合同管理系統(tǒng)需求說明

合同管理系統(tǒng)需求說明一、概述長期以來醫(yī)院一直以手工模式對合同進行管理，合同審批流程不明確，存在各部門之間合同流轉(zhuǎn)時間長而且特別容易出錯等問題。采用手工管理合同，由于涉及的部門眾多，需要管理的合同要素也各不相同，因此造成信息不集中，實時性不強，導(dǎo)致各部門協(xié)作，業(yè)務(wù)流程組建，監(jiān)控制度執(zhí)行方面效率不高，費時費力等問題，具體表現(xiàn)在如下方面：1、文檔管理困難：傳統(tǒng)紙質(zhì)合同與電子版合同共存，但對于不同的人員想閱讀參考合同時，存在查找不方便的問題。尤其是領(lǐng)導(dǎo)需要了解合同文本時需要耗費很多時間。2、進度控制困難：由于合同類型和合同數(shù)目多，參與人員多，合同進度的控制基本靠手工和普通word、excel管理已很難滿足醫(yī)院發(fā)展需要，并且當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)想全局或全程了解合同情況時存在很大障礙。并且對財務(wù)人員的預(yù)算執(zhí)行和付款依據(jù)的進度密切相關(guān)，但同樣存在障礙。3、信息匯總困難：采用手工或EXCEL管理時，由于不同部門的數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，采集也不能夠及時繼續(xù)，匯總工作需要耗費大量時間還不一定準(zhǔn)確。對于領(lǐng)導(dǎo)的決策時間有一定的影響。4、缺少預(yù)警機制：缺少對合同進度、收復(fù)款等關(guān)鍵節(jié)點的預(yù)警，不能準(zhǔn)確地預(yù)測近期可能的收支項目，不能幫助醫(yī)院進行財務(wù)規(guī)劃，掌控現(xiàn)金流，更好地發(fā)揮資金運作。二、建設(shè)內(nèi)容根據(jù)醫(yī)院現(xiàn)有信息系統(tǒng)建設(shè)基礎(chǔ)和醫(yī)院信息化總體要求，按照“優(yōu)化、提升、發(fā)展”的原則，擬定出以下建設(shè)內(nèi)容：序號建設(shè)內(nèi)容描述合同管理系統(tǒng)建設(shè)合同基礎(chǔ)檔案管理；合同模板管理；合同起草管理；合同會簽管理；合同履約保證金管理；合同流程管理；合同條款管理；合同支付管理；合同收款管理；合同歸檔管理；合同臺賬管理；合同預(yù)警管理；維保服務(wù)：1、投標(biāo)方須在本采購項目上線并完成整體驗收后提供為期一年的免費售后服務(wù)。2、維保服務(wù)符合下述《貨物需求一覽表及技術(shù)規(guī)格》具體要求。三、技術(shù)指標(biāo)1、通用指導(dǎo)原則（1）總體規(guī)劃、分步實施、結(jié)合實際、保護現(xiàn)有投資醫(yī)院信息系統(tǒng)建設(shè)是一件復(fù)雜的工程，它是一個涉及到醫(yī)院方方面面的、復(fù)雜而相互關(guān)聯(lián)的子項目的集合。為了充分體現(xiàn)數(shù)字化醫(yī)院的綜合效益，避免獨立孤島建設(shè)，應(yīng)堅持總體規(guī)劃，分步實施的原則。同時，總體規(guī)劃也要切合中國的實際情況，并最大化利用醫(yī)院現(xiàn)有信息系統(tǒng)的建設(shè)成果，保護現(xiàn)有投資。（2）集成整合、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、靈活架構(gòu)、面向未來整個系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)遵循集成整合的基本思路，各子系統(tǒng)的軟、硬件設(shè)計均應(yīng)考慮到符合項目要求的規(guī)范進行建設(shè)，積極參考國際國內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)化成果，盡量推動醫(yī)學(xué)信息標(biāo)準(zhǔn)化（如IHE、HL7、ICD-10、SNOMED、DICOM3.0等）的使用，并在此基礎(chǔ)上架構(gòu)一個靈活的信息化環(huán)境，使得醫(yī)院信息系統(tǒng)建設(shè)在一個標(biāo)準(zhǔn)化、結(jié)構(gòu)化的框架下展開，從而為醫(yī)院提供一個靈活的面向未來的架構(gòu)體系。（3）系統(tǒng)穩(wěn)定可用性高、數(shù)據(jù)安全可靠性強信息系統(tǒng)成為醫(yī)院管理、運營各方面的支撐環(huán)境，要求系統(tǒng)設(shè)計與實施充分考慮系統(tǒng)的穩(wěn)定性，并具有高可用性，要求系統(tǒng)支持7×24連續(xù)安全運行，穩(wěn)定可靠，易于維護。在管理上，要求系統(tǒng)建設(shè)多層次的安全體系，保證系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全可靠。2、技術(shù)指導(dǎo)原則（1）標(biāo)準(zhǔn)化原則提供的所有軟硬件產(chǎn)品、所涉及的工具及運行環(huán)境需遵循國際通用標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范。按照國際、國家、行業(yè)、企業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)適合省腫瘤醫(yī)院現(xiàn)狀和發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，創(chuàng)建信息共享、系統(tǒng)集成環(huán)境。（2）統(tǒng)一設(shè)計原則從省腫瘤醫(yī)院的現(xiàn)實需求出發(fā)，確定完整的系統(tǒng)建設(shè)和實施方案，統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一設(shè)計、分步實施。本文提出的對省腫瘤醫(yī)院信息系統(tǒng)建設(shè)工程的基本需求，是投標(biāo)商編制投標(biāo)文件和報價的主要依據(jù)，但不應(yīng)作為編制正式實施方案的完整的詳細要求。在編制正式的省腫瘤醫(yī)院信息系統(tǒng)建設(shè)工程建設(shè)實施方案和詳細設(shè)計時，投標(biāo)商應(yīng)深入分析和充分考慮采購方對本系統(tǒng)現(xiàn)在及未來發(fā)展的需求，設(shè)計出完整的優(yōu)質(zhì)方案；成交廠商所作的詳細設(shè)計應(yīng)完全滿足省腫瘤醫(yī)院信息系統(tǒng)建設(shè)工程的用戶需求，且所有可交付設(shè)計成果應(yīng)以統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的工程建模設(shè)計語言（例如UML）形式及相關(guān)的描述性文本生成并提交。成交廠商應(yīng)對其提供的設(shè)計資料負責(zé)，由于設(shè)計資料表示不清、不全而造成的損失，由成交廠商負責(zé)。（3）安全性原則采用的軟件開發(fā)技術(shù)和方法應(yīng)該充分考慮醫(yī)院所面臨的安全性要求，建立適應(yīng)的安全管理保障機制。（4）先進性與可靠性原則要求選擇成熟、可靠的主流技術(shù)和產(chǎn)品，即保證技術(shù)和產(chǎn)品的先進性，又要充分考慮實用性和高可靠性，有良好的售后服務(wù)和承諾支持。（5）兼容性與可擴展性原則要求從整個省腫瘤醫(yī)院目前和發(fā)展的角度，堅持開放性原則，考慮各種軟硬系統(tǒng)的兼容性和可擴展性。（6）易使用、易維護與可配置性原則應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)要充分體現(xiàn)結(jié)構(gòu)化、模塊化的設(shè)計思想，采用先進的設(shè)計和開發(fā)工具，同時按照便于管理和易維護原則，對于管理和維護有專門的考慮。開發(fā)的系統(tǒng)要易使用和易維護。要求提供聯(lián)機的幫助手段，要求應(yīng)用界面簡捷、直觀，用戶使用一目了然，簡單易學(xué)；要提供豐富靈活的配置手段，針對一般用戶，使用簡單方便，適應(yīng)多種應(yīng)用的需要。四、貨物需求一覽表及技術(shù)規(guī)格功能技術(shù)要求合同管理系統(tǒng)建設(shè)合同基礎(chǔ)檔案管理合同類型管理；部門檔案管理；人員檔案管理；往來單位管理；合同模板管理根據(jù)不同的合同類型設(shè)置合同模板，系統(tǒng)根據(jù)預(yù)置的合同模板和合同條款自動生成合同PDF電子版；合同起草管理1、合同經(jīng)辦人起草合同，根據(jù)合同類型和部門要求設(shè)置起草合同內(nèi)容；2、經(jīng)濟類合同起草中必須有合同階段管理；3、支持合同補充協(xié)議簽訂；4、合同起草必須關(guān)聯(lián)預(yù)算，受預(yù)算項目余額控制；合同會簽管理提交合同進入合同會簽流程，由科室負責(zé)人和會簽部門負責(zé)人對起草合同發(fā)表自己會簽意見；起草人對每次修改合同內(nèi)容都需保留查看記錄；合同履約保證金管理1、合同收到履約保證金和退回履約保證金管理，并對合同簽訂進行控制；合同流程管理系統(tǒng)管理員可以根據(jù)不同合同類型，自定義不同的審批流程。自定義各個流程環(huán)節(jié)中的參入者，以及對流程的監(jiān)控；合同條款管理管理各部門合同的標(biāo)準(zhǔn)條款；合同支付管理支持合同支付業(yè)務(wù)，根據(jù)合同的付款階段做付款流程；9、合同收款管理收入類合同當(dāng)收到款項時填寫合同收款；10、合同歸檔管理合同簽訂后/履行完成后進行歸檔，歸檔的合同不再進行合同流轉(zhuǎn)；11、合同臺賬管理根據(jù)不同的條件查看合同預(yù)算情況、簽訂情況、收付款情況等，建立統(tǒng)一合同臺賬管理；12、合同預(yù)警管理系統(tǒng)自動對所有快到期的合同及收付款階段等關(guān)鍵節(jié)點的事項進行事先預(yù)警；項目實施要求安全保密要求乙方必須在合同簽訂前與甲方簽訂有效的《省腫瘤醫(yī)院信息化建設(shè)安全保密協(xié)議》，遵守甲方信息安全保密管理要求。開發(fā)要求1、要求按甲方現(xiàn)有規(guī)章制度管理要求進行軟件開發(fā)，承諾支持積極按規(guī)章制度后續(xù)修訂要求進行改進。相關(guān)制度包括如下：（1）要求按甲方的信息安全管理要求（包括信息系統(tǒng)權(quán)限與密碼管理要求、數(shù)據(jù)庫登錄密碼管理要求等）進行軟件開發(fā)，如因乙方管理不當(dāng)導(dǎo)致信息泄露、數(shù)據(jù)丟失或破壞，乙方承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任并賠償相關(guān)損失。具體管理要求參見甲方院級制度《信息安全保密制度》。（2）支持通過調(diào)用信息集成平臺服務(wù)，進行用戶名密碼驗證來登錄系統(tǒng)。具體管理要求參見甲方院級制度《應(yīng)用系統(tǒng)用戶權(quán)限設(shè)定及用戶密碼管理制度》。（3）要求支持根據(jù)甲方基礎(chǔ)數(shù)據(jù)字典定義和流程規(guī)范的個性化需求進行軟件定制開發(fā)。具體管理要求參見甲方院級制度《軟件需求管理制度》。2、要求乙方將本項目相關(guān)軟件接口程序源代碼在甲方工作環(huán)境保留一份完整的拷貝，由乙方負責(zé)管理。在合同規(guī)定范圍內(nèi)，如因乙方原因，無法為甲方繼續(xù)提供服務(wù)義務(wù)，則甲方有權(quán)無償使用和修改乙方提供的軟件接口程序源代碼，以維持甲方業(yè)務(wù)正常穩(wěn)定運行。3、要求按國家已經(jīng)頒布的與本項目相關(guān)的業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)規(guī)范進行軟件開發(fā)。4、要求根據(jù)甲方管理要求，為甲方指定的第三方的業(yè)務(wù)開發(fā)提供必要的技術(shù)支持，提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)接口和程序接口服務(wù)。5、項目投標(biāo)方必須是自主研發(fā)產(chǎn)品，擁有完全知識產(chǎn)權(quán)。實施、維護要求1、要求針對本項目成立軟件開發(fā)實施項目組，明確項目經(jīng)理及其他具體人員組成和