文件與檔案管理制度

文件與檔案管理制度總則為規(guī)范公司各部門的文件和檔案的管理，做到文檔流轉(zhuǎn)及時(shí)、保管安全，制定本制度。第一章文檔的分類公司文檔分類（包括電子文檔）：合同類文檔：指公司與其他法律實(shí)體簽訂的具有法律效力的文件。包括合同、協(xié)議以及備忘錄。規(guī)劃類文檔。指涉及到公司發(fā)展和計(jì)劃的各種文件：公司發(fā)展規(guī)劃、公司年度經(jīng)營計(jì)劃、公司年度市場營銷計(jì)劃、公司年度銷售計(jì)劃、公司人力資源計(jì)劃、公司年度預(yù)算方案等。制度、政策類文檔。指公司各種規(guī)章制度文件、公司銷售政策和公司的各類通知等。報(bào)告類文檔。指各種最終提交的方案或者分析結(jié)果：各期財(cái)務(wù)分析報(bào)告、市場分析報(bào)告、新產(chǎn)品方案的報(bào)告、廣告和促銷方案的報(bào)告等。方案類文檔。指各種未最終獲得通過的申請報(bào)告、計(jì)劃或者方案：各種計(jì)劃方案、新產(chǎn)品開發(fā)方案、廣告促銷方案、銷售政策調(diào)整方案等。信息類文檔。指記錄客戶信息的各種文檔以及財(cái)務(wù)部的各種會(huì)計(jì)記錄：客戶檔案和會(huì)計(jì)帳目、會(huì)計(jì)憑證等。表單類文檔。指公司運(yùn)作過程中產(chǎn)生的各種表單。借款單、報(bào)銷單、銷售訂單、出庫單、入庫單、采購申請單、送貨單、辦公用品領(lǐng)用單等等。外來文檔。指和公司業(yè)務(wù)無直接聯(lián)系的各種外來文檔：書籍、報(bào)刊、雜志、信件。文檔按照是否處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)又可劃分為文件和檔案兩類：文件是指處于流轉(zhuǎn)過程中的文檔；檔案是指已經(jīng)停止流轉(zhuǎn)，有人專門留存保管的文檔。文檔的編號按照文件和檔案的區(qū)別也有所區(qū)別。規(guī)劃類文檔、制度政策類文檔、合同類文檔和信息類文檔屬于檔案；方案類文檔屬于文件；表單類文檔和外來文檔屬于文件。第二章文件的編號與管理文件的編號：文件按發(fā)起部門進(jìn)行編號，編號規(guī)則：總經(jīng)理發(fā)文：【總】_____年文______號V_____辦公室發(fā)文：【辦】_____年文______號V_____人力資源部發(fā)文：【人】_____年文______號V_____市場部發(fā)文：【市】_____年文______號V_____銷售部發(fā)文：【銷】_____年文______號V_____設(shè)計(jì)部發(fā)文：【設(shè)】_____年文______號V_____財(cái)務(wù)部發(fā)文：【財(cái)】_____年文______號V_____規(guī)則說明：【】內(nèi)文字為部門第一個(gè)字；“_____年文______號”是某年第幾個(gè)文件，空格處用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫；“V______”是版本號，是指該文件經(jīng)過了幾次修訂，空格用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫。文件的流轉(zhuǎn)：文件是需要經(jīng)過各級領(lǐng)導(dǎo)審閱的文檔，每一位審閱人接收到文件后，2天內(nèi)應(yīng)做出響應(yīng)，把文件交給下一位審閱人，如果該文件未獲通過，則返回給文件發(fā)起者，讓其進(jìn)行修訂。文件的歸檔：文件獲得審批通過之后，文件的最后獲得通過的版本應(yīng)該由相應(yīng)部門的人員留存歸檔。將文件進(jìn)行檔案編號。表單類文件用日期加簡單數(shù)字加以編號。如在2003年12月26日的出庫單編號為：20031226－0234；其中前面八位數(shù)字是日期，后四位數(shù)字是該類表單在本年度的流水編號，由流轉(zhuǎn)過程最后一個(gè)接收者留存。外來文件不需要進(jìn)行編號，由統(tǒng)一由辦公室留存。第三章檔案的編號與管理規(guī)劃類檔案、報(bào)告類檔案和制度政策類檔案的編號：檔案按照留存部門進(jìn)行編號，編號規(guī)則：總經(jīng)理存檔：【總】_____年檔________類______號【】辦公室存檔：【辦】_____年檔________類______號【】人力資源部存檔：【人】_____年檔________類______號【】市場部存檔：【市】_____年檔________類______號【】銷售部存檔：【銷】_____年檔________類______號【】設(shè)計(jì)部存檔：【設(shè)】_____年檔________類______號【】財(cái)務(wù)部存檔：【財(cái)】_____年檔________類______號【】規(guī)則說明：前一個(gè)“【】”內(nèi)文字為部門第一個(gè)字；后一個(gè)“【】”填“機(jī)密”或“普通”，表示該檔案是否屬于公司機(jī)密，機(jī)密檔案按照《保密制度》進(jìn)行管理?！癬____年檔________類______號”是某年某個(gè)類別第幾個(gè)檔案，年份和編號用阿拉伯?dāng)?shù)字，類別主要為：規(guī)劃類、計(jì)劃類、預(yù)算類、報(bào)告類、制度類、政策類。信息類檔案的編號：會(huì)計(jì)帳目和會(huì)計(jì)憑證在一定期限（一年）后裝訂成冊，在封面上標(biāo)明內(nèi)部記錄的內(nèi)容和記錄的開始結(jié)束時(shí)間。客戶檔案的編號：客戶檔案可以分為客戶基本信息卡、客戶評估、客戶信用評級、銷售合同副本、銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表?？蛻魴n案總編號：省份―客戶簡稱―客戶類別－客戶等級；客戶基本信息卡編號：JC－客戶簡稱－客戶類別－V_____－日期；客戶評估報(bào)告：PG－客戶簡稱－客戶類別－V_____－日期；客戶信用評級卡：XY－客戶簡稱－客戶類別－V_____－日期；客戶銷售合同復(fù)印件：HT－客戶簡稱－客戶類別－日期；客戶銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表：XS－客戶簡稱－客戶類別－V_____－日期。編號說明：“省份”用拼音簡稱，如天津簡稱為TJ，如果出現(xiàn)容易出現(xiàn)混淆的編號，如河南和湖南，則用三個(gè)字母標(biāo)注，河南簡稱為HEN，湖南簡稱為HUN；客戶簡稱，用客戶中文名字四字簡稱的漢語拼音首字母表示；“客戶類別”分為經(jīng)銷商和零售終端分別用其英文首字母（經(jīng)銷商：Distributor；零售終端：Terminal）“D”和“T”表示；“客戶等級”是該客戶的級別，用英文字母表示。客戶檔案中五個(gè)子項(xiàng)的編號中“V”表示版本號，第一次記錄的時(shí)候版本號為V1，以后依次增加，“日期”表示該項(xiàng)記錄更新的日期。銷售合同副本不存在更新的問題，所以不需要版本號。其他部門的各種信息類文檔，編號規(guī)則與客戶資料編號類似。信息類檔案的更新和保管信息類檔案需要經(jīng)常更新，保管方式和編碼和一般檔案應(yīng)有所區(qū)別。信息類檔案中最主要的是財(cái)務(wù)部的會(huì)計(jì)帳目、會(huì)計(jì)憑證，市場部歸集的客戶資料卡及其他各部門各自的信息。信息類檔案由專門負(fù)責(zé)相關(guān)信息收集的人員保管，并及時(shí)更新。合同類文檔的編號。合同類文檔主要分為三類，銷售合同，一般合同，協(xié)議，備忘錄。銷售合同編號：【銷售合同】－地區(qū)－年份－客戶類別－編碼；一般合同編號：【一般合同】－年份－編碼；協(xié)議編號：【協(xié)議】－年份－編碼；備忘錄編號：【備忘錄】－年份－編碼。比如2004年和河南的經(jīng)銷商簽訂的合同，編碼如下：【銷售合同】－河南－2004年－經(jīng)銷商－002?！?02”表示該合同是本年該地區(qū)的該類經(jīng)銷商的第二份合同。合同的正本統(tǒng)一由辦公室歸檔，其中銷售合同在公司財(cái)務(wù)部、市場部和銷售部存有復(fù)印件。檔案的查閱查閱公司檔案需要經(jīng)過部門經(jīng)理的審批，如果是機(jī)密檔案需要總經(jīng)理的批準(zhǔn)。查閱檔案時(shí)查閱人需要在檔案查閱登記表上簽字，并規(guī)定歸還時(shí)間；機(jī)密檔案只能在當(dāng)時(shí)查閱，不能領(lǐng)走。第四章文檔的保存期限文檔的保存期限永久保存：公司規(guī)章制度，財(cái)務(wù)報(bào)表、合同以及其他經(jīng)核定須永久保存的文書。10年保存：預(yù)算，會(huì)計(jì)憑證以及其他經(jīng)核定須保存10年的文書。5年保存：期滿或解除之合約以及其他經(jīng)核定保存5年的文書。1年保存：無長期保存必要者。須銷毀的文件須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)后，由負(fù)責(zé)保管該文檔的人員銷毀并派專人監(jiān)銷。第五章附則本規(guī)定從公布之日起實(shí)施。本規(guī)定由辦公室負(fù)責(zé)解釋。第六章附表文檔管理制度表格?！稒n案查閱申請表》《檔案查閱登記表》附表一：xx公司檔案查閱申請表查閱理由：借閱時(shí)間：___________預(yù)計(jì)歸還時(shí)間：___