文檔一體化培訓(xùn)會計檔案管理操作指南(11.19)

會計檔案管理操作指南

二○一三年十一月

提綱一、會計檔案概念二、歸檔范圍及保管期限三、歸檔期限和保管單位

四、會計檔案的整理五、會計檔案辦理移交六、小結(jié)及答疑一、什么是會計檔案

會計檔案是指財務(wù)報表、會計賬簿、會計憑證等會計核算專業(yè)材料，它是記錄和反映企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、建設(shè)等全過程的重要經(jīng)濟(jì)史料和憑證，是國家和企業(yè)檔案的重要組成部分。工程項目部會計檔案管理工程項目部在項目施工期間形成的會計檔案，應(yīng)按年度做好平時歸檔立卷工作，并在其工程編制竣工決算后，由項目部財務(wù)人員整理移交給本單位檔案業(yè)務(wù)管理部門，且按規(guī)定辦理交接手續(xù)。二、歸檔范圍及保管期限

(一)歸檔范圍1、報表類——年度財務(wù)報告、月(季)報告，包括會計報表、附件、附注及文字說明，其它財務(wù)報告。

2、賬簿類——日記賬(包括現(xiàn)金賬和銀行日記賬)、出納賬、總賬、明細(xì)賬、輔助賬、固定資產(chǎn)卡片，其它會計賬簿。

3、憑證類——原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。4、其它類——會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊，銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、工資支付單，其它應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料。(二)保管期限會計檔案的保管期限分為永久、25年、15年、10年、5年、3年其中：保管期限為三年、五年的會計檔案，不向檔案部門移交，由各級財務(wù)部門自行保管、銷毀。

會計檔案歸檔范圍及保管期限表三、歸檔期限和保管單位

(一)會計檔案的歸檔期限

1、各單位形成的會計檔案，在會計年度終了后，由財務(wù)部門保存一年期滿后，于每年六月底前完成向檔案部門移交。2、工程項目部形成的會計檔案，應(yīng)按年度做好平時歸卷工作，并在其工程編制竣工決算后，由項目部將工程項目所形成的全部會計檔案一并移交給本單位檔案部門，且按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

(二)會計檔案的保管單位

會計檔案的整理，應(yīng)遵循財務(wù)工作規(guī)律，按照會計憑證、會計賬簿、會計報表等分別進(jìn)行整理，裝訂成冊，組成保管單位（即組成案卷）。

特別提示：出納人員不得兼管會計檔案。（三）檔案裝俱及規(guī)格

會計檔案一律用盒裝，以盒為保管單位，一盒為一卷。根據(jù)案卷的厚度可分別裝入，厚度為20、30、40、50毫米的檔案盒（各公司財務(wù)部門統(tǒng)一提供檔案盒）。

四、會計檔案的整理

(一)檔案整理的總體要求

1、各單位（含各項目部）每年形成的會計檔案，由財務(wù)部門指定專人按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷、裝訂成冊、并編制會計檔案保管清冊。

2、該項工作應(yīng)列入財務(wù)部門的職責(zé)范圍、有關(guān)人員的崗位責(zé)任制和會計基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容進(jìn)行考核。

(二)會計憑證的整理

1、會計憑證的編號要求，一律按總公司財務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行選擇使用。機(jī)構(gòu)小、憑證少的單位，會計憑證的編號根據(jù)具體情況進(jìn)行順序編號，也可將幾個月、半年或一年的會計憑證裝訂成一冊。填齊封面各項內(nèi)容并在單位名稱上加蓋公章。2、要分別將收款、付款、轉(zhuǎn)賬憑證及所附原始單據(jù)粘貼在“會計憑證粘貼單”上，粘貼時張與張之間要均勻、整齊。加上“會計憑證”封面并填寫封面各項內(nèi)容在單位名稱上加蓋公章。3、會計憑證裝訂時，要剔除憑證上的金屬物和空白頁。裝訂要求整齊、牢固、美觀，不掉頁、不壓字、不串頁、不倒置，便于翻閱。

4、銀行對賬單及銀行存款余額調(diào)節(jié)表應(yīng)附在月末最后一張銀行收款或銀行付款憑證后面一并裝訂。5、對于數(shù)量過多的原始憑證，如收費(fèi)票據(jù)、材料收支小票、產(chǎn)品銷售料單等可單獨(dú)裝訂保管，在封面上注明所屬記賬憑證日期、編號、保管期限，同時在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證名稱及編號。

6、各種涉外經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議、存出保證金收據(jù)等重要原始憑證，應(yīng)單獨(dú)組成保管單位永久保存，并在有關(guān)的記賬憑證和單獨(dú)裝訂的原始憑證上注明日期、編號、名稱、數(shù)量、保管期限及其去向，由立卷人簽字蓋章。7、鐵路征購?fù)恋?、拆遷補(bǔ)償、轉(zhuǎn)證契約等原始憑證，由施工或購地單位單獨(dú)組卷，歸入地畝檔案，施工或購地單位保存復(fù)印件，并注明原件存放地點(diǎn)，交接收單位永久保存。購地等憑證交接時要填寫移交清冊和目錄，辦理正式移交手續(xù)，并將移交清冊和目錄存入雙方檔案部門。8、考勤表、計工表為編制工資單的依據(jù)，若考勤表、計工表在財務(wù)部門，則應(yīng)隨工資單一起保存；若在勞資部門，則不作為會計檔案保存，由勞資部門出示如夜班天數(shù)、加班多少等原始憑證，與工資單裝訂在一起。9、工資支付單如形成數(shù)量少可與記賬憑證裝訂在一起；如形成數(shù)量較多應(yīng)與憑證分開組卷，按月裝訂，裝訂后每冊要編張?zhí)?，并在封面上?biāo)明立卷部門、案卷內(nèi)容、年度、月份，經(jīng)手人和財務(wù)主管人員應(yīng)簽字蓋章。10、各級資金結(jié)算中心的原始憑證，可不粘貼，直接裝訂。裝訂后2冊～3冊放在一個盒內(nèi)，為一個保管單位，編一個流水卷號。為便于查找每冊憑證，封面檔號章中的“卷號”標(biāo)注“某卷之一”“某卷之二”“某卷之三”等標(biāo)志，以示區(qū)別。

11、會計憑證案卷不編張次號提示：會計檔案中只有“會計憑證”類是不編張次。(三)會計賬簿的整理

1、會計賬簿按銀行存款日記賬、現(xiàn)金日記賬、總賬、明細(xì)賬、輔助賬分別整理立卷，組成保管單位。

2、訂本式賬簿以一本為一個保管單位，活頁式賬簿在整理時取掉空白頁按科目順序整理成冊，對賬目較多的科目，應(yīng)按科目分開裝訂組卷。裝訂后賬簿要加裝封面、封底和扉頁，并填寫清楚扉頁和封面的各項內(nèi)容在單位名稱上加蓋公章。

3、計算機(jī)生成的總賬、明細(xì)賬、輔助賬等都應(yīng)單獨(dú)組卷并加裝封面和扉頁。封面應(yīng)標(biāo)明：單位全稱、賬簿名稱、會計年度、冊數(shù)等，扉頁應(yīng)列明科目索引表及賬簿使用登記表。賬簿使用登記表使用者名稱

印鑒賬簿編號開戶銀行賬

號賬簿頁數(shù)啟用日期截止日期責(zé)任者蓋章出納審核主管部門領(lǐng)導(dǎo)

交

接

記

錄

姓名交接日期交接蓋章監(jiān)交人員經(jīng)管年月日

職務(wù)

姓名交出年月日經(jīng)管年月日交出年月日印花稅票

4、賬簿內(nèi)賬頁排列順序是：銀行賬、現(xiàn)金日記賬按自然形成日期；總賬、明細(xì)賬按會計科目。

5、各種賬簿不得跨年度使用，特殊規(guī)定除外。

6、每冊賬簿在非裝訂線一側(cè)上角編張次號，空白賬頁不編張次號。每冊賬簿單獨(dú)編一個流水號，編號可用號碼機(jī)打印，也可用碳素或藍(lán)黑筆編寫。

1、財務(wù)報告按本單位、所屬單位和月、季、年度分別整理，有關(guān)財務(wù)報告說明分析應(yīng)與報表一并組卷裝訂。(四)財務(wù)報告(決算)的整理

2、本單位月、季度財務(wù)報告較薄的，可以分別合并組卷裝訂。下屬不同單位上報的財務(wù)報告，也可合并組卷裝訂成冊。

3、合并組卷的財務(wù)報告應(yīng)在案卷標(biāo)題中注明月、季及合并組卷的單位名稱(可用規(guī)范的簡稱)。4、凡歸檔的財務(wù)報告(決算)及文字說明，均應(yīng)存原始件，不得使用園珠筆、純藍(lán)墨水及藍(lán)色雙面復(fù)寫紙、壓感紙或復(fù)印件。5、審計報告：是指會計師事務(wù)所對法人單位年度財務(wù)報告審計意見所產(chǎn)生的報告書，應(yīng)單獨(dú)組卷，歸報表類統(tǒng)計。

6、卷內(nèi)去掉金屬物，裝訂整齊結(jié)實(shí),加裝報表封面并填寫封面內(nèi)容。

7、各類會計報表，應(yīng)編張次號，其方法與賬簿相同。(五)會計檔案的分類與排列

1、分類：采用同一年度、同一會計單位按保管期限長短統(tǒng)一編案卷流水號，即按年度——會計單位——保管期限——類別排列（也就是一個年度的檔案依據(jù)永久、25年、15年······，不分保管期限統(tǒng)一排一個案卷流水號）。

2、排列：先排永久、再排25年出納賬，然后排15年總賬、明細(xì)賬、憑證，最后排10年。(六)會計檔案歸檔卷位戳對歸檔的會計檔案均要在案卷封面（右下角）加蓋“會計檔案歸檔卷位戳”。

會計檔案歸檔卷位戳式樣如下：年度類別憑證

2011會計處理號收1-22保管期限全宗號2·6·4

15年卷號

18“會計檔案歸檔卷位戳”填寫方法：

1、“年度”為該卷形成的年度，用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫：

20072011

2、“保管期限”為該卷內(nèi)容針對的保管期限。永久、25年、15年、10年。

3、“類別”：報告、報表、工資單、庫存現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、總賬、明細(xì)賬、輔助賬、憑證、保管清冊、移交清冊、銷毀清冊等填寫。卷盒脊背“類別”使用規(guī)范簡稱：年度財務(wù)報告——年報季度財務(wù)報告——季報工資支付單——工資單庫存現(xiàn)金日記賬——現(xiàn)金賬銀行存款日記賬——銀行賬會計檔案保管清冊——保管清冊會計檔案移交清冊——移交清冊會計檔案銷毀清冊——銷毀清冊關(guān)于年度財務(wù)報告的審計報告——審計報告

4、“會計處理號”為會計憑證號。

收1-22付1-47轉(zhuǎn)1-10

5、“全宗號”為上級檔案部門為本單位確定的檔案全宗號。

中鐵十六局集團(tuán)：2·6

中鐵十六局四公司：2·6·4

6、“卷號”為案卷流水號。一年編一個案卷流水號，如：1，2，3，4·······26。

找個時間拍一組脊背照片放于此

7、“卷位戳”加蓋的位置是：

憑證、報表及檔案保管、移交、銷毀清冊蓋在案卷封面右下側(cè)；賬簿蓋在扉頁的右下側(cè)。如案卷封面已印有歸檔卷位戳各項內(nèi)容，可不加蓋歸檔卷位戳，但各項內(nèi)容要填寫清楚。

(七)會計檔案案卷號編制要求

編案卷卷號，應(yīng)按年度、一個會計單位、保管期限，一年編一個流水案卷號。(八)會計檔案盒脊背內(nèi)容的填寫

各項內(nèi)容填寫與卷位戳基本相同，卷脊上多了一項“單位”欄。

年度

單位

類別

期限

全宗號

處理號

卷號

如：中鐵十六局集團(tuán)有限公司財務(wù)部單位簡稱+立卷部門

十六集團(tuán)財務(wù)部如：中鐵十六局集團(tuán)有限公司內(nèi)昆項目部單位簡稱+立卷機(jī)構(gòu)

十六集團(tuán)內(nèi)昆項目部

(九)編制案卷目錄、備考表1、案卷目錄年度：2011

第

1張案卷號會計處理號案卷內(nèi)容張數(shù)保管期限存放位置備注12345

案卷的年度、目錄的張次順序號系統(tǒng)自動生成。然后按一個年度、一個會計單位裝訂在一起。2、備考表

會計檔案每個案卷要填寫備考表，放在各種核算材料的后面。

備考表本案卷共：張。會計處理號：收1—18說明：

組卷人：

組卷日期：年度

檔案號：

（十）編制會計檔案保管清冊

財務(wù)部門在一個年度的會計檔案收集、整理工作結(jié)束后，應(yīng)及時編制“會計檔案保管清冊，待一年保管期滿后，與會計檔案一并移交檔案部門永久保存。（十一）會計檔案“檔號”組成檔號是由目錄號+案卷號組成1、“目錄號”：由會計單位簡稱+形成年度代號組成。年度代號采用阿拉伯?dāng)?shù)字，一年一號，逐年遞增編流水號。

如：2010年是四公司京滬項目部第3個會計年度，其“目錄號”為京滬+3組成，即：京滬32、案卷號：即為案卷排列的大流水號，如：1，2，3·······3、檔號：京滬—6（實(shí)際案卷號）會計檔案檔號可由系統(tǒng)自動生成（十二）盒脊背及盒面信息印制按照股份會計檔案的管理要求，檔案盒脊背及盒面信息是用蠟紙轉(zhuǎn)印上去。目前據(jù)說一款由國家檔案局科研所監(jiān)制的檔案盒專用打印機(jī)即將問事，就能很好地解決盒面打印問題。因此，以后各單位及項目部只需把實(shí)體檔案整理