新版文件管理程序

程序文獻(xiàn)文獻(xiàn)名稱：文獻(xiàn)管理程序文獻(xiàn)編號(hào)：文獻(xiàn)版本：編制審核核準(zhǔn)發(fā)行章版本變更日期變更編號(hào)變更內(nèi)容目的：確保我司的管理文獻(xiàn)和外來(lái)文獻(xiàn)遵照國(guó)際原則與規(guī)定，在建立、實(shí)施、修改、作廢等各個(gè)環(huán)節(jié)得以控制，確保公司各個(gè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)場(chǎng)合均使用對(duì)應(yīng)的有效文獻(xiàn)。2.范疇：合用于下列文獻(xiàn)的管理2.1公司的質(zhì)量手冊(cè)。 2.2各類程序文獻(xiàn)和三階文獻(xiàn)。2.3各類作業(yè)指導(dǎo)書。2.4質(zhì)量體系運(yùn)行的有關(guān)表單。2.5來(lái)自公司外部的重要文獻(xiàn)、資料。2.6電子文檔。3.定義：3.1受控文獻(xiàn)：含有制訂修訂與分發(fā)統(tǒng)計(jì)，修訂后須重新分發(fā)，失效或廢止時(shí)須由行政辦公室根據(jù)規(guī)定回收及銷毀，并應(yīng)隨時(shí)保持最新版本的文獻(xiàn)，蓋有紅色文獻(xiàn)識(shí)別受控章。3.2非受控文獻(xiàn)：蓋有非受控章或無(wú)任何識(shí)別章的文獻(xiàn)；分發(fā)時(shí)取最新版本，但修訂后不再另行分發(fā)，廢止后不必收回的文獻(xiàn)。3.3質(zhì)量手冊(cè)：是公司建立符合質(zhì)量管理體系規(guī)定，貫徹質(zhì)量方針與質(zhì)量目的的最基本文獻(xiàn)。3.4程序文獻(xiàn)：質(zhì)量手冊(cè)中管理重點(diǎn)所延伸引用的下階文獻(xiàn)，是質(zhì)量管理體系各重要作業(yè)程序的活動(dòng)文獻(xiàn)，這一類的作業(yè)普通都為跨部門性質(zhì)的作業(yè)。3.5作業(yè)指導(dǎo)書：程序文獻(xiàn)中作業(yè)內(nèi)容所延伸引用的下一階文獻(xiàn)，是質(zhì)量管理體系中各重要作業(yè)程序的運(yùn)作文獻(xiàn)。3.6表單：是各類實(shí)際狀況的載體，呈現(xiàn)各作業(yè)流程的運(yùn)行證據(jù)。3.7外來(lái)文獻(xiàn)：來(lái)自于客戶、供應(yīng)商、政府機(jī)構(gòu)及其它組織機(jī)構(gòu)的文獻(xiàn)，如圖紙，資料，國(guó)際/國(guó)標(biāo)，法令，法規(guī)等。3.8公司的電子文獻(xiàn)涉及E-mail、U盤文獻(xiàn)、電腦存檔資料、ERP資料。4.權(quán)責(zé)：權(quán)限文獻(xiàn)類別制訂/修訂審核同意歸檔/分發(fā)/回收/作廢質(zhì)量手冊(cè)行政辦部門經(jīng)理總經(jīng)理行政辦公室程序文獻(xiàn)各部門部門經(jīng)理總經(jīng)理行政辦公室作業(yè)指導(dǎo)書各部門各科室主管各部門經(jīng)理行政辦公室表單各部門各科室主管各部門經(jīng)理行政辦公室5.流程圖：（附件一）6.作業(yè)內(nèi)容與補(bǔ)充闡明：6.1內(nèi)容要項(xiàng):6.1.1質(zhì)量手冊(cè)/程序文獻(xiàn)有關(guān)內(nèi)容要項(xiàng)根據(jù)”ISO9001”規(guī)定編寫。6.1.2文獻(xiàn)封面格式以此份文獻(xiàn)為范本。6.1.3文獻(xiàn)都采用”word”軟件編排，編排都采用簡(jiǎn)體字。6.1.4表頭“公司標(biāo)記”采用小二號(hào)ArialBlack加粗字體，“浙江新諾電工科技有限公司”采用小二號(hào)加粗黑體字，外框用1.5磅實(shí)線，內(nèi)用0.5磅細(xì)實(shí)線，程序文獻(xiàn)和程序文獻(xiàn)名稱采用四號(hào)加粗黑體字，其它采用五號(hào)宋體字體。6.1.5正文采用五號(hào)宋體字體，外框采用1.5磅實(shí)線，內(nèi)采用0.5磅虛線。6.1.6行間距以word軟件中1.5字行為原則，頁(yè)邊距定為：上1cm；下1cm；左2.0cm；右1cm，頁(yè)面定為A4紙面大小。6.1.7系統(tǒng)文獻(xiàn)架構(gòu):按質(zhì)量管理體系條款排列次序編訂各章節(jié)及項(xiàng)目，并明確體現(xiàn)章節(jié)內(nèi)項(xiàng)目所對(duì)應(yīng)的程序文獻(xiàn)，作業(yè)指導(dǎo)書。6.1.8程序文獻(xiàn)架構(gòu)：6.1.8.1目的。6.1.8.2范疇。6.1.8.3定義。6.1.8.4權(quán)責(zé)。6.1.8.5流程。6.1.8.6作業(yè)內(nèi)容與補(bǔ)充闡明。6.1.8.7有關(guān)文獻(xiàn)。6.1.8.8應(yīng)用表單。6.1.9作業(yè)指導(dǎo)書架構(gòu)：作業(yè)指導(dǎo)書的編寫由對(duì)應(yīng)制修訂部門視實(shí)際需要自行制訂，以有效表達(dá)內(nèi)容為目的，易于閱讀、理解、使用。6.2文獻(xiàn)的新增、修改、作廢申請(qǐng)：6.2.1當(dāng)各部門需要增加新的文獻(xiàn)時(shí)，向行政辦公室申請(qǐng)編號(hào)和統(tǒng)一格式，文獻(xiàn)編號(hào)原則附件二。6.2.2文獻(xiàn)編制完畢后，編制人員填寫【文獻(xiàn)申請(qǐng)表】，經(jīng)有關(guān)部門會(huì)簽以及權(quán)責(zé)主管同意后，連同電子檔交行政辦公室提出文獻(xiàn)發(fā)行申請(qǐng)。6.2.3行政辦公室收到申請(qǐng)后，由文控人員先行核對(duì)格式，申請(qǐng)內(nèi)容，會(huì)簽等有關(guān)資料與否符合規(guī)定，編號(hào)與否一一對(duì)應(yīng)，否則退還申請(qǐng)部門重新修訂后再申請(qǐng)。6.2.4各類文獻(xiàn)的編制、審核、同意權(quán)限按“4.權(quán)責(zé)”執(zhí)行。6.2.5各部門文獻(xiàn)編制時(shí)應(yīng)條理清晰、語(yǔ)句簡(jiǎn)樸通順、描述清晰并用電腦打印，同意后正本交行政辦公室歸檔。6.2.6文獻(xiàn)修改/作廢：文獻(xiàn)修改由文獻(xiàn)制訂部門負(fù)責(zé)起草修訂，填寫【文獻(xiàn)申請(qǐng)表】，將修改前/后內(nèi)容描述清晰，經(jīng)有關(guān)部門會(huì)簽以及權(quán)責(zé)主管同意后，交行政辦公室執(zhí)行文獻(xiàn)的修改（涉及電子檔）和發(fā)行。6.2.7技術(shù)文獻(xiàn)管理，具體參見《技術(shù)文獻(xiàn)管理規(guī)范》。6.3文獻(xiàn)的分發(fā)與回收：6.3.1全部同意的文獻(xiàn)分發(fā)范疇和份數(shù)見附件四。6.3.2行政辦公室文管員根據(jù)發(fā)放的范疇復(fù)印有關(guān)的文獻(xiàn)，按“6.4”作好對(duì)應(yīng)的標(biāo)記后分發(fā)至各部門并將分發(fā)的狀況統(tǒng)計(jì)于【文獻(xiàn)/統(tǒng)計(jì)簽收表】，接受人員在表單上簽字確認(rèn)。6.3.3文獻(xiàn)接受部門收到文獻(xiàn)后應(yīng)將收到的文獻(xiàn)登記于部門內(nèi)部的【文獻(xiàn)一覽表】上。行政辦公室每季度對(duì)各部門【文獻(xiàn)一覽表】進(jìn)行更新。6.3.4當(dāng)有關(guān)部門因文獻(xiàn)沒(méi)有被分發(fā)到或數(shù)量不夠或遺失須補(bǔ)發(fā)文獻(xiàn)時(shí)，由使用部門填寫【文獻(xiàn)申請(qǐng)單】經(jīng)部門經(jīng)理審核、行政辦經(jīng)理同意后由文管員補(bǔ)發(fā)對(duì)應(yīng)文獻(xiàn)并做好發(fā)放統(tǒng)計(jì)。6.3.5當(dāng)文獻(xiàn)修改或過(guò)期需回收舊文獻(xiàn)時(shí)，由行政辦公室根據(jù)【文獻(xiàn)/統(tǒng)計(jì)簽收表】向有關(guān)部門回收舊文獻(xiàn)并簽字確認(rèn)，行政辦公室統(tǒng)計(jì)資料的回收狀況，對(duì)有文獻(xiàn)遺失的部門責(zé)成其分析遺失因素并研究改善對(duì)策，方便于更加好的管理文獻(xiàn)。6.4文獻(xiàn)標(biāo)記：6.4.1行政辦公室根據(jù)分發(fā)文獻(xiàn)的性質(zhì)擬定文獻(xiàn)應(yīng)顯示的標(biāo)記：6.4.1.1受控文獻(xiàn)于發(fā)放之前在分發(fā)文獻(xiàn)的第一頁(yè)封面發(fā)行章區(qū)蓋“受控”章，執(zhí)行分發(fā)作業(yè)。6.4.1.2原稿作廢后由文管員在文獻(xiàn)每一頁(yè)蓋“作廢”章后，整頓歸檔。6.4.1.3變更文獻(xiàn)，由文控人員在文獻(xiàn)封面的變更統(tǒng)計(jì)上進(jìn)行登記，并蓋”文獻(xiàn)變更”章。6.4.1.4作廢回收的文獻(xiàn)由文管員在作廢文獻(xiàn)的每一頁(yè)蓋“作廢”章，貯存或銷毀。6.5文獻(xiàn)歸檔：6.5.1行政辦公室收到同意的文獻(xiàn)后應(yīng)按照文獻(xiàn)的類別建立【文獻(xiàn)一覽表】，并按文獻(xiàn)的類別進(jìn)行分類保管。6.5.2全部歸檔保管的文獻(xiàn)應(yīng)寄存于公司行政辦公室，行政辦公室環(huán)境應(yīng)符合下列規(guī)定：6.5.2.1行政辦公室應(yīng)在適宜的位置擺放消防器材，并做好防火工作，以避免火災(zāi)事故的發(fā)生。6.5.2.2行政辦公室應(yīng)做好防潮工作，每一層文獻(xiàn)柜應(yīng)擺放干燥劑。6.5.2.3每一層文獻(xiàn)柜應(yīng)放防蛀劑。6.5.2.4行政辦公室文管員應(yīng)對(duì)資料做好保密工作，除非經(jīng)總經(jīng)理同意，任何人員不得進(jìn)入文控中心室。6.5.3過(guò)期或作廢資料的保存年限：6.5.3.1法律法規(guī)有規(guī)定的各類資料保存期限應(yīng)符正當(dāng)規(guī)規(guī)定。6.5.3.2產(chǎn)品設(shè)計(jì)資料保存期限應(yīng)為產(chǎn)品使用周期加一種日歷年。6.5.3.3客戶有規(guī)定時(shí)資料的保存年限應(yīng)按客戶規(guī)定規(guī)定執(zhí)行。6.5.3.4質(zhì)量手冊(cè)、程序文獻(xiàn)原稿歸檔后保存二年。6.5.3.5作業(yè)指導(dǎo)書保存年限為產(chǎn)品使用周期加一種日歷年。6.5.3.6以上規(guī)定的保存年限應(yīng)理解為最短期限。6.6文獻(xiàn)銷毀：6.6.1當(dāng)文獻(xiàn)保存期滿需銷毀時(shí)，由行政辦公室填寫【文獻(xiàn)申請(qǐng)表】提出文獻(xiàn)銷毀申請(qǐng)，經(jīng)行政部經(jīng)理同意后執(zhí)行銷毀。6.6.2文獻(xiàn)銷毀時(shí)必須明確銷毀人和銷毀監(jiān)督人，并將銷毀信息統(tǒng)計(jì)于【文獻(xiàn)銷毀記錄表】。6.6.3為避免作廢文獻(xiàn)的遺失，全部銷毀的文獻(xiàn)必須用碎紙機(jī)銷毀或焚毀。6.6.4各部門統(tǒng)計(jì)報(bào)表等資料需銷毀，同樣填寫【文獻(xiàn)申請(qǐng)表】，經(jīng)行政部經(jīng)理同意后交行政辦公室執(zhí)行銷毀工作。6.7現(xiàn)場(chǎng)文獻(xiàn)的使用與保管規(guī)定：6.7.1文獻(xiàn)使用部門應(yīng)建立本部門的【文獻(xiàn)一覽表】并定時(shí)更新。6.7.2現(xiàn)場(chǎng)使用的文獻(xiàn)應(yīng)保持清潔，不得隨意涂改，不得隨意帶出工廠并做好保密工作。6.7.3使用部門收到文獻(xiàn)后應(yīng)立刻組織有關(guān)人員進(jìn)行學(xué)習(xí)培訓(xùn)方便于文獻(xiàn)的有效執(zhí)行。6.7.4文管員每季度對(duì)各部門檢查文獻(xiàn)使用與保管的狀況，當(dāng)出現(xiàn)文獻(xiàn)被隨意涂改、遺失、缺頁(yè)、損壞嚴(yán)重時(shí)應(yīng)向?qū)?yīng)的部門負(fù)責(zé)人提出整治規(guī)定并形成報(bào)表報(bào)行政部經(jīng)理。6.7.5現(xiàn)場(chǎng)文獻(xiàn)使用部門必須使用公司有效文獻(xiàn)。6.8外來(lái)文獻(xiàn)管理：6.8.1各部門收到外來(lái)文獻(xiàn)與資料時(shí)，應(yīng)先確認(rèn)外來(lái)文獻(xiàn)資料的內(nèi)容、版本與否為最新狀態(tài)，建立【文獻(xiàn)一覽表】，將文獻(xiàn)保存歸檔。6.8.2各部門負(fù)責(zé)對(duì)各自文獻(xiàn)的更新/作廢工作，并及時(shí)更新【文獻(xiàn)一覽表】。6.8.3當(dāng)有關(guān)部門需使用外來(lái)文獻(xiàn)時(shí)，應(yīng)制訂【文獻(xiàn)資料借閱申請(qǐng)單】，經(jīng)部門主管審核，行政部經(jīng)理同意后借閱，保管部門將借閱信息登記于【文獻(xiàn)資料借閱記錄表】。保管部門定時(shí)檢查文獻(xiàn)借閱狀況并及時(shí)跟催借閱者償還。6.9電子文獻(xiàn)管理:6.9.1全部公司具體有保存規(guī)定的電子文獻(xiàn)，必須由行政辦公室定時(shí)備份，編目保存，并建立【電子文獻(xiàn)備份一覽表】。6.9.2行政辦公室定時(shí)對(duì)刻錄文獻(xiàn)進(jìn)行維護(hù)，以免數(shù)據(jù)丟失。6.9.3若需要將有關(guān)文獻(xiàn)拷貝成磁盤，由使用部門提出申請(qǐng)，行政辦公室負(fù)責(zé)拷貝或刻錄。刻錄應(yīng)予驗(yàn)證統(tǒng)計(jì)狀況，以免文獻(xiàn)丟失?？截愪浀碾娮游墨I(xiàn)應(yīng)登錄于【電子文獻(xiàn)備份一覽表】。6.9.4電子文獻(xiàn)需要修改,同文獻(xiàn)修改程序6.2.7。7.有關(guān)文獻(xiàn)：7.1統(tǒng)計(jì)管理程序8.有關(guān)表單：8.1文獻(xiàn)一覽表BST/Q-20306-018.2文獻(xiàn)/統(tǒng)計(jì)簽收表BST/Q-20306-028.3文獻(xiàn)申請(qǐng)表BST/Q-20306-038.4電子文獻(xiàn)備份一覽表BST/Q-20306-048.5文獻(xiàn)銷毀記錄表BST/Q-20306-058.6文獻(xiàn)資料借閱申請(qǐng)單BST/Q-20306-068.7文獻(xiàn)資料借閱記錄表BST/Q-20306-07附件一:流程圖流程圖總經(jīng)理行政辦公室主任有關(guān)部門行政辦公室文獻(xiàn)制訂部門表單文獻(xiàn)申請(qǐng)文獻(xiàn)申請(qǐng)獲得編號(hào)與格式獲得編號(hào)與格式獲得編號(hào)與格式獲得編號(hào)與格式獲得編號(hào)與格式獲得編號(hào)與格式文獻(xiàn)申請(qǐng)獲得編號(hào)與格式文獻(xiàn)申請(qǐng)獲得編號(hào)與格式文獻(xiàn)申請(qǐng)表設(shè)計(jì)變更告知單文獻(xiàn)會(huì)簽/審核/同意文獻(xiàn)會(huì)簽/審核/同意審核審核NGOKOK擬定分發(fā)范疇/復(fù)印/標(biāo)記擬定分發(fā)范疇/復(fù)印/標(biāo)記文獻(xiàn)一覽表分發(fā)新文獻(xiàn)/回收舊文獻(xiàn)分發(fā)新文獻(xiàn)/回收舊文獻(xiàn)文獻(xiàn)/統(tǒng)計(jì)簽收表定時(shí)檢查定時(shí)檢查補(bǔ)發(fā)/作廢/銷毀申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)/作廢/銷毀申請(qǐng)文獻(xiàn)申請(qǐng)表設(shè)計(jì)變更告知單歸檔解決歸檔解決文獻(xiàn)銷毀記錄表附件二:文獻(xiàn)編號(hào)原則1.文獻(xiàn)編號(hào)：1.1質(zhì)量手冊(cè)的編號(hào)辦法：BST/Q—1□□次序號(hào)（01；02；03……） 手冊(cè)代號(hào) 質(zhì)量體系文獻(xiàn)代號(hào)公司代號(hào)1.2程序文獻(xiàn)的編號(hào)辦法：BST/Q—2□□□□ 次序號(hào)（01；02；03……） 部門代號(hào) 程序文獻(xiàn)代號(hào) 質(zhì)量體系文獻(xiàn)代號(hào)公司代號(hào)1.3三級(jí)文獻(xiàn)的編號(hào)辦法：BST/Q-3□□□□程序次序號(hào)（01；02；03……）部門代號(hào) 管理文獻(xiàn)代號(hào)（技術(shù)文獻(xiàn)除外）質(zhì)量體系文獻(xiàn)代號(hào)公司代號(hào)1.4表單編號(hào):1.4.1表單編號(hào)BST/Q—□□□□□-□□（□/□） 版本號(hào)/修改碼 二位流水號(hào)（如01、02、03......）文獻(xiàn)編號(hào)（如文獻(xiàn)管理程序編號(hào)為20301） 質(zhì)量體系文獻(xiàn)代號(hào) 公司代碼1.4.2使用編號(hào)□□□□□□□ 三位流水號(hào)（如001、002、003......） 月份代號(hào)(如:07表達(dá)7月份,12表達(dá)12月份) 年份代號(hào)(如則填寫18)1.5外來(lái)資料的編號(hào)辦法：BST/W—□□□□□□□次序號(hào) 部門代號(hào) 文獻(xiàn)類別號(hào)外來(lái)文獻(xiàn)代號(hào)公司代號(hào)文獻(xiàn)類別號(hào)文獻(xiàn)類別客戶資料法律法規(guī)政府資料參考資料供應(yīng)商資料代號(hào)用顧客代號(hào)LRDGDR供應(yīng)商代號(hào)1.6版