分享｜集中式與滾動(dòng)式相結(jié)合的內(nèi)審方法

分享I集中式與滾動(dòng)式相結(jié)合的內(nèi)審方法內(nèi)部審核是評(píng)價(jià)管理體系符合性和有效性的一種重要手段，它能夠識(shí)別管理體系的薄弱環(huán)節(jié)和潛在的改進(jìn)機(jī)會(huì)，因此內(nèi)部審核活動(dòng)對(duì)于組織保持、完善、改進(jìn)管理體系至關(guān)重要，但很多組織并沒(méi)有真正理解內(nèi)部審核的目的和意圖，沒(méi)有有效地利用內(nèi)部審核持續(xù)改進(jìn)，甚至將內(nèi)審當(dāng)成一種負(fù)擔(dān)。為了通過(guò)外部審核，不得不一年進(jìn)行一次集中式審核，審核內(nèi)容、記錄千篇一律，平時(shí)管理體系中存在的問(wèn)題沒(méi)有及時(shí)得到改進(jìn)，因此也就不利于管理體系的持續(xù)提高。內(nèi)部審核作為監(jiān)視和測(cè)量組織管理體系運(yùn)行的一種手段，這種監(jiān)視和測(cè)量應(yīng)是經(jīng)常性的，才能及時(shí)發(fā)現(xiàn)體系運(yùn)行中的問(wèn)題，—年一次顯然是不夠的。如何才能做好內(nèi)部審核，筆者在多年的質(zhì)量管理工作中總結(jié)出集中式與滾動(dòng)式相結(jié)合的內(nèi)部審核方式，供大家參考。一實(shí)施集中式與滾動(dòng)式相結(jié)合內(nèi)審方法的意義集中式審核即在組織的各個(gè)部門(mén)、各個(gè)過(guò)程進(jìn)行全面的審核，這種方法的優(yōu)點(diǎn)是效率高，一次審核即可對(duì)整個(gè)管理體系的符合性、有效性和適合性作出明確的判斷，并對(duì)存在的問(wèn)題得出整體的評(píng)價(jià)。但對(duì)管理體系日常運(yùn)行中的問(wèn)題容易出現(xiàn)遺漏，也不能得到及時(shí)改進(jìn)，不利于有效提高組織持續(xù)改進(jìn)的意識(shí)。滾動(dòng)式審核是間隔一段時(shí)間進(jìn)行小范圍的審核，或是按部門(mén)順序逐步審核或是按過(guò)程安排內(nèi)審計(jì)劃，一定時(shí)間（如半年等）內(nèi)覆蓋組織所有部門(mén)或過(guò)程。這種方式的優(yōu)點(diǎn)是有較充分的時(shí)間和人力進(jìn)行細(xì)致的審核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理體系存在的問(wèn)題及制約體系持續(xù)改進(jìn)的因素，起到日常監(jiān)督的作用。兩種方法各有優(yōu)缺點(diǎn)，如果我們將兩種方法相結(jié)合，除每年進(jìn)行一次集中式審核外，平時(shí)間隔一段時(shí)間對(duì)幾個(gè)部門(mén)或過(guò)程進(jìn)行一次小范圍的審核（即滾動(dòng)式審核），把滾動(dòng)式審核作為集中式審核的一種補(bǔ)充、一種日常的改進(jìn)活動(dòng)，便可以及時(shí)識(shí)別體系運(yùn)行中存在的問(wèn)題和薄弱環(huán)節(jié)，有效提高組織持續(xù)改進(jìn)的意識(shí)，提高內(nèi)審的有效性。二審核的程序及步驟制定年度審核計(jì)劃每年年初應(yīng)根據(jù)上年度管理體系運(yùn)行情況、組織的變化情況，策劃本年度審核計(jì)劃，下發(fā)相關(guān)部門(mén)。計(jì)劃包括滾動(dòng)式審核和集中式審核兩大部分，具體包括審核的目的、審核的范圍、審核的時(shí)間間隔、每次審核的重點(diǎn)內(nèi)容、內(nèi)審員等，年度計(jì)劃不必非常具體，具體內(nèi)容可在每次的滾動(dòng)式審核實(shí)施計(jì)劃和集中式審核實(shí)施計(jì)劃中列出。滾動(dòng)審核的范圍可以覆蓋體系的所有部門(mén)，也可以是部分主要部門(mén)，對(duì)于上年度運(yùn)行較差的部門(mén)及關(guān)鍵部門(mén)應(yīng)首先列入滾動(dòng)審核的對(duì)象，這需要根據(jù)上年度管理體系運(yùn)行情況及審核員的精力綜合確定。當(dāng)組織人力資源不足時(shí)，滾動(dòng)式審核可側(cè)重于關(guān)鍵部門(mén)、關(guān)鍵過(guò)程及問(wèn)題頻發(fā)的部門(mén)或區(qū)域，對(duì)于一些輔助部門(mén)、次要過(guò)程及發(fā)生問(wèn)題頻次很低的部門(mén)或區(qū)域可不列入滾動(dòng)審核計(jì)劃。滾動(dòng)式審核的實(shí)施滾動(dòng)審核作為一種日常的監(jiān)督形式，以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、改進(jìn)問(wèn)題為目的，審核程序可比集中式審核略有簡(jiǎn)化。1審核前的準(zhǔn)備工作為了使審核工作有目的、有計(jì)劃、高效有序地實(shí)施，每次審核前的準(zhǔn)備工作是非常重要的，包括審核實(shí)施計(jì)劃的制定、審核檢查表的編制、審核文件的準(zhǔn)備等工作。要做好這些工作，審核員平時(shí)應(yīng)注重信息的收集，經(jīng)常深入現(xiàn)場(chǎng)了解生產(chǎn)實(shí)際，善于發(fā)現(xiàn)過(guò)程中不協(xié)調(diào)因素，總結(jié)上年度發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題、本年度產(chǎn)品特點(diǎn)，有針對(duì)性地編制審核實(shí)施計(jì)劃和審核檢查表，避免千篇一律地照抄標(biāo)準(zhǔn)。2現(xiàn)場(chǎng)審核首次會(huì)議可以省略，可采取發(fā)電子郵件或電話通知的形式通知被審核部門(mén)，明確審核目的、范圍及時(shí)間。審核時(shí)審核員不應(yīng)只抓皮毛，只挑缺少編號(hào)、涂改、現(xiàn)場(chǎng)清潔等表面現(xiàn)象，要深挖影響各個(gè)過(guò)程改進(jìn)的根部原因，并善于將各個(gè)過(guò)程聯(lián)系起來(lái)審核，尤其是對(duì)于平時(shí)發(fā)生的產(chǎn)品不合格，應(yīng)善于運(yùn)用系統(tǒng)的管理方法進(jìn)行分析，找出造成產(chǎn)品不合格的根本原因。每次現(xiàn)場(chǎng)審核后，為了節(jié)省人力和精力，審核員應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)與被審核部門(mén)當(dāng)面溝通審核發(fā)現(xiàn)，隨后將審核問(wèn)題及不符合項(xiàng)以書(shū)面形式下發(fā)被審核單位，并提出改進(jìn)要求。末次會(huì)議可根據(jù)問(wèn)題的數(shù)量、嚴(yán)重程度組織階段性會(huì)議，不必每次審核完都召開(kāi)末次會(huì)議。3不符合項(xiàng)嚴(yán)格地講，只要不符合事實(shí)就應(yīng)開(kāi)具不符合項(xiàng)。然而，審核的目的是為了改進(jìn)，而不是開(kāi)不符合項(xiàng)，如果將發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題全部開(kāi)成不符合項(xiàng)，會(huì)抓不住重點(diǎn)，也影響部門(mén)的積極性，起不到改進(jìn)和提高的作用。因此可采取的做法是，對(duì)于重復(fù)發(fā)生的問(wèn)題、普遍性問(wèn)題或可能造成嚴(yán)重后果的問(wèn)題開(kāi)具不符合性，其他均以問(wèn)題的形式書(shū)面提出。4糾正措施及驗(yàn)證提高糾正措施的有效性是非常關(guān)鍵的。無(wú)論是不符合項(xiàng)還是問(wèn)題，被審核單位均應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)制定糾正措施，審核員及時(shí)進(jìn)行驗(yàn)證并注意其有效性。對(duì)于多次頻繁發(fā)生卻沒(méi)有得到解決的不符合項(xiàng)，審核組長(zhǎng)應(yīng)組織召開(kāi)相關(guān)部門(mén)會(huì)議，制定有效的糾正措施。5半年總結(jié)會(huì)議審核滾動(dòng)一個(gè)周期后（至少半年），審核員應(yīng)將每次審核的不符合項(xiàng)及問(wèn)題、改進(jìn)情況匯總，審核組長(zhǎng)可編制半年體系運(yùn)行情況報(bào)告，組織召開(kāi)有總經(jīng)理、管代、各部門(mén)“一把手”、內(nèi)審員參加的總結(jié)會(huì)議