檔案借閱管理制度（五篇）

第13頁共13頁檔案借閱?管理制度?山東益?康藥業(yè)股?份有限公?司檔案存?檔、借閱?管理制度?一、總?則1、?為了規(guī)范?公司檔案?管理，特?制定本制?度。2?、本制度?適用于公?司及所屬?各單位檔?案管理。?3、本?制度最終?解釋權歸?集團公司?辦公室。?1、公?司指定專?人負責文?件材料的?管理。?2、文件?材料的收?集由各部?門或經辦?人員負責?整理，凡?申報文件?，包括重?點科技項?目的申報?材料、設?備文件、?其他項目?的申報等?，由各部?門負責人?或經辦人?整理完后?，形成紙?質文件或?電子檔文?件，交檔?案管理人?員保存，?并填寫檔?案收錄登?記冊。?3、各部?門負責人?接收到的?重要文件?，由各部?門負責人?傳閱后，?交檔案室?，交檔案?管理人員?保存，并?填寫檔案?收錄登記?冊。三?、歸檔范?圍1、?重要的會?議材料，?包括會議?____?（紅頭文?件）、報?告、決議?、總結、?典型發(fā)言?、會議記?錄等。?2、本公?司對外的?正式發(fā)文?和與有關?單位來往?的文書。?3、本?公司的各?種工作計?劃、總結?、報告、?請示、批?復、會議?記錄、統(tǒng)?計報表及?簡報。?4、本公?司與有關?單位簽訂?的合同、?協(xié)議書等?文件材料?。5、?本公司的?大事記及?反映本公?司重要活?動的剪報?、照片、?錄音、錄?像等。?四、歸檔?要求1?、檔案質?量總體要?求。遵循?文件的形?成規(guī)律和?特點，保?持文件之?間的有機?聯(lián)系，區(qū)?別不同的?價值，便?于保管和?利用。?2、歸檔?的文件材?料種數(shù)、?份數(shù)以及?每份文件?的頁數(shù)均?應齊全完?整。3?、在歸檔?的文件材?料中，應?將每份文?件的正件?與附件、?印件與定?稿、請示?與批復、?轉發(fā)文件?與原件，?分別立在?一起，不?得分開，?文電應合?一歸檔。?4、檔?案文件材?料應區(qū)別?不同情況?進行排列?，密不可?分的文件?材料應依?序排列在?一起，即?批復在前?，請示在?后；正件?在前，附?件在后；?印件在前?，定稿在?后；其它?文件材料?依其形成?規(guī)律或特?點，應保?持文件之?間的密切?聯(lián)系并進?行系統(tǒng)的?排列。?五、檔案?借閱流程?1、公?司檔案只?有公司內?部人員可?以借閱，?借閱者都?要填寫《?檔案借閱?登記表》?，如有保?密性嚴格?的材料（?例公司生?產技術性?文件、車?間生產工?藝流程等?）需報公?司總經理?批準后，?方可借閱?，其中非?受控文檔?的借閱要?由部門負?責人簽字?批準，受?控文檔的?借閱要由?總經理簽?字批準。?2、檔?案借閱的?最長期限?為兩周；?對借出檔?案，檔案?管理人員?要定期催?還，發(fā)現(xiàn)?損壞、丟?失或逾期?未還，應?寫出書面?報告，報?總經理處?理。3?、必須嚴?格保密，?不準泄露?檔案材料?內容，如?發(fā)現(xiàn)遺失?必須及時?匯報，追?究責任。?4、不?準拆卷及?任意抽、?換卷內文?件或剪貼?涂改其字?句等；不?得任意摘?抄或復制?案卷內容?，如確有?需要，必?須經領導?批準才能?摘抄或復?制。5?、必須愛?護檔案，?保持整潔?，不準在?檔案材料?中寫字、?劃線或作?記號等。?6、不?準轉借，?必須專人?專用。?7、用畢?按時歸還?，如需延?長借閱時?間，必須?通知檔案?管理人員?另行辦理?續(xù)借手續(xù)?。七、?本制度即?日起開始?執(zhí)行。?檔案借閱?管理制度?（二）?一、健全?檔案資料?的查、借?閱、利用?制度，根?據(jù)各門類?檔案的特?點和工作?需要，設?置檔案資?料的借閱?登記表，?嚴格履行?借閱登記?制度。?二、因工?作需要，?本單位承?辦人員可?直接查閱?經辦的案?卷;借閱?案卷，要?經科室領?導簽署意?見;借閱?其他科室?的案卷，?科室領導?簽署意見?后經單位?領導批準?。三、?借閱上級?黨政機關?未解密的?文件材料?，按本單?位有關文?件閱讀范?圍規(guī)定辦?理。四?、外單位?需查閱本?單位有關?檔案，應?有縣、團?級以上單?位的介紹?信;查閱?人員工作?證必須與?介紹信上?姓名相符?。同時，?需經本單?位領導同?意方可查?閱，如因?需要更換?或增加查?閱者，則?應另辦手?續(xù)，否則?不予查閱?。五、?摘抄檔案?材料，應?經校對無?誤后才予?以蓋章，?并注明材?料出處（?目錄號、?案卷號、?頁號）;?如需要復?制、拍攝?的應經領?導批準。?六、凡?摘錄、復?制的檔案?材料、未?經同意不?能公開發(fā)?表。七?、檔案材?料原則上?不對外借?出，因特?殊情況必?須借出，?應經單位?領導批準?。八、?借出檔案?都要履行?手續(xù)，并?要有憑據(jù)?。借出期?限對內一?個月對外?十五天歸?還。九?、借出的?檔案要按?時歸還，?歸還時要?進行清點?和檢查，?發(fā)現(xiàn)貴失?或損壞要?及時報辦?公室及有?關領導查?處。歸還?檔案的同?時應遞交?利用效果?登記表。?十、查?閱和借出?的檔案材?料嚴禁復?印、涂改?、抽換、?拆卸、折?疊、圈點?、劃線和?污損，否?則追究責?任。十?一、查閱?檔案的人?員要嚴格?遵守保密?規(guī)定，按?照批準范?圍查閱，?未經同意?不得隨意?翻閱其他?檔案材料?。檔案?借閱管理?制度（三?）一、?各單位工?作人員可?直接查閱?本單位一?般檔案資?料，查閱?有密級檔?案，須持?簽有單位?負責人明?確意見的?條據(jù)，方?可查閱；?二、各?單位借閱?本單位一?般檔案，?必須辦理?借閱手續(xù)?，必須注?明預計歸?還日期和?聯(lián)系電話?。借閱有?密級檔案?，須寫《?檔案借出?審批單》?并經公司?相關領導?批準，方?可借閱；?三、如?延長借閱?時間，須?辦理續(xù)借?手續(xù)。逾?期不還者?，檔案管?理員要及?時催還。?若催還未?果，檔案?管理員要?向單位領?導反映。?四、如?情況特殊?，外單位?人員或集?團其他單?位人員查?閱檔案須?持檔案歸?屬單位的?介紹信，?可查閱無?密級檔案?。檔案主?要供本集?團公司利?用，一般?不外借。?五、珍?貴的實物?檔案、重?要的照片?、底片、?縮微膠卷?等檔案一?律不借出?；六、?檔案的借?閱者應負?責檔案的?完整和完?全，不得?私自影印?復制、擅?自拆散、?調換、抽?取、污損?、加標注?證、裁剪?、撕毀等?。若有遺?失，應及?時聯(lián)系檔?案管理人?員。七?、凡有私?下抄錄、?拍攝、描?繪、拆散?、刪刮、?撕毀檔案?等行為者?，嚴格按?照國家《?檔案法》?、《保密?法》予以?追究法律?責任。?公司行政?部檔案室?檔案室?證件借閱?、使用管?理規(guī)定?一、目的?為了規(guī)?范公司各?類證照的?使用管理?，避免因?管理不善?給公司的?風險，防?止遺失、?保證按時?年檢，特?制訂本制?度。二?、范圍?各子公司?及部門的?移交的行?政類（如?營業(yè)執(zhí)照?、___?_機構代?碼證等）?、財務類?（如稅務?登記證、?信用等級?證等）以?及其他各?類證件的?原件、電?子檔。?三、證照?資料的使?用管理?1、需要?借閱、借?用證照資?料，須到?公司行政?部填寫《?證照使用?申請單》?寫明事由?及擬用證?照資料名?稱、件數(shù)?、歸還期?限等，經?部門主管?審批，證?照負責人?簽批確認?后，可到?檔案室證?件管理人?員處辦理?相應手續(xù)?；2、?證件管理?人員僅憑?有證照負?責人或由?證照負責?人指定或?委托代理?人簽有批?示“同意?”的申請?單辦理相?應部門證?照的借用?、借閱等?業(yè)務，其?它任何人?員提出的?任何要求?，均不予?受理；?3、凡借?閱、借用?證照資料?，必須在?申請日期?內歸還，?不能按時?歸還的應?申請延期?，手續(xù)與?上述1相?同，但最?長不得超?過___?_天；?4、公司?證照不得?丟失、損?壞。如出?現(xiàn)損壞或?丟失，除?立即向主?管領導報?告外，要?立即與發(fā)?證機聯(lián)系?，及時辦?理證照的?掛失和補?辦手續(xù)；?5、?6、不許?擅自使用?公司的證?照進行各?種擔保；?不得將證?照轉借他?人。四?、證照的?年審、到?期、變更?1、檔?案保管員?只負責對?證件的日?常借用、?借閱管理?，不負責?證件的年?審、換證?等相關工?作。2?、證照的?年審、變?更、延期?等相關手?續(xù)，行政?類和財務?類證照由?行政部安?排具體負?責辦理，?其他證件?由最初辦?理證件的?部門辦理?年審、變?更、延期?等手續(xù)，?證件歸屬?部門負責?在規(guī)定的?時間內完?成手續(xù)辦?理和申報?的具體工?作。在證?照完成年?審、變更?、延期等?工作后移?交到檔案?管理人手?中，并辦?理移交手?續(xù)，交接?時移交人?應有交接?清單并注?明證件期?效。五?、相關責?任1、?證件管理?人管理的?所有證件?都應有清?單和目錄?，確保證?件數(shù)量的?準確性，?對于借閱?和歸檔都?應有相應?人員的簽?字確認，?證件管理?人負有登?記的及時?性和完整?性的責任?；2、?證件借閱?人負責借?閱期間的?文件保管?，確保公?司證件的?完整性和?整潔性，?使用完畢?后應及時?歸檔。借?閱后不得?將證件轉?借其他人?使用。?六、注意?事項：?凡違反上?述規(guī)定而?私自復印?的使用者?，將按公?司制度嚴?肅處理，?如果導致?公司損失?的，還應?賠償公司?因此而造?成的損失?；構成犯?罪的，由?公司送交?相關司法?機關追究?弄事責任?。本規(guī)?定自__?__年_?___月?____?日起執(zhí)行?。公司?行政部檔?案室檔?案移交、?歸檔制度?一、移?交檔案應?符合下列?要求：?1、凡向?檔案室移?交材料，?應立卷。?所移交的?檔案材料?必須完整?、真實、?準確。交?件人有對?遞交的歸?檔文件的?完整性、?真實性、?準確性負?責。檔案?室不接受?圓珠筆和?鉛筆起草?的文件。?電子檔材?料文件應?刻盤再移?交檔案室?。2、?移交檔案?材料均應?編制移交?清單，清?單一式二?份，分別?保存。交?接雙方必?須根據(jù)移?交目錄清?點核對，?并在交接?文據(jù)上簽?名。移交?檔案清單?上要有卷?內目錄及?檢索以便?查找。移?交清單要?附電子檔?一份。?3、文件?按其內容?的聯(lián)系，?保持文件?之間的歷?史聯(lián)系區(qū)?分保存價?值，分類?整理、立?卷，便于?保管和利?用。4?、移交檔?案應避免?重復。?二、檔案?室收檔案?時，要對?數(shù)量和質?量進行嚴?格的檢查?。案卷總?數(shù)與移交?目錄要相?符，卷內?文件張（?頁）數(shù)與?案卷封面?所登張（?頁）要相?符；質量?要合乎立?卷原則和?要求，卷?內文件不?能有損壞?。三、?檢查完畢?，如質量?等均符合?要求，即?可辦理具?體移交手?續(xù)，交接?時，要有?明確的案?件數(shù)、移?交人、接?收人、交?接時間等?，經雙方?清點后，?辦理簽字?手續(xù)。?四、各部?門在向檔?案室移交?檔案時要?提前通知?檔案室，?應說明移?交數(shù)量及?移交材料?，以便檔?案室做接?收準備。?檔案借?閱管理制?度（四）?一、檔?案管理人?員應根據(jù)?查閱人員?的需要，?及時提供?查閱工具?，協(xié)助借?閱人員?查找，主?動征求借?閱人員的?意見，不?斷改進服?務工作，?了解利用?效果，并?及時登記?積累。?二、本公?司內部人?員借閱檔?案，原則?上限于查?閱其所在?部門與本?人工作有?關的檔?案并需經?公司行政?部領導同?意方可借?閱，并辦?理借閱手?續(xù)。如需?查閱其它?部門的檔?案，須經?其所在部?門領導同?意，并經?公司分管?領導批準?。三、?檔案的借?閱一般只?限在檔案?閱覽室內?，特殊情?況需外借?，須經公?司行政?部領導批?準同意。?通常情況?下檔案不?予外借。?確因工作?需要將檔?案借出使?用時，必?須履行相?應手續(xù)并?經有關領?導審核簽?字后方可?辦理相關?手續(xù)；借?檔者必須?確保檔案?完好無損?，不得拆?卷、涂改?、圈注、?眉批、增?刪、抽頁?或剪裁，?不得擅自?隨意翻印?；使用完?畢后即時?原樣歸還?；借檔期?限一般不?應超過_?___周?，“機密?”級文件?的借檔期?限一般不?得超過_?___個?工作日，?“絕密”?級文件的?借檔期限?一般不得?超過__?__個工?作日，如?確需延期?借用，則?須辦理續(xù)?借手續(xù)；?四、查?閱“機密?”級檔案?須經綜合?檔案室負?責人和本?部門負責?人審核后?，報公?司分管領?導批準；?查閱“絕?密”級檔?案須經公?司總經理?批準。會?計檔案查?閱一般只?限于財務?、審計工?作人員，?其它人員?確因工作?需要查閱?，須經公?司領導批?準。五?、外單位?人員查閱?本公司檔?案，必須?持有介紹?信和其身?份證（或?工作證）?并經公?司主管領?導批準同?意方可查?閱。六?、各類檔?案未經有?關領導同?意不得翻?拍，復制?。七、?檔案借閱?人未經檔?案管理人?員同意，?不準擅自?進入檔案?庫房進行?查找和?翻閱。?八、借閱?檔案應先?填寫《檔?案利用登?記簿》，?辦理相關?手續(xù)后方?可借閱，?退還檔?案時須詳?細檢查，?交點清楚?，辦理歸?還手續(xù)。?九、閱?檔人員必?須愛護檔?案資料，?在查閱時?不得吸煙?，不得私?自拆散、?涂改、?轉借、復?制，違者?追究責任?，同時向?領導匯報?，情況嚴?重應根據(jù)?《檔案法?》規(guī)定追?究法律責?任。十?、閱檔室?要保持清?潔衛(wèi)生，?為閱檔人?員提供一?個優(yōu)雅、?肅靜的環(huán)?境。檔案?管理人?員做到熱?情接待，?主動提供?。閱檔人?員應愛護?公物，保?護檔案。?檔案借?閱管理制?度（五）?___?_益康藥?業(yè)股份有?限公司檔?案存檔、?借閱管理?制度一?、總則?1、為了?規(guī)范公司?檔案管理?，特制定?本制度。?2、本?制度適用?于公司及?所屬各單?位檔案管?理。3?、本制度?最終解釋?權歸集團?公司辦公?室。1?、公司指?定專人負?責文件材?料的管理?。2、?文件材料?的收集由?各部門或?經辦人員?負責整理?，凡申報?文件，包?括重點科?技項目的?申報材料?、設備文?件、其他?項目的申?報等，由?各部門負?責人或經?辦人整理?完后，形?成紙質文?件或電子?檔文件，?交檔案管?理人員保?存，并填?寫檔案收?錄登記冊?。3、?各部門負?責人接收?到的重要?文件，由?各部門負?責人傳閱?后，交檔?案室，交?檔案管理?人員保存?，并填寫?檔案收錄?登記冊。?三、歸?檔范圍?1、重要?的會議材?料，包括?會議__?__通知?（紅頭文?件）、報?告、決議?、總結、?典型發(fā)言?、會議記?錄等。?2、本公?司對外的?正式發(fā)文?和與有關?單位來往?的文書。?3、本?公司的各?種工作計?劃、總結?、報告、?請示、批?復、會議?記錄、統(tǒng)?計報表及?簡報。?4、本公?司與有關?單位簽訂?的合同、?協(xié)議書等?文件材料?。5、?本公司的?大事記及?反映本公?司重要活?動的剪報?、照片、?錄音、錄?像等。?四、歸檔?要求1?、檔案質?量總體要?求。遵循?文件的形?成規(guī)律和?特點，保?持文件之?間的有機?聯(lián)系，區(qū)?別不同的?價值，便?于保管和?利用。?2、歸檔?的文件材?料種數(shù)、?份數(shù)以及?每份文件?的頁數(shù)均?應齊全完?整。3?、在歸檔?的文件材?料中，應?將