第01講（第2章）- Excel基本使用

模塊一：EXCEL技術基礎第二章Excel的基本使用目錄頁CONTENTSPAGEExcel2019窗口組成Excel2019基本設置工作簿與工作表基本操作Excel條件格式保護Excel文檔本章內容學習目標LEARNINGTARGETExcel窗口組成：快速訪問工具欄、名稱框Excel基本設置：自動保存設置、模版、新建默認數(shù)工作簿與工作表基本操作：打開Excel方式、標簽顏色、窗口拆分與凍結Excel條件格式：條件格式保護Excel文檔：加密與備份、保護工作表、保護工作簿等重點掌握Excel2019窗口組成1目錄窗口組成快速訪問工具欄名稱框本節(jié)內容Excel窗口組成窗口組成標題欄菜單欄功能區(qū)中央編輯區(qū)滾動條狀態(tài)欄快速訪問工具欄名稱框快速訪問工具欄標題欄名稱框菜單欄功能區(qū)程序關閉按鈕行號狀態(tài)欄工作表標簽水平滾動條垂直滾動條列標單元格插入工作表工作表導航視圖切換顯示比例滑動條插入函數(shù)按鈕編輯欄Excel窗口組成1.快速訪問工具欄“快速訪問工具欄”顧名思義就是將常用的工具擺放于此，幫助快速完成工作。預設的“快速訪問工具欄”只有3個常用的工具，分別是“保存”、“撤銷”及“恢復”，如果想將自己常用的工具也加此區(qū)，請按下

進行設定。按此圖標展開“自定義快速訪問工具欄”列表例如選擇“新建”這里會列出常用的功能，如果正好是您需要的功能，只要選取功能命令，即可加入快速訪問欄了。已加入“新建”鈕，以后要新建文件就方便多了。Excel窗口組成如果經(jīng)常使用的命令不在清單中，您可執(zhí)行【其他命令】，開啟Excel選項窗設定：選擇此命令在此列表中選擇命令（例如選擇“插入工作表行”功能）這里會列出已加入“快速訪問工具欄”的命令剛才選取的“插入工作表行”按下“添加”鈕1.快速訪問工具欄Excel窗口組成2.名稱框作用：Excel名稱框主要可以實現(xiàn)快速定位到需要的單元格區(qū)域以及簡化公式寫法。名稱框的快速定位功能具體體現(xiàn)：定位到某個單元格；要選中某幾列并快速定位這幾列數(shù)據(jù)；要選中某幾行；要選中一方形選區(qū)。Excel窗口組成2.名稱框作用：Excel名稱框主要可以實現(xiàn)快速定位到需要的單元格區(qū)域以及簡化公式寫法。名稱框定義可簡化公式，具體做法：自定義名稱：選中某單元格，在名稱框里輸入自定義名稱；定義區(qū)域，也是同樣做法。在公式中的應用：在公式中使用名稱，可以使公式更直觀易讀。比如要對1-3月進行求和，即B2:D121單元格區(qū)域求和，如果將這一區(qū)域定義為一季度，那么在公式欄中可以，直接輸入：=SUM(一季度)。定義多區(qū)域：如果需要在名稱框快速定位多個區(qū)域，比如選擇A1:A10、E2:E10及F3:F100，只需要選擇這些單元格區(qū)域之后，單擊“公式——定義名稱”，彈出“新建名稱”對話框，在名稱中輸入：多區(qū)域，引用位置復制：A1:A10,E2:E10,F3:F100，確定。Excel2019基本設置2目錄自動保存模板使用新建工作簿的工作表默認數(shù)本節(jié)內容Excel2019基本設置1.自動保存自動保存功能設置“保存自動恢復信息時間間隔”，就是說在使用Excel2019時沒有保存表格而遇突發(fā)事件，此項功能可以給予我們非常大的幫助，通過你設置的“保存自動恢復信息時間間隔”時間，可以恢復你原先的表格。說明：此項功能只能恢復Excel在異常情況下沒保存關閉程序。如果你是正常操作關閉程序的時候按的是“否”，那么表格將無法恢復。自動保存如何設置文件－選項－保存如遇突發(fā)事件，導致表格沒有保存，可以打開“自動恢復文件位置”后面路徑中的位置，找到你之前的表格。Excel2019基本設置2.模板使用創(chuàng)建模版

Excel2019中提供有大量的現(xiàn)有模版，使用模版創(chuàng)建工作簿不僅速度快，而且部分格式已確定，省去了調整格式的時間。有時我們也需要創(chuàng)建自己的工作簿模板。點擊【文件】—【另存為】，選擇【保存類型】為“Excel模板”，注意：不要改變文檔的存放位置！?。。?！使用模版選擇【文件】-》【新建】--》【個人】》【我的模板】。Excel2019基本設置3.工作表默認數(shù)新建工作表默認數(shù)文件－選項－常規(guī)－新建工作表簿時－包含的工作表數(shù)工作表數(shù)：1－255新建一個工作簿時才能體現(xiàn)出來工作簿與工作表基本操作1.3目錄打開Excel工作簿的方式工作表標簽顏色設置窗口拆分與凍結自動套用表格樣式本節(jié)內容工作簿與工作表基本操作1.打開Excel工作簿的方式在使用文件菜單下的打開按扭時，可選擇方式有：普通方式只讀方式副本方式瀏覽器方式保護的視圖修復方式工作簿與工作表基本操作2.工作表標簽顏色設置設定頁次（工作表）標簽顏色除了可以更改工作表的名稱，頁次卷標的顏色也可以個別設定，這樣看起來就更容易辨識了。例如我們要將“銷售數(shù)量”這個頁次卷標改為紅色：在頁次卷標上按下鼠標右鍵選擇此命令選擇頁次卷標的顏色選擇此項，可恢復頁次標簽的默認色彩設定好之后，“銷售數(shù)量”工作表的頁次卷標會顯示紅色底線，那是因為“銷售數(shù)量”是目前的作用工作表；若選取其他的工作表，就會看到“銷售數(shù)量”工作表的頁次卷標正是剛才設定的紅色了：表格主題顏色如何設置？工作簿與工作表基本操作3.窗口拆分與凍結凍結拆分窗口當凍結窗格時，可以選擇在工作表中滾動時仍可見的特定行或列。其方法如下：要鎖定行，請選擇其下方要出現(xiàn)拆分的行。要鎖定列，請選擇其右側要出現(xiàn)拆分的列。要同時鎖定行和列，請單擊其下方和右側要出現(xiàn)拆分的單元格。點擊菜單欄“視圖”-“凍結拆分窗格”當凍結窗格時，“凍結窗格”選項更改為“取消凍結窗格”，可以取消對行或列的鎖定。工作表拆分視圖－窗口－拆分將窗口拆分成四個部分工作簿與工作表基本操作凍結拆分窗口拆分窗格以鎖定單獨工作表區(qū)域中的行或列：指向垂直滾動條頂端或水平滾動條右端的拆分框。當指針變?yōu)椴鸱种羔樆驎r，將拆分框向下或向左拖至所需的位置。要取消拆分，請雙擊分割窗格的拆分條的任何部分。垂直滾動條拆分框水平滾動條拆分框3.窗口拆分與凍結工作簿與工作表基本操作4.自動套用表格格式自動套用表格格式開始-套用表格格式套用現(xiàn)成的格式工作簿與工作表基本操作上機實踐完成實驗報告第1-5題注意思考題20分鐘1.4Excel條件格式目錄突出顯示單元格規(guī)則項目選取規(guī)則 數(shù)據(jù)條色階圖標集本節(jié)內容Excel條件格式利用“格式化條件”分析數(shù)據(jù)當工作表中的數(shù)據(jù)量一多，實在很難一眼辨識出數(shù)據(jù)高低或找出所需的項目，若我們想強調工作表中的某些資料，如：會計成績達到90分以上者、銷售額未達標準者，便可利用設定格式化的條件功能，自動將數(shù)據(jù)套上特別的格式以利辨識。在設定格式化的條件功能中，具有許多種數(shù)據(jù)設定規(guī)則與視覺效果，“開始”-“條件格式”：設定格式化的條件功能的各種規(guī)則每種規(guī)則中可選擇更細的設定條件Excel條件格式以下我們將一一利用銷售業(yè)績表，來練習套用設定格式化的條件功能的各種規(guī)則。1.突出顯示單元格規(guī)則 4.色階2.項目選取規(guī)則 5.圖標集3.數(shù)據(jù)條設定格式化的條件應用之一：分析全班考試成績，標示為黃色的是90分以上，標示為紅色的則是不及格的成績，一眼就可以分辨出來了。利用“格式化條件”分析數(shù)據(jù)Excel條件格式1.突出顯示單元格規(guī)則突出顯示單元格規(guī)則包括：大于、小于、介于、等于、文本包含、發(fā)生日期、重復值。突出顯示單元格規(guī)則中的各類規(guī)則Excel條件格式用“重復值”規(guī)則標示暢銷作者重復值規(guī)則可標示出數(shù)據(jù)范圍內單元格數(shù)據(jù)有重復的項目。倘若我們想知道有哪些作者是排行榜的?？停涂梢岳么艘?guī)則來查詢，選取查詢的范圍，然后按下設定格式化的條件鈕，執(zhí)行『突出顯示單元格規(guī)則／重復值』命令：若在此選擇唯一，則可標示只出現(xiàn)過一次的名字選擇重復設定標示的格式按確定標示出重復出現(xiàn)在榜上的暢銷作家1.突出顯示單元格規(guī)則Excel條件格式2.項目選取規(guī)則用“項目選取規(guī)則”標示銷售業(yè)績以銷售業(yè)績數(shù)據(jù)為例，我們要從一堆數(shù)據(jù)中找出業(yè)績優(yōu)秀與不佳的資料：方法一：步驟1--用“值最大的10項”標示名列前茅的業(yè)務成績項目選取規(guī)則可標示出數(shù)據(jù)范圍內，排行在最前面或最后面幾項的數(shù)據(jù)。倘若我們想了解每一季的業(yè)績中，業(yè)績位于前3名或是業(yè)績位于倒數(shù)3名的業(yè)務員，就可以利用此規(guī)則來查詢。請選取要查詢的范圍，然后按下設定格式化的條件鈕，執(zhí)行『項目選取規(guī)則／值最大的10項』命令，先查詢第1季的前3名：Excel條件格式在此輸入3，表示要查詢前3名的數(shù)字選擇要標示的格式列出第1季的前3名按確定用“項目選取規(guī)則”標示銷售業(yè)績2.項目選取規(guī)則Excel條件格式用“項目選取規(guī)則”標示銷售業(yè)績方法一：步驟2--

用“值最小的10項”標示名列前茅的業(yè)務成績。接續(xù)上列，請選取要查詢的范圍，按下設定格式化的條件鈕，執(zhí)行『項目選取規(guī)則／值最小的10項』命令，來查詢倒數(shù)3名的業(yè)務成績：在此輸入3，表示要查詢后3名的數(shù)字選擇要標示的格式列出第1季的倒數(shù)3名按確定2.項目選取規(guī)則Excel條件格式用“項目選取規(guī)則”標示銷售業(yè)績方法二：用“前10%”及"最后10%"規(guī)則標示前30%或最后30%的業(yè)績以業(yè)績高低百分比率標示出業(yè)績好與業(yè)績壞的項目。按下設定格式化的條件鈕，執(zhí)行“項目選取規(guī)則／值最大的10%"，分別查出每一季位居前30%的業(yè)績：選擇要標示的格式在此輸入30，表示要查詢列于前30%的項目2.項目選取規(guī)則Excel條件格式用“項目選取規(guī)則”標示銷售業(yè)績方法二：用“前10%”及"最后10%"規(guī)則標示前30%或最后30%的業(yè)績要再列出業(yè)績落在最后30%的項目，按下設定格式化的條件鈕。執(zhí)行『項目選取規(guī)則／值最小的10%』命令進行設定：將前面30%標示為紅色，倒數(shù)30%標示為綠色2.項目選取規(guī)則Excel條件格式用“項目選取規(guī)則”標示銷售業(yè)績方法三：用高于平均及低于平均規(guī)則找出高于或低于平均的業(yè)績選取查詢的范圍，按下設定格式化的條件鈕，執(zhí)行『項目選取規(guī)則／高于平均值』命令。選擇要標示的格式2.項目選取規(guī)則Excel條件格式用“項目選取規(guī)則”標示銷售業(yè)績方法三：用高于平均及低于平均規(guī)則找出高于或低于平均的業(yè)績再執(zhí)行『項目選取規(guī)則／低于平均值』命令，使用不同的格式來標示低于平均值的項目，就可以清楚分辨出每一季大家的業(yè)績好壞了：2.項目選取規(guī)則Excel條件格式3.數(shù)據(jù)橫條用“數(shù)據(jù)橫條”規(guī)則標示業(yè)績數(shù)據(jù)高低資料橫條會使用不同長度的色條，來顯示數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)，數(shù)字愈大色條愈長，反之，數(shù)字愈小則色條愈短。繼續(xù)以銷售業(yè)績工作表作為示例。選取要查詢的范圍，按下設定格式化的條件鈕，執(zhí)行『數(shù)據(jù)條』命令：從默認的項目中，選擇要使用的顏色Excel條件格式4.色階用“色階”規(guī)則標示銷售業(yè)績色階規(guī)則會使用不同深淺或不同色系的色彩，來顯示數(shù)據(jù)，例如：數(shù)字較大的用深色表示，數(shù)字較小的用淺色表示。點選要使用的色階項目Excel條件格式5.圖標集用“圖標集”規(guī)則標示學生成績圖標集規(guī)則有17種圖標類型，可在各數(shù)據(jù)旁邊附注旗幟、燈號或箭頭等圖示。假設以三旗幟圖示為例：綠色旗幟表示較高值，黃色旗幟表示中間值，紅色旗幟表示較低值。以學生成績工作表進行示例：選取數(shù)據(jù)范圍，按下設定格式化的條件鈕，執(zhí)行『圖標集』命令。點選要使用的圖示類型，此例選擇五箭號（彩色）項目Excel條件格式上機實踐完成實驗報告第7-8題15分鐘保護Excel文檔5目錄加密與備份保護工作表保護工作簿保護共享工作簿隱藏公式隱藏工作簿本節(jié)內容保護Excel文檔1.加密與備份1）選取“文件”-“另存為”，點擊“工具”-“常規(guī)選項”，可設置文件的打開權限密碼和修改權限密碼，以及設置只讀和生成備份文件。設置打開密碼設置修改密碼生成備份文件復選框設置只讀工具-常規(guī)選項保護Excel文檔2）或者通過選取“文件-信息-保護工作簿”里面的“用密碼進行加密”也可以對文件進行加密動作。1.加密與備份保護Excel文檔2.保護工作表1）對單元格進行保護設置鎖定屬性，以保護存入單元格的內容不被改寫。選中單元格，右鍵“設置單元格格式”，在對話框中選擇“保護”標簽并選中“鎖定”；選定需要鎖定的單元格，選擇“審閱”-“保護工作表”；同時設置取消保護密碼，即完成對單元格的鎖定設置。