工程建設(shè)信息和檔案建立簡介

第9章工程建設(shè)信息和檔案監(jiān)理簡介9.1工程項目建設(shè)信息檔案監(jiān)管簡介9.2工程項目建設(shè)監(jiān)理的信息管理9.3工程建設(shè)項目檔案管理9.4工程建設(shè)項目管理軟件簡介9.1工程項目建設(shè)信息檔案監(jiān)管簡介9.1.1工程項目建設(shè)信息的基本概念(1)工程項目建設(shè)信息的內(nèi)涵工程項目建設(shè)信息與工程項目建設(shè)數(shù)據(jù)資料，既相聯(lián)系，又有一定的區(qū)別。數(shù)據(jù)資料是反映事物特征的一種客觀的描述，文字、數(shù)據(jù)、語言、圖表等，是人們用統(tǒng)計方法經(jīng)收集獲得的；信息是對人們收集的數(shù)據(jù)資料經(jīng)加工處理后，可以作為人們進行決策的一種支持載體，且具有一定的現(xiàn)實或潛在的價值。因此，數(shù)據(jù)與信息的關(guān)系是：數(shù)據(jù)是信息載體，而信息則是數(shù)據(jù)的內(nèi)涵。(2)工程項目建設(shè)信息的特點

由于工程項目特點及項目建設(shè)技術(shù)經(jīng)擠特點，使工程項目建設(shè)信息具有如下的性質(zhì)：1)真實性2)適時性3)復(fù)雜性4)共同性和增值性

(3)工程項目建設(shè)信息的劃分

為了便于建立工程項目建設(shè)監(jiān)理信息系統(tǒng)，對工程項目建設(shè)信息可以按建設(shè)信息的性質(zhì)、用途、載體和建設(shè)階段等劃分為若干類型：1)按建設(shè)信息的性質(zhì)劃分

建設(shè)信息可以劃分為引導(dǎo)信息和辨識信息。

①引導(dǎo)信息：

②辨識信息：2)按建設(shè)信息的用途劃分

建設(shè)信息按用途可以劃分為投資控制信息、進度控制信息、質(zhì)量控制信息、合同管理信息、組織協(xié)調(diào)信息及其他用途的信息。

①投資控制信息。投資控制信息包括：費用規(guī)劃信息，如投資計劃、投資估算、工程概（預(yù)）算、工程結(jié)算、工程決算等。

②進度控制信息。進度控制信息包括：項目建設(shè)進度規(guī)劃，如總進度計劃、年度進度計劃、月旬計劃、物資供應(yīng)計劃、資金使用計劃、工程進度計劃等。

③質(zhì)量控制信息。質(zhì)量控制信息包括：建設(shè)項目實體質(zhì)量信息，如質(zhì)量檢查、測試數(shù)據(jù)、試驗報告、質(zhì)量證明文件、技術(shù)復(fù)核報告及事故處理報告等；建設(shè)項目功能與使用價值信息，如質(zhì)量目標(biāo)指標(biāo)、設(shè)計文件、技術(shù)資料、標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范等；建設(shè)項目工作質(zhì)量信息，如質(zhì)量管理工作制度、質(zhì)量體系文件、質(zhì)量考核制度、質(zhì)量管理組織制度等。

④合同管理信息合同管理信息主要：合同管理法規(guī)，如建筑法、招標(biāo)投標(biāo)法、質(zhì)量管理條例、合同法等；建設(shè)工程合同文本，勘察合同文本、設(shè)計合同文本、施工合同文本、加工合同文本等；合同實施信息，如合同變更通知、各種簽證、工程索賠文件等。

⑤組織協(xié)調(diào)信息色括：各種會議記錄、各種建設(shè)協(xié)調(diào)指令、種類審批文件等。

⑥其他用途的信息其他用途的信息是指除上述5類信息外的有關(guān)信息，如工程建設(shè)過程中各建設(shè)主體之間往來的函件、建設(shè)環(huán)境及建設(shè)條件的有關(guān)資料等。3)按建設(shè)信息的載體劃分建設(shè)信息分為文字信息、語言信息、符號信息、圖表信息及視電信息等。4)按建設(shè)階段信息劃分

按建設(shè)階段劃分，信息分為投資前期的信息、設(shè)計階段的信息、施工階段的信息及使用階段的信息。9.1.2工程項目建設(shè)信息管理的概述(1)建設(shè)信息管理的概念建設(shè)信息管理是指在工程項目建設(shè)的各個階段，對所產(chǎn)生的且面向工程建設(shè)項目管理（或監(jiān)理）業(yè)務(wù)的信息進行收集、傳輸、加工、儲存、維護和使用等的信息規(guī)劃及其組織管理活動的總稱。信息管理的目的是通過有效的建設(shè)信息規(guī)劃及其組織管理活動，使參與建設(shè)各方能及時、準(zhǔn)確地獲得有關(guān)的建設(shè)信息，以便為項目建設(shè)全過程或各個建設(shè)階段提供建設(shè)決策所需要的可靠信息。(2)工程項目建設(shè)信息管理的方法在建設(shè)信息管理中，重點應(yīng)抓好信息的收集、傳遞、加工、存儲及信息檢索與維護。1)信息的收集2)信息的傳遞3)信息的加工4)信息的存儲5)信息使用與維護9.2工程項目建設(shè)監(jiān)理的信息管理9.2.1工程項目建設(shè)監(jiān)理信息管理系統(tǒng)設(shè)計原則由于工程項目自身的特點及項目建設(shè)的技術(shù)經(jīng)濟特點，在對工程項目建設(shè)監(jiān)理信息管理系統(tǒng)的總體設(shè)計中，應(yīng)遵循下列基本原則。(1)科學(xué)性原則(2)實用性原則(3)數(shù)量化與模型化相結(jié)合的原則(4)獨立性與組合性相結(jié)合的原則(5)可擴充性與可移植性相結(jié)合的原則9.2.2工程項目建設(shè)監(jiān)理信息管理系統(tǒng)的功能根據(jù)建設(shè)監(jiān)理目標(biāo)及其監(jiān)理任務(wù)的要求，工程建設(shè)監(jiān)理信息管理系統(tǒng)的功能主要有：文檔管理、數(shù)據(jù)加工、圖表制作、計劃編制與控制、成本管理與控制、質(zhì)量管理與控制、合同及索賠管理、工程風(fēng)險分析、工程效果評價及系統(tǒng)的輸入與輸出等。9.2.3工程項目建設(shè)監(jiān)理信息管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)下面就系統(tǒng)結(jié)構(gòu)中的主要模塊的構(gòu)成及功能作一簡介。(1)工程項目建設(shè)監(jiān)理文檔管理建設(shè)監(jiān)理文檔可以劃分為8種基本類型，每類文檔所包含的主要文件材料名稱如下所述。1)工程建設(shè)前期文檔①工程項目建設(shè)計劃書等重要文檔：②建設(shè)項目用地、征地、拆遷等文檔：2)工程建設(shè)項目勘察設(shè)計文件①工程勘察、設(shè)計任務(wù)書及其審批文件。②工程勘察、測量技術(shù)文檔：③工程建設(shè)項目設(shè)計文檔：3)工程項目建設(shè)施工組織技術(shù)文檔①施工準(zhǔn)備文檔：②施工過程技術(shù)文檔：③材質(zhì)、配構(gòu)件、設(shè)備等技術(shù)文件：④工程質(zhì)量事故處理文檔：⑤工程項目竣工驗收文檔：4)工程建設(shè)項目合同管理文檔它包括工程項目招標(biāo)投標(biāo)文件；建設(shè)合同文本；合同管理資料；工程索賠文件等。5)工程項目建設(shè)財務(wù)經(jīng)濟文檔它包括項目投資估算及審批文件；項目建設(shè)資金來源及資金使用計劃；項目概算、預(yù)算、結(jié)算、決算、審計等有關(guān)文件；項目建設(shè)期的收入與支付憑證；固定資產(chǎn)清單及交接憑證等。6)建設(shè)項目運行準(zhǔn)備文檔它包括運行組織建設(shè)文件；人員培訓(xùn)計劃文件；管理制度建設(shè)文件。7)建設(shè)項目開發(fā)研究文檔它包括科研開發(fā)計劃；試驗分析報告；科研成果鑒定及成果推廣應(yīng)用資科等。8)建設(shè)項目涉外技術(shù)的文檔建設(shè)項目涉外技術(shù)資料；涉外合同；涉外有關(guān)文件等。2)投資控制模塊簡介根據(jù)國內(nèi)、外已開發(fā)成功的投資控制系統(tǒng)分析，投資控制系統(tǒng)的主要功能有：投資分配分析；概算、預(yù)算、標(biāo)底的編制、調(diào)整；概算與預(yù)算的對比分析；標(biāo)底與概算、預(yù)算的對比分析；合同價與概算、預(yù)算、標(biāo)底的對比分析；實際投資與概算、預(yù)算、合同價的動態(tài)比較；項目決算與概算、預(yù)算、合同價的對比分析；項目投資數(shù)據(jù)查詢；提供項目投資的各種報表。(3)進度控制模塊簡介項目的進度控制主要是以網(wǎng)絡(luò)計劃技術(shù)為基礎(chǔ)進行計劃的編制、優(yōu)化、實施、跟蹤、檢查及調(diào)整。因此，進度控制系統(tǒng)的主要組成有：數(shù)據(jù)輸入、修改、查詢、維護；進度統(tǒng)計分析、預(yù)測、比較；進度控制圖表的輸出等功能模塊組成。(4)質(zhì)量控制模塊簡介國內(nèi)、外已開發(fā)的質(zhì)量控制系統(tǒng)的主要功能有：項目建設(shè)的質(zhì)量要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的制定和管理；設(shè)計質(zhì)量的鑒定、記錄、查詢；材料、設(shè)備質(zhì)量的驗收、記錄、查詢；已完成工程的質(zhì)量驗收記錄、查詢統(tǒng)計；項目實際質(zhì)量與質(zhì)量要求、標(biāo)準(zhǔn)的分析比較；安全事故處理記錄、查詢等。(5)合同管理模塊簡介工程項目建設(shè)合同管理，包括對合同擬定、協(xié)商、簽署、執(zhí)行及索賠等各個環(huán)節(jié)進行的科學(xué)管理工作，以期通過合同管理來實現(xiàn)工程項目的建設(shè)目標(biāo)，提高項目的投資效益和建設(shè)效果。根據(jù)國內(nèi)外已開發(fā)的合同管理控制系統(tǒng)其主要功能有：合同結(jié)構(gòu)模式的提供和選用；合同文件、資料的登錄、修改、刪除、查詢、統(tǒng)計；合同執(zhí)行情況的跟蹤、處理；合同執(zhí)行情況的報表；涉外合同的外匯折算；經(jīng)濟法規(guī)庫查詢等。9.3工程建設(shè)項目檔案管理9.3.1工程技術(shù)檔案管理概述

。工程技術(shù)檔案是國家技術(shù)檔案的一個重要部分，它在編制過程中必須嚴(yán)格按照《中華人民共和國檔案法》《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》，城鄉(xiāng)建設(shè)環(huán)境保護部、國家檔案局(87)城辦字第585號《城市建設(shè)項目檔案管理暫行規(guī)定》和國家檔案局、國家計委國際發(fā)(1988)4號文件《基本建設(shè)項目檔案管理暫行規(guī)定》的要求精神進行。并請?zhí)貏e注意如下幾點：①歸檔的各類資料均要齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。各種變更簽證手續(xù)要完備，均為原件。字跡要清晰、工整，嚴(yán)禁用復(fù)印和復(fù)寫及用易褪色墨水書寫。②檔案的整理歸類，原則上按各專業(yè)所產(chǎn)生的檔案材料，分別組成若干卷進行裝訂，每卷厚度一般不得超過2cm，卷內(nèi)目錄書寫工整，移交總目錄要求打印。③檔案內(nèi)的文字材料均以16開規(guī)格紙為準(zhǔn)，不夠大的要進行裱糊，書寫要用鋼筆或毛筆。紙面要清潔，封面、封底及目錄均應(yīng)按當(dāng)?shù)貦n案部門的統(tǒng)一要求制作。裝訂要用棉線。卷內(nèi)金屬物均應(yīng)清除，以免銹污。為滿足上述要求，監(jiān)理工程師應(yīng)在這些材料的形成過程中，加強監(jiān)督審查與指導(dǎo)，以免到后來檔案歸整時出現(xiàn)麻煩。9.3.2技術(shù)檔案資料的組卷單位工程施工技術(shù)檔案的組卷按質(zhì)量保證技術(shù)資料、樁基工程資料和質(zhì)量管理技術(shù)資料分別組卷存查。質(zhì)量保證技術(shù)資料、樁基工程資料由建設(shè)單位在工程竣工驗收后（一般在2個月內(nèi)）交地方政府的檔案部門長期保存，質(zhì)量管理技術(shù)資料由施工企業(yè)保存5年左右。9.3.3案卷規(guī)格及圖紙折疊方式簡介①案卷規(guī)格。。②圖紙折疊方式。③裝訂。④案卷封面應(yīng)具有案卷名稱（工程名稱）、編制單位、單位負責(zé)人、技術(shù)主管（總工程師或主任工程師）、編制日期、保管期限、密級、檔案號、案卷次等。9.3.4施工階段監(jiān)理資料的管理1)監(jiān)理資料施工合同文件、勘察設(shè)計圖紙資料及相關(guān)監(jiān)理資料，均是施工階段監(jiān)理工作依據(jù)，應(yīng)由建設(shè)單位無償提供（數(shù)量在委托監(jiān)理合同中約定）。項目監(jiān)理機構(gòu)應(yīng)作好監(jiān)理資料的保管工作。2)監(jiān)理月報監(jiān)理月報報送時間由監(jiān)理單位和建設(shè)單位協(xié)商確定。3)監(jiān)理工作總結(jié)監(jiān)理合同履行情況應(yīng)包括目標(biāo)控制情況、委托監(jiān)理合同糾紛的處理情況。監(jiān)理工作成效部分應(yīng)包括目標(biāo)完成情況、合理化建議產(chǎn)生的實際效果情況。4)監(jiān)理資料管理為保證監(jiān)理資料的完整、分類有序，工程開工前總監(jiān)應(yīng)與建設(shè)單位、承包單位對資料的分類、格式（包括用紙尺寸）、份數(shù)達成一致意見。9.4工程建設(shè)項目管理軟件簡介國內(nèi)外已開發(fā)出由計算機輔助的各種項目管理軟件，可以怍為工程建設(shè)監(jiān)理人員從事工程項目管理的重要工具。本節(jié)將介紹幾種比較優(yōu)秀的軟件9.4.1P3系列軟件P3系列軟件是美國Primavera公司推出的用于工程項目管理的系列軟件。P3系列軟件在美國是使用最為廣泛的工程項目管理優(yōu)秀軟件，在我國工程建設(shè)項目管理方面也有較為廣泛的應(yīng)用。(2)SureTrak軟件又稱為小P3軟件，是P3系列軟件之一。SureTrak軟件具有P3軟件80%的功能，項目施工現(xiàn)場若用SureTrak軟件，通過E-mail電子郵件，能成功地實現(xiàn)工地與總部之間的數(shù)據(jù)交換。(3)Expedition軟件Expedition軟件也是P3系列軟件中用于工程項目合同事務(wù)管理的軟件。它有助于執(zhí)行FIDIC合同條件。該軟件的主要功能有：合同信息、通信、記事、請示、變更及項目概況等處理模塊。9.4.2MicrosoftProjecd系列軟件MicrosoftProject是由美國Microsoft公司推出的Project系列軟件