高效會(huì)議的操作技巧

高效會(huì)議的操作技巧目錄第一局部會(huì)議前的準(zhǔn)備第二局部會(huì)議進(jìn)行的流程第三局部會(huì)議后的記錄及跟進(jìn)第四局部團(tuán)隊(duì)解決問(wèn)題的技巧1討論1：

為何有效的會(huì)議技巧對(duì)職業(yè)人士至關(guān)重要？隨著事業(yè)的開(kāi)展，你認(rèn)為你的工作中花在會(huì)議上的時(shí)間比例將會(huì)增加還是減少，原因是什么？討論2：你平均每周開(kāi)多少個(gè)會(huì)議？平均每個(gè)會(huì)議的時(shí)間是多少？會(huì)議的時(shí)間占了你整體工作時(shí)間的比例為多少呢？你參加的會(huì)議是否每一個(gè)都是有效的？會(huì)議怎么樣才算有效？2會(huì)議通常什么地方會(huì)出錯(cuò)會(huì)議前：通知未能及時(shí)發(fā)出，無(wú)流程、無(wú)準(zhǔn)備會(huì)議目標(biāo)及目的不明確召集不好，后勤不好來(lái)錯(cuò)人會(huì)議中“三走〞：開(kāi)小會(huì)沒(méi)有階段性總結(jié)會(huì)議時(shí)間過(guò)長(zhǎng)沒(méi)有會(huì)議記錄會(huì)議后：走題、走人、走神3會(huì)議通常什么地方會(huì)出錯(cuò)會(huì)議后：沒(méi)有跟蹤行動(dòng)要點(diǎn)根本無(wú)行動(dòng)方案沒(méi)有執(zhí)行已達(dá)成的共識(shí)4請(qǐng)?jiān)u價(jià)一下大家以往主持或參加過(guò)的會(huì)議。80分以上：恭喜你，你參加了一個(gè)高質(zhì)量的會(huì)議60分以上：會(huì)議效果不錯(cuò)50分以上：會(huì)議效果尚可50分一下：會(huì)議質(zhì)量不盡如人意，需要作出努力5何為有效的會(huì)議會(huì)議前：明確會(huì)議目的制定并發(fā)放會(huì)議議程確定并檢查會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)以及設(shè)備邀請(qǐng)適當(dāng)與會(huì)者，給予與會(huì)者足夠的時(shí)間評(píng)價(jià)及建議會(huì)議議程6何為有效的會(huì)議會(huì)議中：與會(huì)者清楚會(huì)議目標(biāo)有效的會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)與會(huì)者充分溝通、表達(dá)意見(jiàn)會(huì)議有建設(shè)性、氣氛良好有效總結(jié)與會(huì)者的意見(jiàn)、決定、提出的問(wèn)題及行動(dòng)要點(diǎn)有效記錄會(huì)議有效控制時(shí)間確定如何跟進(jìn)、追蹤行動(dòng)要點(diǎn)決定下次會(huì)議日期7何為有效的會(huì)議會(huì)議后：與會(huì)者執(zhí)行并追蹤行動(dòng)要點(diǎn)8會(huì)議流程圖計(jì)劃開(kāi)始執(zhí)行結(jié)束跟進(jìn)9會(huì)議方案1.1明確會(huì)議的目標(biāo)與收獲1.2清晰會(huì)議的與會(huì)者1.3選擇用以下方法到達(dá)會(huì)議目的－頭腦風(fēng)暴－報(bào)告－分析信息何數(shù)據(jù)－表決、決策1.4設(shè)計(jì)會(huì)議議程，對(duì)每一項(xiàng)議題設(shè)置起始時(shí)間1.5把會(huì)議議程提前發(fā)給與會(huì)者1.6安排會(huì)議室和設(shè)備10會(huì)議議程定義：議程是會(huì)議的方案和流程目的：提高會(huì)議效率、使會(huì)議的收益有所改善內(nèi)容包括：目的預(yù)計(jì)時(shí)間議題會(huì)議角色方法收益會(huì)議開(kāi)始前回憶議程并調(diào)整議程11會(huì)議議程會(huì)議議程樣本練習(xí)一12目錄第一局部會(huì)議前的準(zhǔn)備第二局部會(huì)議進(jìn)行的流程第三局部會(huì)議后的記錄及跟進(jìn)第四局部團(tuán)隊(duì)解決問(wèn)題的技巧13會(huì)議開(kāi)始2.1熱身2.2回憶議程－會(huì)議目的－預(yù)期結(jié)果－討論議題－采用方法－時(shí)間安排2.3制定、回憶會(huì)議的根本規(guī)那么2.4明確與會(huì)者的角色：－主持人/協(xié)調(diào)員－書(shū)寫(xiě)員－計(jì)時(shí)員－記錄員14熱身定義：在會(huì)議剛開(kāi)始時(shí)將與會(huì)者很快的分成小組，大家分享主意、問(wèn)題或信息。例如：本次會(huì)議我想到的一些問(wèn)題和疑慮……為此次會(huì)議我事先準(zhǔn)備了……我對(duì)此次會(huì)議的期望……15會(huì)議根本規(guī)那么定義：統(tǒng)一與會(huì)人員的行為規(guī)那么，使會(huì)議進(jìn)展得更為有效。但并不用來(lái)扼殺創(chuàng)造力和自然力。例如：會(huì)議中不接任何不隨便打斷別人的發(fā)言和意見(jiàn)發(fā)言時(shí)機(jī)均等保密性要求……16會(huì)議的角色會(huì)議角色職責(zé)主持人/協(xié)調(diào)員會(huì)議的主持、溝通與指引書(shū)寫(xiě)員把會(huì)議中的討論建議寫(xiě)到紙板上以引導(dǎo)討論記錄員將會(huì)議中達(dá)成的共識(shí)予以記錄計(jì)時(shí)員控制會(huì)議時(shí)間17會(huì)議執(zhí)行3.1每次討論議程中的一個(gè)議題3.2制定一個(gè)恰當(dāng)?shù)臅?huì)議進(jìn)展速度3.3用適宜的方法展開(kāi)討論3.4保證討論不偏題3.5管理與會(huì)者的參與度3.7階段性總結(jié)及結(jié)束討論3.6檢測(cè)決策18不受歡送的會(huì)議請(qǐng)列出你參加過(guò)的會(huì)議中令你煩惱的5件事情。會(huì)議特征離題準(zhǔn)備缺乏值得疑心的效率注意力分散與會(huì)者發(fā)言羅嗦會(huì)議持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)缺乏參與令人煩惱程度83％77％74％68％62％60％51％一組數(shù)據(jù)：19處理困難的會(huì)議如何激發(fā)討論如何處理困境如何協(xié)調(diào)沖突詳細(xì)信息請(qǐng)參見(jiàn)教材20會(huì)議結(jié)束4.1對(duì)作出的決策進(jìn)行總結(jié)4.2在行動(dòng)方案上達(dá)成一致－需要作些什么事？－由誰(shuí)來(lái)做？－什么時(shí)候完成？4.3起草下次會(huì)議的議程4.4評(píng)估會(huì)議的有效性：－哪些方面做得好－哪些方面可以改進(jìn)4.5感謝每個(gè)人的奉獻(xiàn)與參與21如何評(píng)價(jià)會(huì)議1、會(huì)議目標(biāo)清晰2、選擇適合的設(shè)備和房間布置3、采用適當(dāng)?shù)念I(lǐng)導(dǎo)方式4、保證與會(huì)小組在會(huì)議議程、時(shí)間、目標(biāo)和根本規(guī)那么上達(dá)成一致5、不允許小組匆忙得出結(jié)論，推出作出判斷并尋找替代方案22如何評(píng)價(jià)會(huì)議6、在把各種觀點(diǎn)和看法統(tǒng)一前，先通過(guò)頭腦風(fēng)暴展開(kāi)討論；7、當(dāng)信息較分散、決策缺乏支持時(shí)，應(yīng)尋求與會(huì)小組的一致意見(jiàn)；8、當(dāng)看法和行為不一致、提不出意見(jiàn)或會(huì)議看來(lái)沒(méi)有什么成效時(shí)，就要檢查與會(huì)人員之間的相互作用；9、堅(jiān)持作出行動(dòng)的承諾，而這些行為在應(yīng)做什么、如何跟進(jìn)、誰(shuí)負(fù)責(zé)任等方面都是很具體的；10、評(píng)價(jià)每次會(huì)議，以尋求日后會(huì)議的改進(jìn)步驟。23目錄第一局部會(huì)議前的準(zhǔn)備第二局部會(huì)議進(jìn)行的流程第三局部會(huì)議后的記錄及跟進(jìn)第四局部團(tuán)隊(duì)解決問(wèn)題的技巧24會(huì)議跟進(jìn)5.1迅速派發(fā)會(huì)議記錄5.2把會(huì)議議程、會(huì)議記錄和其他重要文件歸檔5.3執(zhí)行會(huì)議中達(dá)成的共識(shí)5.4安排時(shí)間做下次會(huì)議的會(huì)前方案25會(huì)議記錄示例標(biāo)準(zhǔn)格式包含內(nèi)容〔ActionPoints〕262728目錄第一局部會(huì)議前的準(zhǔn)備第二局部會(huì)議進(jìn)行的流程第三局部會(huì)議后的記錄及跟進(jìn)第四局部團(tuán)隊(duì)解決問(wèn)題的技巧29問(wèn)題哪里來(lái)目標(biāo)沒(méi)有達(dá)成問(wèn)題就出現(xiàn)了。問(wèn)題事情的現(xiàn)狀事情應(yīng)該出現(xiàn)的狀況解決問(wèn)題消除屏障30問(wèn)題陳述/確定屏障信息事實(shí)、觀點(diǎn)、見(jiàn)解、預(yù)感、傳聞屏障的一邊：“問(wèn)題〞事情目前的狀況屏障的另一邊：“解決〞事情應(yīng)該出現(xiàn)的狀況S病癥O目標(biāo)C原因C條件SCOC31方案行動(dòng)結(jié)果問(wèn)題問(wèn)題解決方案的核心問(wèn)題是目標(biāo).決策的核心因素同樣也是目標(biāo).想要解決某個(gè)問(wèn)題的時(shí)候，通常這樣開(kāi)始：我們的目的是什么？32Important(重要)NotImportant(不重要)Urgent(緊急)NotUrgent(不緊急)Crisis危機(jī)Urgentproblems急迫的問(wèn)題Increasevolume增進(jìn)產(chǎn)量Planwithdeadlines有時(shí)間限期的方案Suddenvisitors不速之客Sometelephonecall某些Somelettersandreports某些信件與報(bào)告Necessarybutnotimportantmeetings必要而不重要的會(huì)議Routines煩瑣的工作Somephonecalls某些Someletters某些信件Timewasters浪費(fèi)時(shí)間之事Interestingactivities有趣的活動(dòng)HobbyMagazines看消閑雜志Preventive預(yù)防Improveproductivity改進(jìn)產(chǎn)能Buildrelationship建立人際關(guān)系Developopportunity開(kāi)掘新時(shí)機(jī)Planning,rest規(guī)劃、休閑Family與家人一起Sports運(yùn)動(dòng)ABCD對(duì)問(wèn)題進(jìn)行劃分33區(qū)分事實(shí)信息與評(píng)價(jià)看法數(shù)據(jù)觀察數(shù)據(jù)過(guò)程數(shù)據(jù)結(jié)果數(shù)據(jù)客觀性科學(xué)性34頭腦風(fēng)暴法定義：是一種快速的收集各方面建議的方法目的：鼓勵(lì)創(chuàng)造力使每個(gè)人都投入聚集能量和激昂的氣氛把所有的建議與具體的人員分開(kāi)35頭腦風(fēng)暴法使用建議：聆聽(tīng)、不需爭(zhēng)執(zhí)從“思考〞開(kāi)始把所有的事宜都記下來(lái)不進(jìn)行評(píng)價(jià)在建議的根底上提出越多的想法越好把所有的想法都能及時(shí)展示出來(lái)可以按順序每個(gè)人每一輪提出一點(diǎn)36皮帶的用途37擴(kuò)散性思維與收斂性思維第一階段軟擴(kuò)散第二階段硬集中求新做事Whatif？Whynot？Whatassociationscanwefind？Whatrulescanwebreak？Whatassumptionsareatwork？Whatisthislike？Whatanalogycouldweuse？Whatmetaphorsuggestsitself？Supposetheproblemwereasolution？Willitwork？Canwedoit？Hasitbeentriedbefore？Doesitfitin？Havewegottheresources？Isthetimingright？Whocanhelp？Howmuchwillitcost？Supposeitfails？38開(kāi)發(fā)一個(gè)模型對(duì)模型的要求：簡(jiǎn)單，最多只有五、六個(gè)步驟用明白實(shí)用的語(yǔ)言來(lái)表達(dá)一旦你建立了模型，你必須堅(jiān)持使用它直到它成為你思維中天然的一局部39期望安裝同時(shí)進(jìn)行導(dǎo)致軟件測(cè)試和分配安裝需要很長(zhǎng)時(shí)間安裝指引重要級(jí)低安裝指引沒(méi)有準(zhǔn)備安裝指引作用缺乏精細(xì)部份沒(méi)有在停產(chǎn)時(shí)安排人員安裝相同的員工做測(cè)試和安裝工作沒(méi)有被認(rèn)知或得到肯定相同的員工做測(cè)試和安裝工作沒(méi)有被認(rèn)知或得到肯定安裝指引重要極低僅工程負(fù)責(zé)人檢查更新安排表理解有困難簡(jiǎn)潔的安排表難于理解安裝指引重要級(jí)低沒(méi)有及時(shí)跟進(jìn)安裝跟進(jìn)有困難由加班人員完成在精細(xì)部份結(jié)構(gòu)復(fù)雜國(guó)內(nèi)范圍協(xié)調(diào)安排有困難辦事處職權(quán)有限更新變化輸出模式維修與補(bǔ)充在停時(shí)優(yōu)先安排舊軟件能正常運(yùn)行不理解收益安裝非重要領(lǐng)域延誤安裝軟件的原因—結(jié)果圖魚(yú)骨圖40問(wèn)題樹(shù)增加銷(xiāo)售改善銷(xiāo)售策略改善營(yíng)銷(xiāo)策略降低單位本錢(qián)銷(xiāo)售隊(duì)伍組織銷(xiāo)售隊(duì)伍組織技術(shù)根底促銷(xiāo)策略產(chǎn)品質(zhì)量包裝消費(fèi)者廣告策略原材料的獲得生產(chǎn)程序分銷(xiāo)系統(tǒng)41MINDMAPPING練習(xí)請(qǐng)各小組挑選一個(gè)目前遇到的問(wèn)題并用魚(yú)骨圖或問(wèn)題樹(shù)進(jìn)行分析。43“施樂(lè)〞問(wèn)題解決六步曲找出和挑選問(wèn)題分析問(wèn)題制定解決方案挑選和方案解決方案實(shí)施方案評(píng)價(jià)方案我們要解決什么問(wèn)題？是什么阻礙了我們達(dá)到所期望的狀態(tài)？我們?cè)鯓痈淖?？哪個(gè)方案最好？我們有沒(méi)有根據(jù)方案去做我們完成得怎么樣？44六頂思考帽子白色思考帽子：白色顯得中立而客觀。白色思考帽代表客觀的事實(shí)與數(shù)字。我們有什么信息？我們需要得到什么信息？紅色思考帽：紅色暗示著憤怒、狂暴與情感。紅色思考帽代表情緒上的感覺(jué)、直覺(jué)和預(yù)感?，F(xiàn)在你感覺(jué)這個(gè)怎么樣？但你不必可以去證明你的感覺(jué)。黃色思考帽子：黃色是耀眼的、正面的。黃色思考帽代表樂(lè)觀，包含著希望與正面思想。為什么這個(gè)值得做？利益是什么？為什么可以做這件事情？它為什么會(huì)起作用？45黑色思考帽子：黑色是陰沉、負(fù)面的。黑色思考帽