科技檔案管理制度

科技檔案管理制度1目的建立、健全科技檔案，完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地管理好科技檔案，充分發(fā)揮科技檔案在生產(chǎn)基建、技術(shù)和科研工作中的作用。2適用范圍本制度適用于本公司。3定義3.1科技檔案：是指我公司從事基本建設(shè)、生產(chǎn)管理、科學(xué)研究等活動中直接形成的應(yīng)當(dāng)歸檔并具有保存價值的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像、錄音帶等不同形式的歷史記錄。3.2科技檔案工作：是生產(chǎn)管理、技術(shù)管理、科研管理、基本建設(shè)項目工程管理的重要組成部分。各部門應(yīng)當(dāng)把科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔納入工作程序和計劃中，列入有關(guān)部門和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。4科技文件材料的形成和歸檔4.1凡是我公司生產(chǎn)、基建、科研等活動中的真實(shí)記錄，并為現(xiàn)實(shí)和歷史考查有利用價值的技術(shù)文件材料（圖紙、圖表、說明書、技術(shù)措施、技術(shù)總結(jié)報告、安裝、調(diào)試、運(yùn)行、檢修記錄、統(tǒng)計報表等）都是科技檔案，形成單位應(yīng)進(jìn)行完整系統(tǒng)地整理，按時向公司綜合室移交存檔，任何部門和個人不得據(jù)為己有。4.2檔案管理人員應(yīng)參加重要設(shè)備（5萬元以上）開箱，每年重大設(shè)備的更改、換型、基建工程項目、技術(shù)項目、科研任務(wù)應(yīng)及時書面通知檔案管理部門，以便及時了解科技文件材料形成情況，并及時歸檔。4.3歸檔辦法：應(yīng)歸檔的科技文材料由材料形成部門按規(guī)定整理好，并填寫清單一式兩份，定期向公司綜合檔案室移交，移交時交接雙方當(dāng)面點(diǎn)清并簽字。4.4歸檔要求4.4.1凡屬歸檔范圍的科技材料由形成單位負(fù)責(zé)組卷，技術(shù)人員應(yīng)負(fù)責(zé)文件材料的形成、積累、立卷、歸檔。4.4.2歸檔的科技材料必須是原件（定稿）。組卷要遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)科技文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系，并要便于檔案利用和保管。一個專業(yè)，一個工程或?qū)ｎ}的文件材料要在一起立卷。如材料較多，可立數(shù)卷。4.4.3案卷內(nèi)科技文件材料要完整齊全，并準(zhǔn)確反映生產(chǎn)、科研、基建和有關(guān)管理活動的真實(shí)內(nèi)容。4.4.4組卷時，文字材料按A4紙幅面組裝成冊，圖紙一律疊成A4紙大小，且圖欄應(yīng)在右下角。案卷必須保持完整準(zhǔn)確、字跡工整、圖樣清晰，禁用字跡不牢固的書寫材料。4.4.5科技文件材料歸檔二份，且其中至少一份是原件。4.4.6凡歸檔的文件材料，必須符合檔案要求，對不符合要求者，綜合檔案室有權(quán)拒絕驗收歸檔。4.5歸檔時間4.5.1本公司有關(guān)生產(chǎn)管理的規(guī)章制度印發(fā)兩周內(nèi)歸檔。4.5.2技術(shù)報告、技術(shù)革新、科研成果、科技論文等兩個月內(nèi)歸檔。4.5.3新機(jī)組投產(chǎn)后，及時整理竣工圖紙，驗交協(xié)議書，技術(shù)文、試運(yùn)技術(shù)資料等，二個月內(nèi)歸檔。4.5.4發(fā)電設(shè)備大修、技術(shù)改造所產(chǎn)生的總結(jié)報告、檢修記錄等，經(jīng)部門審核，分管生產(chǎn)的副總經(jīng)理批準(zhǔn)后，一個月內(nèi)歸檔。4.5.5發(fā)電主設(shè)備試驗和各種監(jiān)督資料于下年三月前歸檔。4.5.6事故報告、事故報表于下年三月前歸檔。4.5.7生產(chǎn)與基建計劃，科研規(guī)劃及總結(jié)，統(tǒng)計報表等資料于下年三月前歸檔。4.5.8各運(yùn)行操作記錄簿、運(yùn)行日志（典型日志）在下年三月前歸檔。4.5.9基本建設(shè)單項工程施工后，應(yīng)及時整理立卷，竣工后兩個月內(nèi)歸檔。5科技檔案的管理5.1檔案保管5.1.1交接檔案必須認(rèn)真驗收，并辦理交接手續(xù)。5.1.2對移交歸檔的科技資料，檔案部門應(yīng)及時整理、分類、編號，并編制必要的查找目錄。5.1.3存放檔案必須有專用柜，排列方法要科學(xué)和便于查找。5.1.4定期進(jìn)行庫藏檔案的清理核對工作，做到帳物相符，發(fā)現(xiàn)破損或載體變形的檔案要及時進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。5.1.5保管檔案必須有專用庫房，庫房內(nèi)應(yīng)具有良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防高溫、防有害生物和防污染等安全措施。5.2檔案部門對收集到的科技文件材料須按照《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則火電企業(yè)檔案分類表》進(jìn)行登記、分類、整理，編制總目錄、分類目錄、檢索卡等檢索工具。5.3密級劃分：公司科技檔案統(tǒng)一定為內(nèi)部事項。5.4保管期限：科技檔案按其現(xiàn)實(shí)和歷史使用價值而分為永久、長期（16-50年）、短期（15年以下）三種。確定檔案保管期限的基本原則是：5.4.1凡是記述和反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌，并在國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)，科學(xué)研究和歷史研究等方面具有長遠(yuǎn)查考利用價值的檔案，定為永久保存。5.4.2凡是反映本單位一般性工作活動，并在較長時間內(nèi)對本單位工作具有查考價值的檔案，定為長期保存。5.4.3凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長保存。（歸檔范圍及保管期限詳見附錄）6科技檔案的鑒定、銷毀成立由主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對已到期或超過保管期限的科技檔案進(jìn)行鑒定，寫出鑒定報告，對確無保存價值的檔案進(jìn)行登記造冊，按有關(guān)規(guī)定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)銷，銷毀檔案要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，銷毀清冊要永久保存。7科技檔案的借閱、利用7.1查、借科技檔案均需辦理登記手續(xù)，外借須按時歸還，公司以外人員查閱檔案須經(jīng)檔案主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)禁涂改、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀。7.2企業(yè)提供、利用公布檔案，不得損害國家、社會和其它組織的利益，不得侵犯他人合法權(quán)益。7.3工作人員調(diào)動、離退休時，必須向檔案室交還所借閱的檔案，調(diào)出本單位必須要有檔案管理部門出具的相關(guān)證明。8檔案信息開發(fā)利用8.1檔案信息開發(fā)是企業(yè)檔案管理的一項重要內(nèi)容。開發(fā)工作主要是指對生產(chǎn)技術(shù)、基建、經(jīng)營管理的檔案開發(fā)，檔案信息開發(fā)利用要重點(diǎn)服務(wù)于改善企業(yè)經(jīng)營管理，提高安全生產(chǎn)水平、降低