新版董事會議事規(guī)則

XXXX股份有限公司董事會議事規(guī)則二0一五年二月目錄第一章 總則 3第二章證券投資部 3第三章會議及提案 3第四章會議告知 5第五章會議的召集、召開及主持 6第六章議事和表決 7第七章會議統(tǒng)計 9第八章 其它事項(xiàng) 10新XXXX股份有限公司董事會議事規(guī)則第一章 總則1.1條為了進(jìn)一步規(guī)范新XXXX股份有限公司（下列簡稱“公司”）董事會的議事方式和決策程序，促使董事和董事會有效地推行其職責(zé)，提高董事會規(guī)范運(yùn)作和科學(xué)決策水平，根據(jù)《中華人民共和國公司法》（下列簡稱《公司法》）、《中華人民共和國證券法》（下列簡稱《證券法》）以及《新XXXX股份有限公司章程》（下列簡稱“《公司章程》”），特制訂本議事規(guī)則。1.2條本規(guī)則將不時隨著有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)范性文獻(xiàn)和公司章程的修改而進(jìn)行修訂，若本規(guī)則的規(guī)定與有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)范性文獻(xiàn)和《公司章程》的規(guī)定發(fā)生沖突，應(yīng)優(yōu)先合用有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)范性文獻(xiàn)和公司章程的有關(guān)規(guī)定。第二章證券投資部2.1條公司下設(shè)證券投資部，負(fù)責(zé)解決董事會日常事務(wù)。2.2條董事會秘書負(fù)責(zé)保管董事會和證券投資部印章。2.3條董事會秘書能夠指定有關(guān)人員協(xié)助其解決日常事務(wù)。第三章會議及提案3.1條董事會會議分為定時會議和臨時會議。3.2條董事會每年最少召開兩次會議，且在上下兩個六個月度各召開一次定時會議。3.3條定時會議的提案形成程序：（一）在發(fā)出召開董事會定時會議的告知前，證券投資部應(yīng)當(dāng)通過電話、傳真等方式逐個征求各董事的意見；（二）證券投資部應(yīng)將征求各董事的意見形成初步書面文字，并將初步形成的會議提案交董事長；（三）董事長視需要征求經(jīng)理和其它高級管理人員的意見；（四）董事長擬定董事會定時提案。3.4條臨時會議有下列情形之一的，董事會應(yīng)當(dāng)召開臨時會議：（一）代表十分之一以上表決權(quán)的股東建議時；（二）三分之一以上董事聯(lián)名建議時；（三）監(jiān)事會建議時；（四）董事長認(rèn)為必要時；（五）經(jīng)理建議時；（六）《公司章程》規(guī)定的其它情形。3.5條臨時會議的建議程序（一）（二）證券投資部在收到上述書面建議和有關(guān)材料后，應(yīng)當(dāng)于當(dāng)天轉(zhuǎn)交董事長；（三）董事長認(rèn)為提案內(nèi)容不明確、具體或者有關(guān)材料不充足的，能夠規(guī)定建議人修改或者補(bǔ)充；（四）董事長應(yīng)當(dāng)自接到建議后10日內(nèi)，召集并主持董事會會議。3.6條董事會臨時會議的書面建議中應(yīng)當(dāng)載明下列事項(xiàng)：（一）建議人的姓名或者名稱；（二）建議理由或者建議所基于的客觀事由；（三）建議會議召開的時間或者時限、地點(diǎn)和方式；（四）明確和具體的提案；（五）建議人的聯(lián)系方式和建議日期等。提案內(nèi)容應(yīng)當(dāng)屬于《公司章程》規(guī)定的董事會職權(quán)范疇內(nèi)的事項(xiàng)，與提案有關(guān)的材料應(yīng)當(dāng)一并提交。第四章會議告知4.1條召開董事會定時會議和臨時會議,證券投資部應(yīng)當(dāng)分別提前十日和五日將蓋有證券投資部印章的書面會議告知，以本規(guī)則4.2條規(guī)定的方式，提交全體董事、監(jiān)事、經(jīng)理及董事會秘書。4.2條董事會召開定時和臨時董事會會議的告知能夠選擇下列方式之一:（一）專人送出；（二）傳真；（二）郵件方式（涉及傳真、電話）。4.3條非直接送達(dá)的，證券投資部工作人員還應(yīng)當(dāng)通過電話進(jìn)行確認(rèn)并做對應(yīng)統(tǒng)計。4.4條因公司遭遇危機(jī)等特殊或緊急狀況而以電話會議形式召開的董事會臨時會議，在確保每位董事充足體現(xiàn)意見的前提下不必提前發(fā)出會議告知，但召集人應(yīng)當(dāng)在會議上做出闡明。4.5條董事會會議告知最少涉及下列內(nèi)容：（一）會議日期和地點(diǎn)；（二）會議的召開方式；（三）擬審議的事項(xiàng)（會議提案）；（四）會議召集人和主持人、臨時會議的建議人及其書面建議；（五）董事表決所必需的會議材料；（六）董事應(yīng)當(dāng)親自出席或者委托其它董事代為出席會議的規(guī)定；（七）聯(lián)系人和聯(lián)系方式?？陬^會議告知最少涉及上述第（一）、（二）項(xiàng)內(nèi)容，以及狀況緊急需要盡快召開董事會臨時會議的闡明。4.6條董事會定時會議的書面會議告知發(fā)出后，如果需要變更會議的時間、地點(diǎn)等事項(xiàng)或者增加、變更、取消會議提案的，應(yīng)當(dāng)在原定會議召開日之前3日發(fā)出書面變更告知，闡明狀況和新提案的有關(guān)內(nèi)容及有關(guān)材料。局限性3日的，會議日期應(yīng)當(dāng)對應(yīng)順延或者獲得全體與會董事的書面承認(rèn)后按原定日期召開。4.7條董事會臨時會議的會議告知發(fā)出后，如果需要變更會議的時間、地點(diǎn)等事項(xiàng)或者增加、變更、取消會議提案的，應(yīng)當(dāng)事先獲得全體與會董事的承認(rèn)并做好對應(yīng)統(tǒng)計。第五章會議的召集、召開及主持5.1條董事會會議的召集和主持的擬定程序：（一）董事會會議由董事長召集和主持；（二）董事長不能推行職務(wù)或者不推行職務(wù)的，由半數(shù)以上董事共同推舉一名董事推行職務(wù)。5.2條除公司章程另有規(guī)定的外，董事會會議應(yīng)當(dāng)有過半數(shù)的董事出席方可舉辦。5.3條董事會參會人員：（一）全體董事；（二）經(jīng)理和董事會秘書應(yīng)當(dāng)列席董事會會議；（三）監(jiān)事能夠列席董事會會議；（四）會議主持人認(rèn)為有必要的，能夠告知其它有關(guān)人員列席董事會會議。5.4條董事原則上應(yīng)當(dāng)親自出席董事會會議。董事因故不能出席會議的，應(yīng)當(dāng)事先審視會議材料，形成明確的意見，書面委托其它董事代為出席。委托書應(yīng)當(dāng)載明：（一）委托人和受托人的姓名、身份證號碼；（二）委托人不能出席會議的因素；（三）委托人對每項(xiàng)提案的簡要意見；（四）委托人的授權(quán)范疇和對提案表決意見的批示；（五）委托人和受托人的簽字、日期等。受托董事應(yīng)當(dāng)向會議主持人提交書面委托書，在會議簽到簿上闡明受托出席的狀況。5.5條委托和受托出席董事會會議應(yīng)當(dāng)遵照下列原則：（一）在審議關(guān)聯(lián)交易事項(xiàng)時，非關(guān)聯(lián)董事不得委托關(guān)聯(lián)董事代為出席；關(guān)聯(lián)董事也不得接受非關(guān)聯(lián)董事的委托；（二）獨(dú)立董事不得委托非獨(dú)立董事代為出席，非獨(dú)立董事也不得接受獨(dú)立董事的委托；（三）董事不得在未闡明其本人對提案的個人意見和表決意向的狀況下全權(quán)委托其它董事代為出席，有關(guān)董事也不得接受全權(quán)委托和授權(quán)不明確的委托。（四）一名董事不得接受超出兩名董事的委托，董事也不得委托已經(jīng)接受兩名其它董事委托的董事代為出席。5.6條董事會會議以現(xiàn)場召開為原則。必要時，在保障董事充足體現(xiàn)意見的前提下，經(jīng)召集人（主持人）、建議人同意，也能夠通過視頻、電話、傳真或者電子郵件表決等方式召開。董事會會議也能夠采用現(xiàn)場與其它方式同時進(jìn)行的方式召開。非以現(xiàn)場方式召開的，以視頻顯示在場的董事、在電話會議中發(fā)表意見的董事、規(guī)定時限內(nèi)實(shí)際收到傳真或者電子郵件等有效表決票，或者董事事后提交的曾參加會議的書面確認(rèn)函等計算出席會議的董事人數(shù)。第六章議事和表決6.1條會議主持人應(yīng)當(dāng)逐個提請出席董事會會議的董事對各項(xiàng)提案發(fā)表明確的意見。若公司聘任獨(dú)立董事的，對于根據(jù)《公司章程》的規(guī)定需要獨(dú)立董事事前承認(rèn)的提案，會議主持人應(yīng)當(dāng)在討論有關(guān)提案前，指定一名獨(dú)立董事宣讀獨(dú)立董事達(dá)成的書面承認(rèn)意見。6.2條董事就同一提案重復(fù)講話，講話超出提案范疇，以致影響其它董事講話或者妨礙會議正常進(jìn)行的，會議主持人應(yīng)當(dāng)及時制止。6.3條除征得全體與會董事的一致同意外，董事會會議不得就未涉及在會議告知中的提案進(jìn)行表決。6.4條董事應(yīng)當(dāng)認(rèn)真閱讀有關(guān)會議材料，在充足理解狀況的基礎(chǔ)上獨(dú)立、審慎地發(fā)表意見。6.5條董事能夠在會前向會議召集人、總經(jīng)理和其它高級管理人員、各專門委員會、會計師事務(wù)所和律師事務(wù)所等有關(guān)人員和機(jī)構(gòu)理解決策所需要的信息，也能夠在會議進(jìn)行中向主持人建議請上述人員和機(jī)構(gòu)代表與會解釋有關(guān)狀況。6.6條董事會會議表決實(shí)施一人一票，以書面計名投票表決方式進(jìn)行。董事會臨時會議在保障董事充足體現(xiàn)意見的前提下，能夠用傳真、信函方式進(jìn)行并作出決策，由參會董事簽字；還可采用公司章程規(guī)定的其它方式表決。6.7條董事的表決意向分為同意、反對和棄權(quán)。與會董事應(yīng)當(dāng)從上述意向中選擇其一，未做選擇或者同時選擇兩個以上意向的，會議主持人應(yīng)當(dāng)規(guī)定有關(guān)董事重新選擇，拒不選擇的，視為棄權(quán)；半途離開會場不回而未做選擇的，視為棄權(quán)。6.8條董事會應(yīng)當(dāng)選舉一名董事及一名監(jiān)事作為董事投票的監(jiān)票人。與會董事表決完畢后，由選出的會議監(jiān)票人及時收集董事的表決票，并及時進(jìn)行投票統(tǒng)計?，F(xiàn)場召開會議的，會議主持人應(yīng)當(dāng)當(dāng)場宣布統(tǒng)計成果；其它狀況下，會議主持人應(yīng)當(dāng)規(guī)定董事會秘書在規(guī)定的表決時限結(jié)束后下一工作日之前，告知董事表決成果。董事在會議主持人宣布表決成果后或者規(guī)定的表決時限結(jié)束后進(jìn)行表決的，其表決狀況不予統(tǒng)計。6.10條董事會審議通過會議提案并形成有關(guān)決策，必須有超出公司全體董事人數(shù)之半數(shù)的董事對該提案投贊成票。法律、行政法規(guī)和《公司章程》規(guī)定董事會形成決策應(yīng)當(dāng)獲得更多董事同意的，從其規(guī)定。董事會根據(jù)《公司章程》的規(guī)定，在其權(quán)限范疇內(nèi)對擔(dān)保事項(xiàng)作出決策，除公司全體董事過半數(shù)同意外，必須經(jīng)出席會議的三分之二以上董事的同意（設(shè)獨(dú)立董事的，經(jīng)全體獨(dú)立董事三分之二以上同意）。不同決策在內(nèi)容和含義上出現(xiàn)矛盾的，以時間上后形成的決策為準(zhǔn)。6.11條出現(xiàn)下述情形的，董事應(yīng)當(dāng)對有關(guān)提案回避表決：（一）董事本人認(rèn)為應(yīng)當(dāng)回避的情形；（二）我司《公司章程》規(guī)定的因董事與會議提案所涉及的公司有關(guān)聯(lián)關(guān)系而須回避的其它情形。6.12條董事會應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照股東大會和《公司章程》的授權(quán)行事，不得越權(quán)形成決策。6.13條董事會會議需要就公司利潤分派、資本公積金轉(zhuǎn)增股本領(lǐng)項(xiàng)做出決策，但注冊會計師尚未出具正式審計報告的，會議首先應(yīng)當(dāng)根據(jù)注冊會計師提供的審計報告草案對除涉及利潤分派、資本公積金轉(zhuǎn)增股本之外的事項(xiàng)做出決策，待注冊會計師出具正式審計報告后，再就利潤分派、資本公積金轉(zhuǎn)增股本領(lǐng)項(xiàng)做出決策。6.14條提案未獲通過的，在有關(guān)條件和因素未發(fā)生重大變化的狀況下，董事會會議在1個月內(nèi)不應(yīng)當(dāng)再審議內(nèi)容相似的提案。6.15條二分之一以上的與會董事或兩名以上獨(dú)立董事認(rèn)為提案不明確、不具體，或者因會議材料不充足等其它事由造成其無法對有關(guān)事項(xiàng)作出判斷時，會議主持人應(yīng)當(dāng)規(guī)定會議對該議題進(jìn)行暫緩表決。建議暫緩表決的董事應(yīng)當(dāng)對提案再次提交審議應(yīng)滿足的條件提出明確規(guī)定。第七章會議統(tǒng)計7.1條董事會秘書應(yīng)當(dāng)安排證券投資部工作人員對董事會會議做好會議統(tǒng)計，會議統(tǒng)計應(yīng)當(dāng)涉及下列內(nèi)容：（一）會議屆次和召開的時間、地點(diǎn)、方式；（二）會議告知的發(fā)出狀況；（三）會議召集人和主持人；（四）董事親自出席和受托出席的狀況；（五）有關(guān)會議程序和召開狀況的闡明；（六）會議審議的提案、每位董事對有關(guān)事項(xiàng)的講話要點(diǎn)和重要意見、對提案的表決意向；（七）每項(xiàng)提案的表決方式和表決成果（闡明具體的同意、反對、棄權(quán)票數(shù)）；（八）與會董事認(rèn)為應(yīng)當(dāng)記載的其它事項(xiàng)。7.2條除會議統(tǒng)計外，董事會秘書還能夠安排證券投資部工作人員對會議召開狀況作成簡要扼要的會議紀(jì)要，根據(jù)統(tǒng)計的表決成果就會議所形成的決策制作單獨(dú)的決策統(tǒng)計。7.3條與會董事應(yīng)當(dāng)代表其本人和委托其代為出席會議的董事對會議統(tǒng)計和決策統(tǒng)計進(jìn)行簽字確認(rèn)。董事對會議統(tǒng)計或者決策有不同意見的，能夠在簽字時作出有書面闡明。董事不按前款規(guī)定進(jìn)行簽字確認(rèn)，不對其不同意見做出書面闡明的，視為完全同意會議統(tǒng)計和決策統(tǒng)計的內(nèi)容。7.4條董事應(yīng)當(dāng)在董事會決策上簽字并對董事會的決策承當(dāng)責(zé)任。董事會決策違反法律、法規(guī)或者章程，至使公司遭受損失的，參加決策的董事對公司負(fù)賠償責(zé)任。但經(jīng)證明在表決時曾表明異議并記載于會議統(tǒng)計的，該董事能夠免去責(zé)任。7.5條董事長應(yīng)當(dāng)督促有關(guān)人員貫徹董事會決策，檢查決策的實(shí)施狀況，并在后來的董事會會議上通報已經(jīng)形成的決策的執(zhí)行狀況。7.6條董事會會議檔案，涉及會議告知和會議材料、會議簽到簿、董事代為出席的授權(quán)委托書、表決票、經(jīng)與會董事簽字確認(rèn)的會議統(tǒng)計、決策統(tǒng)計等，由董事會秘書負(fù)責(zé)保存。董事會會議檔案的保存期限為十年以上。第八章 其它事項(xiàng)8.1條有下列情形之一的，董事會應(yīng)當(dāng)及時修改本議事規(guī)則。（一）國家有關(guān)法律、法規(guī)或規(guī)范性文獻(xiàn)修改，或制訂并頒布新的法律、法規(guī)或規(guī)范性文獻(xiàn)后，議本領(lǐng)規(guī)則規(guī)定的事項(xiàng)與前述法律、法規(guī)或規(guī)范性文獻(xiàn)的規(guī)定相抵觸；（二）公司章程修改后，本議事規(guī)