關于圖書館非正式出版物收藏的幾點思考

關于圖書館非正式出版物收藏的幾點思考

1納入“非正式出版”范疇目前，中國對“非正式出版物”的定義和范圍尚不完全統(tǒng)一。通常,經(jīng)過新聞出版監(jiān)管單位審查批準后由出版單位公開或內部印刷出版的各類讀物稱之為“正式出版物”,非出版單位印制的內部使用的小冊子或教材(須由出版管理部門發(fā)準印證)等稱之為“非正式出版物”或“內部資料”。新聞出版總署《內部資料性出版物治理辦法》第2條第2款對內部資料的界定是“在本系統(tǒng)、本行業(yè)、本單位內部,用于指導、交流信息的非賣性成冊、折頁或散頁印刷品”。從目前實際出版現(xiàn)狀中出版者的角度來看,出版物可以分為由專業(yè)出版單位出版的出版物、政府出版物、機關團體出版物和個人出版物,如果按照通常區(qū)分正式出版物與非正式出版物的方法,政府出版物、機關團體出版物和個人出版物都可以納入“非正式出版物”的范疇。國外圖書情報界將這類介于黑色文獻”(保密文獻)和白色文獻”(正式出版文獻)之間的文獻統(tǒng)稱為“灰色文獻”(GreyLiterature),從其名稱就可看出這是一個邊界模糊的過渡性稱謂。對于灰色文獻目前比較認可的定義是“不經(jīng)營利性出版者控制,而由各級政府、學術單位、工商業(yè)界所產制的各類印刷與電子形式的數(shù)據(jù)”。非正式出版物與灰色文獻在內涵上有很多重合之處,但又略有不同。從出版者的角度來看,灰色文獻主要來源于各類組織或機構,而非正式出版物除來源于組織和機構外,還有相當一部分來源于民間個人。這可能與中國特殊的出版體制有關,一方面是正式出版成本較高(審查報批、書號總量控制等),另一方面是非正式出版隨著印刷技術的發(fā)展變得相對容易,所以很多民間個人都更愿意選擇以費用低廉的非正式出版的形式來出版自己的作品。不過,灰色文獻與非正式出版物都具有下列相同的特征:雖然公開發(fā)行,但卻沒有通過普通出版物的流通渠道傳播,大部分屬于非賣品;發(fā)行數(shù)量較少;有限定的使用者,傳播渠道受到限制;出版、發(fā)行消息獲取極為困難;本身的書目數(shù)據(jù)通常不完整;多為非賣品,文獻上一般不標定價格?；谏鲜龇治?為了名稱一致便于表述,同時方便做國內外情況的比較,本文不再一一區(qū)分灰色文獻和非正式出版物的名稱差異,文中統(tǒng)一稱之為“非正式出版物”。國家圖書館在實際工作過程中,通常對非正式出版物的判定是指那些未公開出版或發(fā)行的、一般不具有CN或ISSN標志的連續(xù)出版物和不具有ISBN標志的印本資料,諸如學位論文、會議文集、研究報告、社會調查報告、地方文史資料、民間詩文集、內部刊物和內部交流資料等。2國內外收集非正式出版物的概況2.1非正式出版的收集國外,特別是美英等發(fā)達國家都把非正式出版物作為一種重要的情報源,非常重視其收藏和利用,一般都有較系統(tǒng)的機構或網(wǎng)站對非正式出版物進行收集。(1)歐洲非正式出版系統(tǒng)歐洲目前在非正式出版物的收集與開發(fā)利用方面,以歐洲非正式出版物利用協(xié)會推動的合作計劃“歐洲非正式出版物情報系統(tǒng)(SystemforInformationonGreyLiteratureinEurope,簡稱SIGLE)”最為重要。該系統(tǒng)始建于1980年,1985年開始由歐洲非正式出版物開發(fā)協(xié)會管理,2007年由“法國信息研究所—法國國家科研中心”接手后被整合成為一個開放存取數(shù)據(jù)庫OpenSIGLE。其成員共有18個,均是一些重要的情報中心或文獻提供中心,分別負責鑒別、收集該國家或地區(qū)的非正式出版物、建立聯(lián)合書目、向用戶提供非正式出版物的信息查詢并遞送非正式出版物的復印件?！皻W洲非正式出版物系統(tǒng)”是歐洲科學與技術、經(jīng)濟、人文與社會科學非正式出版物的書目數(shù)據(jù)庫,涉及的文獻類型主要有研究報告、會議錄、數(shù)據(jù)檔案和翻譯資料等,其中研究報告所占比重最大。截至2005年2月,數(shù)據(jù)庫記錄已有855,260條,其中研究報告占63%。(2)大英圖書館的服務英國非正式出版物的出版發(fā)行單位很多,諸如:協(xié)會、圖書館、教堂、博物館、郡縣委員會、教育機構、私人出版者、聯(lián)盟、研究機構、政府部門、學會、研究所、商業(yè)、工會、研究院、實驗室、大學、信托公司等。英國政府也扮演出版者角色。英國主要以呈繳方式收集非正式出版物,該國出版發(fā)行單位根據(jù)呈繳規(guī)定,繳送非正式出版物給大英圖書館入藏。該館制定“有選擇性地征集國外重要非正式出版物”的館藏政策,積極建設國外非正式出版物館藏。大英圖書館收藏的非正式出版物內容豐富,包括:報告(縮微形式尤為豐富)、翻譯作品、非營利性會議論文集與政府官方文件等。以1997年為例,非正式出版物占館藏總量的9.74%。大英圖書館為非正式出版物特編印《英國報告、翻譯作品與博碩士論文目錄》(BritishReportsTranslationsandTheses,簡稱BRTT)專供在線與網(wǎng)絡查詢。此外,大英圖書館也編制光盤數(shù)據(jù)庫《全球會議論文數(shù)據(jù)庫》(BostonSPAConferences),收錄該館文獻供應中心搜集的全球會議論文資料。(3)國家科技扶持中心美國根據(jù)非正式出版物的類型對其進行收藏和利用。研究報告由國家技術信息服務中心(NationalTechnicalInformationService,簡稱NTIS)收集與服務,該中心隸屬美國商務部,主要負責收錄美國政府立項研究及開發(fā)的項目報告,同時收錄其它國家政府及研究單位的研究報告,并將處理的數(shù)據(jù)建立書目數(shù)據(jù)庫,其覆蓋了1964年以來200多萬篇政府支持的科技、工程和商業(yè)類報告,近年來平均年增記錄超過60,000條。會議文獻由ISIProceedings負責收集,其匯集了世界上最新出版的會議錄資料,目前收錄了來自于60,000多個會議的350多萬條記錄,每年增加260,000條記錄,其中66%是以圖書形式出版的會議錄,其他的34%來自于期刊。(4)數(shù)據(jù)庫的檢索日本在國家、地方、企業(yè)都有專業(yè)的非正式出版物管理機構。根據(jù)日本的相關制度規(guī)定,凡在該國發(fā)行的資料都需繳送一冊到國立國會圖書館,而日本中央各部、各廳都設有國立國會圖書館的分館,官廳數(shù)據(jù)都可以通過這些分館繳送給國立國會圖書館。學術情報中心通過數(shù)據(jù)庫的檢索的方式提供政府資助的研究成果等信息。日本科學技術振興事業(yè)團(JapanInformationCenter)負責收集官廳等公立機構的出版物、大學紀要、民間企業(yè)的技術報告、學會與協(xié)會的預印本等,并將各種數(shù)據(jù)內的論文制作摘要數(shù)據(jù)庫提供在線檢索服務。各種普及調查學會以推廣官廳資料為目的而設立,收集并提供有關官廳數(shù)據(jù)的咨詢服務。2.2出版內容的信息化,內容比較單一。數(shù)據(jù)庫在會議國內目前尚缺乏整體、系統(tǒng)地收藏和開發(fā)利用非正式出版物的機構。開發(fā)類型也有限,主要是以數(shù)據(jù)庫方式在會議論文、研究報告等類型的非正式出版物方面進行了一定程度的收集和開發(fā)利用工作,內容寬泛不一。開發(fā)來源也很有限,主要限制在國內的高等院校、研究所、協(xié)會、學會和政府等。(1)文獻檢索和論文收藏目前國內收集會議文獻的機構較多,且正式出版與非正式出版的會議文獻均涵蓋,內容以自然科學類為主,通過網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫的方式提供服務,分類舉例如下。公共圖書館中,1995年與上海圖書館合并的上海科技情報所,自1958年起就開始征集入藏各種科技會議文獻,現(xiàn)提供1986年至今約40萬件資料網(wǎng)上篇名檢索服務,每年新增數(shù)據(jù)3萬條。專業(yè)圖書館領域,國家科技圖書文獻中心(NSTL)中文會議論文數(shù)據(jù)庫主要收錄了1985年以來我國國家級學會、協(xié)會、研究會以及各省、部委等組織召開的全國性學術會議論文,數(shù)據(jù)庫的收藏重點為自然科學各專業(yè)領域,每年涉及600余個重要的學術會議,年增加論文4萬余篇。商業(yè)數(shù)據(jù)庫中,中國學術會議論文全文數(shù)據(jù)庫(萬方)收錄了國家一級學會、協(xié)會、研究會組織在國內召開的全國性學術會議論文,數(shù)據(jù)范圍覆蓋理工、農林、醫(yī)學等所有領域,目前共收錄論文近150萬篇;中國重要會議論文全文數(shù)據(jù)庫(清華同方)收錄我國2000年以來國家二級以上學會、協(xié)會、高等院校、科研院所、學術機構等單位的論文集,目前累積會議論文全文文獻超過126萬篇,涵蓋理工、農業(yè)、醫(yī)藥衛(wèi)生、文史哲、政治軍事與法律、教育與社會科學綜合、電子技術與信息科學、經(jīng)濟與管理等領域。(2)政府網(wǎng)站上的研究報告內容較少,且逐漸不放國內雖然在研究報告的收集中取得了一些成績,但目前仍處于起步階段。現(xiàn)有的研究報告主要集中在一些商業(yè)化的網(wǎng)站上,且內容更多是以經(jīng)濟類信息為主;一些政府和科研院所網(wǎng)站上發(fā)布的研究報告,雖然具有很高的權威性和預見性,但數(shù)量較少,且大多不提供全文;此外,一些以數(shù)據(jù)庫形式提供服務的機構,如上海圖書館上?？萍记閳笱芯克?、國研網(wǎng)和中經(jīng)專網(wǎng)等,主要偏重于對國外政府研究報告、科技報告及國內經(jīng)濟類應用型報告。(3)使用過程中使用的非正式出版各省市公共圖書館在收集地方文獻時,將部分地方性的非正式出版物納入地方文獻的范圍予以收藏。例如首都圖書館地方文獻部,系統(tǒng)收藏具有北京地域特征的各類非正式出版物;廣東省立中山圖書館所收藏的地方文獻中,非正式出版物占有較大的比例;《深圳公共圖書館條例》規(guī)定“市各出版單位和個企業(yè)、事業(yè)單位均須向深圳圖書館繳送兩本公開及內部出版物樣書(刊)”。但目前在國家層面還缺乏對這些資料全面、系統(tǒng)地收集與開發(fā)利用。3國外非正式出版收藏的利用國家圖書館對非正式出版物的收藏雖然也有較長的歷史,目前收藏工作也取得了一定的進展,但與國外發(fā)達國家相比,總體仍處于起步階段。下面將從模式特色、理論法源、文獻類型、出版機構、征集方式、書目控制及利用管理七個方面逐一比較(表1),以作為今后的國家圖書館非正式出版物收藏的借鑒。英國非正式出版物收藏與利用采用集中模式,根據(jù)英國呈繳規(guī)定,出版發(fā)行單位有義務呈繳非正式出版物給大英圖書館入藏,并依據(jù)該館“選擇性的征集國外重要非正式出版物”的館藏政策,致力于國外非正式出版物收藏。美國和日本皆采用分散模式,無法像英國成效卓著。美國國會圖書館在非正式出版物征集并未扮演主導角色,但其館藏中收集有大量國會議員的個人文獻和手稿;日本國立國會圖書館依呈繳法征集非正式出版物,但主要負責官廳數(shù)據(jù)。國家圖書館目前僅有學位論文依據(jù)《中華人民共和國學位條例暫行實施辦法》來征集,博碩士論文的收藏已有積極成果,其他種類非正式出版物的征集目前還缺乏相應的法源依據(jù),而且很難全面掌握出版信息,各單位一般也不會主動繳送,致使目前研究報告和會議文獻等非正式出版物均無法完整收集與保存。4關于國家圖書館收集非正式出版物的思考4.1從非公共出版物中收集的一些基本問題(1)任務收集和保存中文非正式出版物中有價值的部分(2)定位建立非正式出版物的綜合性研究資料室(3)主要用戶政府部門與學術研究機構(4)當前主要任務系統(tǒng)收集國內中文非正式出版文獻中成體系、有價值的資料(5)訪談協(xié)議中文非正式出版物求精(注重文獻的價值性、完整性與系統(tǒng)性)(6)資源建設的基本原則選擇模式記錄社會歷史和現(xiàn)狀、人民生活和成就的完整且具有代表性的資料原版或復制版(7)文獻搜集和關聯(lián)機構少收集采訪范圍內的各種載體的文獻,但目前以紙本為主;優(yōu)先側重社科類文獻(因自然科學類文獻時效性強、生命周期短,且國內目前收藏自然科學類資料的專業(yè)機構較多,交叉、重復收集意義不大)(8)主要溝通渠道如下征集、購買、接受捐贈和交換4.2調整報道范圍通過總結過去兩年來非正式出版物文獻采訪工作,并對現(xiàn)有文獻進行梳理和分析,對下一階段的非正式出版物的采訪范圍將做如下調整:會議文獻只全面采選人文、社科類學術會議論文集,民間詩文集全面采選,研究報告和資料匯編在系統(tǒng)性和完整性的基礎上重點采選,具體如表2所示。4.3政府機構同中央層面的制度安排雖然國家圖書館自1916年就開始獲準接受國內出版物的呈繳本,但呈繳的內容主要是正式出版物,非正式出版物中只有學位論文通過1981年實施的《中華人民共和國學位條例暫行實施辦法》納入了呈繳范圍,其他類型眾多的非正式出版物都游離在呈繳制度之外。目前國家圖書館在非正式出版物征集過程中,最大的瓶頸約束就是缺乏非正式出版物呈繳制度的支持。對國家圖書館征集非正式出版物工作本身的意義,社會各界是普遍認可的,《中國青年報》等媒體撰文稱“這是具有文化眼光和歷史眼光的明智舉措”,“如果光收藏公開出版物,不收藏非公開出版物,圖書館的功能就大大地打了折扣”。然而,由于缺乏相應的政策依據(jù),非正式出版物的來源機構,特別是官方機構,在向國家圖書館提交非正式出版物時就有很多顧慮,諸如上級是否同意?會不會涉及泄密問題?合作方是否愿意?會不會產生版權糾紛?會不會發(fā)生政治問題等等。雖然國家圖書館對非正式出版物的征集是以保存文獻為目的,上述這些擔心很多都沒有必要,但是因為非正式出版物呈繳制度的缺位,不但大大增加了國家圖書館與非正式出版物來源機構之間的溝通成本,而且讓征集工作變得很被動且缺乏效力,嚴重制約了非正式出版物資源收藏的完整性和連續(xù)性,官方文獻尤其如此。IFLA出版的《法定呈繳立法準則》中,關于法定繳存所闡述的一個基礎原則是“除非在法律上有特別的例外規(guī)定,否則所有廣義上的出版物,即所有向公眾提供的資料都在繳存范圍之內”。我國的出版物包括由專業(yè)出版單位