QS文件控制程序

QS文獻(xiàn)控制程序1、目的為保證對質(zhì)量環(huán)境管理體系運行起重要作用的有關(guān)場所使用的文獻(xiàn)和資料均為有效版本，防止失效或作廢文獻(xiàn)的使用。2、合用范圍合用于企業(yè)質(zhì)量環(huán)境管理體系運行有關(guān)的所有文獻(xiàn)的控制，包括其有關(guān)的外來文獻(xiàn)的管理。3、職責(zé)3.1行政部負(fù)責(zé)管理類文獻(xiàn)的控制。3.2技術(shù)部負(fù)責(zé)技術(shù)類文獻(xiàn)的控制，包括外類文獻(xiàn)的控制。3.3各有關(guān)部門配合，并負(fù)責(zé)本部門的專用文獻(xiàn)的管理。4、工作程序4.1文獻(xiàn)編號4.1.1文獻(xiàn)編號措施1）LY/XX·X-XXXX/XX：企業(yè)代號－文獻(xiàn)層級－文獻(xiàn)類別－公布年份－流水號；文獻(xiàn)的制定和修改均以此作為編號準(zhǔn)則，不得有反復(fù)的狀況。2）文獻(xiàn)類別：第一階層：質(zhì)量手冊，階層別以QM表達(dá)；第二階層：控制程序文獻(xiàn)，階層別以QP表達(dá)；第三階層：管理性文獻(xiàn)G，技術(shù)性文獻(xiàn)J，工作原則Z，階層別以WI表達(dá)；第四階層：質(zhì)量記錄，階層別以QR表達(dá)外來文獻(xiàn)用原編號，客戶來文、來圖直接使用的，必要時由技術(shù)部在登記時參照技術(shù)類文獻(xiàn)編號措施予以文獻(xiàn)編號。3）各級文獻(xiàn)流水號用01-99。4）版本號：最初的文獻(xiàn)版本號為“A/0”，第一次修改后文獻(xiàn)版本號為“A/1”，換版后文獻(xiàn)版本號為“B/0”，依此類推。4.1.2對發(fā)放的文獻(xiàn)作好分發(fā)號標(biāo)識，便于追溯。4.2文獻(xiàn)編寫4.2.1手冊、程序由貫標(biāo)小組編制，管理者代表審核，總經(jīng)理同意，保證其合用性和充足性。4.2.2其他文獻(xiàn)由各主管部門組織編寫，由部門經(jīng)理審核，管理類文獻(xiàn)由總經(jīng)理同意，交行政部登記發(fā)放。技術(shù)類文獻(xiàn)由技術(shù)部經(jīng)理同意，交技術(shù)部登記發(fā)放。4.3文獻(xiàn)評審：每年管理評審進(jìn)行體系文獻(xiàn)的評審，保證其合用性和充足性，必要時進(jìn)行修訂。4.4文獻(xiàn)的受控文獻(xiàn)分為“受控”和“非受控”，凡與體系運行有關(guān)的文獻(xiàn)均為受控文獻(xiàn)，按規(guī)定執(zhí)行，受控文獻(xiàn)應(yīng)蓋受控章，并注明分發(fā)號。4.5文獻(xiàn)的發(fā)放所有文獻(xiàn)發(fā)放均應(yīng)確定發(fā)放范圍，經(jīng)文獻(xiàn)審批人同意后由對應(yīng)管理部門按確定的發(fā)放范圍發(fā)放，保證各使用場所都能得到合用文獻(xiàn)的有效版本。文獻(xiàn)發(fā)放應(yīng)在《文獻(xiàn)登記、發(fā)放表》上作好登記簽收。4.6文獻(xiàn)的更改換版與作廢4.6.1所有文獻(xiàn)如需更改，應(yīng)由提出部門填寫《文獻(xiàn)制定修改廢止單》，由原部門負(fù)責(zé)對所有在用的有效版本進(jìn)行更改。4.6.2文獻(xiàn)更改后的審批應(yīng)由原審批人進(jìn)行，當(dāng)原審批人因某種原因不在時，可由接替其崗位或經(jīng)授權(quán)的人員審批。但必須向該審批人提供原審批的背景資料。4.6.3所有文獻(xiàn)更改應(yīng)作好更改記錄和更改標(biāo)識，采用發(fā)放更改頁或其他方式更改到有關(guān)部門，并收回作廢頁。文獻(xiàn)經(jīng)多次更改或需進(jìn)行大幅度修改時應(yīng)進(jìn)行換版，原版本文獻(xiàn)作廢，換發(fā)新版本。4.6.4工藝單更改由更改人在原工藝單上劃改，劃改后應(yīng)能看清劃改前的內(nèi)容，更改人在更改處簽名，填寫日期，對更改負(fù)責(zé)。4.6.5作廢的文獻(xiàn)由文獻(xiàn)管理部門收回，經(jīng)同意后統(tǒng)一銷毀。需作資料保留的作廢文獻(xiàn)，由所需部門填寫《文獻(xiàn)制定修改廢止單》，由文獻(xiàn)管理部門受理，并經(jīng)審批后加蓋“作廢”和“保留”印章方可留用。4.7文獻(xiàn)的保管4.7.1文獻(xiàn)管理部門編制并填寫企業(yè)《文獻(xiàn)清單》，防止使用失效或作廢文獻(xiàn)。4.7.2臨時借閱文獻(xiàn)的人員需填寫《文獻(xiàn)借閱記錄》，經(jīng)文獻(xiàn)管理部門同意后方可借閱。原版文獻(xiàn)一律不外借，以防止原版本文獻(xiàn)丟失或損壞。4.7.3文獻(xiàn)應(yīng)保持清晰，不能涂改亂畫。當(dāng)文獻(xiàn)出現(xiàn)嚴(yán)重破損，影響使用時，應(yīng)到文獻(xiàn)管理部門辦理更換手續(xù)，交回破損文獻(xiàn)，補發(fā)新文獻(xiàn)，使用原分發(fā)號，文獻(xiàn)管理部門將破損文獻(xiàn)銷毀。4.7.4文獻(xiàn)丟失應(yīng)及時告知文獻(xiàn)管理部門，重新辦剪發(fā)放手續(xù)，并使用新的分發(fā)號，予以登記。填寫《文獻(xiàn)制定修改廢止單》。同步告知有關(guān)部門丟失文獻(xiàn)的分發(fā)號，防止后來誤用。4.7.5文獻(xiàn)在公布時均由文獻(xiàn)編制人交文獻(xiàn)管理部門存檔。4.8外部文獻(xiàn)的控制4.8.1等同采用的外來文獻(xiàn)（國家、行業(yè)原則、顧客的資料等），應(yīng)由使用部門提出，經(jīng)技術(shù)經(jīng)理同意后可直接采用，技術(shù)部負(fù)責(zé)按規(guī)定進(jìn)行發(fā)放。發(fā)放時加蓋“外來文獻(xiàn)”印章。4.8.2法律法規(guī)等外來文獻(xiàn)按《法律法規(guī)控制程序》執(zhí)行。4.8.3文獻(xiàn)管理部門保留外來文獻(xiàn)原件。借閱時需填寫《文獻(xiàn)借閱記錄》。4.8.4各部門接受到的外來文獻(xiàn)，交部門經(jīng)理，部門經(jīng)理決定報送總經(jīng)理或有關(guān)經(jīng)理，根據(jù)總經(jīng)理或有關(guān)經(jīng)理的批復(fù)，行政部將文獻(xiàn)傳遞有關(guān)部門和人員，發(fā)放執(zhí)行4.5條款。4.9對于不是紙張文獻(xiàn)的控制，也要參照本程序規(guī)定執(zhí)行，電子檔文獻(xiàn)必須有備份。4.10所有文獻(xiàn)和資料的復(fù)印均須由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。4.11外發(fā)文獻(xiàn)的控制4.11.1外發(fā)文獻(xiàn)必須由總經(jīng)理同意后方可外發(fā)（供應(yīng)部發(fā)給供方的文獻(xiàn)除外）。4.11.2提供應(yīng)供方和認(rèn)證機(jī)構(gòu)的受控文獻(xiàn)，提供部門應(yīng)做好發(fā)放登記及更改、作廢的控制。4.11.3提供應(yīng)顧客的文獻(xiàn)，不受控，但需做好發(fā)放登記。4.12記錄是特殊