高校電子檔案的建設(shè)與管理

高校電子檔案的建設(shè)與管理

隨著信息的進步和業(yè)務(wù)的現(xiàn)代化，電子文件在多個方面都得到了廣泛的關(guān)注，因為它具有存儲大量、占地面積小、傳輸快、調(diào)查方便等優(yōu)點。高等院校作為生產(chǎn)、傳播和貯存知識與信息的重要機構(gòu),大量電子文件的產(chǎn)生,必然帶來一系列電子檔案建設(shè)與管理的問題。因此,我們要更新觀念、提高認識,不斷增強電子檔案建設(shè)與管理的意識和能力。一、電子文件的歸檔立卷是檔案簡介對于紙質(zhì)檔案的保存與紙質(zhì)文件比較,電子文件有以下幾個特點:(1)電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件,它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用;(2)電子文件可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞;(3)電子文件的利用是可共享的,也不再受時間和距離的限制;(4)電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同,它對保存場地的面積要求不高,而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。電子文件按照檔案管理的要求,通過歸檔立卷工作流程的技術(shù)處理后,即形成了電子檔案。傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象,而應(yīng)用計算機后,電子文件取代了以往的文字材料,它是由擬稿者直接寫在磁盤上,并在磁盤上進行修改,一經(jīng)形成后,馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中,由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐,已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則,如文件的立卷歸檔制度等。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點,也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點,文件形成后,由文書部門收集立卷后,交檔案部門管理,一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產(chǎn)生,隨時更改,存貯在計算機磁盤或光盤中。因此,它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔,必須以磁盤或光盤的形式移交,歸檔范圍也不能只是辦理完畢,具有保存價值的文件,還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。由于電子文件信息與載體的可分離性,檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代,因為實體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系,這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要,但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中,文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化,電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多角度的整序,不再需要對它進行像紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要,利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類。由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性,其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化,原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大,要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論,文件應(yīng)根據(jù)其憑證價值和參考價值確定保管期限,而電子文件一方面由于制作方便,將產(chǎn)生比以往更多的文件,另一方面由于用戶的需要,信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補充,因此很難劃定固定的保管期限,況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此,其鑒定、管理方法亦無定論。此外,由于電子文件信息載體的特殊性,其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。二、紙質(zhì)文件立卷時易產(chǎn)生看輕就熟的市場與紙質(zhì)文件相比,電子文件歸檔是一項更為艱苦細致且難度較大的工作,主要原因是大多數(shù)電子文件形成者或囿于傳統(tǒng)觀念,誤認為電子文件不是文件而忽視其歸檔;或怕增加工作量而不愿承擔(dān)此項工作;或由于電子文件對計算機系統(tǒng)的依賴性,使其必須借助計算機編目歸檔,這對不熟悉操作技術(shù)的立卷人來說,不像從事紙質(zhì)文件立卷工作駕輕就熟,容易產(chǎn)生畏難情緒。筆者認為,推動電子文件歸檔工作的著眼點要高,立足點要實,在規(guī)劃電子文件歸檔工作時,應(yīng)從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發(fā),順應(yīng)其規(guī)律,摸清信息產(chǎn)生的源頭,促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序,建立歸檔制度。紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全,而電子文件的載體穩(wěn)定性差,易損壞,因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實踐檢驗,利用磁盤,脫機采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤,會影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失,需制作多份備份盤存檔,這不僅加大了工作量,也增加了存貯磁盤的數(shù)量,簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔,并利用光盤存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條:1.電子文件歸檔專遞隨著各單位計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展,越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務(wù)管理部門挑選,反映了職能活動的概貌,上網(wǎng)前,又按照信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉(zhuǎn)換,在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性,是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文件,應(yīng)由電子文件形成部門編目整理,也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸,可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線,建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后,要對歸檔的電子文件提出格式要求,但不能是唯一性的,應(yīng)認可幾種通用性較強的軟件,如:.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。2.建立電子文件歸檔機制為適應(yīng)辦公自動化工作發(fā)展的需要,人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平,計算機信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”,打破了立卷單位人界限,更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計算機與信息管理部門負責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作,是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門,成為電子文件信息的匯集點,又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負責(zé)將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔,無疑是最佳歸檔途徑之一。高等院?？衫米陨淼木W(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢建立校行政信息管理系統(tǒng),分出教學(xué)、科研、組織人事、后勤、財務(wù)、資產(chǎn)設(shè)備管理等多個子系統(tǒng),如教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊中心、財務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊中心負責(zé)學(xué)生注冊、選課、排課、考勤、成績等數(shù)據(jù)的傳遞;結(jié)算中心負責(zé)學(xué)生交費信息的傳遞;教務(wù)處負責(zé)學(xué)籍、教學(xué)計劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數(shù)據(jù)的傳輸。計算機與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后,進行集中處理,經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新,過期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求,進行鑒定,編目整理,通過網(wǎng)絡(luò)傳輸,移交給檔案部門保存,或直接存入光盤,定期歸檔。無論利用何種途徑歸檔,必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后,傳輸給檔案部門,不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載,以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性負責(zé)。三、電子文件的保存措施由于歸檔電子文件以脫機方式保存,在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體,比磁盤更具有抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性,有利于歸檔電子文件的長期保存,因此,提倡檔案部門配備光盤刻錄儀,將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲到光盤上。但是,刻錄儀一時還難以普及,所以,軟磁盤和光盤的保護仍是當(dāng)前歸檔電子文件載體保護的重點,必須制定保護措施。軟磁盤的保護。(1)統(tǒng)一軟盤的規(guī)格,使用3.5寸高密盤保存;(2)把住軟磁盤質(zhì)量關(guān)。軟磁盤的質(zhì)量直接影響到磁盤信息的保存壽命,高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年,而低質(zhì)量軟磁盤往往不到一年,就讀不出數(shù)據(jù)。目前市場上存在不少質(zhì)量低劣產(chǎn)品,所以在選購軟磁盤時要認真把好質(zhì)量關(guān);(3)規(guī)范保管條件。要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里,環(huán)境空氣相對濕度控制在40%-50%,溫度控制在14-24℃;(4)加強病毒防范。要求各業(yè)務(wù)部門加強計算機的病毒檢測,確保保存電子文件的磁盤不帶病毒,并將磁盤經(jīng)常置于保護狀態(tài);(5)對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名,如果密碼或文件名被遺忘,電子文件就難以打開。所以對這類文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存;(6)在條件允許時,及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤,便于長久保存。光盤的保護。(1)規(guī)范排放和使用。光盤的存放應(yīng)置于盒中直立放置,避免大量堆疊,以防光盤翹曲,在使用過程中應(yīng)避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷;(2)保持良好的溫度、濕度環(huán)境。高溫會使光盤氧化、變形或老化,潮濕會使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在14-24℃,相對濕度40%-65%;(3)注意避光。光盤材料的塑料保護層對紫外光極為敏感,陽光的直射會使光盤過早老化。因此,光盤要十分注意避光。不管磁盤還是光盤,定期復(fù)制是當(dāng)前延長電子文件壽命的有效措施,磁盤每2年,光盤每5年轉(zhuǎn)儲一次,轉(zhuǎn)儲后的載體與原載體同樣編號保存。解決好電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件,從理論上講能夠長期保存,因為它的信息讀出是無接觸式的,不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護層內(nèi),不怕外界磁場的影響,不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是,由于電子文件形成的時間短,缺乏實際貯存的驗證,所以,電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前,對于長久保存的電子文件,需要定期進行復(fù)制,以防止信息損失。檔案管理正向立體化方向迅速發(fā)展,以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的,隨著人們對利用服務(wù)工作的重視,使利用工作和其它基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個平面。