建構控制系統(tǒng)信息化問題闡述

建構控制系統(tǒng)信息化問題闡述作者：應立冬單位：太原大學內部控制系統(tǒng)信息化不是僅僅代替手工系統(tǒng)，而是要通過實施信息化達到改善內部控制環(huán)境現(xiàn)狀、提升內控質量和水平的目的。這種通過信息化來實施企業(yè)管理變革的模式，已經逐漸得到企業(yè)管理者們的認同，并有愈演愈烈之勢，“信息化的本質就是一場管理的變革”已深入人心。（二）信息化豐富了內部控制的手段“流程可視，過程可控”是內部控制信息系統(tǒng)的又一大優(yōu)勢。在內部控制信息系統(tǒng)中,任何事件的結果都是由一定的流程所產生，結果不理想，可以從產生的結果倒推到作業(yè)過程中去找原因。信息化可以把每一項作業(yè)經歷的步驟都記錄下來存儲在案，可以追溯檢查，做到流程透明或可視化,提高了經濟業(yè)務的能見度。這種流程可視化，一方面可以豐富審計線索，強化對經濟業(yè)務事項的事后監(jiān)督和分析；另一方面，通過計算機及網絡技術使經濟業(yè)務事項全程處于監(jiān)控之中，有利于及時糾正甚至防范錯誤的發(fā)生。信息化提高了內部控制信息的質量與傳統(tǒng)內部控制系統(tǒng)相比，依托于IT技術的內部控制信息系統(tǒng)的優(yōu)勢還體現(xiàn)在：一是數據采集的多樣性，利用計算機及網絡技術，更多的財務或非財務信息被計算機終端接收并加以分類存儲，為內部控制提供廣而全的信息；二是信息實時共享，信息化管理打破了部門之間的屏障，依托于IT技術，可以實現(xiàn)信息集成與實時共享，來自終端的任何一個變化，相應的所有業(yè)務都能實時更新，保證了業(yè)務信息的新；三是快速響應，好的信息系統(tǒng)對于環(huán)境變化的響應應該是敏銳的，環(huán)境的復雜性最多體現(xiàn)在一個“變”字，我們處在一個變動的環(huán)境，世上唯一不變的就是變，令手工管理最頭疼的就是突發(fā)事件和意外事件，計劃總是跟不上變化，但是信息化可以通過計算機快速運算、網絡通信實時交流，以管理的速變來應對環(huán)境的多變，使計劃可以跟上變化。內部控制系統(tǒng)信息化的實施目標內部控制信息系統(tǒng)的構建是一項系統(tǒng)工程，具有內容復雜、涉及面廣、層次較多、時間較長等特點，實施過程中必然會經歷“化整為零”、“化零為整”的反復過程，為保證系統(tǒng)的有機性，降低實施風險，提高實施效率，就必須對內部控制信息系統(tǒng)的功能有一個準確的認識，確立內部控制系統(tǒng)信息化的實施目標。（一）服務于企業(yè)總體目標任何企業(yè)都有其特定的目標，要有效實現(xiàn)企業(yè)的總體目標，就必須及時對構成企業(yè)的各項資源進行合理的組織、整合和利用，也就意味著各項資源必須處于控制之下或在一定的控制之中運營。如果一個企業(yè)最終未能實現(xiàn)其總體目標，那就說明該企業(yè)在從事自身活動時，必然是忽視了資源整合的重要作用，忽視了經濟性和效率性的重要性。內部控制系統(tǒng)的目標是要直接促進企業(yè)目標的實現(xiàn)。因此，企業(yè)的內部控制必須以促進實現(xiàn)企業(yè)的最高目標為依據。內部控制信息系統(tǒng)的主要目標必然是幫助企業(yè)實現(xiàn)自身的戰(zhàn)略、市場、企業(yè)等方面的資源整合，最終達到企業(yè)價值最大化的總體目標。（二）服從政策、程序、規(guī)則和法律法規(guī)一方面，為實現(xiàn)企業(yè)的總體目標，F(xiàn)RIENDSOFACCOUNTING管理者會制定出一系列政策、程序、計劃來協(xié)調企業(yè)的各種資源和行為，并以此作為監(jiān)督企業(yè)運行并適時做出調整的依據；另一方面，企業(yè)還必須服從政府制定的法律法規(guī)、職業(yè)道德規(guī)則以及利益集團之間的競爭因素等所施加的外部控制。倘若內部控制不能充分考慮種種外部限制因素，勢必最終威脅企業(yè)的生存。因此,內部控制系統(tǒng)必須在遵循各相關法律法規(guī)和規(guī)則的前提下運行。特別是隨著近年來我國內部控制制度的不斷完善，關于企業(yè)內部控制的要求在不斷加快、更加嚴謹，使得企業(yè)面臨嚴峻考驗。（三）提高資源利用效率所有的企業(yè)都是在一個資源有限的環(huán)境中發(fā)展運行，一個企業(yè)實現(xiàn)其目標的能力大小關鍵取決于能否充分利用現(xiàn)有資源，因此,制定和設計內部控制必須充分考慮經濟性和效率性，將能否保證以最低廉成本取得高質量的資源、能否有效防止不必要的工作浪費作為其根據。管理者必須建立政策和程序來提高運作過程中的這種經濟性和效率性，并形成運作標準來對行動進行監(jiān)督。信息系統(tǒng)的主要功能是整合資源，這些資源不僅包括企業(yè)的硬資源，更多的表現(xiàn)為軟資源。（四）確保信息的質量在內部控制系統(tǒng)中，除了建立企業(yè)的目標并制定政策、計劃和方法外，管理者往往還需利用可靠、相關和及時的信息來控制企業(yè)的行為。實際上，控制和信息本身就是密不可分的，決策導向性的信息會同時受制于內部控制，完備的內部控制是信息質量的重要保證。也就是說，一方面，管理者需要利用信息來監(jiān)督和控制企業(yè)的行為，同時，決策信息系統(tǒng)特別是跨級信息系統(tǒng)也會依賴于內部控制系統(tǒng)來確保提供可靠、相關和及時的信息。否則，管理者的決策就有可能給企業(yè)造成不可挽回的損失。因此，內部控制系統(tǒng)必須要與確保數據收集、處理和報告的正確性的控制環(huán)節(jié)相聯(lián)系。（五）保全企業(yè)的各項資源資源的稀缺性客觀上要求企業(yè)通過有效的內部控制系統(tǒng)確保其安全和完整。對于資源的保護，主要有兩個維度。一是數量上，保護其完整不被丟失；二是質量上，保護其被有效利用不被損害。近年來，各種無形的資源已經越來越成為企業(yè)競爭中的決定因素，它們利用得好，會給企業(yè)帶來巨大的利益，但同時，由于其不具有實物形態(tài)，難以以常規(guī)的方法對其進行控制。例如現(xiàn)代企業(yè)競爭中,信息的有效使用往往會決定企業(yè)的成敗，由于使用了信息技術，更多的信息以電子的形式存儲在服務器中，這就使得這些數據時刻面臨著來自網絡各終端的影響，保護這些信息的完整和不被損害，就需要建立嚴格的數據訪問制度，通過操作授權使重要的信息不能輕易地被接觸和使用。內部控制信息系統(tǒng)的建設目標，必須充分考慮到這些因素,確保不論是有形或是無形的資源都能在系統(tǒng)的監(jiān)督下得到有效保護并被合理利用。內部控制系統(tǒng)信息化實施的關鍵問題內部控制系統(tǒng)信息化的實施本身是具有很大風險的，風險不可避免，卻可以預期和控制，重點是明確可能會導致實施工作陷入困境的關鍵問題。（一）人才缺失的問題目前，我國對于內部控制方面人才的培養(yǎng)明顯滯后于企業(yè)的實際需求。造成這種現(xiàn)象的主要原因在于:尚未形成內部控制學科體系，內部控制的教學往往是夾雜在其他專業(yè)領域中，難以形成正確的內部控制職業(yè)觀，不利于內部控制人才的培養(yǎng)；同時，從社會的認知來講，特別是近年來，我國理論界對于內部控制的研究，更多的是從公司治理、風險管理層面展開，內部控制的相關培訓也往往針對公司高管，造成內部控制建設不能深入人心。從短期解決內部控制人才缺失來看，較為可行的方法是進行員工培訓I,并將其始終貫穿于內部控制的信息化建設過程中，自頂向下落實內部控制的思想理念，從而增強員工的主動參與意識，提高其積極性，保障內部控制建設信息化的順利進行。（二）認識不清的問題內部控制的本質和范疇也是困擾內部控制信息系統(tǒng)實施者的一個問題，造成這一認識上的混亂是有其社會背景的。內部控制的概念最先是在審計領域提出的，主要是用于會計監(jiān)督和資產保全，這是最早人們對于內部控制的認識，這種觀點就是在現(xiàn)今，也依然被很多人堅持，內部控制就是會計控制。隨著現(xiàn)代企業(yè)管理思想引入我國，并對企業(yè)的變革產生影響，內部控制的內涵越來越廣，開始回歸其企業(yè)管理的本質，內部控制的研究也從審計視角拓展到經濟學、管理學、組織學、社會學等諸多領域。一時間，我們看到了很多名字相同卻存在諸多差異的內部控制概念，眾多學者從自身的專業(yè)來闡述對內部控制的認識理解,眾說紛紜的同時，不但沒有深化和統(tǒng)一我們對內部控制的認識，反而使內部控制的基本輪廓越發(fā)模糊，這種認識上的混亂對于構建內部控制信息系統(tǒng)來講非常不利。（三）投資效益分析片面的問題內部控制信息系統(tǒng)的建設實施，需要企業(yè)付出很大的代價，有必要對項目的投資效益做出分析。其主要意義在于：進行投資效益分析會涉及多個部門，從而使更多員工和部門明白內部控制信息系統(tǒng)的經濟效益，加深對實施內部控制系統(tǒng)信息化必要性的理解，擴大群眾基礎；另外，投資效益良好同時也會極大地鼓勵管理層的熱情，進一步關注內部控制系統(tǒng)信息化進程，體現(xiàn)一把手工程；最后，投資效益分析也有利于企業(yè)對于內部控制信息系統(tǒng)建設的資金計劃和控制。投資效益分析的關鍵是對效益及成本的準確評估，但是需要認識到的是，效益或成本中,有些因素是可以量化的，有些卻是不可以的，比如對市場的快速響應、人力資源等，對于這些定性部分的內容，要盡可能地細化，能定量最好定量，不可忽略。(四)架構技術選擇的問題內部控制系統(tǒng)信息化建設時往往會面臨巨大的風險，這種風險主要表現(xiàn)為：軟件不斷發(fā)展,企業(yè)需求不斷增加，軟件功能模塊在不斷地擴充，成本問題將會日益凸顯；軟件對于運行環(huán)境的依賴性使得軟件的擴充只能是在現(xiàn)有的軟件、數據、平臺