word軟件在現(xiàn)代辦公中的應(yīng)用

word軟件在現(xiàn)代辦公中的應(yīng)用

1中小型企業(yè)對(duì)初始參數(shù)設(shè)置的認(rèn)識(shí)問(wèn)題在計(jì)算機(jī)的指導(dǎo)下，科技時(shí)代促進(jìn)了現(xiàn)代文明的發(fā)展，極大地改善了現(xiàn)代人的許多方面。尤其是計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件的強(qiáng)大功能,極大的改善了人們的生活與工作方式。當(dāng)前,全世界已進(jìn)入無(wú)紙化自動(dòng)辦公時(shí)代,Word軟件已成為使用十分普遍的計(jì)算機(jī)軟件。計(jì)算機(jī)Word軟件具有強(qiáng)大的自動(dòng)功能、向?qū)Чδ芤约皫椭δ?。在進(jìn)行Word軟件的操作過(guò)程中,對(duì)于初學(xué)者而言,由于對(duì)Word軟件的功能比較生疏,所以遇到的問(wèn)題相對(duì)比較基礎(chǔ)。對(duì)于常用者而言,由于某些因素的原因,在Word操作中,容易遇到文檔高級(jí)設(shè)置等方面的問(wèn)題。對(duì)此,本文就相關(guān)的問(wèn)題及處理方法做了如下具體闡述。2基于自動(dòng)功能的類軟件設(shè)計(jì)Word軟件作為文字處理器的應(yīng)用程序,具有十分廣泛的實(shí)用性。這在很大程度上得益于Word軟件具有多樣化的功能,以及人性化的特點(diǎn)。具體而言,Word軟件的主要功能及特點(diǎn),主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:(一)自動(dòng)功能。為方便用戶端的使用,Word軟件設(shè)置有強(qiáng)大的自動(dòng)功能,無(wú)論是在編輯、錄入等方面,都提高了使用者的操作效率。所以,基于軟件的自動(dòng)功能,Word軟件具有十分廣泛的應(yīng)用價(jià)值。(二)向?qū)Чδ?。在軟件設(shè)計(jì)中,為方便操作中的使用,其提供有豐富的模版,以便于在文檔的操作中快捷的建立相應(yīng)的格式。同時(shí),Word軟件具有【自定義】模版,這就在很大程度上為用戶提供了特殊的需求服務(wù)。(三)幫助功能。幫助功能是Word軟件的最大亮點(diǎn)之一。在豐富的操作功能中,無(wú)論是初學(xué)者還是常用者,在遇到操作問(wèn)題時(shí),都可以得到較好的幫助,以便于問(wèn)題的及時(shí)解決。所以,Word多樣化的功能,給用戶帶來(lái)了較大的便捷。但同時(shí),由于Word軟件的功能多,會(huì)給操作者帶來(lái)諸多的問(wèn)題。對(duì)于初學(xué)者而言,對(duì)功能不熟悉、了解不全面,進(jìn)而出現(xiàn)操作問(wèn)題。對(duì)于常用者來(lái)說(shuō),在Word軟件的高級(jí)使用中,不夠熟練,對(duì)若干功能不太熟悉,以至于出現(xiàn)操作上的問(wèn)題。3熔噴非織造文字Word軟件具有強(qiáng)大的文字處理功能,并且隨著軟件的不斷更新,其功能也更加多樣化。初學(xué)者在Word軟件的操作中,由于對(duì)軟件各功能相對(duì)比較生疏,掌握程度不夠,以至于操作中容易出現(xiàn)一些簡(jiǎn)單的常見(jiàn)問(wèn)題。(一)文檔的保存問(wèn)題。初學(xué)者在進(jìn)行文檔保存時(shí),出現(xiàn)這樣的提示框:文檔是“只讀形式”。對(duì)于這一問(wèn)題的出現(xiàn),是由于Word文檔修改之后,其無(wú)法保存至只讀文檔之中。所以,對(duì)于這一問(wèn)題,在對(duì)Word修改文檔進(jìn)行保存時(shí),則需要重新命名,以新的名稱對(duì)其進(jìn)行保存。這是因?yàn)?在進(jìn)行文檔的保存過(guò)程中,由于同名文檔是不能同時(shí)保存至一個(gè)文件夾中的。對(duì)此,可采取這樣的操作:首先,選擇“文件→另存為”。其次,在如圖1所示的文件名(M)一框之中,輸入新的文件名(“.doc”不能刪除),再點(diǎn)擊其右邊的“保存”即可。(二)文字錄入問(wèn)題。在進(jìn)行文字錄入時(shí),出現(xiàn)插入的新文字將原有文字“擠掉”覆蓋了。這一問(wèn)題的出現(xiàn),其實(shí)很簡(jiǎn)單,就是在鍵盤輸入的時(shí)候,不小心觸碰到了Insert鍵。這樣一來(lái),文字錄入的形式就改變了,成為文檔的“改寫”。所以,這一問(wèn)題的處理也就非常簡(jiǎn)單,再按下Insert鍵,被改變的文檔改寫功能就可以取消。(三)剪切問(wèn)題。把“剪貼板”中的內(nèi)容插入到文檔中時(shí),Word總是自動(dòng)為其添加空格。其實(shí),這一問(wèn)題的產(chǎn)生,是由于Word軟件具有“智能剪貼”的功能,除了會(huì)出現(xiàn)“空格”之外,該功能還可以在刪除文字時(shí)自動(dòng)刪除多余的空格。Word這種“智能剪貼”功能對(duì)于英文編輯具有較大的便利性,但對(duì)于中文編輯就顯得“畫蛇添足”,給初學(xué)者帶來(lái)一定的困惑。所以,對(duì)于這一情況,可以使用“智能剪貼”功能進(jìn)行取消。具體的操作方法是:在【工具】菜單上,單擊【選項(xiàng)】命令,單擊【編輯】選項(xiàng)卡,選中【智能剪切和粘貼】復(fù)選框,單擊【設(shè)置】按鈕,清除【粘貼時(shí)調(diào)整段落間隔】復(fù)選框,如圖2所示。(四)網(wǎng)頁(yè)文字的復(fù)制問(wèn)題。在Word操作中,經(jīng)常需要從網(wǎng)頁(yè)中復(fù)制一些內(nèi)容。但問(wèn)題也隨之而來(lái)了,經(jīng)常出現(xiàn)如下的幾種情況:(1)在進(jìn)行純文字的網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容復(fù)制時(shí),可直接利用Word軟件中的“粘貼”功能。并且,由于Word在粘貼時(shí)具有智能功能,此時(shí)會(huì)出現(xiàn)這樣一個(gè)按鈕,點(diǎn)擊它,會(huì)出現(xiàn)下拉菜單,點(diǎn)擊其中的【匹配目標(biāo)格式】,所復(fù)制的網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容便會(huì)與文檔中的格式相匹配。(2)在進(jìn)行“圖文混排”網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容的復(fù)制時(shí),復(fù)制到Word后,復(fù)制內(nèi)容中的圖文會(huì)以嵌入型的方式出現(xiàn)。所以,需要對(duì)圖文的方式進(jìn)行重新設(shè)置,選擇“四周型”的方式。當(dāng)然,在【行間距】的設(shè)置時(shí)需要特別注意,一旦將其設(shè)置為固定值選項(xiàng),如圖3所示,所復(fù)制的文字就會(huì)被圖所覆蓋。(3)在進(jìn)行“表格文本”的網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容復(fù)制時(shí),我們可采取如下的操作方法:首先,將鼠標(biāo)移至表格的任何位置。其次,發(fā)出這樣的命令:表格—轉(zhuǎn)換—表格轉(zhuǎn)換成文本。最后,在點(diǎn)擊對(duì)話框中的確定即可。4【文件】創(chuàng)建說(shuō)明Word軟件是無(wú)紙化辦公的重要軟件,常用者對(duì)Word軟件的常用功能及問(wèn)題比較熟悉,但在使用中也經(jīng)常遇到這樣或那樣的棘手問(wèn)題,影響工作的有效開(kāi)展。具體而言,常用者在Word軟件操作中,常見(jiàn)的問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:(一)Word文件由于突然斷電而導(dǎo)致丟失。這一問(wèn)題在操作中經(jīng)常出現(xiàn),讓人非常的氣惱。所以,Word文檔丟失的預(yù)防及恢復(fù)可以采取如下的操作方法:(1)Word文件的恢復(fù)。由于某些因素導(dǎo)致電腦關(guān)機(jī),這就容易造成Word文件受損或丟失,對(duì)于這一問(wèn)題的解決,方法有很多。在此,介紹一種簡(jiǎn)單易操作的方法:第一步,打開(kāi)Word文檔,依次在菜單欄單擊【文件】—【另存為】。第二步,在【另存為】窗口單擊【保存類型】,并在其下拉列表中選擇【RTF格式(*.rtf)】,單擊【保存】按鈕。第三步,打開(kāi)轉(zhuǎn)換好的RTF文件,接著同樣再單擊【文件】菜單中的【另存為】。第四步,在【保存類型】列表中選擇【W(wǎng)ord文檔(*.doc)】,單擊【保存】按鈕。(2)為防范Word文件丟失,需要采取相應(yīng)的辦法。其中,“讓文檔自動(dòng)備份”,這一方法比較人性化。具體操作步驟為:第一步,單擊【工具】菜單中的【選項(xiàng)】命令。第二步,選擇【保存】,并選擇【保留備份】復(fù)選框。第三步,點(diǎn)擊【確定】按鈕。經(jīng)過(guò)這樣的設(shè)置,就可以對(duì)Word文件做到自動(dòng)備份,進(jìn)而有效的防止由于某些因素造成的Word文件出現(xiàn)丟失等問(wèn)題。(二)Word文檔加密。很多情況下,需要對(duì)Word文檔進(jìn)行加密處理。但是如何做到文檔加密呢?下面就打開(kāi)密碼、修改密碼、文檔保護(hù),三種保護(hù)方式進(jìn)行具體闡述,以便大家區(qū)分。(1)在對(duì)文件進(jìn)行保存時(shí),可以對(duì)其做出如下的設(shè)置:【打開(kāi)密碼】和【修改密碼】,如圖4所示。也就是說(shuō),一旦進(jìn)行【打開(kāi)密碼】的設(shè)置操作,在對(duì)Word打開(kāi)時(shí),都會(huì)彈出對(duì)話框,要求輸入正確的密碼就可以看到文檔的具體內(nèi)容。(2)修改權(quán)限密碼。很多情況下,Word文檔可以讓人看,但不能被隨意修改。這時(shí)設(shè)置【修改權(quán)限密碼】便可以實(shí)現(xiàn)。也就是說(shuō),沒(méi)有密碼,是無(wú)法對(duì)文檔內(nèi)容進(jìn)行修改的。(3)Word文檔保護(hù)。在對(duì)Word文檔進(jìn)行保護(hù)之后,雖然不需要密碼便可對(duì)文檔進(jìn)行代開(kāi)。但是,不允許對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行修改。具體而言有三種保護(hù)方式:一是不允許對(duì)文檔的文字進(jìn)行添加、刪除,不能更改文檔的格式。二是關(guān)于修訂的,允許修訂,但是原作者有權(quán)選擇是否接受他人的修訂。三是保護(hù)窗體,不允許對(duì)Word文檔的文字內(nèi)容進(jìn)行修改。(三)對(duì)于經(jīng)常使用Word辦公軟件的人而言,對(duì)于Word軟件的【頁(yè)眉頁(yè)腳】功能肯定不陌生。但是,經(jīng)常會(huì)遇到這樣的問(wèn)題:在進(jìn)行Word頁(yè)眉設(shè)置之后,在其下面添加有“一條橫線”。那么,該如何清楚橫線呢?具體可以采取如下的方法進(jìn)行處理,而且操作簡(jiǎn)單、不繁瑣。第一步,進(jìn)入頁(yè)腳編輯模式,并對(duì)頁(yè)眉的文字進(jìn)行“全選”操作。第二步,進(jìn)行如圖5所示的操作,即將樣式切換為正文的模式。經(jīng)過(guò)上述的操作之后,所添加的橫線便會(huì)消失,而且頁(yè)眉的文字也可以進(jìn)行有效地編輯。(四)在使用公式編輯器插入公式之后,發(fā)現(xiàn)行距比之前變大了。如果只是進(jìn)行行距段落的調(diào)整,這個(gè)問(wèn)題還是解決不了。所以,對(duì)于這個(gè)問(wèn)題的解決,可以采用如下處理方法:首先,做出這樣的菜單命令:點(diǎn)擊【文件】選擇其中的【頁(yè)面設(shè)置】選項(xiàng)。其次,彈出如圖6所示的提示框。點(diǎn)擊其中的【無(wú)網(wǎng)絡(luò)】,再單擊【確定】即可。這種處理方法是“全部一次調(diào)整”,避免了局部調(diào)整的麻煩。同時(shí),這種處理方法無(wú)需對(duì)公式本身做出任何的操作,只需要基于上述步