關(guān)于加強(qiáng)電子文件管理的幾點(diǎn)思考

關(guān)于加強(qiáng)電子文件管理的幾點(diǎn)思考

隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用程序的普及，大量電子文件出現(xiàn)了。如何科學(xué)地管理電子文件已成為全球檔案工作者關(guān)注的焦點(diǎn)。目前的現(xiàn)狀是不少單位中的電子文件處于自發(fā)形成和無序管理的狀態(tài),根本談不上有意識(shí)地歸檔保存電子文件,有的甚至已造成電子文件的損壞、失效、散失、泄密,其損失難以彌補(bǔ)。采取務(wù)實(shí)而有效的管理措施,不僅是各單位搶救與日俱增的數(shù)字化記憶、積累寶貴的新型信息資源的迫切需要,而且也有利于推進(jìn)這項(xiàng)理論研究的深入發(fā)展。要想科學(xué)管理電子文件,就必須從檔案管理的基本規(guī)律和計(jì)算機(jī)技術(shù)的特點(diǎn)出發(fā),不斷實(shí)踐,不斷解決管理中存在的實(shí)際問題,逐漸摸索出一套行之有效的科學(xué)管理歸檔電子文件的辦法。實(shí)踐證明,科學(xué)管理電子文件必須做到以下幾點(diǎn):一、集中統(tǒng)一管理按照檔案集中統(tǒng)一管理的原則,歸檔電子文件從一開始就應(yīng)當(dāng)明確由檔案部門統(tǒng)一管理。其理由是,歸檔電子文件管理雖具有很強(qiáng)的技術(shù)性,但更具有一般檔案管理的共性。搞好這項(xiàng)管理首先不是技術(shù)問題,而是方法問題。檔案部門目前缺乏技術(shù)條件,這個(gè)問題確實(shí)需要解決,也是可以解決的。由檔案部門統(tǒng)一管理歸檔電子文件,至少有以下優(yōu)越性:一是有利于從檔案專業(yè)的視角出發(fā),對(duì)本單位各類歸檔電子文件的管理進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃,并將其納入規(guī)范化、專業(yè)化的軌道;二是有利于對(duì)電子文件的檔案價(jià)值進(jìn)行準(zhǔn)確鑒別,統(tǒng)一進(jìn)行檔案電子文件的收集、存儲(chǔ)、保管、保護(hù),確保歸檔電子文件的安全;三是有利于對(duì)歸檔電子文件的科學(xué)管理,建立歸檔電子文件之間以及歸檔電子文件和其它載體檔案之間的自然聯(lián)系,進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范的著錄標(biāo)引,以利于檔案的系統(tǒng)化查找利用。集中統(tǒng)一管理還體現(xiàn)在檔案部門對(duì)歸檔電子文件的控制方式上,這就涉及到電子文件的歸檔方式。電子文件的歸檔一般有兩種方式:物理歸檔和邏輯歸檔。所謂物理歸檔是指將電子文件卸載到脫機(jī)保存的載體上向檔案部門移交或通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將電子文件轉(zhuǎn)儲(chǔ)到受檔案部門控制的存儲(chǔ)器上。所謂邏輯歸檔是指僅將存儲(chǔ)歸檔電子文件的邏輯地址告知檔案部門,使檔案部門能通過網(wǎng)絡(luò)直接查閱該電子文件。盡管邏輯歸檔有利于發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息共享的優(yōu)勢(shì),但在管理的初級(jí)階段應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)物理歸檔。因?yàn)檫壿嫐w檔的電子文件未存放到檔案部門,在管理的技術(shù)條件和規(guī)范還不成熟的情況下,檔案部門難以對(duì)它的安全保管和合法存取進(jìn)行有效的監(jiān)控。二、各單位文件的歸檔范圍由于電子文件格式的多樣性、形成的復(fù)雜性和內(nèi)容的廣泛性,正確全面地劃定文件的歸檔范圍,是當(dāng)前確保本單位歸檔電子文件完整齊全的關(guān)鍵。我們?cè)谥贫ü芾磙k法時(shí)應(yīng)從以下幾方面劃定歸檔范圍:1、從文件屬性的角度來看，文件處理包括文本和表格處理圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、數(shù)據(jù)庫文件及計(jì)算機(jī)程序類文件等八大類電子文件均屬歸檔范圍。2、計(jì)算機(jī)程序類電子文件如每個(gè)數(shù)據(jù)類文件的生成都有特定的軟件環(huán)境,主數(shù)據(jù)庫文件往往附帶若干輔助數(shù)據(jù)庫或索引文件、備注文件等,計(jì)算機(jī)程序類文件又往往附帶若干輔助設(shè)計(jì)文件、圖形文件等,如果缺乏支持電子文件運(yùn)行的軟件和輔助類文件,在提供利用時(shí)主電子文件就無法正常使用,甚至根本無法打開。3、從文件制作過程的角度來看，包括文件制作和訂單處理件,定稿還可能有若干版本,當(dāng)前主要將最后定稿文件和重要的修改版本歸檔4、關(guān)于本單位的歸檔這是當(dāng)前迫切需要解決,又一時(shí)不易解決的問題。我們目前的做法:一是參照傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的歸檔范圍,原則上凡具有傳統(tǒng)歸檔范圍內(nèi)容的電子文件都應(yīng)列入歸檔范圍,其保管期限也參照傳統(tǒng)文件的保管期限。另外根據(jù)電子文件的特點(diǎn),適當(dāng)擴(kuò)大歸檔范圍,如反映公文動(dòng)態(tài)信息的數(shù)據(jù)庫、檔案管理的目錄數(shù)據(jù)庫等。二是研究分析本單位計(jì)算機(jī)應(yīng)用的現(xiàn)狀,由檔案部門會(huì)同計(jì)算機(jī)中心和各業(yè)務(wù)部門,按照本單位計(jì)算機(jī)應(yīng)用的范圍,具體確定各部門電子文件的歸檔類目。凡目前尚未應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理的信息,暫不列入歸檔類目。隨著本單位計(jì)算機(jī)應(yīng)用的不斷擴(kuò)展,對(duì)該歸檔類目逐步修訂和補(bǔ)充,直至較為完善。三、電子文件的整理由于歸檔電子文件的信息可通過拷貝方便地轉(zhuǎn)儲(chǔ)到不同的載體上,可做到拷貝不走樣,文件與其存放的載體已不如紙質(zhì)文件那樣存在永恒的依附關(guān)系。因此,電子文件的整理也不能像傳統(tǒng)檔案那樣組卷。另外,由于電子文件或檔案不能被肉眼直接識(shí)別,其利用必須依賴特定的技術(shù)設(shè)備和支撐軟件,查找利用尤其依賴完整、準(zhǔn)確的著錄信息。因此,電子文件的著錄較紙質(zhì)檔案更為重要,并被賦予許多新的內(nèi)容。傳統(tǒng)檔案管理的職能主要是對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息的管理,且往往偏重于前者,而歸檔電子文件則應(yīng)偏重于后者,這又是歸檔電子文件管理實(shí)踐中面臨的一個(gè)嶄新課題。傳統(tǒng)文件的整理工作主要是組卷,為了方便電子文件的管理和查找利用,對(duì)于脫機(jī)保存的歸檔電子文件,其整理工作主要是組盤。所謂組盤就是按一定的規(guī)律,將相關(guān)文件通過拷貝組合到同一磁盤、光盤或磁帶等載體上。由于電子文件只要有完善的著錄標(biāo)引,就可方便地運(yùn)用計(jì)算機(jī)查找,因此,其組盤可不必考慮所謂的文件的六個(gè)特征,按照保管期限、歸檔部門進(jìn)行組盤即可。因?yàn)閷⒉煌９芷谙薜奈募直P保管便于按不同期限定期拷貝,以延長(zhǎng)歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上可方便利用檔案時(shí)的復(fù)制。為了確保電子文件組盤的統(tǒng)一規(guī)范,這項(xiàng)工作應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時(shí)集中完成。組盤后,檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范的命名,在盤內(nèi)建立文件目錄表,以利于計(jì)算機(jī)對(duì)該盤內(nèi)文件的查找。傳統(tǒng)的文件或檔案的著錄規(guī)則已不能完全適用于歸檔電子文件,我們應(yīng)在制定管理辦法時(shí)根據(jù)電子文件的特點(diǎn)明確其著錄規(guī)則,主要明確著錄項(xiàng)目和各項(xiàng)的定義。電子文件的著錄包括對(duì)載體的著錄和文件的著錄兩類對(duì)載體的著錄包括載體類型分磁盤光盤、磁帶三種;“盤號(hào)”,按三種載體類型各編制流水號(hào);“保管期限”,記錄該載體內(nèi)電子文件的保管期限;“歸檔部門”,記錄歸檔的部門名稱;“備注”,記錄該載體內(nèi)文件的大致內(nèi)容及其它有關(guān)說明。對(duì)文件的著錄包括:“文號(hào)”,即歸檔電子文件的唯一標(biāo)識(shí)號(hào),由8位數(shù)組成,前4位為年代號(hào),如2002年為“2002”,后4位為每年一個(gè)流水號(hào);“文件題名”,它概括電子文件的主要內(nèi)容,如有與其相同的其它載體文件,該題名應(yīng)與其它載體文件保持一致;“文件名”,即電子文件的命名,它由正名與擴(kuò)展名兩部分組成;“文件類型”,它按前述的文件類型分為8種,各用規(guī)范的詞匯表示;“技術(shù)環(huán)境”,即編制該電子文件的軟硬件名稱、型號(hào)、系列、版本等;“責(zé)任者”,即制作該文件的職能部門;“編制日期”,即文件的制作完成日期;“歸檔日期”,即文件移交檔案部門的日期;“相關(guān)文件檔號(hào)”,即與該文件內(nèi)容相同的其它載體文件的檔號(hào);“文件來源”,即記錄該文件是從哪個(gè)計(jì)算機(jī)的哪個(gè)存儲(chǔ)器的目錄中卸載下來的。四、計(jì)算機(jī)病毒的預(yù)防針對(duì)電子文件的性質(zhì),在制定管理辦法時(shí)應(yīng)明確把好以下三關(guān):一是入口關(guān),即檔案部門接收電子文件時(shí)要檢驗(yàn)每個(gè)文件能否被正常讀取、打開或運(yùn)行;有無被感染計(jì)算機(jī)病毒;內(nèi)容是否完整;是否與歸檔移交清單或文件機(jī)讀目錄相一致等。二是利用關(guān),即在平時(shí)提供利用時(shí),一旦發(fā)現(xiàn)有文件損壞或感染病毒,要立即對(duì)該載體內(nèi)存儲(chǔ)的所有文件進(jìn)行檢驗(yàn),并采取措施修復(fù)被損壞的文件。在利用電子文件時(shí)要特別防止由于計(jì)算機(jī)的故障和帶病毒,使原來正常的電子文件受到破壞。三是定期抽查關(guān),即對(duì)歸檔后的電子文件建立定期檢驗(yàn)的制度。數(shù)據(jù)類電子文件要檢驗(yàn)?zāi)芊癖徽ｉ喿x,程序類電子文件要檢驗(yàn)?zāi)芊裾＿\(yùn)行。五、軟磁盤和盤目前,大量的電子文件是以脫機(jī)方式保存在軟磁盤和光盤中的,軟磁盤和光盤的保護(hù)是當(dāng)前歸檔電子文件載體保護(hù)的重點(diǎn)。為此,在制定管理辦法時(shí)應(yīng)明確以下的保護(hù)措施:1、嚴(yán)格控制存盤和數(shù)據(jù)安全(1)統(tǒng)一軟磁盤的規(guī)格。將形成的電子文件統(tǒng)一轉(zhuǎn)儲(chǔ)到3.5寸高密盤上保存。(2)認(rèn)真選擇軟磁盤。軟磁盤的質(zhì)量直接影響到磁盤內(nèi)信息的保存壽命,高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年,而低質(zhì)量軟磁盤往往不到一年就讀不出數(shù)據(jù)。目前市場(chǎng)上存在不少偽劣產(chǎn)品,所以在選購軟磁盤時(shí)要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。(3)規(guī)范保管條件。要將軟磁盤存放在無強(qiáng)磁場(chǎng)干擾無震動(dòng)無塵無腐蝕性氣體和溫濕度適中的環(huán)境中。環(huán)境空氣相對(duì)濕度控制在40%～50%,溫度控制在攝氏14℃～24℃。(4)加強(qiáng)病毒防范。各業(yè)務(wù)部門要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的病毒檢測(cè),確保保存電子文件的磁盤不帶病毒,并將磁盤經(jīng)常置于寫保護(hù)狀態(tài)。(5)對(duì)加密盤的管理。有的電子文件在存盤時(shí)進(jìn)行過加密或隱含文件名等技術(shù)處理,如果密碼或文件名被遺忘,電子文件就難以打開。所以對(duì)這類文件應(yīng)解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。(6)在條件允許時(shí),及時(shí)將存貯電子文件的軟盤載體更換成光盤等其他更利于長(zhǎng)久保存的載體。2、控制光照的溫濕度(1)規(guī)范排放和使用。光盤的存放應(yīng)置于盒中直立放置,避免大量堆疊,以防光盤翹曲,在使用過程中應(yīng)避免磨擦和劃痕造成光盤的損傷。(2)保持良好的溫濕度環(huán)境。高溫會(huì)使光盤氧化、變形或老化,潮濕會(huì)使光盤片基霉變,為此,光盤存放的溫度宜控制在攝氏14℃～24℃,相對(duì)濕度45%～65%。(3)注意避光。光盤材料的塑料保護(hù)層對(duì)紫外光極為敏感,陽光的直射會(huì)使光盤過早老化。因此,光盤要十分注意避光不管磁盤還是光盤,定期復(fù)制是當(dāng)前延長(zhǎng)檔案電子文件的有效措施,一般情況下,磁盤每2年、光盤每5年應(yīng)轉(zhuǎn)儲(chǔ)一次,轉(zhuǎn)儲(chǔ)后的載體與原載體同樣編號(hào)保存。六、根據(jù)文檔文檔的特點(diǎn)，開發(fā)文檔電子文件的計(jì)算機(jī)管理軟件由于電子文件已無法依靠傳統(tǒng)的手工方式進(jìn)行管理,為此,我們應(yīng)研制輔助管理電子文件的計(jì)算機(jī)軟件,這個(gè)軟件應(yīng)主要包括以下功能:1、電子文件管理該子系統(tǒng)主要供各業(yè)務(wù)部門使用,包括電子文件的著錄、登錄、查詢、編目,以