會(huì)議室使用管理制度

會(huì)議室使用管理制度總則為了規(guī)范公司的會(huì)議管理，加強(qiáng)會(huì)議室的合理利用并對(duì)其進(jìn)行有效管理、保證會(huì)議室的整潔及各類設(shè)施的完好，提高會(huì)議管理工作效率、會(huì)議質(zhì)量，確保公司各項(xiàng)目會(huì)議的順利召開，特制定本管理辦法。適用范圍第一條會(huì)議室僅限于本公司用于舉行各類會(huì)議、開展各部門培訓(xùn)及重要來賓接待等工作使用。第二條本管理辦法適用于公司各級(jí)、各類會(huì)議的組織和管理。會(huì)議的類型及使用原則公司會(huì)議類型有公司辦公例會(huì)、日常工作會(huì)議、重要來賓接待會(huì)議、專題會(huì)議、培訓(xùn)會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議等。會(huì)議室使用原則：會(huì)議室使用需遵循先登記先使用、先緊急后一般、先全局后部門的原則；臨時(shí)情況使用各部門之間可本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商調(diào)整使用，但不可影響后續(xù)其他預(yù)約情況；會(huì)議組織部門根據(jù)會(huì)議類型、參會(huì)人員級(jí)別和參會(huì)人數(shù)提前到前臺(tái)填寫《會(huì)議室預(yù)約登記表》預(yù)約會(huì)議室；涉及接待重要來賓或?qū)ｎ}會(huì)議等重大會(huì)議時(shí)，應(yīng)填寫《會(huì)議接待需求表》；如遇特殊情況、緊急會(huì)議可先通知行政部負(fù)責(zé)人，根據(jù)實(shí)際情況協(xié)調(diào)會(huì)議室使用，事后補(bǔ)辦有關(guān)登記；部門應(yīng)在所預(yù)約時(shí)間到達(dá)會(huì)議室，并開始使用。若長(zhǎng)時(shí)間未到，則會(huì)議室使用權(quán)由行政部另作安排；如部門臨時(shí)取消申請(qǐng)，再需使用時(shí)，需重新申請(qǐng)。部門及個(gè)人應(yīng)按預(yù)約時(shí)間內(nèi)使用完畢，若后續(xù)時(shí)間無其他安排，可超時(shí)使用。但若緊接的時(shí)間段內(nèi)已安排了其他部門使用，超時(shí)部門必須離開會(huì)議室，終止使用該會(huì)議室。會(huì)議準(zhǔn)備會(huì)議組織部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議類型、與會(huì)人員級(jí)別等內(nèi)容，提前到行政部指定人員進(jìn)行登記預(yù)約，涉及重大會(huì)議時(shí)，應(yīng)填寫《會(huì)議接待需求表》，經(jīng)行政部審批。所有會(huì)議的主持人、召集部門、與會(huì)人員及與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)該做好充分準(zhǔn)備工作，以便會(huì)議高效、有序進(jìn)行。會(huì)議組織方或人員的會(huì)議前需要準(zhǔn)備以下內(nèi)容：明確會(huì)議主題、會(huì)議主持人、會(huì)議時(shí)間、明確參會(huì)人員，準(zhǔn)備會(huì)議議程表、會(huì)議資料及簽到表，并且指定人員進(jìn)行會(huì)議紀(jì)要；涉及接待重要領(lǐng)導(dǎo)或貴賓的會(huì)議，需要提前與行政部確認(rèn)該貴賓或領(lǐng)導(dǎo)的住宿、行程、用餐等安排及相關(guān)費(fèi)用等事項(xiàng)；會(huì)議通知由會(huì)議組織方或人員發(fā)布。行政部會(huì)議前必須根據(jù)會(huì)議類型及會(huì)議組織方需求，需要準(zhǔn)備以下內(nèi)容：應(yīng)于會(huì)議前10分鐘，準(zhǔn)備好茶水、茶歇（水果、點(diǎn)心）、會(huì)場(chǎng)布置（包括會(huì)議電腦、視頻會(huì)議鏈接、音響、投影、條幅標(biāo)語、座位及名牌、照明、筆、信紙、鮮花等）工作；涉及接待重要來賓的行政工作，包括酒店住宿、來賓用車、用餐預(yù)定等。會(huì)中服務(wù)和會(huì)議要求會(huì)場(chǎng)服務(wù)會(huì)場(chǎng)服務(wù)主要由行政部負(fù)責(zé)。引導(dǎo)座位：會(huì)議組織方或人力行政人員應(yīng)于會(huì)前準(zhǔn)備好座位名牌，可引導(dǎo)與會(huì)人員盡快就座，特別要注意主要領(lǐng)導(dǎo)人員和重要貴賓人員的座次位置；茶水服務(wù)：會(huì)議開始后，人力行政人員應(yīng)指定前臺(tái)工作人員，每隔15-20分鐘添加茶水，根據(jù)與會(huì)人員飲水情況，自行調(diào)整添加茶水間隔時(shí)間；維護(hù)會(huì)場(chǎng)秩序：保證會(huì)場(chǎng)內(nèi)外安靜，注意會(huì)場(chǎng)周圍無關(guān)人員大聲喧嘩或闖入會(huì)場(chǎng)內(nèi)，影響會(huì)議正常進(jìn)行；內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息：做好內(nèi)外聯(lián)系及信息傳遞工作，包括會(huì)議進(jìn)行中領(lǐng)導(dǎo)對(duì)外要辦的事項(xiàng)、外來人員電話接聽、重要日