文件和記錄控制程序

上海xxx有限公司文件編號RL-QP-04-01版本B版文件和記錄控制程序修改0次頁碼1/7上海xxx有限公司文件編號：RL-QP-04-012012年月日發(fā)布2012年月日實施受控狀態(tài)：受控文件文件和記錄控制程序（版本：B版，修改：0次）編制：日期：審核：日期：批準(zhǔn)：日期：目的對與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件和記錄以及顧客規(guī)定的記錄進(jìn)行控制，確保公司相關(guān)場所使用的文件和記錄為有效版本,以提供對質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行和產(chǎn)品符合要求的證據(jù)。適用范圍適用于與管理體系有關(guān)的文件和記錄控制,證明產(chǎn)品符合要求和質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行及顧客規(guī)定的記錄的控制。定義文件：信息及其承載媒體，媒體可以是紙張、計算機(jī)磁盤、光盤或其他電子媒體，照片或標(biāo)準(zhǔn)樣品，或它們的組合。包括質(zhì)量手冊、程序文件、工作手冊、外來文件、質(zhì)量記錄等。記錄：闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件。外來文件：包括國家/國際標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、客戶圖紙/規(guī)格等。受控：用于指導(dǎo)作業(yè)或系統(tǒng)運(yùn)作，受版次更新控制，需蓋受控章并控制分發(fā)對象。非受控：僅供參考性質(zhì)，不受版次更新控制。職責(zé)4.1總經(jīng)理：負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布質(zhì)量手冊。4.2管理者代表：負(fù)責(zé)對質(zhì)量手冊的審核，負(fù)責(zé)批準(zhǔn)程序文件，負(fù)責(zé)對本公司各部門的文件和記錄的管理進(jìn)行監(jiān)督。4.3管理技術(shù)部：負(fù)責(zé)文件和記錄控制的歸口管理，負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門人員進(jìn)行質(zhì)量手冊、程序文件、部門工作文件的編制，并負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊、程序文件、工作文件的發(fā)放和控制，負(fù)責(zé)組織對管理體系文件的有效性進(jìn)行評審。4.4各職能部門：負(fù)責(zé)編制和修訂職責(zé)范圍內(nèi)的程序文件、工作文件、記錄表單，負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門的文件、記錄。各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核本部門編制的文件和記錄。4.5各部門分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)工作手冊文件的批準(zhǔn)。4.6行政部負(fù)責(zé)記錄表格的印制。程序5.1文件的分類及備案保存5.1.1第一層次文件：質(zhì)量手冊(含文件化的方針和目標(biāo)、指標(biāo))由管理技術(shù)部備案存檔。5.1.2第二層次文件：程序文件由管理技術(shù)部備案存檔。5.1.3第三層次文件：a)有關(guān)管理性作業(yè)文件：如管理制度、工作手冊、經(jīng)營計劃等由各相關(guān)部門自行備案存檔；b)技術(shù)文件：如產(chǎn)品圖樣、規(guī)格規(guī)范、企業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗標(biāo)準(zhǔn)等由項目運(yùn)作部備案存檔；5.1.4第四層次文件：a)記錄表單由各使用部門編制和保存并隨引用文件報管理技術(shù)部進(jìn)行文件控制和備案分發(fā)；b)針對特定產(chǎn)品、項目或合同編制的計劃由項目運(yùn)作部備案存檔；5.1.5外來文件：顧客提供的圖樣/工程規(guī)范/技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及其更改文件由項目運(yùn)作部備案存檔；相關(guān)的國際/國家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)的法律法規(guī)由管理技術(shù)部備案存檔。5.2文件的編碼質(zhì)量手冊RL-QM-XX01……99修改版次，以兩位數(shù)字編號識別質(zhì)量手冊代號 公司代碼程序文件RL-QP-XX-XX 文件序列號01……99質(zhì)量體系要求章節(jié)代碼（04、05、06、07、08） 程序文件代號公司代碼三級文件RL-WI-XX-XX 文件序列號（部門文件的流水號01……99）部門簡稱（如財務(wù)部CW、人事部HR、……） 三級文件代號公司代碼質(zhì)量記錄RL-XX-XX-XX－R××表單序列號01……99 表示記錄表單質(zhì)量手冊或程序文件或三級文件的編號外來文件WL-XXXX-XX外來WL+年月+序列號如：WL-2012-02表示2012年第2號外來文件5.3文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放文件發(fā)布前應(yīng)得到批準(zhǔn)，以確保文件是充分和適宜的：a)質(zhì)量手冊由管理技術(shù)部負(fù)責(zé)組織編寫，由管理者代表審核，報總經(jīng)理批準(zhǔn)；b)程序文件由各相關(guān)部門編寫，由部門領(lǐng)導(dǎo)審核，報管理者代表批準(zhǔn)；c)第三層次文件由各相關(guān)部門組織編寫，本部門領(lǐng)導(dǎo)審批；d)應(yīng)確保文件的各使用場所都得到相關(guān)文件的有效版本，文件發(fā)放前應(yīng)確定發(fā)放范圍，由文件編寫部門(質(zhì)量手冊和程序文件由管理技術(shù)部，下同)填寫《文件收發(fā)記錄》，經(jīng)文件批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后發(fā)放，文件發(fā)放時領(lǐng)用人應(yīng)在《文件收發(fā)記錄》上簽字。5.4文件的受控狀態(tài)文件分為“受控”和“非受控”兩類。在公司內(nèi)部使用的與管理體系有關(guān)的文件為受控文件，發(fā)放前由發(fā)放部門在該文件封面或相應(yīng)位置蓋“受控”紅色印章，并注明分發(fā)號；文件同時采用版次號作為文件狀態(tài)標(biāo)記。經(jīng)批準(zhǔn)對外提供的無需管控版本狀態(tài)的文件為非受控文件，不需蓋受控印章，不注明分發(fā)號。5.5文件的更改、換頁、換版a)文件需要更改時，由申請人向文件編寫部門提出，由文件編寫部門填寫《文件更改申請單》；b)《文件更改申請單》應(yīng)按原文件審批程序進(jìn)行審批，如果指定其他部門審批時，該部門應(yīng)獲得審批所需的有關(guān)背景資料c)更改申請單經(jīng)批準(zhǔn)后，由文件編寫部門實施更改，更改采用劃改的方式，更改后要在更改處注明更改標(biāo)記(a、b、c…)，并在文件更改記錄處作好記錄；d)文件經(jīng)2~3次更改或無法實施劃改時，需進(jìn)行換頁；e)文件經(jīng)1~2次換頁或更改內(nèi)容變化較大時，需換版；f)文件版號采用A、B、C…表示，更改次數(shù)采用0、1、2…表示。例如：A/0表示A版未進(jìn)行修改。5.6文件丟失、損壞的處理a)文件發(fā)生丟失后，應(yīng)及時報告文件發(fā)放部門，經(jīng)文件發(fā)放部門負(fù)責(zé)人審批后補(bǔ)發(fā)，并在《文件收發(fā)記錄》上注明；b)文件損壞影響使用時，應(yīng)將損壞文件交回文件發(fā)放部門及時更換。5.7文件的保存、作廢與銷毀5.7.1a)與管理體系相關(guān)的文件都必須分類存放在干燥、通風(fēng)、安全的地方；b)對受控文件，各部門領(lǐng)用后由資料員及時在《受控文件清單》上登記；c)任何人不得在受控文件上隨意涂改，不準(zhǔn)私自復(fù)印、外借，應(yīng)確保文件清晰、易于識別和檢索。5.7.2a)所有失效或作廢文件應(yīng)由文件發(fā)放部門及時從所有發(fā)放或使用場所撤出，并加蓋紅色“作廢”印章，以防止作廢文件的非預(yù)期使用；b)為某種原因需保留的任何已作廢的文件，都應(yīng)由保留部門進(jìn)行登記并同時加蓋紅色“作廢”和“保留”印章；c)對要銷毀的作廢文件，由文件主管部門填寫《文件銷毀申請單》，經(jīng)批準(zhǔn)后銷毀。5.8外來文件的控制相關(guān)的國際/國家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)收集、確定其適用性及有效版本，根據(jù)受控狀態(tài)加蓋“受控”或“非受控”印章后編號列入〈文件清單〉中，同時根據(jù)簽收意見進(jìn)行發(fā)放、培訓(xùn)等處理。外來文件不得隨意更改，更改必須有提供單位的書面通知。5.9每年年初由管理技術(shù)部組織對現(xiàn)有質(zhì)量手冊及程序文件的有效性進(jìn)行評審，各部門結(jié)合平時使用情況進(jìn)行適時評審。必要時予以更改，執(zhí)行本程序5.5條規(guī)定5.10對承載媒體不是紙張的文件的控制，也應(yīng)參照上述規(guī)定執(zhí)行。受控電子文檔的發(fā)放需加密，不能轉(zhuǎn)發(fā)、修改、拷貝、打印等。5.11記錄編制及印制5.15.15.11.3記錄空白表格由行政部統(tǒng)一印制，印制前必須經(jīng)管理技術(shù)部審核并簽字。5.12記錄填寫5.12.1記錄的填寫要及時、真實、內(nèi)容完整、字跡清晰，不允許使用鉛筆；如因某種原因不能填寫的項目，應(yīng)能說明理由，并將該項用單斜杠劃去；各相關(guān)欄目負(fù)責(zé)人簽名必須齊全和完整。5.12.2記錄填寫內(nèi)容原則上不允許更改，若發(fā)生筆誤，允許劃改。對涉及重要數(shù)據(jù)和性質(zhì)變化的更改，更改人應(yīng)簽字或蓋章，并注明更改日期。5.13記錄的貯存、保護(hù)5.13.1各部門必須及時(按月或隨時)收集已填寫的記錄，并分類依編號順序整理好，存放于通風(fēng)、干燥的地方，所有的記錄應(yīng)保持清潔、字跡清晰。各部門按規(guī)定的期限保存記錄。5.13.2管理技術(shù)部負(fù)責(zé)編制《記錄清單》，將本公司所有與管理體系運(yùn)行有關(guān)的記錄匯總，包括記錄名稱、編碼、保存部門、保存期限等內(nèi)容，記錄的保存期限至少應(yīng)滿足法規(guī)和顧客的要求，清單經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后發(fā)放給相關(guān)部門5.13.3記錄的保存期：法規(guī)和顧客有要求的按相應(yīng)法規(guī)和顧客要求執(zhí)行。其它：有關(guān)員工的教育培訓(xùn)、經(jīng)歷、資格、體檢等記錄永久保存，直至員工離職；供方檔案保存期為配套關(guān)系終止加一個日歷年（長期）；檢驗記錄等質(zhì)量記錄保存期2年。體系運(yùn)行記錄保存3年（過程審核，內(nèi)審、外審等）5.14記錄的檢索、借閱5.14.1各部門保管的記錄應(yīng)進(jìn)行編目，以便于檢索；5.14.2需借閱或復(fù)制記錄需由記錄管理人登記備案。5.15記錄的銷毀處理記錄如超過保存期或其他特殊情況需要銷毀時，由部門保管人員填寫銷毀申請，交部門負(fù)責(zé)者審核，報管理者代表批準(zhǔn)后，由管理技術(shù)部派人監(jiān)督部門保管人執(zhí)行銷毀。流程圖《文件控制流程圖》編寫、審批發(fā)放負(fù)責(zé)部門/人員輸入主要流程輸出/輸入部門編寫、審批發(fā)放文件分類備案保存文件分類備案保存相關(guān)部門文件編碼文件編碼管理部門相關(guān)部門受控狀態(tài)印章受控狀態(tài)印章發(fā)放部門《文件收發(fā)記錄》 管理部門《文件收發(fā)記錄》相關(guān)部門更改？N更改？Y《文件更改申請單》填寫《文件更改申請單》《文件更改申請單》填寫《文件更改申請單》編寫部門相關(guān)部門 更改（換頁/換版）更改（換頁/換版）編寫部門丟失？丟失？《文件領(lǐng)用申請單》《文件領(lǐng)用申請單》使用者N發(fā)放部門《文件收發(fā)記錄》Y《文件收發(fā)記錄》補(bǔ)發(fā)補(bǔ)發(fā)發(fā)放部門發(fā)放部門《部門受控文件清單》《部門受控文件清單》保存各部門各部門保存《文件銷毀申請單》作廢與銷毀發(fā)放部門《文件銷毀申請單》作廢與銷毀文件主管部門總經(jīng)理相關(guān)部門外來文件的控制外來文件的控制《有效文件清單》有效性評審管理部門 管理部門 《有效文件清單》有效性評審《記錄控制流程圖》質(zhì)量記錄控制負(fù)責(zé)部門/人員輸入主要流程輸出/輸入部門質(zhì)量記錄控制管理部門格式設(shè)計樣本管代表/格式設(shè)計樣本使用部門印制行政部印制標(biāo)識《文件控制程序》管理部門標(biāo)識《文件控制程序》填寫各部門填寫貯存、保護(hù)管理部門貯存、保護(hù)《質(zhì)量記錄清單》《質(zhì)量記錄清單》編制《質(zhì)量記錄清單》管理部相關(guān)部門編制《質(zhì)量記錄清單》 發(fā)放管代發(fā)放管理 相關(guān)部門檢查使用管理情況管理部檢查使用管理情況編目檢索編目檢索《質(zhì)量記錄借閱、復(fù)制申請表》管理部《質(zhì)量記錄借閱、復(fù)制申請表》資料管理借閱、復(fù)制關(guān)部門負(fù)責(zé)人借閱、復(fù)制登記備案登記備案記錄管理超過保存周期N超過保存周期Y銷毀處理銷毀處理填寫《質(zhì)量記錄銷毀申請單》《質(zhì)量記錄銷毀申請單》填寫《質(zhì)量記錄銷毀申請單》《質(zhì)量記錄銷毀申請單》資料管理人員管代執(zhí)行銷毀管理部、部門保管人員執(zhí)行銷毀相關(guān)文件無相關(guān)表單序號表單編號名稱1《文件需求申請單》2《文件更改申請單》3《文件清單》4《文件收發(fā)記錄》5《文件更改登記