合同檔案管理制度(2014.2)

PAGE1北京博興寶信息技術(shù)有限公司文件編碼XZ-ZD-008版本A修改狀態(tài)0名稱合同檔案管理制度頁數(shù)1/4合同檔案管理制度總則一、為了規(guī)范公司合同檔案管理，有效地收集合同簽訂和履行過程中的有價值材料，維護公司的經(jīng)濟利益，降低經(jīng)營風(fēng)險，特制定本管理制度。二、公司合同檔案由簽訂和履行合同過程中形成的協(xié)議、單證、函電及與此相關(guān)的具有保存價值的材料形成。合同分類一、采購合同：指為生產(chǎn)產(chǎn)品采購原器件、外協(xié)部件、商品、禮品、固定資產(chǎn)等而簽訂的合同或框架協(xié)議。二、銷售合同：指銷售公司產(chǎn)品而簽訂的合同或框架協(xié)議。三、技術(shù)服務(wù)合同：指提供技術(shù)服務(wù)、產(chǎn)品維修、技術(shù)咨詢、技術(shù)轉(zhuǎn)讓等簽訂的合同。四、產(chǎn)品合作合同：指公司購買或轉(zhuǎn)讓技術(shù)、合作開發(fā)技術(shù)或產(chǎn)品、合作或委托生產(chǎn)產(chǎn)品、外協(xié)加工以及商務(wù)合作等簽訂的合同。五、測試協(xié)議：指用公司產(chǎn)品、商品、部件等用于外部測試的協(xié)議。六、聯(lián)盟協(xié)議：指為拓展銷售渠道而簽訂的分銷商或代理商協(xié)議。七、市場營銷合同：指為市場運作、品牌推廣等簽訂的廣告、宣傳等市場活動合同。財務(wù)合同：指與相關(guān)金融機構(gòu)簽訂的借款、還款、債券、保險等合同。企發(fā)合同：指為企業(yè)發(fā)展與相關(guān)機構(gòu)、部門、行業(yè)組織簽訂的合同。綜合合同：區(qū)別于上述類別的其他合同或協(xié)議。檔案管理的責(zé)任分配一、合同檔案管理的歸口部門為經(jīng)營管理部。經(jīng)營管理部合同管理專員負責(zé)所有文件編號歸檔；非采購、非銷售類合同的蓋章和合同編號分配；合同相關(guān)檔案資料的收集、整理；所負責(zé)文件合同檔案的借閱、保存和銷毀。二、各部門設(shè)檔案管理員予以協(xié)助管理。各部門負責(zé)本部門合同或協(xié)議的編號北京博興寶信息技術(shù)有限公司文件編碼XZ-ZD-008版本A修改狀態(tài)0名稱合同檔案管理制度頁數(shù)2/4分配、檔案資料的收集整理。文件合同歸檔要求一、文件合同編號規(guī)則合同號是合同檔案唯一的保管單位。銷售合同號14位，其余均為12位。文件合同號由公司號、年度號、分類號、順序號、部門代碼組成?；灸Ｊ剑篠T-2004－XS－0001－HT公司號年度號分類號順序號部門代碼年度號：年度號由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，指文件材料形成的年度。分類號：分類號是檔案號的主體,分別依照合同類別拼音首字母給予識別代碼。順序號：順序號4位，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示：0001、0002……，表示公司當(dāng)年某一類合同的序號。部門代碼:部門代碼僅限銷售合同，為各部門的漢語拼音簡稱；二、合同簽訂人在合同上簽字后，由簽訂人或經(jīng)辦人辦理合同評審手續(xù)；經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，到檔案管理員處編號并登記，到印鑒管理員處登記并蓋章。合同在雙方均蓋章生效后須將原件一份送到檔案管理員處存檔。合同簽訂人或經(jīng)辦人負責(zé)將合同相關(guān)檔案資料及時提交給檔案管理員，并按月將合同的所有檔案資料提交完整。所有檔案資料整理完整后，每月月初部門檔案管理員辦理檔案移交，填寫《檔案移交單》，雙方簽字認可，管理專員歸檔。所有以公司名義簽訂的有效合同（訂單）原件一律要求在公司歸檔，各部門及平臺只留復(fù)印件備查。檔案管理員每月初將統(tǒng)計出各部門30天前簽訂的合同中尚未收回合同的清單，以電子郵件或傳真的形式發(fā)給各部門，各部門須將合同按要求歸檔。小計：共件借閱日期：年月日借閱人：歸還日期：年月日簽收人：審核人批準(zhǔn)人注：本單一式二聯(lián)，第一聯(lián)于案卷退還后由檔案室退還調(diào)卷人，第二聯(lián)留存檔案室備案。附件4