淺談高值耗材的信息化管理

淺談高值耗材的信息化管理

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，材料學(xué)、制造技術(shù)和現(xiàn)代醫(yī)學(xué)技術(shù)在醫(yī)學(xué)領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用。中醫(yī)患者的日常生活中所使用的材料數(shù)量正在增加。尤其是外科手術(shù)中的材料種類、質(zhì)地、規(guī)格復(fù)雜、專業(yè)性強(qiáng)、安全性和有效性要求也很高。如果在維護(hù)和使用過程中有禁忌，則可能存在法律和道德糾紛。手術(shù)室作為這些耗材的保管、提供部門,負(fù)有驗收、保管、提供、效驗、證據(jù)保存、收費及質(zhì)量追溯等諸多責(zé)任,在醫(yī)院的物資和財務(wù)管理中占有重要的地位。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展,信息化的管理手段已經(jīng)融入醫(yī)院管理工作中,信息化的物資管理也對提高醫(yī)院整體運營績效具有重要意義。2011年,我院建立了手術(shù)室高值耗材全程信息跟蹤管理模式,在信息、物流、手術(shù)室等部門共同協(xié)作和努力下,通過反復(fù)探索和不斷完善,日臻成熟,收到滿意效果。1高值耗材管理流程中存在的問題我院是一所三級甲等綜合性醫(yī)院,年手術(shù)量4.5萬余例次,三、四級手術(shù)占60%以上,手術(shù)中使用耗材涉及百余類,每類別又有多種型號,在采購、流通、使用、收費中均需謹(jǐn)慎管理。我院原有的高值耗材院內(nèi)管理流程:手術(shù)室護(hù)士長根據(jù)手術(shù)需要向物流采購中心發(fā)出紙質(zhì)采購申請計劃→采購中心通知中標(biāo)產(chǎn)品供貨商送貨→供貨商攜產(chǎn)品和紙質(zhì)送貨單,交醫(yī)院庫房驗貨、簽收并生成電子出庫單→手術(shù)室領(lǐng)出產(chǎn)品、使用并生成電子醫(yī)囑、收費。在實際工作中我們發(fā)現(xiàn),該流程使用中存在一些問題。(1)針對高值耗材的驗收審核不完善。高值耗材的驗收、接收和使用環(huán)節(jié)的記錄為紙質(zhì)或手工記錄,無法利用信息技術(shù)實現(xiàn)耗材的審核、驗收。(2)信息記錄零散,追溯管理不到位。在耗材的使用過程中,只能查驗到產(chǎn)品的規(guī)格型號,有些只有相應(yīng)的批號和序列號信息,部分高值耗材包裝本身有自帶條碼,因缺乏有效手段,未能加以利用,一旦出現(xiàn)不良事件,各種環(huán)節(jié)的追溯存在諸多問題,有部分產(chǎn)品只能追溯到批號。(3)供應(yīng)商的送貨信息和醫(yī)院訂單信息接口缺失。即便醫(yī)院的物資流程實現(xiàn)了電子化,但由于供應(yīng)商供貨和交貨過程獨立于醫(yī)院內(nèi)物資流程以外,也不能實現(xiàn)信息共享和同源一致。(4)收費和使用管理缺乏監(jiān)管。采購和驗收環(huán)節(jié)完成后,對使用部門的使用、收費、庫存數(shù)量、物品去向缺乏有效監(jiān)管,可能出現(xiàn)少收費、錯收費、漏收費、耗材丟失、保存不當(dāng)?shù)惹闆r出現(xiàn),影響決策和醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運行。2性能控制模塊設(shè)計該軟件系統(tǒng)包含在醫(yī)院綜合運營管理系統(tǒng)(HBOS)中,前臺程序在Windows下使用html+java開發(fā),后臺使用的是SQLServer數(shù)據(jù)庫。該子系統(tǒng)包含供應(yīng)商自助模塊、庫房驗收模塊、消毒供應(yīng)中心處理模塊、使用科室處理模塊、財務(wù)核銷結(jié)算模塊。(1)供應(yīng)商自助模塊:授權(quán)于外部供應(yīng)商,通過賬號和密碼登錄。外部供應(yīng)商可登錄賬號和供貨材料目錄,填寫材料的批號、有效期、滅菌期,確認(rèn)收科室名稱、送貨人姓名、送貨時間。(2)庫房驗收模塊:授權(quán)于高值耗材庫房科長、庫管員。功能包括:送貨單接收,并對送貨材料明細(xì)進(jìn)行審核、驗收、確認(rèn),生成電子驗貨單、打印材料院內(nèi)條形碼并現(xiàn)場粘貼。(3)消毒供應(yīng)中心處理模塊:授權(quán)于消毒包接收清洗工作人員(入)、打包發(fā)包工作人員(出)。功能包括:核對、確認(rèn)需消毒滅菌耗材的電子驗貨單和組包條形碼,無菌包外貼組包條形碼,掃描植入物條形碼后發(fā)包確認(rèn)。其中,組包條形碼是將多個耗材組合在一起打包或者是將一張驗貨單或送貨單的明細(xì)匯總,定義生成一串條形碼。(4)使用科室處理模塊:授權(quán)于使用科室材料管理工作人員。功能包括:掃描條形碼完成術(shù)前驗收、確認(rèn),根據(jù)條形碼進(jìn)行收費和術(shù)后登記,每月對代銷庫的庫存匯總表和醫(yī)囑核銷明細(xì)表進(jìn)行查詢和核對。(5)財務(wù)核銷結(jié)算模塊:授權(quán)于高值耗材庫房財務(wù)人員。功能包括:根據(jù)科室提交的醫(yī)囑核銷單進(jìn)行條形碼掃描出庫;屏蔽重復(fù)性條形碼、不符合規(guī)格的條形碼,最終做到條形碼和物品相互綁定的一對一出庫;限制被使用或者已出庫的條形碼信息的重復(fù)操作。3高值耗材供應(yīng)商管理依托醫(yī)院信息系統(tǒng)(HIS),由物流中心和手術(shù)室提出管理思路,設(shè)計出使用流程,將單價超過800.0元人民幣的手術(shù)耗材納入該管理系統(tǒng)。每件物品建立院內(nèi)唯一身份碼,實行代銷制,建立虛擬二級庫,對驗貨、入庫、保管、使用收費、質(zhì)量追溯實現(xiàn)全程信息跟蹤,每月按實際消耗量核銷出庫,做到每件物品都能全程監(jiān)控和可追溯。(1)材料準(zhǔn)入環(huán)節(jié):手術(shù)室護(hù)士長根據(jù)手術(shù)需要,從HBOS填寫材料申購單,經(jīng)工作流流轉(zhuǎn)審批后,轉(zhuǎn)入醫(yī)院企業(yè)資源計劃系統(tǒng)(HERP)的物流采購模塊,生成電子訂單。采購員通知供應(yīng)商供貨。(2)材料驗貨環(huán)節(jié):供應(yīng)商送貨至耗材庫房,通過供應(yīng)商自助系統(tǒng)進(jìn)行材料信息的登記,內(nèi)容包含規(guī)格、型號、批號、有效期、滅菌日期等,庫管員生成電子驗貨單和產(chǎn)品的院內(nèi)條形碼。(3)科室接收環(huán)節(jié):手術(shù)室對接收的備貨耗材,掃描電子驗貨單的組包條形碼,核對材料明細(xì),統(tǒng)一確認(rèn)收到。(4)收費環(huán)節(jié):手術(shù)室在診療過程使用高值耗材后,通過HIS生成醫(yī)囑,對產(chǎn)品的院內(nèi)條形碼進(jìn)行掃描后收費,對重復(fù)收費的條形碼和不符合規(guī)格的條形碼,系統(tǒng)自動判斷和屏蔽。(5)代銷耗材使用月盤點統(tǒng)計環(huán)節(jié):物資管理系統(tǒng)可以根據(jù)條形碼掃描的流程狀態(tài)(數(shù)量、時間)進(jìn)行統(tǒng)計,每月統(tǒng)計查詢生成相應(yīng)的物資消耗材料報表,體現(xiàn)出月初接收、月中使用、月末結(jié)余的規(guī)律,并且針對所有使用過的耗材,通過醫(yī)囑對比核銷的方式進(jìn)行使用數(shù)量的分析統(tǒng)計。(6)出庫結(jié)算環(huán)節(jié):每月使用科室提交“代銷耗材消耗匯總表”和“醫(yī)囑明細(xì)收費表”給高值耗材庫房,材料通過條形碼的掃描收費,醫(yī)囑收費明細(xì)表中會自動生成當(dāng)前使用的條形碼信息,其中如果收費有異常情況,條形碼信息為空。此時可以對異常收費進(jìn)行核對和檢查。信息符合要求的數(shù)據(jù),庫房人員通過掃描條形碼自動生成出庫單,完成醫(yī)囑核銷出庫確認(rèn)的環(huán)節(jié)。對物品因各種原因不能使用者,將其退回至高值耗材庫房行條形碼作廢、退貨處理。(7)綜合查詢環(huán)節(jié):該系統(tǒng)可供臨床科室、供應(yīng)商和患者查詢。臨床科室可查閱庫存明細(xì)、匯總表、出庫明細(xì)查詢、應(yīng)付賬款等信息。4效果和體驗4.1系統(tǒng)高值耗材管理模式的建立信息化管理是醫(yī)院手術(shù)室各項管理的必然趨勢,高值耗材管理的信息化建設(shè),一方面要重視新的信息技術(shù)的應(yīng)用,另一方面也要重視信息系統(tǒng)中各部門的互動,既要根據(jù)自身的管理流程選擇和設(shè)計信息系統(tǒng),也要通過信息系統(tǒng)優(yōu)化和再造自己的管理流程。實行手術(shù)室高值耗材全程信息跟蹤管理模式后,方便手術(shù)室對耗材使用情況的把握,有利于科室對耗材的核算,減少科室的經(jīng)濟(jì)損失,使高值耗材的管理更加科學(xué)、規(guī)范,規(guī)避了由于手工操作帶來的諸多失誤。財務(wù)核銷使用條形碼進(jìn)行管理,材料使用記錄和醫(yī)囑記錄通過條形碼進(jìn)行關(guān)聯(lián),通過掃描條形碼進(jìn)行信息的讀取,快捷準(zhǔn)確,且可以及時發(fā)現(xiàn)問題并處理。高值耗材的使用和計費做到一物一碼,一對一的收費使用,規(guī)避了錯誤收費,提升了材料使用的準(zhǔn)確性和合理性。在最初的6個月,發(fā)現(xiàn)并及時糾正高值耗材漏收費15060.0元。4.2醫(yī)院和醫(yī)院可追溯系統(tǒng)各品種應(yīng)用比較實現(xiàn)高值耗材的追溯管理,以供應(yīng)商的數(shù)據(jù)信息為源頭,條形碼為載體,追溯管理為基礎(chǔ),廠家、供應(yīng)商、院方三方合作配合,使用信息化的手段搭起信息追溯的框架,通過更合理和科學(xué)的管理手段,使可追溯系統(tǒng)更加完善,滿足醫(yī)療安全和醫(yī)院發(fā)展的需要。高值耗材的采購、保管、使用、核銷結(jié)算、追溯等每一環(huán)節(jié)均通過唯一身份的條形碼管理,有效解決了各環(huán)節(jié)的監(jiān)管,杜絕了非中標(biāo)物品、贈品、試驗品、過期品的違規(guī)使用,保障了醫(yī)療安全,為患者和醫(yī)務(wù)人員提供了雙向安全保障。經(jīng)濟(jì)管理和運營管理,是醫(yī)院的管理主線之一,高值耗材在醫(yī)院運營的經(jīng)濟(jì)總量中的比例越來越大,甚至影響著醫(yī)院管理層的經(jīng)濟(jì)決策,在實現(xiàn)高值耗材全程信息化跟蹤管理的過程中,通過信息共享的的強(qiáng)大平臺,管理部門可以隨時掌握高值耗材庫存