淺談高校教學(xué)秘書(shū)應(yīng)具備的素質(zhì)

淺談高校教學(xué)秘書(shū)應(yīng)具備的素質(zhì)

隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展，高等教育的人才培養(yǎng)模式也從“精英教育”轉(zhuǎn)向“大眾教育”。為了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要,許多高校都將“地方性、應(yīng)用性、綜合性”作為自己的辦學(xué)定位,并且把培養(yǎng)“高層次的應(yīng)用型人才”放在了辦學(xué)目標(biāo)的首位。顯然,這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)不僅需要一大批德才兼?zhèn)涞膶?zhuān)任教師,而且擁有一支高素質(zhì)、高效率的教學(xué)管理隊(duì)伍同樣也是必不可少的。專(zhuān)任教師與教學(xué)管理人員之間的關(guān)系緊密相連,在教學(xué)過(guò)程中所發(fā)揮的作用相輔相成。只有不斷地提高教學(xué)管理人員的職業(yè)素養(yǎng),最大限度地發(fā)揮其教學(xué)服務(wù)功能,才能更好地激發(fā)專(zhuān)任教師與教學(xué)管理人員的協(xié)同效應(yīng),從而最大限度地實(shí)現(xiàn)既定的教育目標(biāo)。因此,有研究者指出,大學(xué)不但要有教學(xué)“大樓”和教授“大師”,還需要有一流的教學(xué)管理作保證。一、明確了高校教學(xué)御史在教學(xué)管理中的職責(zé)和作用高校教學(xué)秘書(shū)的工作性質(zhì)與特點(diǎn)在很大程度上決定了其所應(yīng)具備的基本素養(yǎng)?！陡叩葘W(xué)校教學(xué)管理要點(diǎn)》指出:“系(院)可設(shè)教學(xué)秘書(shū)和教務(wù)員,在教學(xué)系主任(院長(zhǎng))領(lǐng)導(dǎo)下,處理日常教學(xué)行政工作并從事教學(xué)狀態(tài)、質(zhì)量信息的經(jīng)常性調(diào)查了解工作”。這個(gè)“管理要點(diǎn)”是關(guān)于高校教學(xué)秘書(shū)的較為權(quán)威的表述,它明確了教學(xué)秘書(shū)的行政關(guān)系和崗位職責(zé)范圍。根據(jù)這個(gè)表述,可以將高校教學(xué)的工作性質(zhì)做如下界定:教學(xué)秘書(shū)在高等院校中處于“信息樞紐”的地位,是教學(xué)主管部門(mén)、學(xué)院(系)領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生四者之間相互溝通交流的“橋梁”。具體而言,高校教學(xué)秘書(shū)的工作內(nèi)容可以概括為:協(xié)助教務(wù)處和院系領(lǐng)導(dǎo)做好校、院的教學(xué)計(jì)劃管理、教學(xué)運(yùn)作管理、教學(xué)質(zhì)量管理與評(píng)價(jià)、教學(xué)基本建設(shè)管理等工作,并負(fù)責(zé)處理院內(nèi)的有關(guān)教學(xué)事務(wù),保證本院各專(zhuān)業(yè)教學(xué)計(jì)劃的正常執(zhí)行,完成學(xué)生的學(xué)籍管理,負(fù)責(zé)管理信息的傳遞、收集、綜合、整理工作,及時(shí)將教學(xué)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)和發(fā)生的問(wèn)題反饋給有關(guān)部門(mén),為部門(mén)和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù),使學(xué)校能按時(shí)解決和調(diào)整。但是,需要進(jìn)一步明確的是,隨著時(shí)代的發(fā)展,科技水平的不斷進(jìn)步,高校教學(xué)秘書(shū)在從事教學(xué)管理過(guò)程中所采用的辦公手段、所蘊(yùn)含的管理理念以及所體現(xiàn)的價(jià)值觀(guān)也是不斷變化的。因此,高校教學(xué)秘書(shū)所應(yīng)具備的基本素養(yǎng)應(yīng)該是一個(gè)動(dòng)態(tài)的概念,它需要隨著時(shí)代的發(fā)展而不斷充實(shí)和豐富。二、辦公工具方面進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái),辦公自動(dòng)化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)廣泛滲透到了教學(xué)管理的全過(guò)程,高校教學(xué)秘書(shū)的辦公環(huán)境以及辦公工具也發(fā)生了翻天覆地的變化。能夠熟練應(yīng)用文字處理機(jī)、掃描儀等高技術(shù)辦公設(shè)備已經(jīng)成為一名合格教學(xué)秘書(shū)的最基本技能。更為重要的是,由于管理理念的不斷革新,教學(xué)秘書(shū)在教學(xué)管理中的職能定位也由“事務(wù)型”、“經(jīng)驗(yàn)型”向“技能型”、“科學(xué)型”的管理模式轉(zhuǎn)化。這種轉(zhuǎn)變使得教學(xué)秘書(shū)所應(yīng)該具備的基本素養(yǎng)更加多元化。1.建立數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù),提高信息采集的技能所謂信息素養(yǎng)是指教學(xué)秘書(shū)適應(yīng)當(dāng)代信息社會(huì)的發(fā)展要求,經(jīng)過(guò)培養(yǎng)和訓(xùn)練而生成的一種獲取信息、處理信息、生產(chǎn)信息的能力。隨著信息技術(shù)水平的快速發(fā)展,高校教學(xué)管理的信息化程度在不斷提高,21世紀(jì)的高校教學(xué)秘書(shū)工作已經(jīng)成為一個(gè)知識(shí)、信息高度密集的領(lǐng)域。這種變化趨勢(shì)對(duì)教學(xué)秘書(shū)的信息素養(yǎng)提出了越來(lái)越高的要求。具體而言,作為教學(xué)秘書(shū)首先必須熟悉、掌握并能熟練操作各種教學(xué)辦公軟件,利用計(jì)算機(jī)建立教學(xué)管理文件數(shù)據(jù)庫(kù),學(xué)生成績(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)和教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)管理數(shù)據(jù)庫(kù),使信息更加系統(tǒng)化、科學(xué)化和規(guī)范化。更為重要的是,教學(xué)秘書(shū)還應(yīng)該能夠根據(jù)工作的實(shí)際需求,對(duì)獲取的信息內(nèi)容分辨優(yōu)劣,剔除冗余信息和不良信息,并對(duì)所獲取的信息進(jìn)行有效整合。教學(xué)秘書(shū)每天需要處理大量的教學(xué)信息,主要包括電話(huà)、通知、會(huì)議、文件、資料等。這些信息從不同環(huán)節(jié)和角度保證了教學(xué)工作的順利進(jìn)行。但是,它們?cè)谥匾院蜁r(shí)效性等方面存在不同的要求。這就要求教學(xué)秘書(shū)必須有敏銳的信息意識(shí)、較強(qiáng)的政策敏感性和領(lǐng)悟能力。另外,信息在傳遞過(guò)程中不可避免地會(huì)出現(xiàn)信息丟失或發(fā)生扭曲的情況,這又對(duì)高校教學(xué)秘書(shū)的信息處理能力提出了要求。信息處理過(guò)程是對(duì)信息進(jìn)行篩選,提煉出有用的信息并準(zhǔn)確迅速地將信息傳遞給信息接收者,并且盡可能保證信息接收者能夠準(zhǔn)確理解所接收到的信息。為了精確、有效地傳達(dá)信息,教學(xué)秘書(shū)還應(yīng)該具備較強(qiáng)的口頭表達(dá)能力和文字處理能力。僅僅具備了信息素養(yǎng)還無(wú)法成為一名合格的教學(xué)秘書(shū)。如果只停留在這個(gè)層面上,教學(xué)秘書(shū)對(duì)教學(xué)質(zhì)量的促進(jìn)作用必然會(huì)存在很大的局限性。作為教學(xué)秘書(shū)還應(yīng)該具備另外一種更高層次的素養(yǎng)——服務(wù)素養(yǎng)。2.服務(wù)素養(yǎng)是高校教學(xué)御史作為服務(wù)對(duì)象的基本要求為教學(xué)服務(wù)、為教師服務(wù)、為學(xué)生服務(wù),可以說(shuō)是教學(xué)秘書(shū)一切工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。但是,由于傳統(tǒng)觀(guān)念上將高校教學(xué)秘書(shū)視為管理人員,因此,常常會(huì)忽略了其服務(wù)素養(yǎng)的培養(yǎng)。毋庸置疑,高校教學(xué)秘書(shū)的確屬于管理人員,但是,對(duì)于缺乏服務(wù)素養(yǎng)的高校教學(xué)秘書(shū)而言其所從事的管理活動(dòng)的質(zhì)量將會(huì)大打折扣,行為結(jié)果將會(huì)偏離既定的管理目標(biāo)。由于教學(xué)秘書(shū)的服務(wù)對(duì)象在年齡、職稱(chēng)、性格、學(xué)歷、生活環(huán)境等方面均存在很大差異,服務(wù)素養(yǎng)的培養(yǎng)對(duì)高校教學(xué)秘書(shū)而言是一項(xiàng)具有相當(dāng)挑戰(zhàn)性的工作,也是對(duì)高校教學(xué)秘書(shū)的更高要求。具體而言,教學(xué)秘書(shū)的服務(wù)素養(yǎng)主要包括以下幾個(gè)方面:第一,當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理各項(xiàng)具體的日常教學(xué)事務(wù)。這類(lèi)事物具體包括課程管理、實(shí)踐、實(shí)驗(yàn)管理、學(xué)籍管理和教學(xué)計(jì)劃制定、教學(xué)評(píng)獎(jiǎng)等。另外,作為“參謀助手”還應(yīng)該協(xié)助處理突發(fā)教學(xué)事件,督促檢查教學(xué)執(zhí)行情況,收集各類(lèi)教學(xué)信息,將所獲得的各類(lèi)信息及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通,從而保證教學(xué)秩序的平穩(wěn)運(yùn)行。第二,成為專(zhuān)任教師的密切合作者。雖然教學(xué)秘書(shū)并不直接從事教學(xué)工作,但是,離開(kāi)了教學(xué)秘書(shū)的幫助專(zhuān)任教師從事教書(shū)育人工作便無(wú)從談起。因此,教學(xué)秘書(shū)必須牢固樹(shù)立起為教師服務(wù)的思想。例如,在安排教學(xué)任務(wù)的過(guò)程中盡可能考慮專(zhuān)任教師從事科研、外出進(jìn)修等方面的需求,從而盡量保證專(zhuān)任教師的各項(xiàng)工作能夠協(xié)調(diào)進(jìn)行。第三,為學(xué)生服務(wù),成為學(xué)生的親密朋友。教學(xué)秘書(shū)在從事教學(xué)管理工作的過(guò)程中必然會(huì)與學(xué)生廣泛接觸。如果教學(xué)秘書(shū)具備了服務(wù)素養(yǎng),那么,他就必然會(huì)充分利用與學(xué)生的接觸機(jī)會(huì)傾聽(tīng)學(xué)生們的心聲,同時(shí)將這些信息及時(shí)向有關(guān)部門(mén)傳達(dá)。顯然這將對(duì)提高學(xué)校的辦學(xué)質(zhì)量會(huì)有很大幫助?？傊?教學(xué)秘書(shū)只有主動(dòng)從教師、學(xué)生的角度去考慮問(wèn)題,想他們之所想,急他們之所急,圍繞教學(xué)中心工作,為師生提供優(yōu)質(zhì)的具有人情味的服務(wù),才能進(jìn)一步增強(qiáng)師生之間的融洽和諧,使教學(xué)管理工作形成良性循環(huán),有力地推動(dòng)整個(gè)學(xué)院的教學(xué)管理質(zhì)量不斷提高,以保證教學(xué)工作的順利開(kāi)展和實(shí)施。具有到位的服務(wù)意識(shí)是一名高校教學(xué)秘書(shū)不可忽視的基本素養(yǎng),是做好教學(xué)秘書(shū)工作的重要前提。3.自我調(diào)節(jié),自我完善。自當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)多元化的社會(huì),工作節(jié)奏越來(lái)越快,工作壓力也越來(lái)越大。這種工作環(huán)境對(duì)高校教學(xué)秘書(shū)的心理素質(zhì)要求越來(lái)越高。如果高校教學(xué)秘書(shū)缺乏應(yīng)有的心理素質(zhì),當(dāng)長(zhǎng)時(shí)期處于較高的壓力狀態(tài)的時(shí)候就可能會(huì)出現(xiàn)煩躁情緒,而這種煩躁情緒將會(huì)對(duì)前面提到的信息素養(yǎng)和服務(wù)素養(yǎng)產(chǎn)生干擾,大大降低它們的有效性。例如,在處理日常教務(wù)工作的時(shí)候就會(huì)增加信息丟失、出錯(cuò)的可能性,主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)提合理化建議的積極性也會(huì)減退。因此,高校教學(xué)秘書(shū)要學(xué)會(huì)時(shí)刻保持輕松的心態(tài),學(xué)會(huì)心理調(diào)適,從大局、從長(zhǎng)遠(yuǎn)利益去考慮一切。不斷培養(yǎng)自己開(kāi)朗豁達(dá)的性格,從而使自己始終能以一個(gè)良好的心態(tài)投入到工作中去。雖然教學(xué)秘書(shū)許多工作都屬于例行的常規(guī)教學(xué)管理工作,但是這并不等于說(shuō)教學(xué)秘書(shū)的工作是程序式的一成不變的機(jī)械工作。有時(shí)遇到任務(wù)急工作量大的突擊性臨時(shí)性工作,要求迅速地冷靜地做出反應(yīng),短時(shí)間高效率地完成所交辦的工作。這既需要憑平時(shí)積累的工作經(jīng)驗(yàn),更需要良好的心理素質(zhì)和一定的應(yīng)變能力。例如,如果在課程進(jìn)行過(guò)程中多媒體教室的設(shè)備不能正常工作,畢業(yè)班學(xué)生因?yàn)檎夜ぷ鞫荒馨磿r(shí)回校參加論文答辯等等。這些都需要高校教學(xué)秘書(shū)在日常工作中要善于積累處理各種棘手問(wèn)題的經(jīng)驗(yàn)。4.創(chuàng)新素養(yǎng)與高校教學(xué)御史美國(guó)著名的管理學(xué)家哈羅德·孔茨曾說(shuō)過(guò):“沒(méi)有高級(jí)管理人員迅速、靈活、不墨守成規(guī)并有條理的管理,就不可能進(jìn)行有效的管理?！币虼?高校教學(xué)秘書(shū)作為教學(xué)管理工作的具體實(shí)施者必然要嚴(yán)格遵循學(xué)校的規(guī)章制度和辦事程序。但是,如何更快、更好、更高效地完成各項(xiàng)管理工作,則需要教學(xué)秘書(shū)具備一定的創(chuàng)新素養(yǎng)。創(chuàng)新素養(yǎng)在工作中的具體表現(xiàn)是:能夠形成自己特有的思想和見(jiàn)解,能夠不斷優(yōu)化和創(chuàng)新教學(xué)管理方式,探索總結(jié)出適應(yīng)地方高校人才培養(yǎng)的科學(xué)管理方法,能夠積極為領(lǐng)導(dǎo)提供教學(xué)、管理當(dāng)中的新建議,從而進(jìn)一步完善領(lǐng)導(dǎo)的決策和提高日常工作效率。創(chuàng)新素養(yǎng)的培養(yǎng)對(duì)于高校教學(xué)秘書(shū)的自身全面發(fā)展也具有十分重要的作用。具備了創(chuàng)新素養(yǎng)的高校教學(xué)秘書(shū)常常能夠結(jié)合自己的工作實(shí)際,從繁忙瑣碎的教學(xué)事務(wù)中去總結(jié)經(jīng)驗(yàn),并結(jié)合自己所掌握的基本理論知識(shí),不斷探索教學(xué)活動(dòng)中各個(gè)階段的規(guī)律,積極進(jìn)行教學(xué)與教學(xué)管理相關(guān)課題的研究。在這個(gè)過(guò)程中實(shí)現(xiàn)自身能力的不斷提高。創(chuàng)新是時(shí)代賦予的新要求,也是工作可持續(xù)發(fā)展的需求。作為教學(xué)管理工作者的高校教學(xué)秘書(shū),應(yīng)該積極主動(dòng)地培養(yǎng)自己的創(chuàng)新素養(yǎng),更好地為學(xué)校的教學(xué)工作服務(wù)?？梢钥闯?信息素養(yǎng)、服務(wù)素養(yǎng)、應(yīng)變素養(yǎng)、創(chuàng)新素養(yǎng),四者緊密相連,相互促進(jìn)。其中,信息素養(yǎng)是最基本的素養(yǎng),其他三種素養(yǎng)在信息素養(yǎng)的基礎(chǔ)上層層遞進(jìn),要求不斷增高。雖然教學(xué)秘書(shū)具備這些素養(yǎng)的難度漸次增大,但是所體現(xiàn)出來(lái)的教學(xué)秘書(shū)的人力資本的價(jià)值也越來(lái)越大。另外,我們需要強(qiáng)調(diào)的是,它們四者之間又是無(wú)法完全分離的,片面強(qiáng)調(diào)任何一種素養(yǎng)都無(wú)法保證高校教學(xué)管理工作的高效率運(yùn)轉(zhuǎn)。因此,高校教學(xué)秘書(shū)需要不斷提高自身所具備的這些素養(yǎng)。對(duì)于高校教學(xué)秘書(shū)而言這四項(xiàng)基本素養(yǎng)也不是與生俱來(lái)的。它們有一個(gè)不斷培養(yǎng)、完善的過(guò)程。也就是說(shuō),只有經(jīng)過(guò)了學(xué)習(xí)階段,并在工作過(guò)程中不斷磨練才能逐漸具備這四種素養(yǎng),才能使這四種素養(yǎng)的水平不斷提高。因此,如何培養(yǎng)高校教學(xué)秘書(shū)的這些基本素養(yǎng)就成為一個(gè)亟待解決的問(wèn)題。三、培養(yǎng)高中教育秘書(shū)基本素養(yǎng)的途徑1.教學(xué)管理的基本素養(yǎng)高校教學(xué)秘書(shū)只有牢固地樹(shù)立敬業(yè)愛(ài)崗、樂(lè)于奉獻(xiàn)和吃苦耐勞的精神,牢固樹(shù)立起職業(yè)道德觀(guān)念,才能主動(dòng)熱誠(chéng)地為師生服務(wù),為學(xué)校的教學(xué)工作服務(wù),高質(zhì)量、高效率地完成各項(xiàng)教學(xué)管理任務(wù),從而在教學(xué)管理實(shí)踐過(guò)程中體現(xiàn)出自身所應(yīng)該具備的基本素養(yǎng)。然而,要樹(shù)立其高校教學(xué)秘書(shū)牢固的職業(yè)道德和敬業(yè)精神,首先需要學(xué)校的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)對(duì)教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍給予高度重視,要正確地認(rèn)識(shí)教學(xué)秘書(shū)的工作性質(zhì)、地位。只有具備強(qiáng)烈的職業(yè)認(rèn)同感,高校教學(xué)秘書(shū)才能真正做到敬業(yè)愛(ài)崗,才具備了主動(dòng)完善自身素養(yǎng)的原動(dòng)力。2.注重崗位技能培訓(xùn),為教學(xué)秘書(shū)提供機(jī)會(huì)不論是信息素養(yǎng)、服務(wù)素養(yǎng),還是應(yīng)變素養(yǎng)、創(chuàng)新素養(yǎng),都需要在具體的工作實(shí)踐過(guò)程中不斷得到強(qiáng)化。因此,對(duì)于高校教學(xué)秘書(shū)基本素質(zhì)培養(yǎng)而言,適當(dāng)?shù)膷徫患寄芘嘤?xùn)是必不可少的。一方面,學(xué)校應(yīng)該積極為教學(xué)秘書(shū)提供接受繼續(xù)教育的機(jī)會(huì)。不論是校內(nèi)的還是校外的,省內(nèi)的還是省外的,通過(guò)適當(dāng)?shù)貐⒓痈鞣N培訓(xùn)活動(dòng)不但可以使教學(xué)秘書(shū)的專(zhuān)業(yè)能力得到提高,而且還可以增加他們對(duì)自己所從事的職業(yè)的興趣。另一方面,在崗位技能培訓(xùn)的基礎(chǔ)上,學(xué)校還應(yīng)該積極引導(dǎo)教學(xué)秘書(shū)開(kāi)展有關(guān)教學(xué)管理的科研活動(dòng),并提供相應(yīng)的平臺(tái),從而實(shí)現(xiàn)科研、工作、素質(zhì)培養(yǎng)的良性循環(huán)。3.在崗位考核的同時(shí)也要建立起激勵(lì)機(jī)制教學(xué)秘書(shū)作為教學(xué)管理中不可或缺的一個(gè)重要職責(zé)崗位,承擔(dān)著十分重大的職責(zé)。教學(xué)秘書(shū)工作中的一絲疏漏就會(huì)對(duì)正常的教學(xué)秩序產(chǎn)生不良影響,并且影響面較大。因此,必須明確教學(xué)秘書(shū)的崗位職責(zé),進(jìn)一步完善崗位責(zé)任制,努力做到責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合。但是,單純的崗位考核有時(shí)候?qū)τ诟咝＝虒W(xué)秘書(shū)基本素養(yǎng)的培養(yǎng)產(chǎn)生良好的促進(jìn)作用,有時(shí)可能還會(huì)使教學(xué)秘書(shū)產(chǎn)生逆反心理,反而適得其反。因此,在加強(qiáng)對(duì)