檔案歸檔整理方法和步驟

檔案歸檔整理方法和步驟

對(duì)機(jī)關(guān)文書(shū)檔案歸檔整理方法和步驟進(jìn)行了比較系統(tǒng)的歸納總結(jié)，這是對(duì)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作方法的一種新的嘗試，主要是為了促進(jìn)國(guó)家檔案局8號(hào)令的貫徹落實(shí)。同時(shí)，我們相信，對(duì)提高我市機(jī)關(guān)檔案歸檔整理水平也會(huì)發(fā)揮很大的作用。

一般情況下，歸檔文件整理大致需要收集文件、區(qū)分歸檔范圍、分年度、分類別、分級(jí)別、分保管期限、修整文件、裝訂、排列文件、文件編號(hào)、編制歸檔文件目錄、裝盒等程序。

一、收集文件

收集文件，就是根據(jù)黨和國(guó)家的有關(guān)規(guī)定，通過(guò)一定的方式和手續(xù)，把散存在機(jī)關(guān)內(nèi)部和個(gè)人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作，是確保整理工作質(zhì)量的前提條件和物質(zhì)基礎(chǔ)。收集齊全完整為其基本原則。

二、區(qū)分歸檔和不歸檔材料的范圍

（一）歸檔文件材料的范圍

凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。

1、反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料。

2、機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料。

3、本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料。

4、其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。

（二）不歸檔文件材料的范圍

1、上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等。

2、本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來(lái)信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料。

3、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料。

4、下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。

（三）機(jī)關(guān)之間分工歸檔的范圍

為避免各機(jī)關(guān)檔案移交檔案館后文件材料的重復(fù)或遺漏，各單位之間必須明確的歸檔范圍。

1、上級(jí)業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)（部、廳、局）發(fā)來(lái)的文件，由隸屬下級(jí)機(jī)關(guān)歸檔，黨委、政府辦公室和非隸屬機(jī)關(guān)一般不歸檔。但對(duì)一些需要執(zhí)行的政策性、法規(guī)性文件應(yīng)歸檔。如干部管理?xiàng)l例、勞動(dòng)工資規(guī)定、生活待遇標(biāo)準(zhǔn)等文件。

2、上級(jí)業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)召開(kāi)的專業(yè)會(huì)議文件，由各隸屬下級(jí)機(jī)關(guān)歸檔，黨委、政府辦公室一般不歸檔。如黨委或政府領(lǐng)導(dǎo)參加了這類會(huì)議，并有重要發(fā)言，其印件和定稿（指領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿）由黨委或政府辦公室歸檔。

3、機(jī)關(guān)聯(lián)合召開(kāi)會(huì)議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，其他機(jī)關(guān)將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔。

4、本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)而形成的文件材料，由兼職單位負(fù)責(zé)歸檔。

5、臨時(shí)機(jī)構(gòu)形成的文件，由臨時(shí)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)歸檔，工作結(jié)束后，將檔案移交主管部門或同級(jí)檔案館。

三、分年度

分年度，就是區(qū)分文件材料的所屬年度，把屬于同一年度的文件集中，把不同年度的文件分開(kāi)。現(xiàn)行機(jī)關(guān)的歸檔文件整理工作，是按年度分開(kāi)進(jìn)行的，不同年度的文件一般不得放在一起歸檔。

（一）一般文件，歸入文件制發(fā)年度（指文件最后的落款日期）

（二）跨年度的文件，歸入文件內(nèi)容所針對(duì)的年度

四、分類別

分類別，就是根據(jù)本機(jī)關(guān)文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式上的異同，按照一定的方法，分成若干類別的過(guò)程?？煞譃榻M織機(jī)構(gòu)分類法和問(wèn)題分類法。

組織機(jī)構(gòu)分類法，就是將歸檔文件材料按其形成或承辦部門進(jìn)行分類。也就是按照立檔單位的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，將整個(gè)全宗內(nèi)的文件材料分成若干類別的方法。機(jī)關(guān)內(nèi)有幾個(gè)機(jī)構(gòu)，就設(shè)幾個(gè)類，機(jī)構(gòu)名稱，就是類名。

問(wèn)題分類法，就是按照全宗內(nèi)文件材料所記述和反映的問(wèn)題分類的方法，即將記述和反映同一問(wèn)題的文件集中，記述和反映不同問(wèn)題的文件分開(kāi)。

五、分級(jí)別

分級(jí)別，就是在保持文件之間有機(jī)聯(lián)系的基礎(chǔ)上，將上級(jí)機(jī)關(guān)、本機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)與不相隸屬機(jī)關(guān)和下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料分開(kāi)整理。但對(duì)聯(lián)系密切的文件，如請(qǐng)示與批復(fù)等，不能為了分級(jí)別而將其分割開(kāi)。

六、劃分保管期限

機(jī)關(guān)文書(shū)檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

永久保管的文書(shū)檔案主要包括：

(一)本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；(二)本機(jī)關(guān)召開(kāi)重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；

(三)本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；(四)本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；(五)本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；

(六)本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；(七)上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；

(八)同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。

定期保管的文書(shū)檔案主要包括：（一）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；（二）本機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；（三）本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；（五）本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；（六）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；（七）上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；（八）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；（九）下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。

七、修整文件

為使檔案能夠長(zhǎng)期保存和有效利用，裝訂之前必須對(duì)歸檔文件材料逐件進(jìn)行檢查，凡不符合要求的都要進(jìn)行修整。修整的方法主要有：

1、修裱破損文件。

2、復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件。

3、去除易銹蝕的金屬物。

4、超大紙張折疊。

八、裝訂

1、歸檔文件應(yīng)以“件”為單位逐件進(jìn)行裝訂。

2、裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)文件在前，被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)文件在后；收文處理閱辦單在前，正式文件在后；來(lái)文和復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后；漢文本在前，少數(shù)民族文本在后；中文本在前，外文本在后（有特殊規(guī)定除外）；重要法規(guī)性文件的歷次修改稿依次排列在定稿之后，出版期刊，樣本在前，定稿在后。

3、裝訂時(shí)，左側(cè)裝訂，應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁(yè)右側(cè)與下側(cè)（底邊）對(duì)齊。

九、排列文件

排列文件，就是根據(jù)事由或文件形成時(shí)間確定全宗內(nèi)歸檔文件先后順序的過(guò)程。

十、文件編號(hào)

歸檔文件編號(hào)，指將歸檔文件在全宗中的位置，標(biāo)識(shí)為符號(hào)，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。

歸檔章一般加蓋在每份文件的首頁(yè)上端居中空白位置。項(xiàng)目有全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、頁(yè)數(shù)、類別名稱（機(jī)構(gòu)或問(wèn)題）等。

十一、編制歸檔文件目錄

編制歸檔文件目錄為檔案保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)、編研等工作的開(kāi)展提供基本條件，對(duì)其所列項(xiàng)目應(yīng)逐項(xiàng)認(rèn)真準(zhǔn)確地填寫(xiě)。

要注意的是：

（1）報(bào)表的責(zé)任者，應(yīng)填寫(xiě)填報(bào)單位；

（2）聯(lián)合發(fā)文，責(zé)任者只填寫(xiě)主辦單位；

（3）問(wèn)文與復(fù)文作為一件時(shí)，責(zé)任者