資料歸檔整理與移交辦法

1/7資料歸檔整理與移交方法(完成版).對外救濟成套工程資料歸檔整理與移交方法〔試行〕〔以下簡稱工程〔擴〔GB/T50328-2023188〕及《電子文件歸檔與治理標(biāo)準(zhǔn)〔GB／T18894—2023方法》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合對外救濟成套工程的特點，制定本方法。施過程中重要環(huán)節(jié)、重要階段、重大事情的圖片、音像資料。其次章各方職責(zé)〔以下簡稱經(jīng)濟合作局是商務(wù)部授權(quán)的要的培訓(xùn)，必要時對歸檔整理人員進展現(xiàn)場指導(dǎo)。交的單位，用有效的方式催交。。資料，并對此負(fù)全責(zé)。資料及有關(guān)工作實施監(jiān)視、檢查。崗位責(zé)任制，并制定相應(yīng)的檢查、考核措施；指派特地人員并催促其認(rèn)真領(lǐng)悟、把握《資料治理方法》及本方法〕的要求，認(rèn)真做好歸檔所需資料的有關(guān)工作。第三章資料的形成與收集文件。第八條紙質(zhì)資料形成的要求標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程?！捕硲?yīng)簽名〔或蓋章〕處，必需簽〔蓋，且字跡清楚，不得代簽?！乘璧母鞣N表格承受《資料治理方法》中規(guī)定的樣本，缺乏局部參照〔四〕A4〔297mm＊210mm〕耐久性強的紙張，〔如純藍〕的書寫材料，字跡清楚、圖樣清楚、圖表干凈、簽字蓋章手續(xù)完備。〔五〔圖章白處。凡承受施工藍圖改繪竣工圖的，必需注明變更修改依據(jù)。檔的全部原始資料。隨時收集、準(zhǔn)時整理、妥當(dāng)保管。1。第十一條電子文件的收集電子文件包括以下兩類：一是有關(guān)文字資料和圖紙的電子版本〔見附件1中電子文件移交相關(guān)局部；二是反映工程實施各方面狀況的音像和圖片資料的電子文件〔2?！财渌鼰o關(guān)電子文件不得與此混存檔備案。在紙質(zhì)資料正式裝訂前，應(yīng)按本方法的有關(guān)要求制作尚電子文件的存儲格式要求如下：〔一XMLRTFTXTPDF〔二JPEG、TIFF、BMP明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。對用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈結(jié)技術(shù)制作的文件，應(yīng)同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。視頻和多媒體電子文件以、AVI、RMVB〔五WAV、MP3電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時則應(yīng)連同專用軟件一并收集。第四章資料的歸檔整理進展歸檔整理。異地保管。副本時，如沒有足夠的原件，可以使用正本資料的復(fù)印件。第十四條電子文件的整理性進展檢驗和審核?，F(xiàn)形式全都，存儲格式滿足本方法的要求。硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境的有效性、有無病毒感染等。〔四2時增加子條目。第五章歸檔資料的組卷〔擴〕建所需的技術(shù)資料、隨工程壽命的完畢而失去其保管意義的檔案應(yīng)定為長期保管。第十六條組卷原則〔一〕依據(jù)本方法附件規(guī)定的分類方法、保管期限進展組卷。二圖紙在后?！踩粯拥馁Y料可以編入一卷?！菜摹匙裱Y料形成的自然規(guī)律，保持卷內(nèi)資料的有機聯(lián)系。專業(yè)、系統(tǒng)等劃分方法、形成時間等因素進展有機編排。1、必要時，按單位工程或?qū)I(yè)、系統(tǒng)分別立卷。2、工程圖紙按專業(yè)組卷，同專業(yè)的圖紙按圖號挨次排列。3、分局部項工程質(zhì)量檢驗評定按子分項、分項、分部工程挨次逐級編排組卷。4、鋼筋、水泥、砂石等公用材料的有關(guān)資料應(yīng)單獨組卷。第十七條案卷編制〔一〕案卷構(gòu)成〔案46?！捕嘲妇眄摯a編號1、每卷頁碼獨立編號，卷內(nèi)有書寫內(nèi)容的資料均按頁面編號，頁號從阿拉1〔反面如有內(nèi)容，編寫在反面的左下角折疊后的圖紙一律編寫在右下角。2、案卷封面、卷內(nèi)名目、卷內(nèi)備考表、封底不編寫頁號。3、成套圖紙或印刷成冊的文件材料，自成一卷的，原知名目可代替卷內(nèi)目第十八條案卷規(guī)格與裝訂〔一〕案卷規(guī)格：案卷封面、名目、備考表、封底均應(yīng)承受70gA4幅〔297mm*210mm〕尺寸的書寫紙張制作，圖紙統(tǒng)一折疊成A4幅面，小于A4幅面的要用A4白紙襯托?！捕睪B/10609.3-89〕A4〔三〕40mm?！菜摹嘲ㄎ淖趾蛨D紙在內(nèi)的全部零散資料均必需整齊結(jié)實裝訂成卷,裝訂20mm，上下孔距中孔80mm，避開裝訂線壓占頁面上有圖、文內(nèi)容的局部。必要時，裝訂線一側(cè)依據(jù)案卷薄厚加墊草板紙。打孔活頁裝訂。第十九條案卷的裝盒檔案專用裝具統(tǒng)一裝盒。刻錄光盤及包裝分別刻錄在不同的光盤上。〔二〕竣工圖電子檔案須制作兩個版本，并盡量刻入一張光盤。圖為對象，掃描形成電子文件。CAD容完全全都的電子文檔。在兩個版本有出入時，以版本一為準(zhǔn)。同刻錄進光盤。〔四〕CDDVD〔五套由檔案移交單位代商務(wù)部保管，使用權(quán)歸商務(wù)部?！擦骋平坏墓獗P應(yīng)使用硬盒包裝，并在外表貼上標(biāo)簽〔樣本見附件標(biāo)明工程名稱、光盤編號、該盤所載文件的名稱?！财?〔001Word文檔或表格簡要描述資料所記錄的內(nèi)容，一并刻錄入光盤。第六章資料的移交3〔〔9。〔一〕接收單位按有關(guān)規(guī)定驗收移交資料，假設(shè)覺察存在問題，向移交單位〔二〔10〕附加到《對外救濟成套工程資料移交書》后。第七章法律責(zé)任究責(zé)任。第八章附則其次十五條本方法自公布之日起執(zhí)行。經(jīng)濟合作局1援外成套工程資料移交名目套移交，一套自存。電子文件和紙質(zhì)文件需同時移交。2音像、圖片資料分類名目一、施工單位須供給的音像、圖片資料〔一〕1.開工前地形地貌2.竣工后的全貌〔正面、側(cè)面〕〔二〕1.開工奠基儀式2.竣工典禮儀式對外移交儀式來訪參觀重要談判〔三〕1.承受技術(shù)工藝材料2.工程關(guān)鍵部位標(biāo)志性階段性進展、重點工程工程事故〔四〕1.中期質(zhì)檢2.竣工驗收二、考察設(shè)計單位須供給的音像、圖片資料〔一〕選址工作及場地環(huán)境〔二〕施工過程中的設(shè)計工作〔三〕竣工效果圖三、施工監(jiān)理單位須供給的音像、圖片資料〔一〕1.主要或大宗2.砂石等材料的取料場3.材料設(shè)備到場狀況及安裝〔二〕1.2.設(shè)備安裝3.重要工程施工過程〔三〕質(zhì)量問題與事故3竣工圖章式樣10154案卷封面式樣檔號案卷題名共卷第卷注:1、工程名稱：填寫工程名稱的全稱。期質(zhì)檢、竣工驗收資料。分為多個單位工程，應(yīng)寫上單位工程名稱。4、編制單位：填寫本卷編制單位的名稱。、編制時間：歸檔整理工作完成時間。、保管期限：按要求填寫永久、長期。5卷內(nèi)名目式樣12.文件題名：填寫文件標(biāo)題的全稱。日期：填寫文件形成的日期。頁次：填寫文件在卷內(nèi)所排的起始頁號，最終一份文件填寫起止頁號。6卷內(nèi)備考表附件117光盤盒標(biāo)簽8資料種類：(設(shè)計□施工□監(jiān)理□)移