工程項(xiàng)目檔案管理辦法

工程項(xiàng)目檔案管理方法﹙試行﹚第一章總則第一條為了加強(qiáng)公司所承建工程的檔案管理，進(jìn)一步提高工程檔案的管理水平，確保工程檔案完整、精確、及時(shí)歸檔，充足發(fā)揮工程檔案在經(jīng)營(yíng)管理、施工生產(chǎn)中的作用，更加好的維護(hù)公司正當(dāng)權(quán)益。根據(jù)建設(shè)部《建筑工程文獻(xiàn)歸檔整頓規(guī)范》（GB50328－）和工程局《工程項(xiàng)目檔案管理方法》(暫行)等的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際，特制訂本方法。第二條工程項(xiàng)目檔案：指在工程經(jīng)營(yíng)管理、工程施工管理及工程竣工驗(yàn)收全過程中形成的文字、圖表、聲像等不同形式的反映工程全過程的紙質(zhì)和電子文獻(xiàn)的統(tǒng)稱。第三條本方法合用于公司承建的和以工程局名義簽約的工程項(xiàng)目。第二章管理部門與職責(zé)第四條經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)牽頭組織對(duì)工程檔案的管理工作，涉及建立健全管理體系、制度建設(shè)、信息化建設(shè)、監(jiān)督檢查指導(dǎo)等。第五條科技部和項(xiàng)目管理部為工程項(xiàng)目檔案的主有關(guān)部門，負(fù)責(zé)對(duì)工程檔案的催收，并分別對(duì)公司所承建的和以工程局名義簽約的工程項(xiàng)目檔案進(jìn)行驗(yàn)收歸檔，其它部門負(fù)責(zé)對(duì)本業(yè)務(wù)系統(tǒng)工程檔案歸檔范疇內(nèi)資料的收集歸檔。第六條科技部負(fù)責(zé)定時(shí)對(duì)項(xiàng)目工程技術(shù)資料（涉及技術(shù)管理、質(zhì)量控制資料及安全和功效檢查資料）進(jìn)行檢查指導(dǎo)，督促項(xiàng)目將交工資料及時(shí)歸檔。對(duì)存在的問題提出整治方法，限期整治，并及時(shí)驗(yàn)證整治效果。負(fù)責(zé)對(duì)交工資料（涉及技術(shù)管理、質(zhì)量控制資料及安全和功效檢查資料）的核查；負(fù)責(zé)對(duì)工程施工技術(shù)及技術(shù)鑒定會(huì)的有關(guān)資料（如照片、光盤等）的收集歸檔；負(fù)責(zé)填寫項(xiàng)目檔案歸檔承認(rèn)書。第七條項(xiàng)目管理部負(fù)責(zé)對(duì)工程施工許可證、開工報(bào)告、單位工程竣工質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)計(jì)、單位工程質(zhì)量控制資料核查統(tǒng)計(jì)、單位（子單位）工程安全和功效檢查資料和單位（子單位）工程觀感質(zhì)量檢查統(tǒng)計(jì)的核查；負(fù)責(zé)對(duì)工程進(jìn)度照片、實(shí)體照片、工程質(zhì)量事故的照片、光盤等的收集歸檔；負(fù)責(zé)對(duì)工程評(píng)優(yōu)報(bào)獎(jiǎng)文字資料、宣傳照片、錄像、光盤及國(guó)家、?。ú浚?、市以上質(zhì)量榮譽(yù)稱號(hào)的各類證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等的收集歸檔；負(fù)責(zé)督促項(xiàng)目將工程質(zhì)量驗(yàn)收、竣工備案資料及時(shí)歸檔；負(fù)責(zé)在工程開工時(shí)發(fā)放“工程項(xiàng)目管理備案記錄表”、“工程項(xiàng)目檔案歸檔告知書”及“項(xiàng)目文獻(xiàn)交接清單”；負(fù)責(zé)填寫項(xiàng)目檔案歸檔承認(rèn)書。第八條市場(chǎng)營(yíng)銷部負(fù)責(zé)對(duì)工程招標(biāo)文獻(xiàn)、投標(biāo)文獻(xiàn)等有關(guān)資料收集歸檔。成本管理部負(fù)責(zé)對(duì)工程中標(biāo)告知書、工程總包合同、聯(lián)營(yíng)合同，工程（預(yù)）結(jié)算書等有關(guān)資料收集歸檔。招標(biāo)采購(gòu)部負(fù)責(zé)對(duì)專業(yè)分包合同、勞務(wù)分包合同及物資和設(shè)備采購(gòu)、租賃合同等有關(guān)資料收集歸檔。第十一條安全監(jiān)督管理部負(fù)責(zé)對(duì)工程安全事故解決資料涉及安全事故解決的照片、錄像、光盤收集歸檔；負(fù)責(zé)對(duì)安全榮譽(yù)報(bào)獎(jiǎng)宣傳照片、錄像、光盤及榮譽(yù)稱號(hào)的各類證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等的收集歸檔。第十二條黨委工作部負(fù)責(zé)對(duì)重要領(lǐng)導(dǎo)視察工程及工程洽談、簽約、開竣工典禮的照片、錄音、錄像、光盤等有關(guān)資料的收集歸檔。第十三條項(xiàng)目經(jīng)理部在施工過程中配備能確保工程項(xiàng)目檔案安全的設(shè)施設(shè)備，設(shè)專職工程資料員負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目檔案歸檔范疇中資料的收集、保管和移交歸檔工作（如資料員發(fā)生變動(dòng)，需與下任資料員或項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人做好交接工作），以確保工程項(xiàng)目施工全過程多個(gè)文獻(xiàn)的完整、精確和真實(shí)有效。建立新開工工程項(xiàng)目備案制，對(duì)工程項(xiàng)目檔案的形成與管理納入《項(xiàng)目管理目的責(zé)任書》，應(yīng)列入成本責(zé)任制，最后兌現(xiàn)指標(biāo)中。項(xiàng)目經(jīng)理是工程項(xiàng)目檔案歸檔的第一負(fù)責(zé)人，建立檔案管理崗位責(zé)任制，制訂嚴(yán)格的考核、獎(jiǎng)罰方法，完善責(zé)任貫徹和責(zé)任追究制度。第三章工程項(xiàng)目檔案的歸檔范疇及歸檔時(shí)間第十四條凡與工程建設(shè)項(xiàng)目有關(guān)的重要活動(dòng)、記載工程建設(shè)重要過程和現(xiàn)狀、含有保存和查考價(jià)值的多個(gè)載體的文獻(xiàn)，均應(yīng)收集齊全進(jìn)行匯總、整頓、編目，并按本地檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類組卷裝訂后移交公司檔案室，歸檔的工程項(xiàng)目檔案必須達(dá)成完整、精確、系統(tǒng)。第十五條工程項(xiàng)目檔案歸檔的內(nèi)容涉及：工程經(jīng)營(yíng)文獻(xiàn)、工程施工文獻(xiàn)、工程聲像榮譽(yù)實(shí)物等。具體歸檔范疇按照《建設(shè)工程文獻(xiàn)歸檔整頓規(guī)范》（GB/T50328—）執(zhí)行。（一）工程經(jīng)營(yíng)文獻(xiàn)工程招投標(biāo)文獻(xiàn)、工程合同（合同）、中標(biāo)告知書、工程（預(yù)）結(jié)算書等。（二）工程施工文獻(xiàn)工程施工許可證、開工報(bào)告、施工方案、施工組織設(shè)計(jì)、技術(shù)交底、施工總結(jié)、技術(shù)總結(jié)，圖紙會(huì)審統(tǒng)計(jì)、圖紙變更單、安全環(huán)保方法、地基（樁基）施工檢查統(tǒng)計(jì)、隱蔽工程檢查統(tǒng)計(jì)、質(zhì)量評(píng)定書、安全事故解決統(tǒng)計(jì)、工程質(zhì)量檢查統(tǒng)計(jì)、分項(xiàng)實(shí)驗(yàn)驗(yàn)收統(tǒng)計(jì)、設(shè)備合格證、材料質(zhì)量合格證、竣工驗(yàn)收備案文獻(xiàn)、竣工圖，優(yōu)質(zhì)工程、科技成果、示范工程申報(bào)及總結(jié)資料等。（三）工程聲像榮譽(yù)實(shí)物檔案1．重要領(lǐng)導(dǎo)視察工程的照片、錄音、錄像、光盤；2．工程洽談、簽約、開竣工典禮照片、錄像光盤；2．工程施工進(jìn)度照片、實(shí)體照片和工程照片光盤；3．工程質(zhì)量事故、安全事故解決照片、錄像、光盤；4．工程施工技術(shù)、技術(shù)鑒定會(huì)照片、光盤；5．工程評(píng)優(yōu)報(bào)獎(jiǎng)宣傳照片、錄像、光盤；6．榮獲國(guó)家、?。ú浚⑹幸陨腺|(zhì)量、安全等榮譽(yù)稱號(hào)的各類證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等；第十六條工程項(xiàng)目檔案歸檔時(shí)間，工程經(jīng)營(yíng)檔案在工程結(jié)算后三個(gè)月內(nèi)移交公司檔案室，工程施工檔案和工程聲像榮譽(yù)實(shí)物檔案于工程竣工后三個(gè)月內(nèi)移交公司檔案室。第四章工程項(xiàng)目檔案的收集第十七條工程項(xiàng)目檔案的形成和積累產(chǎn)生于項(xiàng)目建設(shè)全過程。其形成、積累和管理應(yīng)納入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃和有關(guān)部門及人員的職責(zé)范疇、工作原則或崗位責(zé)任制。并有對(duì)應(yīng)的檢查、控制及考核方法。第十八條項(xiàng)目檔案的填寫、收集、整頓必須與工程同時(shí)，內(nèi)容完整。項(xiàng)目、子項(xiàng)簽章齊全，技術(shù)負(fù)責(zé)人隨時(shí)檢查其完整性、真實(shí)性和精確性。工程竣工驗(yàn)收應(yīng)與項(xiàng)目檔案驗(yàn)收同時(shí)，使項(xiàng)目檔案管理工作始終貫穿于施工全過程。第十九條項(xiàng)目資料員應(yīng)對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行分類收集、整頓，建立項(xiàng)目文獻(xiàn)清單。項(xiàng)目資料員在收到項(xiàng)目檔案后，應(yīng)檢查其與否符合規(guī)定，對(duì)符合規(guī)定的項(xiàng)目檔案及時(shí)分類登記到清單上，并分類保存；對(duì)收到和下發(fā)的項(xiàng)目文獻(xiàn)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收發(fā)文登記。第二十條項(xiàng)目實(shí)施總承包的，由各分包單位負(fù)責(zé)其分包工程項(xiàng)目檔案的填寫、收集，并按總包單位規(guī)定（規(guī)定）進(jìn)行整頓，總包單位應(yīng)定時(shí)和不定時(shí)的檢查和指導(dǎo)，但凡檢查不合格的項(xiàng)目（或內(nèi)容），應(yīng)責(zé)令限期整治（達(dá)不到規(guī)定時(shí)，可拒付工程款）。分包單位應(yīng)在分包工程驗(yàn)收后將施工資料交總包單位匯總。第五章工程項(xiàng)目檔案的歸檔質(zhì)量及規(guī)定第二十一條歸檔的工程檔案最少編制三套原件（建設(shè)單位、施工單位、本地城建檔案館），內(nèi)容必須符合國(guó)家有關(guān)工程技術(shù)規(guī)范、原則和規(guī)程及本地城建檔案館規(guī)定。第二十二條工程項(xiàng)目檔案必須真實(shí)、精確、與工程實(shí)際相符。做到筆跡清晰、圖樣清晰、圖表整潔、簽字手續(xù)完備。需永久、長(zhǎng)久保存的文獻(xiàn)一律用碳素墨水書寫，不應(yīng)用易褪色的書寫材料（如紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等）書寫、繪制。錄音、錄像、光盤應(yīng)確保載體的有效性，電子文獻(xiàn)應(yīng)使用不可擦涂型光盤。第二十三條工程項(xiàng)目（或單位工程）應(yīng)用全稱，或明確不易誤解的簡(jiǎn)稱。工程項(xiàng)目檔案形成用紙普通規(guī)格為A4（297mmX210mm）幅面?？⒐D應(yīng)是新藍(lán)圖，不得為復(fù)印件。不同幅面的竣工圖應(yīng)統(tǒng)一折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄露在外面。第二十四條工程項(xiàng)目所形成的全部項(xiàng)目檔案在歸檔前應(yīng)根據(jù)國(guó)家和地方有關(guān)規(guī)定，并按檔案管理的規(guī)定，由文獻(xiàn)形成單位進(jìn)行整頓。組卷要遵照項(xiàng)目文獻(xiàn)的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文獻(xiàn)的有機(jī)聯(lián)系、分類科學(xué)、組卷合理、裝訂規(guī)范，便于保管和運(yùn)用。項(xiàng)目施工文獻(xiàn)按單項(xiàng)工程、單位工程或裝置、階段、構(gòu)造、專業(yè)組卷，不同載體的文獻(xiàn)普通應(yīng)分別組卷，具體組卷規(guī)定按照《建筑工程文獻(xiàn)歸檔整頓規(guī)范（GB50328—）的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（本地有規(guī)定的亦可按屬地規(guī)范執(zhí)行）第二十五條中標(biāo)告知書、竣工驗(yàn)收證明書等慣用于投標(biāo)的文獻(xiàn)最少要備份五套，以確保經(jīng)營(yíng)投標(biāo)的再運(yùn)用。第六章項(xiàng)目文獻(xiàn)的驗(yàn)收與移交第二十六條工程竣工驗(yàn)收前，項(xiàng)目經(jīng)理部書面報(bào)請(qǐng)本地城建檔案館對(duì)工程項(xiàng)目檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收?？萍疾俊㈨?xiàng)目管理部負(fù)責(zé)檢查工程項(xiàng)目檔案的齊全完整，驗(yàn)收合格后出具“工程項(xiàng)目檔案歸檔承認(rèn)書”，由科技部及項(xiàng)目管理部共同負(fù)責(zé)向公司檔案室辦理移交，檔案室根據(jù)“工程項(xiàng)目檔案承認(rèn)書”辦理工程項(xiàng)目檔案的接受手續(xù)。第二十七條驗(yàn)收工程項(xiàng)目檔案的重點(diǎn)（一）工程項(xiàng)目檔案積累的與否完整、精確、系統(tǒng)，與否真實(shí)反映工程建設(shè)過程和工程竣工后的實(shí)際狀況；（二）分類組卷、裝訂與否符合（GB/T50328—）規(guī)范；（三）竣工圖編制與否符合專業(yè)技術(shù)規(guī)定，與否有竣工圖章；（四）各環(huán)節(jié)程序負(fù)責(zé)人的簽章手續(xù)與否真實(shí)、齊全。第二十八條移交歸檔的工程檔案必須是通過整頓并裝訂成冊(cè)的原件，裝訂辦法采用三孔一線（孔距8cm）或膠裝，竣工圖能夠不裝訂，卷內(nèi)要有卷內(nèi)目錄及備考表。第七章附則第二十九條本方法由公司總經(jīng)理辦公室制訂并負(fù)責(zé)解釋。本方法自印發(fā)之日起施行。附件：1、工程項(xiàng)目資料管理備案記錄表2、工程項(xiàng)目檔案歸檔告知書3、工程項(xiàng)目檔案歸檔承認(rèn)書4、項(xiàng)目文獻(xiàn)交接清單附件1：工程項(xiàng)目資料管理備案記錄表施工單位：工程名稱工程地點(diǎn)開工日期竣工日期工程造價(jià)建筑面積構(gòu)造類型層數(shù)設(shè)計(jì)單位建設(shè)單位監(jiān)理單位科技部資料員聯(lián)系電話電子信箱項(xiàng)目管理部資料員聯(lián)系電話電子信箱檔案室聯(lián)系電話電子信箱項(xiàng)目經(jīng)理聯(lián)系電話電子信箱項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人聯(lián)系電話電子信箱工程資料員聯(lián)系電話電子信箱備注此表一式三份，由項(xiàng)目經(jīng)理部資料員填好后報(bào)送至公司檔案室備案。附件2:第號(hào)工程項(xiàng)目檔案歸檔告知書[存根]：由你單位施工的工程，已列入公司檔案室歸檔范疇，請(qǐng)按照有關(guān)歸檔原則，將該工程的項(xiàng)目管理文獻(xiàn)（原件）排列組卷后于工程竣工后三個(gè)月內(nèi)，交公司科技部和項(xiàng)目部審核評(píng)定后移交檔案室。收件人：年月日—————————————————————————第號(hào)工程項(xiàng)目檔案歸檔告知書：由你單位施工的工程，已列入公司檔案室歸檔范疇，請(qǐng)按照有關(guān)歸檔原則，將該工程的項(xiàng)目管理文獻(xiàn)（原件）排列組卷后于工程竣工后三個(gè)月內(nèi)，交公司科技部和項(xiàng)目部審核評(píng)定后移交檔案室。項(xiàng)目管理部（蓋章）年月日附件3工