1城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理制度-檔案達標驗收

––PAGE2––––PAGE21––目錄一、業(yè)務檔案管理制度………………3二、業(yè)務檔案保管制度………………4三、業(yè)務檔案工作保密制度…………5四、業(yè)務檔案統(tǒng)計制度………………6五、業(yè)務檔案鑒定銷毀制度…………7六、業(yè)務檔案工作分管領導職責……8七、專職業(yè)務檔案人員崗位職責……9八、業(yè)務檔案管理人員工作守則……10九、業(yè)務檔案接收制度………………11十、業(yè)務檔案整理制度………………12十一、業(yè)務檔案利用制度……………13十二、業(yè)務檔案安全保衛(wèi)制度………15十三、業(yè)務檔案管理巡視檢查制度…16十四、兼職業(yè)務檔案員工作職責……17十五、檔案設施設備使用管理制度…18十六、業(yè)務檔案管理部門工作職責…19十七、業(yè)務檔案借閱制度……………20十八、業(yè)務檔案庫房管理制度………21十九、業(yè)務檔案內部控制管理制度…22二十、檔案管理流程圖…………………23業(yè)務檔案管理制度1、及時將檔案工作納入本局工作計劃，納入業(yè)務檔案管理部門和有關人員的職責范圍。2、立卷工作由各業(yè)務部門獨立完成，業(yè)務檔案管理部門負責對業(yè)務經(jīng)辦部門實行業(yè)務指導、檢查和監(jiān)督，努力實現(xiàn)各類業(yè)務檔案的標準化和規(guī)范化。3、業(yè)務檔案管理部門對接收的業(yè)務檔案進行科學的分類、編目、登記、統(tǒng)計和必要的加工整理，并根據(jù)上級規(guī)定及時確定利用與交流的范圍。4、建立健全檔案驗收制度，在接收城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務檔案時進行驗收，對不合格的應退回。5、不斷研究和改進業(yè)務檔案的保護技術，延長檔案的壽命，對已經(jīng)破損和字跡褪色的以及圓珠筆書寫的重要檔案應及時修復或復制。6、審慎鑒定剔除的業(yè)務檔案。對到期剔除的檔案必須造具清冊，經(jīng)業(yè)務檔案管理部門鑒定并報局分管領導批準，銷毀時要指定監(jiān)督人，防止失密。7、凡是單位或部門撤消或變動以及建筑物、構筑物、設備、儀器等，轉移利用關系時，其檔案要妥善整理，并經(jīng)領導批準后辦理相關手續(xù)。業(yè)務檔案保管制度1、業(yè)務檔案保管應貫徹“以防為主、防治結合”的原則，按照業(yè)務檔案保管“九防”的要求，健全業(yè)務檔案管理工作的必要措施。2、業(yè)務檔案人員調閱、搬運業(yè)務檔案資料要輕拿輕放，嚴防人為損壞。3、業(yè)務檔案人員應定期檢查業(yè)務檔案保管情況，對破損檔案及時采取相應補救措施。4、嚴格做好業(yè)務檔案的收進、移出、利用等日常的登記、統(tǒng)計工作，做到賬物相符，有據(jù)可查。5、不斷完善業(yè)務檔案管理方法和保護技術，充分利用計算機技術實施管理，提高保管、服務質量和效率。5、嚴格遵守《檔案法》、《保密法》，做好業(yè)務檔案的保衛(wèi)、保密工作，杜絕泄密和散失事件發(fā)生。業(yè)務檔案工作保密制度1、嚴格貫徹執(zhí)行《中華人民共和國保密法》及有關保密工作規(guī)定，維護業(yè)務檔案資料的真實、安全、完整。2、加強業(yè)務檔案日常管理，定期進行檢查，防止因工作疏忽或管理不善而造成丟失、泄密現(xiàn)象發(fā)生。3、嚴禁擅自帶無關人員進入業(yè)務檔案庫房，不得與他人談論業(yè)務檔案內容，不準將業(yè)務檔案攜帶至公共場所，不得擅自復印、轉借業(yè)務檔案資料。4、外來人員借閱涉密級的業(yè)務檔案，須經(jīng)業(yè)務檔案管理部門同意并報經(jīng)分管領導批準后，方可辦理調閱手續(xù)，并嚴格進行登記。5、因玩忽職守造成業(yè)務檔案損失、泄密的，將根據(jù)《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定（試行）》以及有關保密工作規(guī)定處理。業(yè)務檔案統(tǒng)計制度1、業(yè)務檔案統(tǒng)計包括業(yè)務檔案管理基本情況、業(yè)務檔案數(shù)量、利用、利用效果等。2、建立業(yè)務檔案統(tǒng)計臺賬，包括業(yè)務檔案數(shù)量統(tǒng)計臺賬、借（調）閱統(tǒng)計臺賬、保管狀況統(tǒng)計臺賬、鑒定銷毀情況統(tǒng)計臺賬等。3、認真做好業(yè)務檔案原始記錄，如業(yè)務檔案業(yè)務活動記錄、利用效果記錄、庫房溫濕度記錄、檔案交接記錄、鑒定銷毀記錄等。4、各類業(yè)務檔案的進出、銷毀必須統(tǒng)計清楚，如實反映。5、平時注意填報積累，年終進行匯總，認真填報年報統(tǒng)計表。業(yè)務檔案鑒定銷毀制度1、應成立業(yè)務檔案鑒定工作領導小組，負責對已到保管期限的業(yè)務檔案逐卷進行鑒定、審核、銷毀工作。2、具有保存價值的業(yè)務檔案材料要重新組卷保存，確已失去保存價值的業(yè)務檔案材料，要編造清冊，提出銷毀報告，經(jīng)業(yè)務檔案鑒定工作領導小組審核批準后，方可進行銷毀。3、銷毀業(yè)務檔案應造具銷毀清冊，并在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監(jiān)督人要簽字蓋章，以示負責。4、非經(jīng)業(yè)務檔案鑒定工作領導小組審核批準，嚴禁銷毀任何檔案資料。業(yè)務檔案工作分管領導職責1、加強對業(yè)務檔案工作領導，把業(yè)務檔案管理工作納入本單位整體工作發(fā)展規(guī)劃，列入議事日程，對本單位業(yè)務檔案管理工作負領導責任。2、認真學習《中華人民共和國檔案法》、《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定（試行）》以及上級業(yè)務檔案管理部門各項規(guī)定，并組織執(zhí)行。3、積極宣傳檔案法律法規(guī)和業(yè)務檔案工作的重要性，確保業(yè)務檔案管理工作在各項管理中的重要地位和作用得以發(fā)揮。4、定期檢查各項業(yè)務檔案管理制度的落實情況，聽取有關人員的匯報，及時解決業(yè)務檔案管理工作中存在的問題。5、監(jiān)督本單位各業(yè)務部門業(yè)務資料的收集、整理、立卷和歸檔工作。6、加強業(yè)務檔案工作人員思想政治學習和業(yè)務培訓，提高業(yè)務檔案工作人員素質，增強業(yè)務檔案工作人員管理意識，切實抓好業(yè)務檔案管理工作。7、對在業(yè)務檔案管理工作中做出顯著成績的人員給予獎勵，對違反業(yè)務檔案管理法律、法規(guī)和制度的人員給予處罰。專職業(yè)務檔案人員崗位職責1、認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定（試行）》及上級有關業(yè)務檔案管理工作的規(guī)章制度。2、熱愛本職工作，責任感和事業(yè)心強，努力學習業(yè)務檔案管理的基礎理論和業(yè)務知識，積極參加有關培訓、交流活動，不斷提高管理水平。3、負責業(yè)務材料的收集、整理、接收、保管、復制、借閱等工作，對業(yè)務檔案資料進行分類、編目、登記。4、熟悉和掌握本部門業(yè)務檔案種類、內容、重要程序和完整準確程度，對庫存業(yè)務檔案定期檢查，清理、調整和統(tǒng)計，做到賬物相符。5、根據(jù)需要編制各種檢索工具及參考資料，積極提供利用，及時填寫利用效果登記簿，滿足各方面利用的需要。6、協(xié)助兼職檔案人員和專業(yè)技術人員做好應歸檔文件材料積累、立卷、歸檔、修改和補充工作。7、對到期的業(yè)務檔案提請進行鑒定，對已超出保管期限的檔案，提出具體銷毀處理意見。8、嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，非經(jīng)領導批準，不得擴大業(yè)務檔案的利用范圍，不得擅自銷毀業(yè)務檔案材料，認真做好業(yè)務檔案庫區(qū)、辦公區(qū)、查閱區(qū)的安全保衛(wèi)工作。9、加強對業(yè)務檔案庫房的管理，嚴格執(zhí)行“九防”措施，發(fā)現(xiàn)問題及時向領導匯報，并妥善解決，確保業(yè)務檔案的完整與安全。業(yè)務檔案管理人員工作守則1、嚴守黨和國家機密，嚴禁在業(yè)務檔案管理工作中失密、泄密。2、熱愛本職工作，忠于職守，刻苦鉆研，不斷提高業(yè)務和工作能力。3、按歸檔范圍要求認真開展業(yè)務檔案資料的收集、整理、分類、立卷、保管、利用工作。4、嚴格執(zhí)行歸檔制度，履行移交手續(xù)，對歸檔和保管的案卷做好目錄、索引的編寫、編排工作。5認真做好業(yè)務檔案的鑒定、銷毀工作，嚴格履行鑒定制度和銷毀手續(xù)。業(yè)務檔案移交制度1、檔案收集應貫徹“誰經(jīng)辦、經(jīng)收集”和“以業(yè)務終結崗位為歸檔責任人”的原則，由各業(yè)務部門兼職檔案人員按照各類社會保險檔案規(guī)定的歸檔范圍，隨時將分散在本業(yè)務部門各崗位人員手中已辦結的文件或業(yè)務材料、財務報表、憑證等各種形式和載體的社會保險文件資料收集齊全，并分類存放，及時立卷歸檔。2、在業(yè)務檔案收集過程中，要保持文件資料相互聯(lián)系、銜接有序、內容完整、真實有效。必須核對數(shù)量是否正確，報表、憑證不得缺少，字跡、印章清晰。文件資料的正文、附件、正本、副本應齊全。3、符合質量要求的文件資料予以接收，并嚴格履行簽字手續(xù)，確保賬物相符。不符合質量要求的，退回文件資料形成業(yè)務經(jīng)辦部門，限期整改。業(yè)務檔案整理制度1、業(yè)務檔案管理部門工作人員按月接收各業(yè)務部門移交的業(yè)務檔案并進行整理分類，逐卷編寫案卷號，填寫案卷目錄。2、在業(yè)務檔案整理過程中必須堅持“分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”的原則，使每卷業(yè)務檔案達到完全、真實、整潔、實用的要求。3、文件資料破損時應予以修復、復制，確保紙型規(guī)格一致；用褪變材料書寫的應予以復制；按順序打印三位數(shù)文件頁碼，不得出現(xiàn)重碼、空碼、過碼。3、整理完畢的案卷要及時分類裝入案卷盒，填寫案卷盒的目錄號、業(yè)務檔案形成年度、起止卷號。4、建立計算機目錄索引，按照格式標準打印各類業(yè)務檔案的封皮、卷內目錄、備考表等；根據(jù)實際需要，通過掃描、數(shù)碼拍攝和音視頻轉換等技術對檔案進行處理，形成的電子文件應進行實時邏輯歸檔和每年度的物理歸檔。5、整理后的業(yè)務檔案，應認真核查案卷質量，項目齊全、準確無誤的案卷按年度和類別排序后，嚴格執(zhí)行業(yè)務檔案入庫步驟及程序，嚴禁錯誤發(fā)生，造成查詢不便，影響正常查檔工作。業(yè)務檔案利用制度1、本單位工作人員因工作需要利用其業(yè)務范圍的檔案，可直接到業(yè)務檔案管理部門查閱。2、本單位工作人員因工作需要查閱非隸屬業(yè)務范圍內的檔案，需經(jīng)業(yè)務檔案管理部門同意并報經(jīng)局分管領導批準后，方可查閱。3、本單位工作人員因公查閱本單位業(yè)務檔案，必須持有本單位介紹信，注明查閱檔案性質、目的、范圍、時間，經(jīng)業(yè)務檔案管理部門同意并報經(jīng)局分管領導批準后，方可查閱。4、利用業(yè)務檔案的人員，只準在業(yè)務檔案閱覽室閱覽，查閱業(yè)務檔案只限于所查范圍，不得翻閱無關內容，不得隨意帶出。如因特殊需要，需借出非保密業(yè)務檔案，須經(jīng)業(yè)務檔案管理部門同意并報經(jīng)分管領導批準，辦理借出手續(xù)后，方可借出。借出期限最長為三天，必須按期歸還。5、需借出利用的業(yè)務檔案必須有專人保管，不得丟失、涂改、抽頁、折拆、劃線、圈注、翻印和轉借他人，違者按《檔案法》第二十四條規(guī)定處理。期間停止借閱業(yè)務檔案。6、任何個人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女、兄弟、姐妹等）的檔案。7、利用業(yè)務檔案的人員，需要摘抄、照相、復制檔案的，必須經(jīng)業(yè)務檔案管理部門同意并報經(jīng)局分管領導批準。摘抄件、復制件經(jīng)工作人員審核無誤，加蓋“經(jīng)核實與原件相符”的業(yè)務檔案證明專用印章，可與原業(yè)務檔案同效。8、利用檔案人員如離開本單位時間較長、調離或退休時，應將所借業(yè)務檔案全部歸還，經(jīng)業(yè)務檔案管理部門領導簽字后，人事部門方可辦理相關手續(xù)。9、凡遇節(jié)假日特殊情況，業(yè)務檔案管理部門收回借出業(yè)務檔案，以利安全保密。10、利用業(yè)務檔案人員必須認真填寫《檔案查借閱申請單》，辦理借閱登記手續(xù)，借閱歸還時應當面點收，辦理注銷手續(xù)，并填寫《檔案利用效果登記表》，任何人不得例外。本制度也適合各種資料借閱。業(yè)務檔案安全保衛(wèi)制度1、非本部門工作人員，未經(jīng)批準，一律不得進入業(yè)務檔案庫房。2、業(yè)務檔案庫房內禁止吸煙，各種易燃、易爆物品和食品嚴禁進入。3、零散文件材料和雜物一律不得存放，杜絕昆蟲危害業(yè)務檔案。4、進庫的業(yè)務檔案、資料必須認真檢查，不符合保管要求的一律不得入庫。5、工作人員離開辦公室應隨手熄燈、關門，下班時必須關閉門窗，切斷各種電源。6、業(yè)務檔案庫房鑰匙由管理人員專人保管，鑰匙嚴禁借給他人使用。7、工作人員必須學會使用消防器材，管理人員對消防器材每年檢查兩次，并按要求及時調換更新。8、對安全保衛(wèi)工作進行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時匯報并采取果斷措施。業(yè)務檔案管理巡視檢查制度1、對辦公室、庫房等場所要指定專人進行定期巡查，巡查內容要建檔登記，發(fā)現(xiàn)隱患立即采取措施。2、巡查工作要做到有計劃、有步驟地進行，重點要害部位的檢查每周不少于兩次，其他部位的檢查每月一次，季度、半年和年終進行全面檢查。3、建立巡查記錄登記簿，巡查完畢后，安全檢查人員要認真填寫檢查記錄，并簽名。4、對檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，要及時處理，一時難以處理的，應書面報告本部門和有關部門，并落實防范措施，防止事故的發(fā)生。5、安全巡查的內容包括：（1）各種安全防范措施、制度的落實情況，安全隱患的整改情況。（2）安全設施、器材是否完好、有效；（3）業(yè)務檔案庫房是否符合“九防”的要求；（4）其他需要檢查的內容。兼職業(yè)務檔案員工作職責1、認真學習《中華人民共和國檔案法》、《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定（試行）》，了解、掌握有關貫徹業(yè)務檔案工作的專業(yè)知識，增強貫徹執(zhí)行相關法律、法規(guī)的自覺性。2、負責收集本業(yè)務部門列入歸檔范圍的文件材料，保管暫存的上級來文，對文件材料按時整理、立卷并移交業(yè)務檔案管理部門歸檔，做好本部門的資料管理工作，在業(yè)務上接受業(yè)務檔案管理部門的指導。3、保證各種不同載體業(yè)務檔案的完整齊全，對本業(yè)務部門在工作中形成的（照片、錄音、錄像）檔案，及時移交業(yè)務檔案管理部門統(tǒng)一保管。4、遵守業(yè)務檔案管理制度，嚴守黨和國家機密，檢查、監(jiān)督本部門做好業(yè)務檔案工作，確保業(yè)務檔案資料萬無一失。檔案設施設備使用管理制度1、業(yè)務檔案管理部門設備包括計算機、掃描儀、打印機、刻錄機等辦公自動化技術設備及其它配套設備等。2、以上各類設施設備均屬本單位固定資產(chǎn)，由本單位辦公室登記入賬，由業(yè)務檔案管理部門建立設備檔案，由專人負責，統(tǒng)一登記管理使用。3、業(yè)務檔案管理部門各類設備的使用應遵循“科學使用、正常運行、安全保密、專人管理、責任到人”的原則。4、專管人員要嚴格責任制，對涉及業(yè)務檔案“九防”的技術設備，必須按照技術使用說明書要求，熟練操作，嚴禁違規(guī)操作，避免誤操作。5、建立設備運行、管理登記，定期記錄重要設備運行情況，及時調整處理設備運行故障，及時報告設備運行重大安全隱患，不得帶故障運行。6、業(yè)務檔案管理部門設備的維修由本部門提出意見，報本單位辦公室批準，并負責維護維修聯(lián)系及現(xiàn)場跟蹤服務，報告維修處理情況。7、未經(jīng)授權批準，不得私拆、安裝設備部件，不得改變設備用途。未經(jīng)批準，不得私自外借設備。8、為嚴防各種“病毒”對計算機的侵入和破壞，要嚴格U盤、移動存儲設備的使用管理，嚴禁運行未經(jīng)“病毒”處理的U盤和移動存儲設備，更不得運行游戲軟件。9、需淘汰、報廢的技術設備及配件，由管理人員提出申請，業(yè)務檔案管理部門統(tǒng)一收回處理。業(yè)務檔案管理部門工作職責1、認真學習國家和省市區(qū)有關業(yè)務檔案管理的法律、法規(guī)和相關政策，并組織實施。2、制定業(yè)務檔案管理規(guī)范、標準和辦法，并負責組織實施，同時負責對本單位各部門兼職檔案人員的考評工作。3、制定業(yè)務檔案的收集、整理、統(tǒng)計、保管、利用等基礎管理制度。4、組織開展業(yè)務檔案監(jiān)督檢查、培訓和查詢服務工作。5、負責業(yè)務檔案管理部門的日常管理工作，嚴格按照“九防”的要求，保證業(yè)務檔案庫房的安全和衛(wèi)生。6、負責對業(yè)務檔案管理工作實行監(jiān)督指導。7、完成領導交辦的其他各項工作任務。業(yè)務檔案借閱制度1、本單位各業(yè)務部門借閱業(yè)務檔案，須辦理借閱手續(xù)。借閱不屬于本部門業(yè)務范圍的，但確因工作需要的，須經(jīng)業(yè)務檔案管理部門同意后方可借閱。2、借閱業(yè)務檔案機密卷須經(jīng)業(yè)務部門領導同意和業(yè)務檔案管理部門批準后，并限在業(yè)務檔案閱覽室閱看。3、非本單位人員借閱業(yè)務檔案，須持本單位寫明借閱業(yè)務檔案內容的正式介紹信，經(jīng)業(yè)務檔案管理部門批準后方可查閱。4、業(yè)務檔案不得轉借，不得攜帶業(yè)務檔案出入公共場所和探親訪友。節(jié)假日前，借出的業(yè)務檔案一律歸還業(yè)務檔案管理部門。5、借閱業(yè)務檔案，原則上不得帶出檔案閱覽室，如確因工作需要的，須經(jīng)業(yè)務檔案管理部門同意并報分管領導批準后，方可借出，歸還時間不得超過3日。6、查檔人員不得隨意涂改、圈點、勾畫、加注，更不得撕毀、抽頁。7、未經(jīng)業(yè)務檔案管理部門同意，查檔者不得私自摘抄、復制。業(yè)務檔案庫房管理制度1、業(yè)務檔案庫房是保管本單位業(yè)務檔案的機要重地，非檔案工作人員和其他人員未經(jīng)同意，嚴禁入內。2、嚴禁在業(yè)務檔案庫房內吸煙、吐痰、存放易燃、易爆物品和堆放雜物。3、要做好業(yè)務檔案庫房溫、濕度控制工作，保持庫區(qū)清潔，避免業(yè)務檔案干燥、脆變。4、業(yè)務檔案柜應科學利用，不同門類、不同保管期限的業(yè)務檔案應分別排列，并編制檔案存放示意圖，鑰匙要妥善保管。5、定期檢查庫內外的技術保護措施，做到防盜、防火、防高溫、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防紫外線、防陽光直照。6、做好庫房溫濕度記錄，溫度控制在14℃—247、定期進行清庫查卷工作，保證案卷質量。遇有重大可疑情況，及時向領導報告。業(yè)務檔案內部控制管理制度為加強社會保險業(yè)務檔案的內部控制管理，結合實際，制定本制度。1、業(yè)務檔案管理人員要根據(jù)相關的制度和手續(xù)，認真核對業(yè)務檔案接收的數(shù)量和種類，確保移交的原始資料安全、完整。2、對業(yè)務部門案卷資料不定期進行審核抽查，保證原始資料與數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)資料的一致性，并對業(yè)務部門《社會保險業(yè)務檔案內部控制（內查）工作小結》書面報告進行匯總。3、充分發(fā)揮業(yè)務檔案的監(jiān)督作用，對業(yè)務部門業(yè)務檔案工作進行監(jiān)督指導，發(fā)現(xiàn)問題，及時填寫《檔案監(jiān)督業(yè)務限期整改通知書》，限期進行整改。4、業(yè)務檔案工作人員要認真做好每月業(yè)務部門移交的業(yè)務案卷資料情況的記錄。5、及時查看清理確定屬于銷毀的案卷，填寫檔案銷毀申請審批表，交業(yè)務部門核實，經(jīng)業(yè)務檔案管理部門審核并報本單位領導領導批準后，予以銷毀。需存檔的資料檔案管理流程圖需存檔的資料交檔案管理員檔案員檢查，清點資料是否完整？ 送達檔案員檢查，清點資料是否完整？退回原部門修改退回原部門修改 N Y檔案員填寫《資料歸檔登記表》，檔案員進行檔案編碼歸檔部門人員簽字確認。檔案員進行檔案編碼形成檔案檔案資料檔案資料不同意是否同意借閱？借閱檔案不同意是否同意借閱？退還檔案資料退還檔案資料同意同意 交已審核《檔案資料借閱申請表》至檔案員交已審核《檔案資料借閱申請表》至檔案員 檔案員填寫《檔案借閱登記表》辦理借閱手續(xù)檔案員填寫《檔案借閱登記表》借閱人簽字借閱借閱借閱人重新辦理借閱手續(xù)借閱人重新辦理借閱手續(xù)歸還、檔案員清點查收檔案員歸檔檔案員歸檔借閱人在《檔案借閱登記表》上簽字確認歸還