電子文件環(huán)境下的文件憑證作用

電子文件環(huán)境下的文件憑證作用

1電子通訊環(huán)境的構(gòu)建通過(guò)數(shù)字通信手段的組織形成了大量的電子文件。為了確保這些文件的認(rèn)證作用，有必要在整個(gè)文件周期中重新考慮數(shù)據(jù)管理問(wèn)題，并進(jìn)一步明確文件和文件管理的需求。必須認(rèn)真分析機(jī)構(gòu)文化和技術(shù)能力的基礎(chǔ)上選擇切實(shí)可行的方案。機(jī)構(gòu)最高管理層對(duì)文件的形成保管和利用做出決策,并考慮到帶有一定的風(fēng)險(xiǎn)性。同時(shí)電子辦公環(huán)境的改變迫使機(jī)構(gòu)不得不以一種新的眼光重新看待檔案,必須改變舊的行為方式去適應(yīng)新的環(huán)境。在電子文件環(huán)境中,對(duì)數(shù)據(jù)的管理仍將遵循最基本的理論原則,適應(yīng)環(huán)境的變遷并不意味對(duì)原有理論的否定。檔案管理和文件管理具有一個(gè)共同目標(biāo),那就是提供機(jī)構(gòu)憑證。然而,在電子環(huán)境中,要想實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)并非輕而易舉。文件的證據(jù)作用在于自文件的形成之日起就能夠提供信息查閱,滿足讀者的需求,這是至關(guān)重要的。在公共部分,文件的證據(jù)作用即可保障公眾知曉政府信息的權(quán)利,同時(shí)也保護(hù)隱私權(quán)。如何使檔案管理人員及程序管理員明確電子信息系統(tǒng)的這些功能需求,這是檔案工作者不可忽視的一項(xiàng)職責(zé)。只有使所有的機(jī)構(gòu)工作人員認(rèn)識(shí)到電子文件的特性及憑證作用的重要性,各項(xiàng)規(guī)章制度才得以實(shí)施。機(jī)構(gòu)內(nèi)部的通訊方式正在發(fā)生著根本的劇變,而這也是引入以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的電子通訊技術(shù)的必然結(jié)果。這些技術(shù)的引入不僅為信息傳遞提供了新的途徑,同時(shí)也改變了通訊的社會(huì)屬性,傳統(tǒng)通訊方式多為撰寫(xiě)分析報(bào)告,或給公司主管上報(bào)一份理由充分的請(qǐng)示,請(qǐng)求一段時(shí)間后給予批復(fù),而電子通訊則鼓勵(lì)交互式的、對(duì)話式的交流——在對(duì)話過(guò)程中,人們多次訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù),從中不斷提取更深層次的線索,并以一種保密性良好,難以隨意解讀的格式進(jìn)行傳遞。隨著交流性質(zhì)的改變,記錄文件的格式也將相應(yīng)地發(fā)生變化。我們正步入這樣一個(gè)通訊環(huán)境。在這個(gè)環(huán)境中,電子信息系統(tǒng)無(wú)處不在,機(jī)構(gòu)內(nèi)、外部的人際交流完全以電子方式進(jìn)行。電子系統(tǒng)不但使文件的格式發(fā)生變化,并且打破了以往檔案館所采用的一些基本的判斷檔案標(biāo)準(zhǔn),文件存放地和文件的原始順序?qū)⒃絹?lái)越具有隨機(jī)性。舊的標(biāo)準(zhǔn)不再適應(yīng)新的環(huán)境,檔案管理人員根據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)必須重新界定文件的標(biāo)準(zhǔn),找到一種保存文件合理的方法。文件是業(yè)務(wù)活動(dòng)的證據(jù),在電子系統(tǒng)中通過(guò)邏輯轉(zhuǎn)換器進(jìn)行傳遞。因而文件只有在傳遞時(shí)才會(huì)成為一種通訊手段。檔案工作者保護(hù)電子證據(jù)的能力如何,主要取決于采用何種措施鞏固先進(jìn)的數(shù)據(jù)管理實(shí)踐。然而在實(shí)際中,不同的機(jī)構(gòu)文件背景產(chǎn)生的電子文件管理的條件各有不同,機(jī)構(gòu)文化的變量因素勢(shì)必影響到管理政策、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)實(shí)施程序、標(biāo)準(zhǔn)的制定等一系列策略的成敗。文件和檔案工作者之間之所以都將業(yè)務(wù)活動(dòng)中的應(yīng)用系統(tǒng)作為重點(diǎn),一方面是由于這些系統(tǒng)自身能夠形成文件;另一方面是因?yàn)楸４骐娮幼C據(jù)的特殊要求取決于業(yè)務(wù)活動(dòng)的不同特點(diǎn)。一旦將重點(diǎn)放在業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)上,文件和檔案工作者便可以借助風(fēng)險(xiǎn)性管理方法進(jìn)行決策。就檔案和文件管理方面的決策而言,風(fēng)險(xiǎn)性管理方法比成本收益更為科學(xué)、合理。盡管這種方法在很大程度上無(wú)法估量長(zhǎng)期效益,但有經(jīng)驗(yàn)豐富的管理人員還是傾向于采用這種方法來(lái)評(píng)估多項(xiàng)現(xiàn)實(shí)效益。在電子信息系統(tǒng)的整個(gè)生命周期中都存有上述風(fēng)險(xiǎn),檔案工作者和文件管理人員要想對(duì)其加以控制,就需要在一系列嚴(yán)格的數(shù)據(jù)管理的實(shí)踐活動(dòng)中進(jìn)行摸索。重要的文件管理,隱私權(quán)的有效維護(hù)以及信息自由和安全的保證都同樣需要這種實(shí)踐活動(dòng)。為此,檔案工作者越來(lái)越需要尋求檔案部門(mén)與機(jī)構(gòu)中其他職能部門(mén)的共同利益,進(jìn)而并肩前行。同時(shí),還必須意識(shí)到電子通訊環(huán)境的影響所導(dǎo)致檔案實(shí)踐領(lǐng)域的變化,探尋與傳統(tǒng)工作環(huán)境的相同之處與不同之處。電子文件數(shù)據(jù)管理必須確定長(zhǎng)期保管電子文件的場(chǎng)所及其管理人員。電子文件的實(shí)體管理并不能保證其證據(jù)的完整性,必須采取其它相應(yīng)安全防護(hù)措施。如果只對(duì)文件進(jìn)行智能控制,而未從實(shí)體和法律角度予以管理,除非能與各數(shù)據(jù)一一鏈接,否則這種控制的精確性很難保證。辦公室應(yīng)有完善的文件保管系統(tǒng),對(duì)于機(jī)構(gòu)來(lái)講,檔案文件轉(zhuǎn)載同現(xiàn)行文件的轉(zhuǎn)載是相互獨(dú)立的,并且必須確保電子文件的法律效力。2存貯載體的選擇由于歸檔電子文件以脫機(jī)方式保存,在實(shí)際應(yīng)用中大量電子文件還是用軟磁盤(pán)保存。光盤(pán)作為新型的存貯載體,比磁盤(pán)有良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性,有利于歸檔電子文件的長(zhǎng)期保存,因此,提倡檔案部門(mén)配備光盤(pán)刻錄儀,將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲(chǔ)到光盤(pán)上。但是,刻錄儀一時(shí)還難以普及,所以,軟磁盤(pán)和光盤(pán)的保護(hù)仍是當(dāng)前歸檔電子文件載體保護(hù)的重點(diǎn),必須制定保護(hù)措施。2.1嚴(yán)把好質(zhì)量關(guān)(1)統(tǒng)一軟盤(pán)規(guī)格,使用3.5寸高密盤(pán)保存。(2)把住軟磁盤(pán)質(zhì)量關(guān)。軟磁盤(pán)的質(zhì)量直接影響到磁盤(pán)信息的保存壽命,高質(zhì)量的軟磁盤(pán)在良好的保管條件下可保存近10年,而低質(zhì)量的軟磁盤(pán)往往不到一年,就讀不出數(shù)據(jù)。目前市場(chǎng)上存在不少質(zhì)量低劣產(chǎn)品,所以在選購(gòu)軟磁盤(pán)時(shí)要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。(3)規(guī)范保管條件。要求軟磁盤(pán)存放在無(wú)強(qiáng)磁場(chǎng)干擾、無(wú)震動(dòng)、無(wú)塵、無(wú)腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里,環(huán)境空氣相對(duì)濕度控制在40%～50%,溫度控制在14～24℃。(4)加強(qiáng)病毒防范。要求各業(yè)務(wù)部門(mén)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的病毒檢測(cè),確保保存電子文件的磁盤(pán)不帶病毒,并將磁盤(pán)經(jīng)常置于保護(hù)狀態(tài)。(5)對(duì)加密盤(pán)的管理。有的電子文件在存盤(pán)時(shí)進(jìn)行過(guò)加密或隱含文件名,如果密碼或文件名被遺忘,電子文件就難以打開(kāi)。所以對(duì)這類文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。(6)在條件允許時(shí),及時(shí)將存貯電子文件的軟磁盤(pán)載體更換成光盤(pán),便于長(zhǎng)久保存。最好放入防磁柜中。2.2光柵的使用(1)規(guī)范排放和使用,光盤(pán)的存放應(yīng)置于盒中直立放置,避免大量堆疊,以防光盤(pán)翹曲,在使用過(guò)程中應(yīng)避免摩擦和劃痕造成光盤(pán)的損傷。(2)保持良好的溫度、濕度環(huán)境。高溫會(huì)使光盤(pán)氧化、變形或老化,潮濕會(huì)使光盤(pán)片基霉變。為此光盤(pán)存放的溫度宜控制在14～24℃,相對(duì)濕度40%～65%。(3)注意避光。光盤(pán)材料的塑料保護(hù)層對(duì)紫外光極為敏感,