管理信息化對財(cái)務(wù)主管挑戰(zhàn)

管理信息化對財(cái)務(wù)主管挑戰(zhàn)

隨著信息時(shí)代的到來，會計(jì)電算化以其高效、自動(dòng)、方便、準(zhǔn)確、及時(shí)等優(yōu)點(diǎn)正日益受到廣大財(cái)會人員的歡迎。因此，近年來全國各地都在積極地推行會計(jì)電算化，由于會計(jì)電算化工作目前在我國處于一個(gè)生長發(fā)育期，因此在當(dāng)前的會計(jì)電算化工作中也產(chǎn)生了一些不可忽視的問題，這些問題歸納起來主要有十個(gè)誤區(qū)。

一、會計(jì)電算化工作是法規(guī)的盲區(qū)

為了使會計(jì)電算化工作得到規(guī)范運(yùn)作，財(cái)政部從1994年始至目前為止，相繼頒布了《關(guān)于大力發(fā)展我國會計(jì)電算化事業(yè)的意見》、《會計(jì)電算化管理辦法》、《商品化會計(jì)核算軟件評審規(guī)則》、《會計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》等規(guī)章。但不少已經(jīng)實(shí)行會計(jì)電算化的單位，無論是單位的領(lǐng)導(dǎo)，還是單位的財(cái)務(wù)部門的財(cái)會人員還不知道上面這些專門針對會計(jì)電算化的規(guī)章。甚至有的地方的經(jīng)濟(jì)管理部門也不知道這些規(guī)章的存在，會計(jì)電算化的上馬基本上是會計(jì)軟件公司安裝，幫助會計(jì)人員會操作就算了。因此，有時(shí)在實(shí)際操作中已經(jīng)違規(guī)了，但操作者并不清楚，單位的領(lǐng)導(dǎo)也不知道，同時(shí)也沒有相應(yīng)的部門去糾正，更談不上有部門監(jiān)督管理了。對此，各級財(cái)政部門要加強(qiáng)對會計(jì)電算化規(guī)章的宣傳、指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。同時(shí)，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化的單位內(nèi)部也應(yīng)根據(jù)財(cái)政部的有關(guān)規(guī)章，結(jié)合單位的實(shí)際建立單位內(nèi)部會計(jì)電算化的管理制度。

二、會計(jì)電算化的數(shù)據(jù)備份存有誤區(qū)

按照財(cái)政部頒布的《會計(jì)電算化管理辦法》的規(guī)定，實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化的單位只要發(fā)生新的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容經(jīng)過電算化帳務(wù)處理后，就應(yīng)堅(jiān)持每天備份，且要雙重備份，并分處、分人保管。但在實(shí)際工作中出現(xiàn)以下幾種不應(yīng)有的情況：一是部分電算化操作人員未養(yǎng)成每天備份的習(xí)慣，因此不能堅(jiān)持每天備份，結(jié)果機(jī)器一旦出現(xiàn)故障，則部分帳務(wù)數(shù)據(jù)將會丟失；二是木少電算化操作者對備份的數(shù)據(jù)盤不能做到定期檢查，因此，一旦發(fā)生問題就沒有相應(yīng)補(bǔ)救措施；三是習(xí)慣性用軟盤備份。目前絕大多數(shù)財(cái)務(wù)軟件只支持軟盤備份，而軟盤存在著容量小、易出故障、成本高等缺陷，隨著光盤存儲技術(shù)的日趨成熟和價(jià)格的逐步下調(diào)，因此，實(shí)行會計(jì)電算化的單位應(yīng)選擇那些既具有軟盤備份功能，又具有光盤備份功能的財(cái)務(wù)軟件。

三、電算化所用財(cái)務(wù)軟件較混雜

由于財(cái)務(wù)軟件的開發(fā)未能實(shí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，再加之單位使用的財(cái)務(wù)軟件是各自向軟件開發(fā)商購買的，而軟件開發(fā)商并沒有從統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)這個(gè)角度出發(fā)，甚至，有的軟件開發(fā)商還別出心裁地搞出各自的特色，結(jié)果使會計(jì)電算化所用財(cái)務(wù)軟件比較混亂，就是同一行業(yè)不同的單位使用的財(cái)務(wù)軟件也不相同，由于不同的財(cái)務(wù)軟件，其特點(diǎn)不一樣，我們不談其他的，就從數(shù)據(jù)接口、使用方法上就明顯地看出不同的財(cái)務(wù)軟件就不一樣，從而導(dǎo)致了報(bào)表匯總、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)傳輸?shù)牟环奖?。而在某些會?jì)電算化搞得好的國家，基本上是通過行業(yè)會計(jì)協(xié)會制定統(tǒng)一的財(cái)務(wù)軟件標(biāo)準(zhǔn)，甚至某些國家就直接通過政府行政手段規(guī)定哪些行業(yè)必須使用哪種財(cái)務(wù)軟件。這樣國家的有關(guān)經(jīng)濟(jì)管理、監(jiān)督部門就可以很方便地通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行財(cái)務(wù)檢查、專用和專項(xiàng)資金使用情況分析，單位也可以利用網(wǎng)絡(luò)及時(shí)地進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)告的傳送等。

四、財(cái)務(wù)資料共享性差

會計(jì)電算化的一個(gè)重要功能是將會計(jì)主體的財(cái)務(wù)資料使得各有關(guān)方面能夠獲得及時(shí)的共享。而目前，有許多財(cái)務(wù)軟件開發(fā)商為了降低開發(fā)成本，往往在財(cái)務(wù)軟件的開發(fā)上只注重經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的核算，未考慮財(cái)務(wù)資料的共享。另外，實(shí)行會計(jì)電算化的單位在購買財(cái)務(wù)軟件時(shí)，往往也是只考慮財(cái)務(wù)部門工作的需要，沒有從整個(gè)單位信息管理的角度出發(fā)。結(jié)果導(dǎo)致單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了會計(jì)電算化，財(cái)務(wù)部門用于電算化的微機(jī)未能與單位內(nèi)部其他部門進(jìn)行信息連接，單位其他有關(guān)部門不能有效地共享財(cái)務(wù)部門的會計(jì)信息。政府的有關(guān)經(jīng)濟(jì)管理、監(jiān)督部門更不能直接從特定的網(wǎng)絡(luò)上得到該單位的會計(jì)資料，不能真正滿足信息時(shí)代對會計(jì)信息傳輸和處理的要求。因此，一方面軟件開發(fā)商要多推出一些成熟的會計(jì)管理信息系統(tǒng)軟件，另一方面單位在購買財(cái)務(wù)軟件時(shí)，也應(yīng)用發(fā)展的、全面的角度出發(fā)，發(fā)揮會計(jì)電算化的最大化功能。

五、匆忙甩帳

甩帳是指會計(jì)主體實(shí)行會計(jì)電算化后，直接用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算、進(jìn)行財(cái)務(wù)分析等，從實(shí)行會計(jì)電算化之日起就停止手工記帳了。但這是建立在會計(jì)電算化達(dá)到一定程度基礎(chǔ)之上的，有些地方的財(cái)政部門為了防止出現(xiàn)匆忙甩帳曾明文規(guī)定：實(shí)行會計(jì)電算化的單位要甩帳，需經(jīng)財(cái)政部門或財(cái)政部門委托的社會中介機(jī)構(gòu)驗(yàn)收確認(rèn)后方可。但是，不少地方財(cái)政部門為了鼓勵(lì)單位開展會計(jì)電算化，采取了由單位自行認(rèn)定的辦法，但基本上都明確提出了：若因匆忙甩掉手工帳而發(fā)生重大失誤的，將追究有關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任?？墒遣簧賹?shí)行會計(jì)電算化的單位卻錯(cuò)誤地認(rèn)為，實(shí)行會計(jì)電算化就立即不用手工記帳了。對此，我們各級會計(jì)管理機(jī)構(gòu)一一財(cái)政部門要對其進(jìn)行驗(yàn)收，幫助單位認(rèn)識到盲目甩帳的危害，在甩手工帳之前一定要慎重考慮，按照財(cái)政部門制訂的規(guī)定，在確認(rèn)確實(shí)可甩帳的情況下再決定甩帳。

六、重視財(cái)務(wù)軟件的技術(shù)性，忽略其實(shí)用性

目前，許多單位在購買財(cái)務(wù)軟件時(shí)，往往喜歡買最先進(jìn)的產(chǎn)品，而忽略了企業(yè)自身的情況和需求。現(xiàn)在的會計(jì)電算化市場中新概念很多，“網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)軟件”、“會計(jì)信息化軟件”、“在線財(cái)務(wù)軟件”等等。有不少實(shí)行會計(jì)電算化的單位，在選擇財(cái)務(wù)軟件時(shí)，往往也是只聽冠名，而未能結(jié)合單位自身的需要，如果光考慮財(cái)務(wù)軟件技術(shù)的先進(jìn)而忽略了自身的情況，一方面將會導(dǎo)致資源浪費(fèi)，另一方面反而因財(cái)務(wù)軟件的復(fù)雜難以操作，結(jié)果事與愿違，而影響了本單位會計(jì)電算化的進(jìn)程。

七、會計(jì)電算化工作中安全隱患較大

目前，我國不少地方對會計(jì)電算化工作的安全性重視不夠?？v觀我國目前會計(jì)電算化工作中存在的安全問題，主要有這樣幾個(gè)方面：一是自行開發(fā)或委托開發(fā)的軟件在開發(fā)和設(shè)計(jì)中，開發(fā)和設(shè)計(jì)者未能全面、科學(xué)地考慮，結(jié)果所設(shè)計(jì)的財(cái)務(wù)軟件與實(shí)際會計(jì)工作相脫節(jié)，導(dǎo)致常常出現(xiàn)差錯(cuò)；二是由于會計(jì)電算化的具體操作者，未能按照一定程序操作，導(dǎo)致會計(jì)資料的丟失或錯(cuò)誤的出現(xiàn)；三是一般實(shí)行會計(jì)電算化的單位財(cái)務(wù)人員對計(jì)算機(jī)病毒的侵入防范意識不強(qiáng)，再加之對利用計(jì)算機(jī)犯罪知識知之甚少，因此，基本上未能采取有效防范病毒和“黑客”的侵入；四是會計(jì)檔案形成和保管過程中存在風(fēng)險(xiǎn)。主要是目前實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化的單位，其會計(jì)檔案一般是通過針式打印機(jī)打印出來，因此經(jīng)過一段時(shí)間后，字跡往往會褪色，達(dá)不到規(guī)定的保存期限后，字跡就難以辨清。對此，一方面可采用激光打印機(jī)打印，另一方面可采用電子帳簿的形式來彌補(bǔ)其不足。

八、對會計(jì)電算化作用認(rèn)識不到位

財(cái)政部明確規(guī)定到2010年，全國要有80％以上的基層單位基本實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化，但在不少地方，會計(jì)電算化的進(jìn)程很不理想。一個(gè)重要的原因就是對會計(jì)電算化的作用認(rèn)識不到位。會計(jì)電算化工作的管理部門未能將其擺到應(yīng)有的位置，基本上認(rèn)為會計(jì)電算化是單位本身的事，財(cái)政部門不要干預(yù)，因此，未能進(jìn)行有力的推動(dòng)；單位的領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)為會計(jì)電算化就是買臺微機(jī)給財(cái)務(wù)部門，手工記帳與微機(jī)記帳一樣的，只不過用微機(jī)打字記帳清楚，打出的帳比手工記的帳好看一些，搞不搞無所謂；單位的財(cái)務(wù)部門的人員中也有不少人錯(cuò)誤地認(rèn)為實(shí)行會計(jì)電算化只是一個(gè)形式，以至于有些單位花錢買了軟件卻沒有真正使用。實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化不僅僅是記帳技術(shù)的革命，而且對于會計(jì)學(xué)科本身也是一次大的革命，可以使會計(jì)人員能從繁瑣的記帳、算帳、報(bào)帳的苦海中解脫出來，將更多的時(shí)間和精力用于資金管理、資金分析、資金評測中，進(jìn)一步深化會計(jì)職能。更為重要的是可以通過電算化對本單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行預(yù)測、分析，為科學(xué)的決策提供可靠的分析數(shù)據(jù)，促進(jìn)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)展。

九、會計(jì)電算化市場秩序不規(guī)范

會計(jì)電算化市場秩序主要有兩個(gè)方面，一個(gè)方面是財(cái)務(wù)軟件市場，另一個(gè)是會計(jì)電算化的人才市場。前者的不規(guī)范主要表現(xiàn)在：目前部分從事財(cái)務(wù)軟件銷售和代理的公司往往只重視自身的經(jīng)濟(jì)效益，追求量的突破，而沒有真正在服務(wù)和技術(shù)上狠下功夫，致使部分實(shí)行會計(jì)電算化的單位由于購買的財(cái)務(wù)軟件不合格，經(jīng)常出故障，但出了問題又無處問，沒人管，起訴由于合同未講明，銷售商和開發(fā)者說會計(jì)電算化操作員操作不規(guī)范引起的，無人鑒定，這既極大地挫傷了會計(jì)人員使用電算化的積極性，又嚴(yán)重地影響了會計(jì)電算化事業(yè)的發(fā)展。因此，我們有關(guān)部門要盡快制定出一些具體法規(guī)，加強(qiáng)對財(cái)務(wù)軟件銷售公司和開發(fā)商的管理，進(jìn)一步規(guī)范會計(jì)電算化軟件市場。后者主要表現(xiàn)在會計(jì)電算化人才管理的無序。一是會計(jì)電算化人才培訓(xùn)市場的混亂。會計(jì)電算化是一門融計(jì)算機(jī)、管理學(xué)、會計(jì)學(xué)、信息學(xué)于一體的邊緣學(xué)科，不是任何機(jī)構(gòu)、任何人都能開展進(jìn)行會計(jì)電算化培訓(xùn)的，而目前大多數(shù)會計(jì)電算化培訓(xùn)單位，聘請個(gè)計(jì)算機(jī)教師對要實(shí)行會計(jì)電算化單位的會計(jì)進(jìn)行計(jì)算機(jī)等級培訓(xùn)，這明顯的與會計(jì)電算化操作的要求有較大差距；二是會計(jì)電算化教材良莠不齊，目前圖書市場關(guān)于會計(jì)電算化的教材很多，但是翻開這些教材不難發(fā)現(xiàn)，高質(zhì)量的教材不多，不少教材是相互抄襲的，有的既無理論性，也無實(shí)用性，看了真會使人誤入歧途；三是會計(jì)電算化人才的管理無序。一個(gè)合格的會計(jì)電算化人員應(yīng)是一個(gè)復(fù)合型人才。他要既懂會計(jì)又熟悉計(jì)算機(jī)，因此這類人才相當(dāng)少，市場需求較大，由于未能進(jìn)行有效的管理，造成這類人才的隨意流動(dòng)，一旦隨意離開則就影響了這類人才所在原單位的正常工作，因此，既影響了單位培養(yǎng)這類合格人才的積極性，又嚴(yán)重影響了我國會計(jì)電算化的發(fā)展。

十、會計(jì)電算化基礎(chǔ)管理滯后于會計(jì)電算化的發(fā)展

單位實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化后，傳統(tǒng)的會計(jì)分工模式將被打破，會產(chǎn)生許多新的崗位，也帶來了許多新的要求，提出了新的問題。對此要求對會計(jì)電算化的基礎(chǔ)管理必須跟．上會計(jì)電算化的