信息工作-信息的開發(fā)利用（秘書業(yè)務(wù)培訓(xùn)課件）

信息的開發(fā)和利用情景案例宏利公司總經(jīng)理肖強(qiáng)近日心里頗不平靜，來宏利公司作總經(jīng)理3年了，企業(yè)在他的帶領(lǐng)下成為了本市名副其實(shí)的領(lǐng)頭羊，公司的發(fā)展讓他感到欣慰。但最近的一件事卻讓他如梗在喉，難以下咽----公司的一個(gè)大客戶因?yàn)榘l(fā)送貨物周轉(zhuǎn)時(shí)間過長，延誤了交貨期而承擔(dān)了巨額的違約金，該客戶找到宏利公司理論，雖然公司給予了耐心的解釋，但該客戶仍然表示以后可能不再通過宏利公司周轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)，而轉(zhuǎn)向80公里外另一家公司。損失一個(gè)客戶固然可以通過其他途徑彌補(bǔ)，但是如果引起多米諾骨牌效應(yīng)，那后果就不堪設(shè)想了。情景案例肖強(qiáng)進(jìn)行了原因調(diào)查：宏利公司的主要競爭對手----萬和公司最近進(jìn)行了信息系統(tǒng)集成改造，大大加快了貨物的周轉(zhuǎn)速度，為客戶贏得了寶貴的時(shí)間，許多企業(yè)都表示如果宏利公司不能提供同樣的服務(wù)，他們就將成為萬和公司的客戶。為解決這件事情，他今天召集公司行政助理和電腦專家來共同商量一個(gè)對策……。如果你是宏利公司行政助理，為幫助公司走出困境，對于公司即將進(jìn)行的信息系統(tǒng)的開發(fā)以及信息的利用工作你將會提出哪些有益的建議？項(xiàng)目任務(wù)宏利公司因?yàn)闆]有重視信息系統(tǒng)的建設(shè)管理而造成了巨大的損失，而它的競爭對手因?qū)π畔⑾到y(tǒng)的集成改造而贏得了大量的顧客，由此可見，信息系統(tǒng)的開發(fā)是實(shí)現(xiàn)信息資源價(jià)值和提升其價(jià)值的重要環(huán)節(jié)，每一個(gè)企業(yè)都應(yīng)該注重信息系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)。任務(wù)分析廣義的信息系統(tǒng)包括專業(yè)信息機(jī)構(gòu)以及計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。專業(yè)的信息機(jī)構(gòu)開發(fā)與建設(shè)主要通過優(yōu)化機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員組織、管理制度、加強(qiáng)培訓(xùn)等手段提高系統(tǒng)反應(yīng)速度和管理水平，從而提高信息產(chǎn)品的質(zhì)量。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)則是以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)平臺的、軟件和硬件相結(jié)合的系統(tǒng)，分為作業(yè)支持系統(tǒng)和管理支持系統(tǒng)，宏利公司如果要進(jìn)行信息系統(tǒng)的開發(fā)，相關(guān)人員特別是秘書就要掌握二者相關(guān)的管理知識和信息技術(shù)。任務(wù)分析

信息利用是信息工作的核心階段、終極目的。如果信息得不到利用或者利用價(jià)值較低，那么圍繞信息的一切工作都毫無意義或事倍功半。在秘書工作中，信息的利用最重要的是將有價(jià)值的信息匯報(bào)遞送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)管理部門。領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門利用秘書提供的信息輔助決策，或者參考制定政策，或者了解掌握基層情況。任務(wù)分析信息的利用還包括采取恰當(dāng)?shù)膫鬏斝问?，及時(shí)發(fā)布、傳播給有關(guān)組織和人員加以利用，采取恰當(dāng)?shù)拇鎯π伪４?，形成信息中心、信息庫，供有關(guān)組織和人員瀏覽查閱。無論信息起到什么作用，只要它對領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門“有用”，秘書的信息工作就有意義。這一階段對秘書的要求是注意對信息的綜合利用，秘書要學(xué)會對多種信息的綜合處理，提煉出“高層次信息”。任務(wù)分析不要忘了零次情報(bào)信息的開發(fā)!信息開發(fā)的類型按開發(fā)所需時(shí)間長短按開發(fā)對象的形式不同長期信息開發(fā)短期信息開發(fā)網(wǎng)絡(luò)信息開發(fā)文獻(xiàn)信息開發(fā)等不要忘了零次情報(bào)信息的開發(fā)!信息開發(fā)的類型按對信息資源的加工深度與層次一次信息開發(fā)、二次信息開發(fā)、三次信息開發(fā)。一次信息即原始的信息，如企業(yè)技術(shù)文獻(xiàn)、信件等，一次信息主要形式有剪報(bào)、外文編譯等；二次信息是對一次信息加工整理后形成的新的文獻(xiàn)，主要形式有目錄、索引、文摘等；三次信息是在一二次信息開發(fā)的基礎(chǔ)上綜合概括形成的深層次信息，主要形式有簡訊、綜述、調(diào)查報(bào)告等。

信息開發(fā)形式一覽表信息開發(fā)的形式開發(fā)形式特性優(yōu)缺點(diǎn)剪報(bào)是根據(jù)不同的時(shí)間周期和選題對有用的報(bào)刊信息進(jìn)行組合、編輯，將報(bào)刊資料專題化、集中化的信息產(chǎn)品。優(yōu)點(diǎn)是信息成本低、信息量大、使用方便，缺點(diǎn)是信息零散、缺乏時(shí)效性。索引是將文獻(xiàn)中具有檢索意義的事項(xiàng)（人名、地名、詞語、概念或其他）按照一定方式有序編排起來，以供檢索。屬于二次信息開發(fā)，查找迅速，編制簡便。目錄編制指將一系列相關(guān)文獻(xiàn)，按照一定次序編排而成的揭示與報(bào)道文獻(xiàn)的工具。根據(jù)需要可以編制分類目錄、專題目錄、行業(yè)目錄、產(chǎn)品目錄等。屬于二次信息開發(fā)，信息量大，便于查閱文摘是對信息摘要其重要內(nèi)容以便全面展示信息的方法，分為指示性文摘與報(bào)道性文摘。篇幅短小精要，內(nèi)容客觀陳述，不加評論和補(bǔ)充注釋。信息資料冊包括產(chǎn)品資料信息、供應(yīng)商資料信息、產(chǎn)品銷售信息、求購信息等，通過它可以對有關(guān)行業(yè)、產(chǎn)品歷史與現(xiàn)狀有所了解。可以對相關(guān)行業(yè)歷史、現(xiàn)狀有所了解，簡訊是一種用最簡潔最概括的言語報(bào)道最新動態(tài)信息的三次信息產(chǎn)品。簡訊要求文字精煉、篇幅宜短。優(yōu)點(diǎn)是信息報(bào)道有較大的寬度。調(diào)研報(bào)告是在實(shí)地考察的基礎(chǔ)上經(jīng)分析研究得出的能真實(shí)反映有關(guān)信息事件本質(zhì)特征的信息產(chǎn)品。屬于三次信息開發(fā)，綜合性大。信息開發(fā)的形式開發(fā)信息要注意對信息的“綜合開發(fā)”，即對某一條信息的開發(fā)，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不如對多種信息的綜合開發(fā)，提練出高層次的信息！

1、匯集法

2、歸納法

3、縱深法

4、濃縮法

5、圖表法

6、對比法企業(yè)的信息機(jī)構(gòu)包括：信息中心、圖書資料室、企業(yè)檔案室等，另外，企業(yè)中還有一些組織機(jī)構(gòu)也兼有重要的信息資源管理任務(wù)如：計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)部門、產(chǎn)品技術(shù)的研究與開發(fā)部門、市場營銷部門、生產(chǎn)與物資部門、標(biāo)準(zhǔn)化與質(zhì)量管理部門、人力資源管理部門、項(xiàng)目管理部門、政策研究與法律咨詢部門等。小技法我國企業(yè)需要哪些信息目前我國企業(yè)所需要的信息主要有以下方面的內(nèi)容：①新科技新工藝②新產(chǎn)品開發(fā)③市場信息④技術(shù)及設(shè)備引進(jìn)⑤經(jīng)營管理⑥企業(yè)改進(jìn)和建設(shè)信息⑦政策法規(guī)⑧對外貿(mào)易⑨同行信息⑨金融信息⑧安全環(huán)保等。小技法信息利用途徑信息利用是信息資源開發(fā)的歸宿和落腳點(diǎn)!1、信息檢索服務(wù)(利用”跟蹤卡”掌握信息去向)2、信息加工服務(wù)3、專題、查詢利用服務(wù)4、信息咨詢服務(wù)5、網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)信息利用途徑信息檢索服務(wù)跟蹤卡

借出日期借閱人信息標(biāo)題部門歸還日期簽名經(jīng)濟(jì)信息資源的獲取1、虛擬圖書館：如中國國家圖書館（）,WWW虛擬圖書館(),美國國會圖書館（）等獲取。2、經(jīng)濟(jì)類報(bào)刊:美），《市場觀察》(ht）.相關(guān)鏈接經(jīng)濟(jì)信息資源的獲取3、經(jīng)濟(jì)信息網(wǎng)站：SF/business）,D/mddi），中國經(jīng)濟(jì)信息網(wǎng)（），）等。相關(guān)鏈接課堂討論1、企業(yè)中有哪一些組織機(jī)構(gòu)也兼有重要的信息資源管理任務(wù)？2、作為涉外秘書，開發(fā)國外的經(jīng)濟(jì)信息有哪些途徑？3、20世紀(jì)60年代，上海市某保溫瓶廠開始研究硅鎳保溫技術(shù)，直到20世紀(jì)70年代中期，該廠從海外某雜志上偶然發(fā)現(xiàn)這種技術(shù)早在20世紀(jì)50年代就已經(jīng)在美國成功使用，這意味著該廠歷時(shí)十余年、耗資幾十萬元的這項(xiàng)研究工作是在開發(fā)國外落后的工業(yè)技術(shù)，毫無意義和價(jià)值。請結(jié)合秘書信息工作的基本要求，談?wù)勆虾Ｄ潮仄繌S的信息開發(fā)工作存在哪些不足?實(shí)踐訓(xùn)練課堂討論4、假如你是某保險(xiǎn)公司辦公室秘書，當(dāng)中國人民銀行關(guān)于降低存款利率的信息發(fā)布后，公司領(lǐng)導(dǎo)決定利用這個(gè)時(shí)機(jī)使各分公司擴(kuò)大業(yè)務(wù)，請你從信息工作的角度談?wù)剳?yīng)該做哪些工作?

實(shí)踐訓(xùn)練案例分析深圳環(huán)球化工有限公司是以生產(chǎn)醫(yī)用化學(xué)品為主的多元化企業(yè)，在激烈的市場競爭中，化工企業(yè)面臨對信息化和電子商務(wù)的迫切需求，公司決定努力開發(fā)網(wǎng)絡(luò)信息資源。秘書王強(qiáng)建議公司使用化工網(wǎng)站數(shù)據(jù)，經(jīng)理采納了他的意見，公司于2006年加入了中國化工網(wǎng)。網(wǎng)站提供的化工信息服務(wù)、化工搜索服務(wù)、電子商務(wù)服務(wù)有效的整合了企業(yè)及行業(yè)的信息資源，大大提高化工人員獲取化工信息的效率，中國化工網(wǎng)站擁有很大的專業(yè)化工客戶和產(chǎn)品數(shù)據(jù)量，在專業(yè)化工領(lǐng)域形成了一個(gè)巨大的商貿(mào)平臺，為化工企業(yè)的交流提供了很好的橋梁。案例分析它簡單的界面也讓大家的使用變得非常方便．同時(shí)chemindex的推出改革了原搜索引擎綜合性的網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)狀，使專業(yè)搜索引擎在化工領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)了很好的模式，可以通過產(chǎn)品名稱和ＣＡＳ號進(jìn)行檢索，檢索結(jié)果精確匹配，真正體現(xiàn)了專業(yè)化。分析與討論1、公司信息開發(fā)有哪些具體的方法與途徑？2、如何使用中國化工網(wǎng)搜索產(chǎn)品報(bào)價(jià)？實(shí)踐訓(xùn)練實(shí)務(wù)訓(xùn)練1、潘先生是上海一家紡織品貿(mào)易公司的行政助理，為了讓公司的業(yè)務(wù)員保持與市場的同步信息更新，公司給每一名業(yè)務(wù)員都配備了具備無線上網(wǎng)功能的筆記本電腦，以便員工能第一時(shí)間掌握市場價(jià)