高效會(huì)議與簡(jiǎn)報(bào)技巧培訓(xùn)

高效會(huì)議管理與簡(jiǎn)報(bào)技巧－－楊顯華1人資課職訓(xùn)中心個(gè)人簡(jiǎn)歷2003年畢業(yè)于重慶教育學(xué)院計(jì)算機(jī)與現(xiàn)代教育技術(shù)系聲像專(zhuān)業(yè)2003年10月31日入社信泰聯(lián)、精熙集團(tuán)2人資課職訓(xùn)中心會(huì)議效率不高的原因及解決方案當(dāng)今會(huì)議面面觀〔意議、目的、種類(lèi)、頻率、本錢(qián)計(jì)算〕會(huì)議流程簡(jiǎn)報(bào)技巧

目錄信泰聯(lián)、精熙集團(tuán)3人資課職訓(xùn)中心

會(huì)議效率不高

表現(xiàn)在分組討論與發(fā)表?信泰聯(lián)、精熙集團(tuán)4人資課職訓(xùn)中心信泰聯(lián)、精熙集團(tuán)會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道會(huì)議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門(mén)的存在會(huì)議是一種群體溝通的方式

會(huì)議的意義會(huì)議的意義5人資課職訓(xùn)中心

開(kāi)展有效的溝通

傳達(dá)資訊

監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾

達(dá)成協(xié)議、解決問(wèn)題

資源共享

開(kāi)發(fā)創(chuàng)意

激勵(lì)士氣

鞏固主管地位會(huì)議的目的會(huì)議的目的6人資課職訓(xùn)中心信泰聯(lián)、精熙集團(tuán)

按人數(shù)分類(lèi)

按開(kāi)會(huì)方式分類(lèi)

按開(kāi)會(huì)目的分類(lèi)

會(huì)議的種類(lèi)會(huì)議的

種

類(lèi)

●團(tuán)體會(huì)議●一對(duì)一會(huì)議●面對(duì)面會(huì)議●會(huì)議●視頻會(huì)議●講解政策的會(huì)議●表?yè)P(yáng)或批評(píng)的會(huì)議●臨時(shí)處理突發(fā)事件的會(huì)議7人資課職訓(xùn)中心會(huì)議的頻率

固定的部門(mén)會(huì)議

全體會(huì)議

處理突發(fā)事件的會(huì)議

一對(duì)一會(huì)議

會(huì)議的

頻

率

信泰聯(lián)、精熙集團(tuán)8人資課職訓(xùn)中心日本豐田汽車(chē)靠著有效六個(gè)月的會(huì)議革命，省下了六十億日?qǐng)A本錢(qián).未來(lái)三年預(yù)計(jì)還可省下三百億日?qǐng)A所以，有效開(kāi)會(huì)，穩(wěn)賺不賠！精準(zhǔn)計(jì)算會(huì)議本錢(qián)：靠開(kāi)會(huì)也可以賺錢(qián)信泰聯(lián)、精熙集團(tuán)9人資課職訓(xùn)中心思考:會(huì)議本錢(qián)?信泰聯(lián)、精熙集團(tuán)10人資課職訓(xùn)中心會(huì)議本錢(qián)分析信泰聯(lián)、精熙集團(tuán)時(shí)間本錢(qián)直接會(huì)議本錢(qián)3大成本效率損失本錢(qián)?11人資課職訓(xùn)中心會(huì)議本錢(qián)計(jì)算公式會(huì)議本錢(qián)=(2X3)X(G平+S平)XTXN+會(huì)議後勤工作經(jīng)費(fèi)注：G為參加會(huì)議人員各個(gè)人的單位工作小時(shí)工資數(shù)S為參加會(huì)議人員各個(gè)人每單位工作小時(shí)取得的工資外其他收入值,“平〞為平均值,T為參加會(huì)議人員各個(gè)人的實(shí)際到會(huì)時(shí)間(小時(shí))n為參加會(huì)議人員人數(shù)12人資課職訓(xùn)中心會(huì)議效率不高的原因會(huì)議的通病——效率不高

信泰聯(lián)、精熙集團(tuán)13人資課職訓(xùn)中心會(huì)議效率不高的原因時(shí)間.地點(diǎn)會(huì)議的準(zhǔn)備工作參會(huì)者.主持人的技能開(kāi)會(huì)對(duì)象的選擇

主持人信泰聯(lián)、精熙集團(tuán)14人資課職訓(xùn)中心安排的時(shí)間?

準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始、結(jié)束

到會(huì)人員的時(shí)間

聯(lián)絡(luò)時(shí)間準(zhǔn)確

會(huì)議的時(shí)間信泰聯(lián)、精熙集團(tuán)15人資課職訓(xùn)中心會(huì)議地點(diǎn)

會(huì)議舉行地點(diǎn)聯(lián)絡(luò)地點(diǎn)準(zhǔn)確會(huì)議通知范例

地點(diǎn)信泰聯(lián)、精熙集團(tuán)16人資課職訓(xùn)中心

信泰聯(lián)、精熙集團(tuán)會(huì)議名稱(chēng):業(yè)務(wù)會(huì)議目的:

公司本季營(yíng)業(yè)額嚴(yán)重衰退,本次會(huì)議將討論營(yíng)業(yè)額下降原因,並提出改善對(duì)策。時(shí)間:

2002.03.18AM10:00地點(diǎn):

精熙第八會(huì)議室(2F)議程:

1.現(xiàn)況說(shuō)明2.各部門(mén)報(bào)告

3.未來(lái)趨勢(shì)分析

4.振興方案準(zhǔn)備資料:

與會(huì)各單位相關(guān)報(bào)表、資料與會(huì)人員:

客服課長(zhǎng)、MTQC、MT制程、MT技轉(zhuǎn)、設(shè)計(jì)人員主辦單位:

營(yíng)業(yè)部會(huì)議通知范例17人資課職訓(xùn)中心

開(kāi)會(huì)對(duì)象的選擇

主要人員必到越少越好請(qǐng)權(quán)威人士請(qǐng)業(yè)務(wù)能手開(kāi)會(huì)對(duì)象的選擇信泰聯(lián)、精熙集團(tuán)

18人資課職訓(xùn)中心

主持人的技能影響力、說(shuō)服力、好口才

膽大.心細(xì).臉皮厚主持人的技能信泰聯(lián)、精熙集團(tuán)19人資課職訓(xùn)中心參會(huì)者的技能不在會(huì)中羞辱別人積極發(fā)言,意見(jiàn)不同是好事互相推脫責(zé)任參會(huì)者的技能信泰聯(lián)、精熙集團(tuán)?上海凱悅金貿(mào)大廈使用的電梯A.奧的斯B.三菱20人資課職訓(xùn)中心

會(huì)議的準(zhǔn)備工作明確會(huì)議的原因目的和結(jié)果信泰聯(lián)、精熙集團(tuán)21人資課職訓(xùn)中心高效會(huì)議的八大特征信泰聯(lián)、精熙集團(tuán)只有必要時(shí)才召集好好籌劃過(guò)擬定和分發(fā)了議程表遵守時(shí)間一切按部就班請(qǐng)了最有經(jīng)驗(yàn)和才能的人作出評(píng)論和歸納記錄所有決定22人資課職訓(xùn)中心

信泰聯(lián)、精熙集團(tuán)有效——藉蓍團(tuán)隊(duì)的集思廣益,解決個(gè)人無(wú)法完成或突破的問(wèn)題,有效達(dá)到會(huì)議目標(biāo)。和諧——營(yíng)造和諧的氣氛,使成員對(duì)團(tuán)隊(duì)有平安感、信任感、認(rèn)同感,展露個(gè)人才能。參與——參與的人用心關(guān)注,才能讓會(huì)議得到健全發(fā)展。效率——當(dāng)一個(gè)會(huì)議成功的要素具備后,能在預(yù)定的時(shí)間內(nèi)完成開(kāi)會(huì),這就是效率。學(xué)習(xí)——在參與開(kāi)會(huì)的同時(shí)有更多學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)成功的會(huì)議23人資課職訓(xùn)中心會(huì)務(wù)的工作內(nèi)容？會(huì)議流程信泰聯(lián)、精熙集團(tuán)24人資課職訓(xùn)中心無(wú)須開(kāi)會(huì)的“五個(gè)如果〞必須開(kāi)會(huì)的“五個(gè)如果〞明確1H5W發(fā)會(huì)議通知選擇和布置會(huì)場(chǎng)做開(kāi)場(chǎng)白會(huì)務(wù)的工作內(nèi)容按排議題開(kāi)始傳接掌握議事進(jìn)度達(dá)成決議辦理手續(xù)確定步驟.擬定名單結(jié)束會(huì)議信泰聯(lián)、精熙集團(tuán)25人資課職訓(xùn)中心無(wú)需開(kāi)會(huì)的五個(gè)如果沒(méi)有特別的事情需要討論會(huì)議本錢(qián)太大按慣例每周聚會(huì)你是唯一做決策的人還有比開(kāi)會(huì)更好的方法無(wú)須開(kāi)會(huì)的“五個(gè)如果〞信泰聯(lián)、精熙集團(tuán)26人資課職訓(xùn)中心必須把信息同時(shí)傳達(dá)給多人有些事情需當(dāng)眾表?yè)P(yáng)或當(dāng)眾批評(píng)聽(tīng)取部門(mén)匯報(bào)工作給小組委派任務(wù)

必須開(kāi)會(huì)的“五個(gè)如果〞信泰聯(lián)、精熙集團(tuán)27人資課職訓(xùn)中心明確1H5WＷhy會(huì)議的目的What討論的話(huà)題Who參加者確認(rèn)與否where地點(diǎn)及設(shè)備How規(guī)章制度開(kāi)會(huì)前的準(zhǔn)備工作信泰聯(lián)、精熙集團(tuán)When日期及開(kāi)始、結(jié)束時(shí)間28人資課職訓(xùn)中心１．安排議題．

收集議題的３點(diǎn)渠道：

Ａ．單位領(lǐng)導(dǎo)指定有關(guān)部門(mén)匯報(bào)的問(wèn)題．Ｂ．下級(jí)單位請(qǐng)求討論的問(wèn)題Ｃ．上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)指示，需各部門(mén)貫徹執(zhí)行的問(wèn)題開(kāi)會(huì)前的準(zhǔn)備工作

信泰聯(lián)、精熙集團(tuán)29人資課職訓(xùn)中心開(kāi)會(huì)前的準(zhǔn)備工作確定步驟步驟主要包括：會(huì)議的議程．程序．日程．?dāng)M定與會(huì)人員名單參加者．主持人．記錄人信泰聯(lián)、精熙集團(tuán)籌劃案的內(nèi)容Team小組會(huì)場(chǎng)勘察起草協(xié)議會(huì)務(wù)分工制定會(huì)議費(fèi)預(yù)算30人資課職訓(xùn)中心議程設(shè)計(jì)由重要到不重要——會(huì)議開(kāi)始時(shí)即討論重要議題,以免延誤時(shí)影響到後面重要議題。由不尖銳到尖銳——將尖銳議題挪后,讓與會(huì)人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題,使氣氛不尷尬。由容易到困難——讓大家漸漸融入會(huì)議進(jìn)行的節(jié)奏,不要開(kāi)始就接觸未熟悉的會(huì)議造成挫折感。31人資課職訓(xùn)中心組織落實(shí)，成立TEAM組32人資課職訓(xùn)中心會(huì)務(wù)組的分工33人資課職訓(xùn)中心誰(shuí)能勝任會(huì)議記錄者８、誰(shuí)能勝任會(huì)議記錄者反響快寫(xiě)字快知識(shí)面廣記憶力強(qiáng)傾聽(tīng)能力強(qiáng)總結(jié)力強(qiáng)４．辦理會(huì)議報(bào)批手續(xù)

信泰聯(lián)、精熙集團(tuán)34人資課職訓(xùn)中心５．發(fā)會(huì)議通知發(fā)會(huì)議通知可用書(shū)面或、電報(bào)三種形式通知的內(nèi)容包括會(huì)議名稱(chēng)，會(huì)議目的和主要內(nèi)容、會(huì)期、地點(diǎn)、與會(huì)人員攜帶的材料和個(gè)人支付的費(fèi)用，主辦單位、聯(lián)系人姓名和等。重要的邀請(qǐng)對(duì)象應(yīng)既可表示對(duì)受邀請(qǐng)者的尊重６．準(zhǔn)備會(huì)議文件和材料７．會(huì)場(chǎng)勘察主持人的準(zhǔn)備工作

信泰聯(lián)、精熙集團(tuán)35人資課職訓(xùn)中心主持人的準(zhǔn)備工作

信泰聯(lián)、精熙集團(tuán)選擇和布置會(huì)場(chǎng)◆如果與會(huì)人員超過(guò)10個(gè)，會(huì)場(chǎng)最好布置成“Ｕ〞字型◆如果是全體會(huì)議，可以布置成階梯教室的形式◆5到7人的會(huì)議，最好安排成圓桌型，也就是半島型。36人資課職訓(xùn)中心１．熱情接待會(huì)議成員．２．搞好簽到工作開(kāi)會(huì)期間的工作信泰聯(lián)、精熙集團(tuán)37人資課職訓(xùn)中心３．如何做開(kāi)場(chǎng)白４．傳接開(kāi)會(huì)期間的工作信泰聯(lián)、精熙集團(tuán)?用3-5分鐘：內(nèi)容：開(kāi)會(huì)背景、目的，時(shí)間安排議事方式，紀(jì)律規(guī)則等38人資課職訓(xùn)中心開(kāi)場(chǎng)舉例說(shuō)明近來(lái)公司的營(yíng)運(yùn)狀況因?yàn)槭艿浇?jīng)濟(jì)不景氣的影響,使得本季的營(yíng)收目標(biāo)達(dá)成率只有70%。

因此今天召開(kāi)會(huì)議主要討論兩大問(wèn)題,第一就是如何刺激原市場(chǎng)的買(mǎi)氣,第二討論新市場(chǎng)的擴(kuò)展計(jì)劃。首先將由業(yè)務(wù)部周厚坤課長(zhǎng)為我們說(shuō)明目前市場(chǎng)狀況,再由各位一起討論,然後各區(qū)市場(chǎng)督導(dǎo)會(huì)一一提出配合方案,最後由行銷(xiāo)部門(mén)整合后提出執(zhí)行方案。

本次會(huì)議的進(jìn)行時(shí)間預(yù)估為1.5小時(shí)。希望今天經(jīng)由在場(chǎng)各位的相互討論及創(chuàng)意激蕩,能夠產(chǎn)生一套完整有效的業(yè)績(jī)提升計(jì)劃,大家加油!39人資課職訓(xùn)中心如何讓大家願(yuàn)意發(fā)言塑造歡樂(lè)、和諧的氣氛。建立包容、平安的討論環(huán)境。保持客觀,對(duì)事不對(duì)人。不以言立人,不以言廢人。帶動(dòng)與會(huì)人員的熱烈參與,有拋磚引玉的效果。主動(dòng)出擊,適時(shí)發(fā)問(wèn),塑造發(fā)言機(jī)會(huì),且予以正向的肯定與鼓勵(lì)。有效傾聽(tīng)與良好溝通。40人資課職訓(xùn)中心如何掌握議事進(jìn)度

1.語(yǔ)言方式2.非語(yǔ)言方式

開(kāi)會(huì)期間的工作信泰聯(lián)、精熙集團(tuán)41人資課職訓(xùn)中心如何處理會(huì)議中的沖突◆暴力型。暴力型屬于特別決斷的那一類(lèi)，面對(duì)沖突的時(shí)候，處理人往往以個(gè)人意志為主，馬上獨(dú)立做出決定。暴力類(lèi)型的人一味的滿(mǎn)足自己的要求，類(lèi)似暴君。但是在一些特別緊急的情況下，暴力型的處理者也是必不可少?！暨w就型。遷就型一味地放棄自己的要求，一味地滿(mǎn)足對(duì)方的要求，遷就型又稱(chēng)為適應(yīng)型。◆回避型?；乇苄图炔粵Q斷，又不合作，而是回避矛盾?！魠f(xié)作型。協(xié)作型是最理想的類(lèi)型，可以做到既滿(mǎn)足自己的需求，又滿(mǎn)足對(duì)方的需求。發(fā)生了沖突，促使大家合作，共同解決沖突?！敉讌f(xié)型。妥協(xié)型處于坐標(biāo)的中間，屬于“和事佬〞開(kāi)會(huì)期間的工作信泰聯(lián)、精熙集團(tuán)42人資課職訓(xùn)中心獨(dú)占發(fā)言——防止冗長(zhǎng)的發(fā)言,占用大家交流意見(jiàn)的時(shí)間?；鸨俗印苋菁{他人的發(fā)言,不可情緒化與他人發(fā)生衝突。優(yōu)柔寡斷——要思路清晰,對(duì)決議事項(xiàng)要果斷、明確。參加衝突——應(yīng)站在中立的立場(chǎng)來(lái)化解衝突。操控議程——應(yīng)依照流程引導(dǎo)會(huì)議的進(jìn)行,不可一人操控整個(gè)會(huì)議的議程。主持人的注意事項(xiàng)

信泰聯(lián)、精熙集團(tuán)43人資課職訓(xùn)中心達(dá)成決議信泰聯(lián)、精熙集團(tuán)權(quán)威決策無(wú)異議決策少數(shù)服從多數(shù)共識(shí)決策

4種決策

44人資課職訓(xùn)中心2．少數(shù)服從多數(shù)決策優(yōu)點(diǎn)：它以民主原那么為根底允許多數(shù)人對(duì)問(wèn)題發(fā)表自己的意見(jiàn),相對(duì)迅速和高效做出。缺點(diǎn)：在小集團(tuán)內(nèi)，投票一向促成人們分派。達(dá)成決議信泰聯(lián)、精熙集團(tuán)1．權(quán)威決策優(yōu)點(diǎn)：決策迅速高效；在急需行動(dòng)的情況下最實(shí)用；缺點(diǎn)：支持和執(zhí)行建議也不易；權(quán)威決策的質(zhì)量會(huì)由于考慮面不寬而受到影響。45人資課職訓(xùn)中心3．共識(shí)決策優(yōu)點(diǎn)：每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員有時(shí)機(jī)發(fā)表意見(jiàn)。復(fù)雜的決議會(huì)經(jīng)過(guò)深思熟慮，從而產(chǎn)生高質(zhì)量決議。缺點(diǎn)：達(dá)成一致需要相對(duì)長(zhǎng)的時(shí)間，而且需要大量的溝通、耐心的聆聽(tīng)并理解他人觀點(diǎn).達(dá)成決議信泰聯(lián)、精熙集團(tuán)4．無(wú)異議決策當(dāng)提案非常重要，要求所有成員達(dá)成完全一致時(shí)，團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)作出無(wú)異議決策。注意：無(wú)論團(tuán)隊(duì)具備什么樣的經(jīng)驗(yàn)，無(wú)異議決策都很難達(dá)成。只有當(dāng)一項(xiàng)決策的結(jié)果對(duì)每個(gè)成員都至關(guān)重要時(shí)才有可能作出無(wú)異議決策。優(yōu)點(diǎn)：確保團(tuán)隊(duì)每個(gè)人都認(rèn)為所達(dá)成的決議是最正確的，并公開(kāi)支持它；意見(jiàn)不和和沖突最低。缺點(diǎn)：因?yàn)闆](méi)有哪兩個(gè)人的思想完全合拍，達(dá)成無(wú)異議決策也許會(huì)花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間。無(wú)異議決策常常難以做出。46人資課職訓(xùn)中心達(dá)成決議信泰聯(lián)、精熙集團(tuán)權(quán)威決策共識(shí)決策無(wú)異議決策少數(shù)服從多數(shù)廠房失火新的政策加薪1000選舉領(lǐng)導(dǎo)47人資課職訓(xùn)中心如何總結(jié)宣達(dá)決議激勵(lì)動(dòng)機(jī)評(píng)估目標(biāo)達(dá)成過(guò)程回顧懸念事項(xiàng)48人資課職訓(xùn)中心

預(yù)留5－7分鐘做總結(jié)

確定工作安排是否妥當(dāng)

準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議如何圓滿(mǎn)結(jié)束會(huì)議信泰聯(lián)、精熙集團(tuán)49人資課職訓(xùn)中心總結(jié)

信泰聯(lián)、精熙集團(tuán)決議追蹤什麼事?什麼時(shí)候完成?什麼人負(fù)責(zé)?什麼時(shí)候報(bào)告?如何報(bào)告?50人資課職訓(xùn)中心謝謝大家信泰聯(lián)、精熙集團(tuán)51人資課職訓(xùn)中心簡(jiǎn)報(bào)技巧52人資課職訓(xùn)中心

簡(jiǎn)報(bào)技巧定義：〔推銷(xiāo)．說(shuō)服