會計電算化的發(fā)展與應(yīng)用

會計電算化的發(fā)展與應(yīng)用

會計要素是計算中采用計算機(jī)系統(tǒng)技術(shù)的縮寫，是計算機(jī)和現(xiàn)代會計的結(jié)合的產(chǎn)物。其實(shí)質(zhì)是將電子計算機(jī)為主的當(dāng)代信息技術(shù)應(yīng)用到會計工作中,即是用電子計算機(jī)代替人工記賬、算賬與報賬,以及部分代替人腦完成對會計信息的分析、預(yù)測和決策的過程。近幾年來,我國的會計電算化取得了引人注目的發(fā)展,會計電算化的普及,使會計工作發(fā)生了很大的變化。大大提高了會計信息處理的速度和準(zhǔn)確性,能為用戶提供及時、準(zhǔn)確的會計信息,是會計事業(yè)發(fā)展史上一次史無前例的飛躍。計算機(jī)技術(shù)的高速發(fā)展沖擊著各個領(lǐng)域,在會計領(lǐng)域,將計算機(jī)技術(shù)用于會計工作已經(jīng)成為歷史的必然,對會計工作將產(chǎn)生重大而深遠(yuǎn)的影響。一、會計管理系統(tǒng)的系統(tǒng)功能1.系統(tǒng)目標(biāo)一致。兩者都對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行記錄和核算,最終目標(biāo)都是為了加強(qiáng)經(jīng)營管理,提供會計信息,參與經(jīng)營決策,提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。2.采用的基本會計理論與方法一致。兩系統(tǒng)都要遵循基本的會計理論和方法,都采用復(fù)式記賬原理。3.都要遵守會計和財務(wù)制度,以及國家的各項(xiàng)財經(jīng)法紀(jì),嚴(yán)格貫徹執(zhí)行會計法規(guī),從措施、技術(shù)、制度上堵塞各種可能的漏洞,消除弊端,防止作弊。4.系統(tǒng)的基本功能相同。任何一個信息要達(dá)到系統(tǒng)目標(biāo),都應(yīng)具備信息的采集輸入、存貯、加工處理、傳輸和輸出這五項(xiàng)功能。5.都要保存會計檔案。作為會計信息系統(tǒng)的輸出,會計信息檔案必須妥善保存,以便查詢。6.編制會計報表的要求相同。兩系統(tǒng)都要編制會計報表,并且都必須按國家要求編制企業(yè)外部報表。二、會計要素與傳統(tǒng)手工會計的主要差異1.會計系統(tǒng)的主要內(nèi)容手工會計的初始化工作包括建立會計科目,開設(shè)總賬,登錄余額等;會計電算化的初始化設(shè)置工作則較為復(fù)雜,且?guī)в幸欢ǖ碾y度,其內(nèi)容主要有會計系統(tǒng)的安裝,賬套的設(shè)置,網(wǎng)絡(luò)用戶的權(quán)限設(shè)置,操作員及權(quán)限的設(shè)置,軟件運(yùn)行環(huán)境的設(shè)置,科目級別與位長的設(shè)置,會計科目及其代碼的建立,最明細(xì)科目初始余額的輸入,憑證類型設(shè)置,自動轉(zhuǎn)賬分錄定義,會計報表名稱、格式、數(shù)據(jù)來源公式的定義等。2.對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分散收集、分散處理、重復(fù)登記的操作手工會計根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)規(guī)模、經(jīng)營方式和管理形式的不同,采用不同的會計核算形式,常用的賬務(wù)處理程序有記賬憑證核算形式、科目匯總表核算形式、匯總記賬憑證核算形式、日記賬核算形式等,對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)采用了分散收集、分散處理、重復(fù)登記的操作方法,通過多人員、多環(huán)節(jié)進(jìn)行內(nèi)部牽制和相互核對,目的是為了簡化會計核算的手續(xù),以減少舞弊和差錯。而在會計電算化中,一般要根據(jù)文件的設(shè)置來確定,常用的是日記賬文件核算形式和憑證文件核算形式,在一個計算機(jī)會計系統(tǒng)中,通常只采用其中一種核算形式,對數(shù)據(jù)進(jìn)行集中收集、統(tǒng)一處理、數(shù)據(jù)共享的操作方法。3.賬頁的打印和登記在手工會計系統(tǒng)中,賬簿的格式分為訂本式、活頁式和卡片式三種,并且對現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬和總賬必須采用訂本式賬簿。而在計算機(jī)會計系統(tǒng)中,由于受到打印機(jī)的條件限制,不太可能打印出訂本式賬簿,因此根據(jù)《會計電算化工作規(guī)范》規(guī)定,所有的賬頁均可按活頁式打印后裝訂成冊;總賬賬頁的格式有傳統(tǒng)三欄借貸式總賬和科目匯總式總賬,后者可代替前者;明細(xì)賬的格式可有三欄式、多欄式和數(shù)量金額式等。轉(zhuǎn)貼于手工會計系統(tǒng)中賬簿記錄的錯誤要用劃線更正法或紅字更正法進(jìn)行更正;賬頁中的空行、空頁要用紅線劃銷等。而在會計電算化系統(tǒng)中,可以不存在紙質(zhì)賬簿,一切數(shù)據(jù)均以文件形式存在機(jī)器內(nèi)部,登賬只是一個沿用的舊名詞,而且文件也并不一定按日記賬、總賬、明細(xì)賬分別設(shè)置,有些系統(tǒng)甚至只設(shè)置一個憑證文件,根本就不存在機(jī)內(nèi)日記賬、總賬和明細(xì)賬,各種財務(wù)信息可直接從憑證文件中導(dǎo)出,劃線更正法或紅字更正法根本就不存在,代之的是負(fù)號更正法。實(shí)際上只要憑證輸入正確,機(jī)器處理準(zhǔn)確無誤,即使由于憑證數(shù)據(jù)有錯,導(dǎo)致機(jī)內(nèi)賬的結(jié)果有錯,也不能直接進(jìn)行修改而只能通過記賬憑證去更正。4.總賬與明細(xì)賬的執(zhí)行在手工會計系統(tǒng)登賬時,總賬由一名會計人員根據(jù)審核無誤的記賬憑證,或科目匯總表,或匯總記賬憑證進(jìn)行登錄,明細(xì)賬由另一名會計也根據(jù)原始憑證或記賬憑證進(jìn)行平行登錄,月末校驗(yàn)兩者是否相等。由于兩名會計在登錄時有可能發(fā)生錯誤,因此平行登賬可以檢查錯誤。但是在會計電算化系統(tǒng)中,總賬與明細(xì)賬的數(shù)據(jù)均來源于原始憑證或記賬憑證,計算機(jī)按照登錄總賬和明細(xì)賬的程序命令,將數(shù)據(jù)從記賬憑證數(shù)據(jù)庫中轉(zhuǎn)移到總賬數(shù)據(jù)庫和明細(xì)賬數(shù)據(jù)庫,而計算機(jī)的內(nèi)部運(yùn)算是不可能發(fā)生數(shù)據(jù)運(yùn)算錯誤的,所以在會計電算化系統(tǒng)中總賬金額恒等于明細(xì)賬金額。因此,平行登賬的校驗(yàn)功能在會計電算化系統(tǒng)中已失去了其原先的作用。5.會計電算化中的科目設(shè)置及使用在手工會計中,由于手工核算的限制,將賬戶分設(shè)為總賬和明細(xì)賬,明細(xì)賬大多僅設(shè)到三級賬戶,此外,再開設(shè)輔助賬戶以滿足管理核算上的需要;科目的設(shè)置和使用一般都僅為中文科目。而在會計電算化中,計算機(jī)可以處理各種復(fù)雜的工作,科目的級數(shù)和位長設(shè)置因不同的軟件而異,有的財務(wù)軟件將科目的級崐數(shù)可設(shè)置到6級以上,完全滿足了會計明細(xì)核算方面的需要;科目的設(shè)置上除設(shè)置中文科目外,仍應(yīng)設(shè)置與中文科目一一對應(yīng)的科目代碼,使用科目時,計算機(jī)只要求用戶輸入某一科目代碼,而不要求輸入該中文科目,但在顯示打印時,一般都將中文科目和與之對應(yīng)的科目代崐碼同時顯示。6.自動編制報表會計報表是企業(yè)會計核算中一項(xiàng)重要的事項(xiàng),在手工會計系統(tǒng)中,報表的編制是最復(fù)雜的一項(xiàng)工作,報表編制人應(yīng)了解各種報表的結(jié)構(gòu),報表中各個數(shù)據(jù)的來源渠道,若數(shù)據(jù)來自賬上的,還應(yīng)弄清是發(fā)生額還是余額,通過何種運(yùn)算關(guān)系取得,若數(shù)據(jù)來自本報表或外報表中某項(xiàng)目的,應(yīng)懂得其各種運(yùn)算關(guān)系,同時還應(yīng)明確各種報表之間的勾稽關(guān)系及數(shù)據(jù)的對應(yīng)關(guān)系,這樣才能開始編制報表。而在會計電算化系統(tǒng)中,各種報表的注冊、結(jié)構(gòu)描述、格式定義、數(shù)據(jù)的取數(shù)公式定義、報表的審核公式定義、報表的打印參數(shù)設(shè)置等工作,則作為報表子系統(tǒng)初始化設(shè)置的內(nèi)容,在正式編制報表前可預(yù)先設(shè)置好,而后在月末編制報表時,操作員只需在鍵盤上輕按報表子系統(tǒng)提供的報表生成命令鍵,系統(tǒng)即自動根據(jù)數(shù)據(jù)的取數(shù)公式取得數(shù)據(jù),在短則幾秒,長則十幾分鐘時間內(nèi)快速生成報表,并且能自動校驗(yàn)報表數(shù)據(jù)的各種內(nèi)在關(guān)系。此外,還能使上下級公司之間的同名報表即時合并。綜上所述,我們應(yīng)該看到,傳統(tǒng)手工會計信息系統(tǒng)隨著企業(yè)組織外部環(huán)境的變化和內(nèi)部經(jīng)營管理的提高,由于自身的條件所限,提供的會計信息及其會計信息所能實(shí)現(xiàn)的價值