高職院校秘書寫作范式教學中存在的問題及對策

第第頁高職院校秘書寫作范式教學中存在的問題及對策摘要：《秘書寫作》是高職院校文秘專業(yè)學生的一門重要的專業(yè)課程，本文分析了高職學生在秘書寫作書面范式上所出現的問題，并針對存在的問題提出相應的解決對策。

關鍵詞：秘書寫作；范式；問題；對策

中圖分類號：G71文獻標志碼：A文章編號：1003-949X（2013）-03-0063-1

秘書寫作必須又快又好，快速高質量的完成領導交擬的寫作任務，這也一定要求秘書寫作的書面范式規(guī)范、整潔、漂亮，符合《國家行政機關公文處理辦法》。秘書是文字處理的第一高手，這也必定要求秘書在寫作時處理文字、文面、格式時不僅要速度快，更是重點要求其寫作出的文章規(guī)范、整潔、漂亮。

《秘書寫作》是高職院校文秘專業(yè)學生的一門重要的專業(yè)課程，是高職文秘專業(yè)開設的一門主干職業(yè)技能課程。學生在《秘書寫作》學習過程中，其秘書寫作的范式常常達不到理想的效果，出現這樣那樣的錯誤，不僅不符合秘書是文字處理第一高手的要求，更不符合秘書寫作必須又快又好的現實需要。

本文將分析高職院校學生在秘書寫作書面范式上所出現的問題，并針對存在的問題提出相應的解決對策。

一、學生寫作中存在的范式問題

（一）18個格式要素實際運用不當的問題

國務院辦公廳在2000年8月24日下發(fā)的《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）中把公文分為眉首、主體、版記三個部分共18個格式要素。學生在秘書寫作的實際運用中會出現如下錯誤的現象：

1.全部使用18個格式要素的現象。有的學生在擬寫一個具體的公文時，無論是否與行文的具體環(huán)境和文種的要求相關，把所有《辦法》中所要求的有關于眉首、主體、版記的18個格式要素都寫在這個公文中，這是不妥當的寫作現象。例如：一般“請示”文種需要“簽發(fā)人”格式要素，而別的文種一般不需要“簽發(fā)人”格式要素；有時行文需要“抄送”格式要素，而有時行文就不需要“抄送”格式要素。這得視具體的行文事項和行文環(huán)境而定。

2.遺漏必要的格式要素的現象。學生學習《秘書寫作》這門課程，肯定地說很少有同學見習過秘書或文書的現實“辦文”環(huán)境，因此，難免會有遺漏公文必要格式要素的現象出現。例如：有的學生在擬寫上行文“請示”和下行文“通知”（上級單位對下級單位發(fā)文）的公文中，就會遺漏掉必定要有的“發(fā)文字號”這個格式要素。

3.錯用必要格式要素的現象。如果缺乏相應的工作經驗出現錯用必要格式要素的現象將是在所難免。例如：“發(fā)文字號”格式要素中最后一個字是使用“發(fā)”、還是“字”、還是“函”、亦或是“通”呢？這得需要視具體的行文文種和行文方向而定。

4.相應格式要素所放位置不當的現象。學生在擬寫公文時，憑想象而寫作，也會出現相應格式要素放錯位置的現象。例如：有的同學在寫作時會把“附件”格式要素放在成文日期之后排列，有的同學甚至還把附件的具體內容寫在正文當中，其實，正文當中只出現“附件”格式要素的附件名而已，附件的內容要另起一頁再安排內容。

一般情況下公文眉首部分只須書寫發(fā)文字號套用紅頭文件紙；主體部分書寫標題、主送機關、正文、附件、成文日期；版記部分書寫主題詞、繕印部門及時間即可。

（二）層次序數及其符號選擇不當的問題

高職學生在秘書寫作時文章的層次序數及其符號選擇有不當的現象，與《辦法》中規(guī)范的標準有不相符的現象出現?！掇k法》中層次序數規(guī)定，第一層次為：一、；第二層次為：（一）；第三層次為：1.但必須在全角英文狀態(tài)下書寫1后面的點符號；第四層次為：（1）；如遇還有第五層次的情況可到文檔“插入”欄尋找諸如①層次序號；如遇只有兩個層次出現公文當中，一般使用第一層次序數和第三層次序數。在使用計算機擬寫公文時，公文的層次序數切忌使用記憶狀態(tài)下計算機自動跳出的層次序數，否則公文內容將不能被“選定”，不能調整版面、行距、字體等格式。一般情況下，公文的第一層次標題使用三號仿宋字加粗，如遇很多層次很多篇幅的公文，第一層次標題可使用三號黑體字加粗，第二層次標題使用三號仿宋字加粗。

（三）文中插入表格、制圖等格式不當的問題

高職學生在秘書寫作時文章當中插入表格、制圖等有不當的現象，與規(guī)范、美觀、整潔的審美要求有不相符的現象出現。擬寫公文中，如果插入表格、制圖等寬限邊距應調整至與公文內容邊距一樣寬。表格中字體應小于公文正文字體，一般為四號字體。表格中如出現時間：如9：00-11：00，應在半角英文狀態(tài)下書寫。公文或表格中如出現很多阿拉伯數字的數據，用“TimesNewRoman”字體再進行“選定”變換一次字體。

（四）其他格式化低級錯誤的現象

現代信息社會，他山之石可以攻玉，他人的文字內容亦可借鑒運用，特別是引用相關的政策文件等，下載復制粘貼內容難免。但確有學生只管下載復制粘貼相關內容，卻不管借用、引用的資料是否有底紋，行距、字距、空行、空格是否與所擬寫公文一致，出現這樣一些秘書寫作范式上不規(guī)范的現象。

二、秘書寫作范式教學中存在問題的教學對策

（一）充分調動學生學習秘書寫作的積極性，采用適合的教學方法，提高學生的寫作技能，提升學生的寫作水平。

高職院校錄取分數線較低，有的學生只有200多分，語文基礎普遍不高，生源素質下降，自然會影響到他們寫作能力的提高，但秘書寫作課教學目標及要求并未隨生源的降低而降低，相反為了適應市場激烈的競爭，對學生能力方面提出更為嚴格的要求，因此教師必須充分調動學生學習秘書寫作的積極性，摒棄傳統(tǒng)教學觀念對秘書寫作的束縛，不再采用照本宣科、填鴨式教學方式，不再把寫作課當作理論課、知識課去講授，采用情景式教學、體驗式教學、糾錯式教學的方法，從而傳授學生寫作方法、寫作技巧，提高寫作技能，提升寫作水平。

（二）提供18個格式要素齊全的具有現實意義的例文讓學生學習、參考、體驗。

從理性認識到感性認識，現實的示范公文作品直觀的表達了18個格式要素所處文中的位置，讓學生看了一目了然，讓學生有了真切的感性認識。學生從學秘書寫作范式理論的云里霧里到看到現成18個格式要素樣品的茅塞頓開、恍然大悟，這當然需要教師認真地選擇現實當中的18個格式要素的示范公文。

（三）針對性地解決學生秘書寫作書面范式教學過程中出現的各種問題，系統(tǒng)地進行范式案例教學，開展范式糾錯法教學。

文中第一大點里談到了6個方面數十個格式不當的小問題，教師應按照相關范式標準，系統(tǒng)全面地將錯誤范式公文的案例進行逐一的糾錯教學，讓學生掌握糾錯的方法和技巧。在學生學習寫作的過程中應手把手的糾正學生擬寫公文的錯誤。

（四）加強秘書寫作范式教學，強化秘書寫作實訓、實習，讓教師和學生“走出去”寫作，真正做到理論與實踐相結合，理論化于實踐，理論融于實踐。

凡事熟能生巧。要想真正地傳授學生符合《辦法》的秘書寫作范式，提升學生秘書寫作范式技能，必須加強秘書寫作范式練習，重點加強秘書寫作實訓、實習。把現實當中要完成的寫作，拿到課堂教學里來，真正開展以項目為驅動的情景法教學、體驗式教學。拔給實踐經費，讓教師和學生走出校門，走向社會，真正做到公文18個格式要素理論與實踐相合，理論化于實踐，理念貫穿始終，理論融于實踐，真正讓擬寫公文做到規(guī)范、整潔、醒目、美觀、大方。

（五）提高教學師資水平，提升教師秘書寫作“實戰(zhàn)”經驗。

由于秘書寫作教學教師大部分是中文專業(yè)畢業(yè)的，缺乏行政、企事業(yè)單位秘書崗位的工作閱歷和背景，缺乏秘書寫作“實戰(zhàn)”經驗，不能深入地組織教學內容，當然也不能“實戰(zhàn)”地處理秘書寫作范式教學中學生存在的問題。因此，高職院校要引進擁有行政、企事業(yè)單位秘書崗位的工作閱歷和背景，擁有秘書寫作“實戰(zhàn)”經驗的雙師型教師；要想方設法讓現有秘書寫作教師“走出去，再回來”，去真正的秘書、文書崗位實習、見習，掛職鍛煉，開展不同形式的秘書崗位工作體驗。從而達到提高教學師資水平，提升教師秘書寫作“實戰(zhàn)”經