大學(xué)文書立卷歸檔工作程序

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一、文書立卷的任務(wù)

文書立卷工作是文書處理工作的最后環(huán)節(jié)。文書立卷的任務(wù)就是將已經(jīng)辦理完畢的具有查考和保存價(jià)值的文件材料，按照它們的自然形成規(guī)律和相互間的內(nèi)在聯(lián)系，按照一定的立卷方法組成案卷，歸檔保存。

二、文書立卷的基本要求

凡是學(xué)校在各項(xiàng)工作和活動中形成的應(yīng)立卷歸檔的各種不同載體的材料，必須收集齊全、完整；組成的案卷應(yīng)能清晰地反映學(xué)校各項(xiàng)工作和活動的真實(shí)歷史面貌。

三、材料的收集

（一）收集范圍

1、凡是能反映學(xué)校在黨政管理、教學(xué)、科研等各項(xiàng)工作和活動中直接形成的對學(xué)校和社會有保存和查考價(jià)值的各種文件材料，均屬歸檔范圍。

2、《黑龍江農(nóng)墾大學(xué)立卷歸檔范圍》規(guī)定應(yīng)歸檔的黨群、行政、教學(xué)、科研、產(chǎn)品生產(chǎn)和科技開發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事、財(cái)會十類文件材料中的管理性、全局性、綜合性文字材料。

3、上級部門下發(fā)的文件材料、內(nèi)部刊物、資料以及上下級部門、其他單位針對學(xué)校各項(xiàng)工作情況與學(xué)校有密切聯(lián)系的有關(guān)文件材料等。

4、與歸檔范圍相關(guān)的反映學(xué)校各項(xiàng)工作和重要活動有保存價(jià)值的聲像載體材料（照片、錄音帶、錄像帶、幻燈片、磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤等）、獎(jiǎng)狀證書、實(shí)物等其他具有保存價(jià)值的不同載體材料。

（二）收集辦法

1、全校性、綜合性的文件材料由辦公室文書負(fù)責(zé)立卷歸檔。

2、教學(xué)類中的學(xué)生畢業(yè)論文、成績表、教材、專著，科研類中的科研項(xiàng)目，基建類的基建項(xiàng)目，出版類中的學(xué)報(bào)、校報(bào)，儀器設(shè)備類的設(shè)備項(xiàng)目，產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)類中的產(chǎn)品項(xiàng)目，財(cái)會類中的會計(jì)憑證、賬等，專題性、科技檔案及其相關(guān)的文字、聲像載體的材料、榮譽(yù)證書等實(shí)物，由業(yè)務(wù)部門收集、立卷、歸檔后向檔案室移交。

3、其他有關(guān)檔案材料收集的問題參照《黑龍江農(nóng)墾大學(xué)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》要求進(jìn)行。

四、立卷方法

（一）根據(jù)黑龍江農(nóng)墾大學(xué)檔案實(shí)體分類大綱和檔案歸檔范圍，制定本年可能形成文件材料的案卷類目，做好平時(shí)的收集積累工作。

（二）黨群、行政類按照黑龍江農(nóng)墾大學(xué)《歸檔文件整理辦法》進(jìn)行歸檔，其他各類按照黑龍江農(nóng)墾大學(xué)《立卷歸檔細(xì)則》進(jìn)行分類組卷，一般以問題特征為主，結(jié)合運(yùn)用其他特征(、時(shí)間、名稱、通訊者、發(fā)文字號等特征)將文件材科進(jìn)行分類組卷。組卷應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系。

（三）歸檔文件按[年度-檔案類目-保管期限]進(jìn)行組卷。

1、年度：指文件形成年度?？缒甓鹊膽?yīng)按文件落款時(shí)間；無法用成文時(shí)間進(jìn)行排序的，將時(shí)間定為每年年末。

2、檔案類目：黨群、行政、教學(xué)、科研、產(chǎn)品生產(chǎn)和科技開發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事、財(cái)會、聲像、榮譽(yù)、上級文件、資料等。

3、保管期限：永久（Y）、長期（C）、短期（D）。

五、具體步驟

（一）全面檢查、清點(diǎn)和核對所收集和積累的材料是否齊全與完整。

（二）根據(jù)立卷原則，進(jìn)行卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)整理。

檢查調(diào)整案卷內(nèi)文件材料，補(bǔ)充遺缺和清理重復(fù)或不需歸檔的文件材料，確定上級來文中針對學(xué)校工作方面的文件材料歸入學(xué)校相應(yīng)的案卷中。

（三）擬寫案卷標(biāo)題。

案卷標(biāo)題一般由、文件內(nèi)容、名稱組成。標(biāo)題書寫工整，內(nèi)容概括準(zhǔn)確。

（四）進(jìn)行卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)排列。

文件材料的排列要注意保持文件之間的歷史聯(lián)系和時(shí)間先后順序。同一保管期限內(nèi)，一般按文件事由、重要程度、成文日期的順序排列。有年無月的文件可歸入年末，有月無日的文件可歸入月末。

（五）編號

1、黨群、行政類歸檔文件應(yīng)依檔案分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端居中的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、類目代碼、保管期限、室編件號等。

2、其他各類案卷按《黑龍江農(nóng)墾大學(xué)實(shí)體分類大綱和分類編號辦法》分類編號。

（1）全宗號--我校全部檔案按照一個(gè)全宗進(jìn)行整理，全宗號暫不填寫。

（2）年度--文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如2000。

（3）類目代碼--分別為：黨群DQ、行政*Z、教學(xué)J*、科研KY、產(chǎn)品生產(chǎn)和科技開發(fā)CP、基建JJ、儀器設(shè)備SB、出版CB、外事WS、財(cái)會CK、聲像S*、榮譽(yù)RY、上級文件SH、資料ZL等。

（4）保管期限--歸檔文件保管期限（永久、長期、短期）或代碼（Y、C、D）。

（六）編制輸出目錄

將已分好類的案卷與南大之星檔案管理系統(tǒng)基本數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)整與校對準(zhǔn)確后，選擇打印目錄，黨群行政類選擇歸檔文件目錄一式兩份，其目錄項(xiàng)目設(shè)置件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、盒號、備注。其他各類案卷選擇卷內(nèi)文件目錄與全引目錄一式一份，卷內(nèi)文件目錄中件號為序號、頁數(shù)為頁次，其他項(xiàng)目與歸檔文件目錄相同。

1、件號--填寫室編件號。

2、責(zé)任者--制發(fā)文件的單位或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者，要求全稱或規(guī)范化的簡稱。

3、文號--文件的發(fā)文字號（要求全號）。

4、題名--文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加"[]'號。

5、日期--文件的形成時(shí)間，以8位阿位伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如20000802。

6、頁數(shù)--黨群、行政類歸檔文件按每份文件編頁號，其他各類對卷內(nèi)文件材料進(jìn)行統(tǒng)一編寫頁號，頁號位置在文件的非裝訂線一側(cè)的下角。凡是載有文字的頁面,均要逐張編頁號。

7、備注--解釋文件需說明情況。

卷內(nèi)目錄裝訂在案卷首頁，歸檔文件目錄放在卷盒內(nèi)，全引目錄和另一份歸檔文件目錄裝訂成冊并編制封面，作為手工檢索工具。

8、打印輸出備考表

備考表附在卷內(nèi)文件的最后，包括卷內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。卷內(nèi)文件情況說明中填寫文件在保管期間發(fā)生修改、缺損、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況；整理人是各部門負(fù)責(zé)整理歸檔文件人員；檢查人是負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員；日期是指歸檔文件整理完畢的日期。

9、案卷的裝訂

為保護(hù)卷內(nèi)文件材料和便于保管使用，裝訂前應(yīng)做好以下幾項(xiàng)工作：

（1）修整卷內(nèi)文件：對受損或不規(guī)格的文件材料(過寬和超長)進(jìn)行修補(bǔ)和折疊；

（2）拆除金屬物(包括訂書釘、曲別針和大頭針等)；

（3）裝訂時(shí)正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文、請示與批復(fù)為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后；批復(fù)在前，請示在后。

（4）整理取齊后進(jìn)行裝訂，黨群、行政類使用不銹鋼釘和鋼夾逐件進(jìn)行裝訂，其他各類案卷將卷內(nèi)目錄放在案