Outlook基本功能操作說明

Outlook基本功能操作目錄一、收發(fā)郵件 11、發(fā)送郵件 12、接受郵件 3a)閱讀郵件 3b)答復發(fā)件人 3c)轉發(fā)郵件 4d)刪除郵件 4二、郵件的分類管理及規(guī)則應用 41、按收發(fā)件人、日期、標志等對郵件進行排序 42、查找郵件 43、創(chuàng)立規(guī)則 44、設置外出時的助理程序 55、其他 6三、設置會議 6四、創(chuàng)立便箋 71、新建便箋 72、查看便箋 73、轉發(fā)便箋 7五、創(chuàng)立日志 71、自動創(chuàng)立日志 72、手動創(chuàng)立日志 8六、任務管理 81、創(chuàng)立任務 82、為他人分派任務 83、處理任務 8七、有關發(fā)送傳真 9八、管理聯絡人 9九、在企業(yè)外收發(fā)郵件 10Outlook基本功能操作闡明序言：Outlook是微軟企業(yè)出品的套裝軟件的組件之一，它對OutlookExpress的功能進行了擴充。Outlook的功能諸多，可以用它來收發(fā)電子郵件、安排日程、管理聯絡人信息、任務管理、日志跟蹤和使用便箋組織信息等功能，可以這樣說Outlook是一種個人信息管理器（PIM）。企業(yè)目前大多數信息傳播將使用Outlook，因此能否很好地處理信息將取決于您對Outlook的使用。下面我們將一一簡介Outlook的幾大重要功能，便于您能迅速掌握（如下以Outlook為例）。收發(fā)郵件1、發(fā)送郵件單擊左上角“新建（N）”按鈕旁邊的向下箭頭鍵，單擊“郵件”選項，會彈出編輯對話框，所圖1所示。圖1在對應欄目中輸入主題及內容。圖2假如是發(fā)送給集團企業(yè)內部人員，點擊一下“收件人”，將彈出選擇姓名對話框，從左邊分別選擇接受人的名字，點根據不一樣狀況，點擊“收件人”或“抄送人”或“秘密抄送”，后點擊“確定”，返回圖2界面，假如還想插入附件，點擊菜單上的“插入”→“文獻”，選擇需要插入的文獻后返回圖2界面，再點擊“發(fā)送（S）”按鈕即完畢郵件的發(fā)送。圖3假如是發(fā)送給集團企業(yè)外部人員，直接在收件人及抄送人中輸入對方的郵件地址，如輸入，然后點擊發(fā)送按鈕即可完畢郵件的發(fā)送了。（秘密抄送：指所有收件人看不到其他秘密收件人的姓名。這常用于發(fā)相似的郵件給不一樣的客戶，經如年終你也許將一張賀卡發(fā)給不一樣的客戶，而又不但愿客戶名單泄露，一般采用這種措施。）2、接受郵件收到的郵件一般保留在Inbox文獻夾里，只需打開Inbox文獻夾就可以看到郵件。有未讀郵件Inbox和未讀郵件文獻夾會以粗體字顯示，并標有未讀郵件的數量。圖4a)閱讀郵件雙擊需要閱讀的郵件，就可以打開郵件，閱讀其內容。點擊對應的郵件會在閱讀窗格中也會顯示郵件內容。b)答復發(fā)件人假如想答復發(fā)件人，如圖中選中某一主題，然后點擊工具欄上的“答復發(fā)件人”，假如想答復所有人，點擊“答復所有人”然后輸入答復內容，再點擊發(fā)送即可。c)轉發(fā)郵件假如想將某一郵件轉發(fā)給其他人，在如圖中選中某一主題，點擊工具欄上的“轉發(fā)”，然后輸入對應內容，再點擊“發(fā)送”即可。d)刪除郵件在如圖中選中某一主題，點擊左上角的“”刪除圖標，即將郵件轉移到DeletedItems文獻夾中。刪除在DeletedItems文獻夾中的郵件將徹底刪除。二、郵件的分類管理及規(guī)則應用大家在郵件使用過程中，也許會將郵件進行分類，例如說將某人發(fā)的郵件或某部門的郵件放在一起，或者對郵件進行標識，或按收發(fā)件人、日期、主題等等進行排序，查找郵件、外出時的自動答復等功能以以便組織和管理郵件。下面將一一簡介其功能。1、按收發(fā)件人、日期、標志等對郵件進行排序如圖所示右擊“排序字段”，在下拉菜單中選擇對應的排序字段，即可對郵件進行排序操作。圖52、查找郵件如圖所示點擊工具欄“查找”按鈕，會彈出“查找工具條”，在“查找”中輸入特性字段和對應的范圍，點擊“立即查找”按鈕即可。圖63、創(chuàng)立規(guī)則為了便于管理我需要將某人發(fā)來的郵件放在一種特定的文獻夾中，便于我來跟蹤和管理，這就需要使用創(chuàng)立規(guī)則。如下以創(chuàng)立管理信息部文獻夾為例，簡介怎樣創(chuàng)立規(guī)則。a)單擊菜單“工具”→“規(guī)則和告知”；b)在規(guī)則和告知對話框中單擊“新建規(guī)則（N）”；圖7c)在規(guī)則向導對話框中選擇“將某人發(fā)來的郵件移至文獻夾”選項，將“發(fā)件人為個人或通訊組列表改為*mtcnitdepartment”，將“將它移動到指定文獻夾中”更改為MIS，單擊完畢。即完畢規(guī)則的創(chuàng)立。圖8此后所有發(fā)件人是IT部門組的郵件將所有移到MIS文獻夾下。4、設置外出時的助理程序假如你即將要出差或休假，請不要忘了設置外出時的助理程序。這樣在外出期間，每收到一封郵件，郵件服務器會自動答復發(fā)件人，告知對方你已外出，臨時無法處理郵件。操作：點擊菜單上的“工具”“外出時的助理程序”，彈出如下對話框。在“如下文字僅自動答復每一發(fā)件人一次”的內容中輸入你要答復的內容，點擊“我目前外出”就可以自動答復了?；仄髽I(yè)上班后，點擊一下“我目前在辦公室”即可。圖95、其他根據企業(yè)MT055文獻規(guī)定，個人郵箱大小為100M（包括Inbox、SentItems、DeletedItems文獻夾）。當郵箱容量超過100M時，會定期收到管理員發(fā)出的郵件告知（也可以在郵箱屬性查看容量），將限制郵件的發(fā)送功能，部分郵件也會轉移到SystemCleanup文獻夾中。圖10三、設置會議大家在平時工作中，也許會告知大家在何時何地開會或培訓等其他事務，但愿到了時間能自動提醒，Outlook已為我們提供了這一功能。操作：單擊左上角“新建（N）”按鈕旁邊的向下箭頭鍵，單擊“約會”選項，會彈出編輯對話框。如圖2所示。輸入對應的主題、地點、時間、提醒時間、重要內容，再點擊“反復周期”，可以設置每隔定期開會的時間，屆時間會自動提醒。圖11假如只要告知并提醒自己：在以上內容填寫好后就可以點擊“保留并關閉”，屆時會自動提醒自己。假如要告知并提醒其他人：在以上內容填好后，再點擊“邀請與會者”，在彈出的收件人中填寫將要告知的人員并確定，然后點擊“發(fā)送”即可，收件人均會收到此郵件，到了開會并會提醒所有收件人。四、創(chuàng)立便箋便箋是一種可以用于迅速以便記錄某些信息的工具。Outlook也提供了這一功能。1、新建便箋如圖2所示單擊左上角“新建（N）”按鈕旁邊的向下箭頭鍵，單擊“便箋”選項，會彈出便箋。就可以進行編輯。2、查看便箋如圖5所示點擊便箋圖標，便可打開便箋。3、轉發(fā)便箋如圖12所示，右擊需要轉發(fā)的便箋便可實現轉發(fā)。

圖12五、創(chuàng)立日志1、自動創(chuàng)立日志點擊菜單工具→選項，點擊日志選項，如圖所示選擇需要記錄的選項便可自動記錄日志。該措施只能自動記錄Office組件的記錄。圖132、手動創(chuàng)立日志點擊日歷，點擊需要創(chuàng)立的時間點，即可創(chuàng)立日志。圖14六、任務管理1、創(chuàng)立任務如圖2所示單擊左上角“新建（N）”按鈕旁邊的向下箭頭鍵，單擊“任務”選項，會彈出任務編輯對話框。輸入對應的主題、開始時間、截止時間、優(yōu)先級、完畢率等，再點擊“反復周期”，可以設置定期任務。2、為他人分派任務在創(chuàng)立任務的基礎上，點擊分派任務，在彈出的收件人一欄中輸入需要完畢任務的人，點擊發(fā)送即可完畢分派任務。3、處理任務當接受或謝絕一項任務后，Outlook會自動刪除Inbox中的任務規(guī)定，對于接受的任務會保留在任務欄中。任務實行者需要自己跟蹤任務進度。圖15七、有關發(fā)送傳真請參閱Faxmaker客戶端的使用闡明八、管理聯絡人在使用Outlook中，可以將你常常聯絡的客戶信息及郵件地址存在Outlook中，以便此后發(fā)郵件時直接調用。操作措施：如圖2所示單擊左上角“新建（N）”按鈕旁邊