辦公室日常事務(wù)-郵件處理（秘書業(yè)務(wù)培訓(xùn)課件）

寄發(fā)電子郵件你是否曾經(jīng)在郵件上遇到過很多麻煩？如果你是初用郵箱新人。。。回復(fù)？全部回復(fù)？抄送？密送？那么，接下來的時間。。。

讓我們各個擊破。。。能否讓郵件看起來專業(yè)一點？你到底要發(fā)給誰？會議記錄要發(fā)送給誰？召集公司舞蹈隊開會要抄送給誰？邀請函為什么要密送？郵件主題主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。？這些標題恰當(dāng)嗎1、無主題2、**關(guān)于您*年*月*日提出的**問題的回復(fù)3、王先生收4、關(guān)于**和**等相關(guān)問題的回復(fù)5、RE……

標題的擬定原則○

1、一定不要空白標題，這是最失禮的○

2、標題要簡短，不宜冗長，不要…才能顯示完你的標題○

3、標題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標題○

4、一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談多件事情，以便于日后整理○

5、可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符(如“*!”等)來突出標題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼?！?/p>

6、回復(fù)對方郵件時，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標題○

7、標題千萬不要出現(xiàn)錯別字---簡明、扼要你到底懂不懂郵件禮儀？你到底懂不懂郵件禮儀？某某？這樣的郵件恰當(dāng)嗎1、直呼收信人全名2、“前一封郵件有遺漏，請以此次發(fā)送郵件為準”3、郵件中文字拼寫錯誤稱呼與問候1.恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度對方有職務(wù),應(yīng)按職務(wù)尊稱對方,如“x經(jīng)理”不清楚職務(wù),則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼,但要把性別先搞清楚。不熟悉或級別高于自己的人不宣直接稱呼英文名;稱呼全名也是不禮貌的;不要逮誰都用個Dearxxx",顯得很熟絡(luò)2.Email開頭結(jié)尾最好要有問候語你好！祝您工作順利！“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。正文1、Email正文要簡明扼要，行文通暢；2、要用論述的語氣；3、Email正文多用（一、（一）、1、（1）、A、a）之類的列表；4、一次郵件交待完整信息；5、盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)；6、合理提示重要信息；7、合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述；8、不要動不動使用:)之類的笑臉字符，在商務(wù)信件中會顯得輕佻。附件正文里面提示收件人查看附件附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件如果附件是特殊格式文件，應(yīng)在正文中說明打開方式，以免影響使用附件（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送結(jié)尾簽名1.簽名信息不宜過多包含：姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，一般不超過4行。2.不要只用一個簽名檔對內(nèi)，對私，對熟悉的客戶等群