tài)。7.9.2抵港報內(nèi)容包括：（1）抵港時間（2）存油、存水量（3）吃水（4）靠泊時間或預(yù)計靠泊時間（5）開工時間7.9.3每日上午0800發(fā)送船舶在港動態(tài)報，內(nèi)容包括：（1）裝卸數(shù)量（2）預(yù)計完貨時間及開航時間（3）裝卸過程中出現(xiàn)的重大問題7.9.4船舶開航后發(fā)船舶開航報，內(nèi)容包括：1完貨時間2裝卸貨數(shù)量3開航吃水4存油水量5開航時間6預(yù)抵下港時間。7.10裝卸時間事實記錄7.10.1事實記錄應(yīng)詳細(xì)記錄船舶抵港至作業(yè)期間的連續(xù)時間，至少包括：1船舶抵港、下錨、辦理進(jìn)出口手續(xù)時間；2靠泊、移泊時間；3裝卸開始、進(jìn)行、完畢時間；4因故非作業(yè)時間及原因。7.10.2船代業(yè)務(wù)員應(yīng)每天與船方核對事實記錄，裝卸完畢后，將事實記錄核實后交船長共同簽署，副本交船長1份，1份留底，正本交委托方。8船方確認(rèn)使費，船舶離港前，檢查發(fā)生的各種費用，如果需要讓船長簽字。9船舶離境前手續(xù)9.1聯(lián)系船長證實船舶各有關(guān)證書齊備有效，有問題及早聯(lián)系各查驗部門辦理。9.2落實委辦事項完成情況，為完成的及時處理。9.3準(zhǔn)備好有關(guān)單證。9.4到各聯(lián)檢單位辦理開航手續(xù)，出口申報安以下有關(guān)部門申報。注1向海關(guān)申報的貨物申報單應(yīng)附出口載貨清單二份，出口無貨時，需申報《出口無貨艙單》二份。注2外籍船員開往國外港口，須收回船員登陸證，如開往國內(nèi)港口，須交邊防查驗后，退還船長下港口使用。中國籍船舶需交船舶自查表一份，手續(xù)辦好后，需取得以下證件：（1） 在檢驗檢疫局取得“出境衛(wèi)生檢疫證書”（開國內(nèi)船舶不發(fā)該證）；（2） 船舶開國內(nèi)港口，要有海關(guān)“關(guān)封”和邊防“邊封”，并讓船長在海關(guān)收據(jù)上簽認(rèn)。9.5全部手續(xù)辦妥后，取得港監(jiān)“離港證”。9.6最后登輪9.6.1與邊防官員一起登輪辦理檢查手續(xù)。9.6.2與船長簽署、交接有關(guān)單證，對照《單船工作記錄》核對確認(rèn)各應(yīng)辦事項均已辦妥，并有相關(guān)記錄。9.6.3詢問離港信息、存油水、離港吃水、預(yù)抵下港時間。9.6.4出口手續(xù)辦妥后，及時通知港務(wù)局總調(diào)安排引水開船。10繕制單證10.1裝貨完畢后的單證工作。10.1.1大副收據(jù)（1） 件雜貨裝船完畢后，及時向外理公司落實裝貨數(shù)量，了解大副收據(jù)簽辦情況。（2） 散貨船裝完貨后，若為地磅計重，向外理公司落實數(shù)量，若為水尺公估計重，向國檢局落實數(shù)量，然后讓船長貨大副簽署。（3）液化船裝完貨后，向國檢局落實數(shù)量，然后讓船方簽署。（4）簽署后，裝貨單給船方，大副收據(jù)留存。10.1.2提單（B/L）（1） 向船長或船東索取合同規(guī)定的提單格式，交貨代部門。若船方同意使用無抬頭提單，需取得船長貨船公司書面確認(rèn)。（2） 若需船代簽發(fā)提單，則需先征得公司領(lǐng)導(dǎo)同意，再由船長同意貨船公司出具《簽發(fā)提單授權(quán)書》。船代部門制做的提單取得船公司的確認(rèn)后，簽發(fā)給貨代部門。（3） 若船長簽發(fā)提單，則將貨代業(yè)務(wù)員交來的正，副本交船長簽字蓋章后，留給船長副本兩份，其它正、副本提單帶回復(fù)印留底后交貨代部。（4） 交船長之單證需讓其在《單證接受記錄》上簽收。10.1.3艙單繕制艙單一式二份交海關(guān)，復(fù)印一份留底。10.2卸貨作業(yè)的單證工作10.2.1提貨單繕制提貨單一份，經(jīng)辦人，復(fù)核人簽字后蓋船代業(yè)務(wù)章。收到正本提單或船公司放貨指示后交貨代部門。復(fù)印一份了留底。10.2.2艙單繕制艙單一式二份交海關(guān)，復(fù)印一份留底。10.3所有單證制作完成后，需經(jīng)部門經(jīng)理審核、檢查并在單證繕制、審核記錄上簽字。11費用結(jié)算按照《備用金估算與結(jié)算作業(yè)指導(dǎo)書》執(zhí)行。12單證存檔按照《文檔管理作業(yè)指導(dǎo)書》執(zhí)行。船代出口流程1、出口船檔文件的建立：船舶接受定艙前，建立出口船檔文件，內(nèi)容：船名、航次、預(yù)計離港日期。2、 場站收據(jù)膳制：場站收據(jù)（共計11聯(lián)）由發(fā)貨人或其委托的一級貨代膳制。訂艙：出口科審核場站收據(jù)，如可以接受定艙，在場站收據(jù)的第五、六、七、八聯(lián)上蓋單證專用章，第二聯(lián)留底，其余的退還訂艙人。箱管部門提箱人提供的場站收據(jù)第五聯(lián)及提箱申請書，簽發(fā)出口集裝箱設(shè)備交接單。提箱人憑出口設(shè)備交接單向集裝空箱堆場提取出口用的空箱。3、 裝箱、蓋進(jìn)場章：裝箱可能在場站或發(fā)貨人工廠/倉庫，裝箱后應(yīng)制作裝箱單。貨物裝箱后，應(yīng)對集裝箱施鉛封，并箱號、鉛封好、發(fā)貨件數(shù)填入場站收據(jù)6、7、8聯(lián)中。出口重箱拖入海關(guān)監(jiān)管的碼頭/場站后，碼頭/場站在場站收據(jù)6聯(lián)上蓋進(jìn)場章和填寫日期。4、 膳制預(yù)配清單：接受訂艙后，根據(jù)場站收據(jù)的內(nèi)容制作集裝箱預(yù)配清單，按與碼頭/船公司商的時間開航前送碼頭等有關(guān)單位，以便碼頭安排船舶配載。5、 接受裝箱單：訂艙人將裝箱單交出口科，出口科核對裝箱單的箱好、鉛封號、提單號等內(nèi)容與場站收據(jù)第六聯(lián)的內(nèi)容一致無誤后，在場站收據(jù)第六聯(lián)裝貨單蓋申報專用章。6、 報關(guān)：發(fā)貨人自己或委托報關(guān)行報關(guān)。7、 膳制出口艙單：出口艙單在船舶開航前制作完成，一供船務(wù)外勤人員辦理船舶離港結(jié)關(guān)手續(xù)。8、裝船:碼頭必須根據(jù)訂艙人提供的蓋有海關(guān)放行章的場站收據(jù)第六聯(lián)安排集裝箱貨物裝船。9、 船舶離港：裝貨完畢后，外勤人員向物流一科辦理船舶離港結(jié)關(guān)手續(xù)。10、 提供資料：出口艙單：箱號清單；拼箱貨的裝箱單；船員名單；總申報單。11、 簽發(fā)提單：訂艙人繳完運費后，憑場站收據(jù)第八聯(lián)（場站收據(jù)）運費發(fā)票到出口科簽發(fā)提單。船代業(yè)務(wù)操作流程業(yè)務(wù)流程圖：委托方---電傳.電報.信函等---委托方---船務(wù)公司受理---復(fù)函代理確認(rèn)---致電船長---通告港口.海關(guān).海事.邊防.檢疫.裝卸公司.商檢等業(yè)務(wù)主管部門及貨主一船舶抵港派員登輪洽談---提出實施方案---委托實施---自行驗收---遞交船方（或船東）---驗收簽字---向委托方收取費用。一.商務(wù)商務(wù)人員負(fù)責(zé)船舶航次代理中港口使費.備用金的報價.索要；所代理船舶的各種貨運單證以及統(tǒng)計工作。收到委托方地船舶代理委托后，對其委托進(jìn)行審核，包括船舶規(guī)范，來港任務(wù)，和約主要條款，來港，去港，以及預(yù)抵時間等，確認(rèn)無誤后，接收委托書。商務(wù)報價：（1） 船舶使費報價主要項目包括：港務(wù)費.拖輪費.檢驗檢疫費.系解纜費.停泊費.交通通訊費.雜費.代理費.等等。因業(yè)務(wù)需要還可能產(chǎn)生如下費用：租船費（出海檢疫）.移泊費.困難作業(yè)費.護(hù)航費（船長超過250米/載貨超過80000噸/載運一級危險品）.為油欄費（危險品船）.理貨費等。（2） 船東保護(hù)代理報價主要項目：A換船員：食宿費.簽證費.交通費.邊防費.代理費等B上備件：交通費.租船費.報關(guān).報檢費.倉儲費.代理費等C加淡水：淡水費.加水勞務(wù)費等催收備用金：發(fā)送報價單并得到委托方無異議后確認(rèn)后，立即將公司FULLSTYLE發(fā)送全委托方，根據(jù)確認(rèn)金額催收備用金。搜集.整理.核對引航站.理貨公司.裝卸公司.拖輪公司.檢疫站.等送來的費用單，將其逐航次歸納。待費用到齊，制作單航次航次結(jié)賬單一式三份，一份連同費用單裝訂成本寄給委托方結(jié)算，一份與費用單復(fù)印件裝訂成本，作為航次結(jié)算檔案，一份留存?zhèn)洳椤４半x港后，30天內(nèi)把航次結(jié)算單制作完畢，費用結(jié)算應(yīng)按照“多退少補”為原則。負(fù)責(zé)公司合同和協(xié)議的管理。負(fù)責(zé)印章.空白單證的管理。二.計劃調(diào)度負(fù)責(zé)公司所有船舶的動態(tài)管理，負(fù)責(zé)日常值班電話及高頻電話的接聽，負(fù)責(zé)代理船舶的靠泊計劃工作，為船舶聯(lián)系補油.補水等工作。迅速.詳細(xì)的書面答復(fù)船公司來電詢問的本港港口情況.費率.裝卸率等情況。委托關(guān)系確認(rèn)后，主動與各有關(guān)方（包括船東.租家.發(fā)貨人.收貨人及貨代）聯(lián)系，了解各有關(guān)方的要求，并獲得船舶.貨物的資料。與船舶取得聯(lián)系，及時將進(jìn)港指南傳真（電傳）全船舶，向船方了解預(yù)報（確報）抵港時間，抵港吃水等情況，并將傳真（電傳）保存于單船檔案袋中?？樦七M(jìn)港申報，根據(jù)港口習(xí)慣（日照港為船舶預(yù)抵7日內(nèi)/航程不足7日的在駛離上一港），將填妥地進(jìn)港申報分送海事局.檢疫局.海關(guān).邊防.港務(wù)局等有關(guān)方。（各部門所需單證：海事--進(jìn)港申報書.船舶規(guī)范；海關(guān)■-進(jìn)港申報書.作業(yè)準(zhǔn)單；邊防一進(jìn)港申報書.船員名單.總申報單；衛(wèi)檢一進(jìn)港申報書.入境檢疫申報單）。與貨主聯(lián)系，落實貨物性質(zhì)。如果是危險品，協(xié)助內(nèi)勤繕制危險品申報單，并向海事局申報。及時將進(jìn)港申報書.進(jìn)出口艙單.提單.引航通知單.靠泊保證函等資料落實所代理船舶的靠泊計劃后，及時通知各有關(guān)方，并將傳真（電傳）留存于單船檔案袋中。保持與船舶.船東.貨主.貨代地聯(lián)系，船舶靠泊計劃落實后，立即通知各有關(guān)方。船舶靠泊前一個工作日內(nèi)，向外勤通報委托方及各有關(guān)方的要求及注意事項。每日早9：00前將最新船舶動態(tài)如預(yù)抵/預(yù)離時間.預(yù)完貨時間.開工頭數(shù).作業(yè)進(jìn)度等等報送更有關(guān)方。電話.傳真.高頻聯(lián)系各有關(guān)方。二.外勤船務(wù)外勤是船舶代理公司為抵港船舶提供現(xiàn)場服務(wù)的第一線人員，是船務(wù)代理公司的主力，其業(yè)務(wù)素質(zhì)地高低，服務(wù)質(zhì)量地好壞，直接反映出船代公司的服務(wù)水平和是否具有競爭力。外勤負(fù)責(zé)登輪辦理船舶進(jìn)出口手續(xù)，協(xié)調(diào)落實船舶作業(yè)計劃，送遞有關(guān)單證，完成船方委托事項，掌握船舶作業(yè)進(jìn)度，繕制裝卸時間事實記錄等工作。登輪準(zhǔn)備（1） 接到計劃調(diào)度轉(zhuǎn)交的單船工作記錄本，認(rèn)真仔細(xì)了解船舶規(guī)范，來港任務(wù)，委托關(guān)系合同主要條款，檢疫資格等。（2） 聯(lián)系計劃調(diào)度.綜合服務(wù)，了解各有關(guān)方委辦事項，收取船舶郵件，物品。（3） 聯(lián)系商務(wù)了解進(jìn)出口貨物單證情況及備貨情況，有關(guān)貨物單證預(yù)送海關(guān).作業(yè)公司及理貨公司（如需）。登輪工作（1） 應(yīng)在船舶抵泊位前到達(dá)碼頭，協(xié)調(diào)碼頭.貨主.理貨.商檢.各聯(lián)檢部門與船方的關(guān)系。（2）登輪時，須與船長核實如下信息，并在單船記錄本上做好記錄，同時電話通知值班調(diào)度。由值班調(diào)度向委托方第一時間發(fā)送船舶的靠泊（離港）動