職業(yè)學(xué)院檔案管理辦法

XXXX職業(yè)學(xué)院檔案管理辦法第一章總則第一條為規(guī)范學(xué)院檔案工作，提高檔案工作管理水平，有效保護(hù)和利用檔案，充分發(fā)揮檔案在學(xué)院事業(yè)發(fā)展中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》和《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，結(jié)合學(xué)院實際情況，制定本辦法。第二條本辦法中所稱的學(xué)院檔案，是指學(xué)院在從事教學(xué)、科研、管理、招生及其他各項活動中直接形成的對學(xué)院、學(xué)生和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。第三條檔案工作是學(xué)院工作的重要組成部分，也是學(xué)院事業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)工作之一。學(xué)院把檔案工作納入學(xué)院整體事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，并加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)與管理。第四條學(xué)院檔案工作貫徹統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、集中保管的原則。第五條全院師生員工都有保護(hù)檔案和利用開放檔案的權(quán)利和義務(wù)。第二章管理體制與機(jī)構(gòu)設(shè)置第六條學(xué)院檔案工作在學(xué)院主要領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下開展，由一位副院長分管。學(xué)院設(shè)立檔案室，具體負(fù)責(zé)檔案工作，檔案室掛靠在學(xué)院辦公室。第七條學(xué)院各部門負(fù)責(zé)人全面負(fù)責(zé)本部門的檔案管理工作，各部門必須明確一名專（兼）職檔案員，負(fù)責(zé)檔案材料的收集、整理、組卷和歸檔工作。第八條學(xué)院檔案室負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用學(xué)院及各部門形成的檔案。第九條檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備相應(yīng)的檔案專業(yè)知識、接受繼續(xù)教育和崗位培訓(xùn)。第三章檔案管理第十條學(xué)院實行文件材料形成部門、課題組立卷的制度。由立卷人按文件材料的自然形成規(guī)律，加以系統(tǒng)整理組卷，編排頁號或件號，填寫卷內(nèi)目錄，交本部門檔案管理員檢查、裝訂后向?qū)W院檔案室移交，并填寫《XXXX職業(yè)學(xué)院檔案移交清單》（附件1）。第十一條學(xué)院檔案室負(fù)責(zé)對各部門移交的檔案進(jìn)行整理、分類、鑒定和編號。第十二條學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作，明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任意識，提高學(xué)校檔案管理水平。第十三條學(xué)院文件材料的歸檔范圍是：（一）黨群類：主要包括學(xué)院各級黨委、工會、團(tuán)委、民主黨派等組織的各種會議文件、會議記錄及紀(jì)要;各黨群部門的工作計劃、總結(jié);上級機(jī)關(guān)與學(xué)院關(guān)于黨群管理的文件材料。（二）行政類：主要包括學(xué)院行政工作的各種會議文件、會議紀(jì)錄及紀(jì)要;上級機(jī)關(guān)與學(xué)院關(guān)于人事管理、行政管理的材料。（三）學(xué)生類：主要包括學(xué)院培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中（中職）檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。（四）教學(xué)類：主要包括反映教學(xué)管理、教學(xué)實踐和教學(xué)研究等活動的文件材料。按國家教委、國家檔案局發(fā)布的《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》（（87）教辦字016號）執(zhí)行。（五）科研類：主要內(nèi)容包括綜合管理、科研準(zhǔn)備、研究實驗、總結(jié)鑒定、申報獎勵、擴(kuò)大應(yīng)用等。按國家科委、國家檔案局發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》（國檔發(fā)〔1987〕6號）執(zhí)行。（六）基本建設(shè)類：主要內(nèi)容包括綜合管理，可行性研究、設(shè)計基礎(chǔ)材料、設(shè)計文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)基建預(yù)算、概算、決算、器材管理等八個方面。按國家檔案局、國家計委發(fā)布的《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》（國檔發(fā)〔1988〕4號）執(zhí)行。（七）儀器設(shè)備類：主要包括各種國產(chǎn)和國外引進(jìn)的精密、貴重、稀缺儀器設(shè)備的全套隨機(jī)技術(shù)文件以及在接收、使用、維修和改進(jìn)工作中產(chǎn)生的文件材料。（八）產(chǎn)品生產(chǎn)類：主要包括學(xué)院在產(chǎn)學(xué)研過程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。（九）出版物類：主要包括學(xué)院自行編輯出版的學(xué)報、教材、其他學(xué)術(shù)刊物等。（十）外事類：主要包括學(xué)院派遣有關(guān)人員出席國際會議、出國考察、講學(xué)、合作研究、學(xué)習(xí)進(jìn)修的材料;學(xué)院聘請的境外專家、教師在教學(xué)、科研等活動中形成的材料;學(xué)院開展校際交流、中外合作辦學(xué)、境外辦學(xué)及管理外國或者港澳臺地區(qū)專家、教師、國際學(xué)生、港澳臺學(xué)生等的材料。（十一）財會類：指學(xué)院在事業(yè)經(jīng)費(fèi)財務(wù)管理和企業(yè)財務(wù)管理工作中產(chǎn)生的有保存價值的文件材料，包括綜合管理、會計憑證、會計賬簿、會計報表、工資清冊等及上級頒布的有關(guān)指令性文件。按財政部、國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》（財預(yù)字（84）第85號）執(zhí)行。（十二）其他類：主要包括聲像檔案、人物檔案、其他專題檔案等第十四條歸檔的文件材料要求質(zhì)地優(yōu)良，書繪工整，聲像清晰，符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求。電子文件的歸檔要求按照國家和學(xué)院有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。紙質(zhì)文件材料和電子文件材料應(yīng)當(dāng)同步歸檔。第十五條學(xué)院檔案材料歸檔時間為：（一）學(xué)院各部門綜合管理類檔案應(yīng)當(dāng)在次學(xué)年6月底前歸檔;（二）各二級學(xué)院教學(xué)類檔案應(yīng)當(dāng)在次學(xué)年寒假前歸檔;（三）科研類、基建類檔案應(yīng)當(dāng)在項目完成后兩個月內(nèi)歸檔，周期長的科研或基建項目可分階段歸檔;（四）辦公自動化產(chǎn)生的電子文件實時歸檔。第十六條學(xué)院與其他單位分工協(xié)作完成的項目，學(xué)院應(yīng)當(dāng)至少保存一整套檔案。協(xié)作單位要將承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的檔案復(fù)制件送交學(xué)院保存。第十七條學(xué)院中的個人在其從事教學(xué)、科研、黨政管理等職務(wù)活動中形成的各種載體形式的文件材料，必須按照規(guī)定向檔案室移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為已有。第十八條檔案的保管（一）存放檔案必須有專柜，排列方法要科學(xué)系統(tǒng)，便于查找。（二）定期進(jìn)行庫藏檔案清理、校對工作，做到帳物相符，對破損和載體變質(zhì)的檔案要及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）檔案保存在專門檔案柜內(nèi)，并落實“八防”（防火、防盜、防蟲、防光、防潮、防塵、防高溫、防污染）措施。（四）膠卷、底片、照片、錄音（錄像）帶的保管，要用特制密封盒、膠片夾和影集等。按編號順序排列在柜內(nèi)。第十九條學(xué)院各門類檔案的保管期限為永久、長期、短期三種。一、永久：凡是在學(xué)院工作中產(chǎn)生，對學(xué)院和社會有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。二、長期：凡是在學(xué)院工作中產(chǎn)生，對學(xué)院和社會有較長時間利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限一般為30年。三、短期：凡是在學(xué)院工作中產(chǎn)生，短期內(nèi)（10年內(nèi)）對學(xué)院或社會有一定的利用價值的檔案資料，列入短期保管。第二十條檔案室對保管期限已滿的檔案，經(jīng)鑒定和確認(rèn)已失去保存價值后，征得檔案形成部門的同意，并報主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，在銷毀人員和監(jiān)銷人員完備手續(xù)后，方可銷毀。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)的檔案，任何人無權(quán)銷毀。第四章檔案的利用與公布第二十一條檔案室應(yīng)按照規(guī)定向全院至社會開放屬于開放范圍的檔案。第二十二條檔案室應(yīng)積極主動地開展檔案利用工作，制定綜合檔案的查閱制度。查閱檔案須填寫《XXXX職業(yè)學(xué)院檔案查閱審批表》（附件2），復(fù)制檔案須填寫《XXXX職業(yè)學(xué)院檔案復(fù)制審批表》（附件3）由部門負(fù)責(zé)人同意，學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)人審核，學(xué)院主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第二十三條學(xué)院檔案室要按照國家有關(guān)規(guī)定公布檔案。未經(jīng)學(xué)院授權(quán)，其他任何組織或者個人無權(quán)公布學(xué)院檔案。屬下列情況之一者，不對外公布：（一）涉及國家秘密的;（二）涉及專利或者技術(shù)秘密的;（三）涉及個人隱私的;（四）檔案形成單位規(guī)定限制利用的。第二十四條檔案室所保存的檔案，主要供本院利用。外單位或個人需要查閱時，應(yīng)持單位介紹信及個人身份證，填寫《XXXX職業(yè)學(xué)院檔案查閱審批表》審查批準(zhǔn)后，方可查閱，不可借出。第二十五條學(xué)院重要、珍貴檔案，一般不提供原件。如有特殊需要，須經(jīng)學(xué)院主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第二十六條加蓋學(xué)院公章的檔案復(fù)制件，與原件具有同等效力。第五章獎勵與處罰第二十七條學(xué)院對在檔案工作中做出顯著成績的單位和個人給予獎勵。（一）在檔案的收集、整理、提供利用工作中做出顯著成績的；（二）在檔案的保護(hù)和現(xiàn)代化管理工作中做出顯著成績的；（三）在檔案學(xué)研究及檔案史料研究工作中作出重要貢獻(xiàn)的；（四）將重要的或者珍貴的檔案捐贈給學(xué)院檔案室的；（五）同違反檔案法律法規(guī)的行為作斗爭，表現(xiàn)突出的。第二十八條有下列行為之一的，學(xué)院將按照國家監(jiān)察部等關(guān)于《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》，對直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員，給予相應(yīng)處分;構(gòu)成犯罪的，由司法機(jī)關(guān)依法