檔案管理系統(tǒng)(E6)在石油化工企業(yè)檔案管理中的具體應(yīng)用①獲獎(jiǎng)科研報(bào)告

檔案管理系統(tǒng)(E6)在石油化工企業(yè)檔案管理中的具體應(yīng)用①獲獎(jiǎng)科研報(bào)告關(guān)鍵詞：檔案管理系統(tǒng);石油化工企業(yè);檔案管理

引言

對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說，檔案是企業(yè)的技術(shù)、科研結(jié)構(gòu)和生產(chǎn)活動(dòng)的記錄，檔案管理屬于一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，成為企業(yè)發(fā)展過程中的無(wú)形資產(chǎn)，對(duì)于企業(yè)的管理有著重要的作用。以往，檔案都是以紙質(zhì)的形式存在。隨著社會(huì)的快速發(fā)展，紙質(zhì)檔案出現(xiàn)保存時(shí)間短、查詢不方便等問題。特別是對(duì)于石油化工企業(yè)來(lái)說，企業(yè)規(guī)模較大，檔案資料多且復(fù)雜，需要及時(shí)整理、定期維護(hù)。在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，將信息技術(shù)結(jié)合檔案管理，實(shí)現(xiàn)石油化工企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的升級(jí)，檔案管理系統(tǒng)（E6）的應(yīng)用讓檔案管理工作順利開展。

一、傳統(tǒng)檔案管理存在的問題

（一）檔案管理缺乏安全性

對(duì)于石油化工企業(yè)來(lái)說，僅僅采用電腦實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)處理和信息共享已經(jīng)無(wú)法滿足企業(yè)檔案管理的需求。而且傳統(tǒng)檔案管理缺乏安全性，根據(jù)相關(guān)研究發(fā)現(xiàn)，將近有五分之四的資料泄露主要是由于企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)文檔缺失和被盜的情況，導(dǎo)致檔案管理存在安全性問題。

（二）檔案資料利用率較低

石油化工企業(yè)的檔案管理具有記錄功能，一些檔案資料成為生產(chǎn)工作中的有效材料。比如，石油勘探施工的資料，記錄了詳細(xì)的施工過程和使用的工藝技術(shù)，能夠?qū)κ┕さ膬?yōu)劣進(jìn)行判斷。但是石油化工企業(yè)卻沒有有效利用這些資料。另外，檔案管理部門由于一些因素將一些年代久遠(yuǎn)的資料銷毀，因此出現(xiàn)了資料遺留的問題。

（三）檔案信息處理效率較低

一般檔案管理工作中的檔案數(shù)量較多，而且在進(jìn)行檔案錄入的過程中，很難對(duì)其進(jìn)行分類。假如檔案在錄入之后出現(xiàn)問題，就會(huì)影響處理的效率，甚至?xí)霈F(xiàn)差錯(cuò)。由于缺乏統(tǒng)一的工作交流平臺(tái)，企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行溝通時(shí)只是口頭交流或者軟件交流，不利于檔案信息的發(fā)放。

二、檔案管理系統(tǒng)（E6）簡(jiǎn)介和優(yōu)勢(shì)

（一）工作原理

檔案管理系統(tǒng)（E6）是較為先進(jìn)的資料管理系統(tǒng)，是將國(guó)外先進(jìn)技術(shù)模型、文檔管理系統(tǒng)和我國(guó)知識(shí)庫(kù)管理系統(tǒng)融合起來(lái)產(chǎn)生的一種具有功能性和操作性的管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)文件管理、檔案建設(shè)、OCR識(shí)別、全文檢索、在線預(yù)覽、權(quán)限控制、文檔借閱、操作日志和手機(jī)登陸等功能，對(duì)檔案資源進(jìn)行上傳、掃描、借閱、送審、刪除和歸檔。

（二）優(yōu)勢(shì)

（1）實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入和查找

石油化工企業(yè)規(guī)模較大，其中信息多樣化和復(fù)雜化，在進(jìn)行錄入的過程中存在一定的困難，錄入效率低下。而使用E6系統(tǒng)，能夠有效提升錄入和查找的效率，解決歸檔難的問題。只需要各個(gè)部門將其部門信息、檔案錄入到系統(tǒng)中即可，管理人員和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員通過網(wǎng)絡(luò)，就可以查看企業(yè)的員工信息和運(yùn)營(yíng)信息等。

（2）有效節(jié)省人力和財(cái)力的投入

傳統(tǒng)紙張檔案在管理過程中出現(xiàn)問題，就需要進(jìn)行拆卷維護(hù)。例如企業(yè)中出現(xiàn)部門人員調(diào)動(dòng)，需要查找該員工的檔案信息，并在修改之后進(jìn)行重新歸檔，需要耗費(fèi)大量的紙張，無(wú)形之中增加成本投入。而在應(yīng)用E6系統(tǒng)之后，能夠?qū)崿F(xiàn)關(guān)鍵字、部門或者員工名字等方式查找，快速找到該員工的信息，有效節(jié)省人力和財(cái)力。

（3）提升檔案資料的保密性

傳統(tǒng)檔案管理的過程中，要想查詢某位員工的信息，管理人員會(huì)將該員工的全部信息取出來(lái)，這樣將暴露該員工的信息;要想查詢企業(yè)的收入情況，也會(huì)暴露支出、稅負(fù)等信息，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的保密性。而應(yīng)用E6系統(tǒng)之后，管理人員需要登錄權(quán)限，調(diào)取所需要的部分信息，其余信息取法查到，這樣在很大程度上提升了檔案資料的保密性。

三、檔案管理系統(tǒng)（E6）在石油化工企業(yè)檔案管理中的具體應(yīng)用

（一）企業(yè)基本材料中的應(yīng)用

一般石油化工企業(yè)的基本檔案信息包括工藝技術(shù)、工藝圖紙，設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)更新記錄、儲(chǔ)運(yùn)系統(tǒng)、電器系統(tǒng)、儀表自動(dòng)化系統(tǒng)、總體規(guī)劃圖紙、通訊系統(tǒng)圖紙、系統(tǒng)管網(wǎng)圖紙、供排水系統(tǒng)圖紙等資料，還包括石油開采竣工材料等。采用檔案管理系統(tǒng)（E6）能實(shí)現(xiàn)檔案資料在線錄入和離線客戶端錄入。在線錄入要求必須連接石油化工企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)身份認(rèn)證Ukey，這樣不需要反復(fù)進(jìn)行數(shù)據(jù)導(dǎo)入，并且在錄入過程中需要進(jìn)行身份認(rèn)證，有效保證檔案信息的安全性，而且企業(yè)員工較多，還能實(shí)現(xiàn)多人多線同時(shí)上傳，有效節(jié)省信息上傳的時(shí)間。離線錄入要求計(jì)算機(jī)中安裝有Excel和ERMS的離線客戶端，這樣直接登錄就可以實(shí)現(xiàn)信息的錄入，但是需要多次導(dǎo)入和導(dǎo)出數(shù)據(jù)。另外，管理人員在進(jìn)行檔案信息上傳的過程中，可以在編制Excel導(dǎo)入表格的過程中，在電子文件關(guān)聯(lián)項(xiàng)進(jìn)行文件關(guān)聯(lián)路徑的設(shè)置，這樣能夠?qū)崿F(xiàn)電腦自動(dòng)將導(dǎo)入表導(dǎo)入到離線的EMRS客戶端中，不需要反復(fù)上傳。

（二）企業(yè)員工信息中的應(yīng)用

對(duì)于石油化工企業(yè)來(lái)說，工作人員數(shù)量較多，而且每個(gè)部門的工作都不一樣，進(jìn)行員工檔案信息管理存在一定難度。應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)（E6），能夠按照員工姓名姓氏的首字母或者筆畫進(jìn)行排序，根據(jù)員工的不同部門進(jìn)行部門管理排序，在進(jìn)行排序時(shí)候可以實(shí)現(xiàn)總表、臺(tái)賬的動(dòng)態(tài)化管理。

（三）企業(yè)經(jīng)營(yíng)材料中的應(yīng)用

在石油化工企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中，包括有機(jī)化工生產(chǎn)、高分子化工生產(chǎn)等過程中，其中使用的工藝技術(shù)，生產(chǎn)量和出現(xiàn)的問題都需要進(jìn)行全面的記錄，進(jìn)而保存到企業(yè)檔案管理中。應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)（E6）能夠?qū)⒃敿?xì)的信息，包括名稱、生產(chǎn)管理人員、生產(chǎn)時(shí)間、生產(chǎn)數(shù)量等情況進(jìn)行詳細(xì)的記錄，在技術(shù)升級(jí)改進(jìn)時(shí)可以隨時(shí)查看這些資料，分析其中存在的問題。