企業(yè)視頻會議系統(tǒng)管理辦法

企業(yè)視頻會議系統(tǒng)管理辦法-總則第一條為了保證公司視頻會議系統(tǒng)有效管理和正常運行，保證系統(tǒng)互聯(lián)互通，確保會議高質量召開，充分發(fā)揮該系統(tǒng)在安全生產(chǎn)中所起的特殊作用，特制定本管理辦法。第二條本管理辦法適用于XXXX安裝視頻會議系統(tǒng)設備的單位。二系統(tǒng)建設規(guī)定第三條公司調度室負責公司視頻會議系統(tǒng)核心平臺設備（MCU）的建設、升級、擴容的工作。第四條為確保會議終端設備與會議系統(tǒng)的無縫對接聯(lián)通，與公司系統(tǒng)型號不同的視頻會議終端設備不予以接入公司視頻會議系統(tǒng)核心平臺。第五條視頻會議終端設備在接入公司視頻會議系統(tǒng)時，要嚴格執(zhí)行接入準入制，需要安裝、增加（或更換）會議終端設備的單位必須先提出申請，會議室環(huán)境（布局、照度、裝飾材料、會議桌顏色等）和網(wǎng)絡資源嚴格按照會議終端及配套攝像頭所需的外部條件設計，以此確保系統(tǒng)的可靠無縫對接及會議召開時視頻和音頻效果。第五條要確保會議視頻系統(tǒng)設備設施的供電安全可靠，如不能確保的應根據(jù)需要實際功率大小配備不間斷電源（UPS）,以此確保會議終端設備、攝像頭、網(wǎng)絡設備、必要照明、音響系統(tǒng)在會議召開期間的可靠供電。三系統(tǒng)運行管理規(guī)定第六條視頻會議系統(tǒng)由總調度室多點控制單元（MCU）、主會場音像設備、控制設備、電源設備和各分會場會議終端、音像設備、電源設備等裝置組成，通過公司網(wǎng)絡設備及線路進行信號傳輸。第七條公司視頻會議系統(tǒng)由總調度室管理，并對使用過程進行全面指導，二級公司調度、礦井調度、地面單位調度或辦公室為該系統(tǒng)的管理部門，應確定本單位管理機構及值機維護人員，建立有關制度，配合總調度室共同搞好系統(tǒng)的管理、使用和維護工作。第八條總調度室負責中央控制單元（MCU）及集團公司辦公大樓二層西會議室、四層東會議室等主會場的會議值機和設備維護工作，各裝機單位負責本單位的會議值機和設備維護工作；公司信息服務中心、所屬單位信息部門負責本單位會議終端設備所需網(wǎng)絡的管理、維護工作。第九條各單位管理部門要選擇責任心強、工作負責、具有網(wǎng)絡、通信、音像設備知識的人員承擔值機和維護工作并，公司總調度室應對值機和維護人員進行必要的培訓I,培訓合格后方可上崗。值機和維護人員應熟悉設備性能，嚴格按照使用說明書和有關規(guī)定進行操作。第十條各裝機單位要指定專人保管好會議終端設備等配套設備的各種備品備件和技術資料，并能及時供維修和操作使用。第十一條使用視頻會議系統(tǒng)進行開會的單位及部門應提前至少一天通知公司總調度室，并提供會議議程和對會場環(huán)境、音像效果等要求。經(jīng)有關領導同意后，總調度室應根據(jù)會議通知要求及時與各單位分會場開展聯(lián)機調試工作，做好會議召開前的充分準備工作，確保會議正常召開。第十二條總調度室負責協(xié)調裝機單位、公司信息服務中心、各單位信息中心確保會前調試及會議召開期間的系統(tǒng)所需網(wǎng)絡質量。第十三條為保證會議正常召開和系統(tǒng)所有設備運行正常，在每次召開會議前半天進行系統(tǒng)調試工作，各分會場值機人員要積極配合參加調試工作，對調試中發(fā)現(xiàn)的問題要及時與總調度室值調試人員進行溝通處理，以保證會場所有設備運行正常，保證會議召開。第十四條在會議召開前一小時為系統(tǒng)聯(lián)機調試最后時間，各分會場值機人員應按時到位并積極配合主會場值機人員進行調試，任何單位不得占用該段時間在會場進行其他工作和活動，不得妨礙甚至阻礙值機人員進行調試工作，如影響到會議的正常召開，要追究相關人員的責任。第十五條會議進行期間，各值機人員必須堅守崗位，不準離開，要密切注視視頻與音頻效果，發(fā)現(xiàn)異常要及時與主會場聯(lián)系并采取措施予以處理，保證會議正常進行。第十六條會議發(fā)言人和主要領導應在正對攝像機鏡頭的位置就座，其他與會人員的就座位置也應盡可能集中在發(fā)言席周圍。第十七條為了保證會議語音信號傳送正常，當會場發(fā)言時，發(fā)言人要調整好麥克風的角度和位置，值機人員要視現(xiàn)場情況隨時進行調整。第十八條各單位系統(tǒng)管理部門要盡量確保值機和維修人員的相對穩(wěn)定，人員發(fā)生變化時要及時上報總調度室，并將值機人員手機號碼報總調度室礦井通信科，以便于開展工作。第十九條各會議系統(tǒng)設備安裝單位要做好設備資產(chǎn)的保管工作，設備嚴禁挪作他用。第二十條會議結束后，主會場值機人員要將錄像文件保存好，未經(jīng)相關領導同意，嚴禁將錄像文件外傳。四系統(tǒng)有關技術和維護要求第二十一條會議室及機房的溫度、濕度、照度、布局及裝飾、音響效果、供電質量等應符合會議室環(huán)境要求和設備正常工作要求，網(wǎng)絡安全、防靜電、防火、防盜等應符合相關要求。第二十二條視頻會議系統(tǒng)的全部設備及機架必須可靠接地。一般就近接在調度機房接地總線上；如采用獨立接地體的，接地電阻應小于4歐姆；與其它系統(tǒng)合用接地體的，接地電阻應小于0.3歐姆。嚴禁將視頻系統(tǒng)接地線接入三相四線供電制中的零線或防雷接地中。第二十三條一般情況下不準改動視頻會議系統(tǒng)設備的位置、接線和功能設置。如確需改動時，應向總調度室報告，經(jīng)同意后在總調度室技術人員的現(xiàn)場指導下方可進行。改動工作結束后應進行調試和驗收，保證系統(tǒng)恢復原性能。嚴禁將視頻會議系統(tǒng)的設備、線路、網(wǎng)絡接口、IP資源等挪作它用，嚴禁在該系統(tǒng)中進行其它工作。第二十四條嚴禁裝機單位私自更改會議終端內的所有設置和參數(shù)。一般情況下不得使用會議終端遙控器。在處理終端故障時，可根據(jù)總調度室技術人員的要求，配合進行相應操作。操作完畢后，應立即取出電池并收起并妥善保管好會議終端遙控器。第二十五條維護人員要搞好設備的維護工作，根據(jù)設備使用說明書和有關規(guī)定定期對設備進行保養(yǎng)和清潔。要經(jīng)常對電源線路、信號線路、網(wǎng)絡線路進彳丁檢查，保證線路完好。第二十六條各單位值機維護人員必須積極配合總調度室搞好會議系統(tǒng)出現(xiàn)的各類故障排查，故障排查要閉合記錄：包括故障時間、現(xiàn)象、原因、處理辦法、恢復時