投資業(yè)務檔案管理辦法

PAGE第4頁共9頁信貸投資業(yè)務檔案管理制度第一章總則第一條為加強投資業(yè)務檔案管理，確保信貸項目資料的完整性，促進信貸投資業(yè)務經營的合法性和信貸項目資產的安全性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法投資管理基本制度》、《中華人民共和國擔保法投資業(yè)務操作流程》、《商業(yè)銀行法》、《貸款通則》等有關法律法規(guī)和信貸管理的相關規(guī)定，特制定本制度。第二條信貸投資業(yè)務檔案是指在辦理信貸投資業(yè)務過程中形成的用以記錄和反映信貸投資業(yè)務全過程及與信貸客戶關系的重要文件、憑據(jù)和圖表、聲像等資料。主要由借款融資人的基本資料、信貸投資業(yè)務中的相關契約和信貸投資管理資料等組成。第三條信貸投資業(yè)務檔案管理是綜合檔案管理體系的一部分，各信貸公司部門應配合綜合檔案部門人員，對信貸投資業(yè)務檔案按照“集中統(tǒng)一”原則進行規(guī)范化管理。信貸部門市場部門負責信貸投資業(yè)務檔案移交前的收集、整理、立卷、歸檔工作，并對移交前檔案資料的真實、完整、有效、保密等負責。綜合檔案部門人員負責信貸投資業(yè)務檔案移交后的整理、保管和日常維護工作，并對移交后的信貸投資業(yè)務檔案的安全管理、提供利用、銷毀整理、保密等負責。第四條各級管理單位要制定有關信貸投資業(yè)務檔案的移交、立卷、歸檔、調閱、提取、保管、銷毀、人員交接等制度，做到科學管理、有效利用，嚴防損毀散失，確保信貸投資業(yè)務檔案的完整和安全。第五條信貸投資業(yè)務檔案涉及國家、小額貸款本公司和企業(yè)客戶的秘密，檔案管理人員、調閱人員和其他相關人員均需嚴格執(zhí)行保密制度。第二章信貸投資業(yè)務檔案的歸檔方法第六條信貸投資業(yè)務檔案按照法人客戶建立，一戶一檔，自然人客戶也可按區(qū)域建檔。第七條投資信貸業(yè)務檔案分為五類：權證類：采用抵押、質押擔保方式的信貸投資業(yè)務，能夠證明對抵押物、質物享有所有權和處置權的要件；要件類：辦理信貸投資業(yè)務過程中產生的能夠證明信貸投資業(yè)務的合法性、合規(guī)性的基本要件；管理類：借款融資人的基本資料；保全類：資產風險管理的相關資料；綜合類：小額貸款本公司內部管理資料等。每個客戶檔案分為三個區(qū)域即：立卷區(qū)、歸檔區(qū)、權證區(qū)。1、立卷區(qū)存放執(zhí)行中業(yè)務的權證類、要件類、管理類、保全類、綜合類檔案。2、歸檔區(qū)存放已經執(zhí)行終了業(yè)務的權證類、要件類、管理類、保全類、綜合類檔案。3、權證區(qū)（立卷區(qū)和歸檔區(qū)的權證類主要是復印件等。專業(yè)擔保機構為保證人的還應包括一定數(shù)額的擔?；鹨汛嫒朐谠O立的專門賬戶、實行專項儲存和專戶管理的證明文件，擔保責任余額表，同意提供該保證擔保的書面文件。自然人作為保證人的還應包括保證人及配偶的有效身份證件、保證人的居住證明、保證人財產及收入狀況證明、保證人及配偶同意提供擔保的書面文件。第十一條保全類檔案包括：貸款項目訴訟全過程相關資料，全部相關貸款項目檔案，以物抵貸抵押資產清單、權屬證明、抵貸抵押協(xié)議、法院裁定書，投資資產的投資協(xié)議書、股權證明等法律文書的其他必要資料。企業(yè)兼并的有關批示文件，包括各類借款合同、擔保合同、借據(jù)等契約，社企三方或四方簽訂的借貸關系轉移協(xié)定，兼并方企業(yè)承接被兼并方企業(yè)積欠貸款本息協(xié)議以及分年還貸計劃。呆壞賬核銷申報材料，包括申請核銷報告及責任認定文件、債權證明材料、債權損失證明材料，上級部門批復文件，破產終結后需要繼續(xù)追償我公司債權的有關文件和材料，呆壞賬核銷后收回投資款的重要憑據(jù)、帳務處理憑據(jù)和相關材料。第十二條綜合類檔案包括：公司內部有關信貸投資業(yè)務的各類報表、授權文件、行業(yè)分析資料、信貸投資分析報告、調查檢查報告、審計稽核報告等。第十三條權證類、要件類必須存放原件，其他各類檔案原則上存放原件，如有特殊情況，無法取得原件的，在不影響權益的前提下，可以存放復印件，信貸員市場人員將復印件與原件核實，在復印件上簽署“經核對與原件一致”字樣，核對日期并簽名確認。第四章信貸投資業(yè)務檔案的日常管理第十四條信貸項目檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔收集：各信貸員市場部人員應根據(jù)每筆業(yè)務的類別收集要件歸檔，檔案中隨每筆業(yè)務發(fā)生和產生的信貸項目資料、審核權證類、管理類、綜合類等齊全和有效，已失效的資料要及時補充，第一筆業(yè)務的要收齊和審核各信貸項目檔案類別的相應資料。整理：業(yè)務實際發(fā)生結束后，應對信貸投資業(yè)務原始資料進行排序，編寫頁碼（附件一），從信貸項目資料的首頁到尾頁逐頁編號（凡有字跡即為一頁）填寫卷內目錄。立卷：資料整理后，根據(jù)目錄和編號存放在本年信貸項目檔案立卷盒中，法人客戶一戶一盒，每盒按檔案類別分為五塊，分門別類，權證類中的抵押、質押等權證類（他項權證等）應填寫收樣憑證（附件二）一式兩份，雙方簽字移交會計部門按規(guī)定保管，另一聯(lián)收樣憑證，存放立卷盒中的權證類袋頁中，自然人以每一戶一檔，不分類別。歸檔：對已還清貸款投資款的隨筆和已失效或已處置完畢的信貸項目資料從本年信貸項目立卷盒中抽出，按結清日期排序，編寫頁碼，填寫卷內目錄，案卷封面，分類裝訂后存放在檔案盒中，編制移交清單，最遲不得超過次年的3月31日前移交給綜合檔案管理員管理。綜合檔案管理人員應根據(jù)移交清單逐一核實，并對卷內資料進行審查，保證其齊全（附件八），對接收的檔案進行排序，放入固定位置，記載檔案歸檔登記簿，載明案卷號、檔案內容、形成時間、頁數(shù)、是否原件、存放位置等要素，對權證類檔案，同時單獨建立權證類檔案并單獨建立權證類檔案登記簿進行登記（附件九）、管理、定期核對。第十五條信貸項目檔案的調閱、外借、保管、銷毀調閱：各級單位都應建立信貸投資業(yè)務檔案調閱登記制度，本級相關人員調閱信貸項目檔案應填寫調閱單，登記調閱人姓名、日期、內容等需經本級信貸主管負責人簽字同意（附件十）。外借：信貸投資業(yè)務檔案的調閱原則上只能現(xiàn)場調閱，不得外借，如遇特殊情況，需報縣聯(lián)社主任批準才能外借風控部門備案，必須填寫檔案外借單，登記外借人姓名、日期、內容、原因和歸還日期等，存放在金庫保險庫的權證類檔案一律不得外借。保管：檔案管理人員要對信貸投資業(yè)務檔案妥善保管，嚴格遵守保密制度，定期檢查信貸項目檔案的保管情況，并作書面記錄。尚有信貸投資關系的信貸項目檔案作永久保管，清理全部信貸投資業(yè)務的檔案從客戶與本社本公司的最后一筆信貸投資業(yè)務結清后次年的1月1日起，保管期五年。綜合類信貸投資業(yè)務檔案為長期保管，保管期限十五年，其中各種報表的年度匯總表為永久保管。信貸投資業(yè)務檔案保管及核銷清冊為永久保管。銷毀：檔案管理部門人員提出銷毀意見，編制信貸項目檔案銷毀清冊（附件十四），到期銷毀的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號，應保管期限，已保管期限、銷毀時間等內容，經檔案保管社的主任分管領導在銷毀清冊簽署意見，報社信貸管理風控部門審核，主管主任總監(jiān)簽字同意。檔案管理部門人員和信貸管理部門市場部人員共同派員監(jiān)銷，監(jiān)銷人應按銷毀清冊上所列內容清點核對，銷毀后，應在銷毀清冊上簽字蓋章，并書面將監(jiān)銷情況報告主管信貸風控部的總監(jiān)主任。第五章責任第十六條對未按規(guī)定履行職責，造成檔案損壞、遺失及擅自銷毀，擅自對外提供、涂改、偽造和透露信貸投資業(yè)務信息的行為，視情節(jié)輕重對責任人給予行政處分，責令賠償損失，構成犯罪的依法追究刑事責任。第六章附則第十七條信貸投資業(yè)務檔案管理所需檔案盒和清單均按規(guī)定格式統(tǒng)一印制。第十八條以錄音、錄像、掃描等方式保存的信貸投資業(yè)務檔案歸集在綜合檔案部門保管。第十九條本制度規(guī)定的信貸投資業(yè)務檔案內容是各信貸投資管理部門至少應包括的基本