人事檔案管理條例

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第二條人事檔案的整理工作，是檔案建設(shè)的基礎(chǔ)工作之一。它是將收集起來的每個教工的檔案材料，進(jìn)行鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂成卷，并在此基礎(chǔ)上，不斷對檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充的工作。

第三條人事檔案管理部門，均應(yīng)按本細(xì)則和有關(guān)規(guī)定的要求，對所管理的人事檔案進(jìn)行認(rèn)真的整理。

第四條整理人事檔案，須做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理使每卷檔案達(dá)到完整、真實、條理、精煉、實用的要求。

第五條整理人事檔案，事先要收集好人事檔案材料，并備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機(jī)、縫紉機(jī)等必需的物品和設(shè)備。

第六條整理人事檔案的人員，必須努力學(xué)習(xí)黨的人事工作方針、政策和檔案工作的專業(yè)知識，熟悉整理人事檔案的有關(guān)規(guī)定，掌握整理工作的基本方法和技能，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好整理工作。

第七條人事檔案材料的鑒別工作，是檔案管理部門對收集起來準(zhǔn)備歸檔的材料進(jìn)行審查，甄別材料的真?zhèn)?，判定材料的保存價值，確定其是否歸入人事檔案的工作。

第八條鑒別歸檔材料，必須根據(jù)中央有關(guān)文件的精神，以《條例》和《關(guān)于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定為依據(jù)，嚴(yán)肅認(rèn)真地進(jìn)行。

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第九條鑒別工作應(yīng)堅持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點(diǎn)，具體問題具體分析，根據(jù)形成材料的歷史條件、材料的主要內(nèi)容、用途及其保存價值，確定材料是否歸入檔案。

第十條鑒別歸檔材料的具體做法：

（一）判定材料是否屬于本校的材料及應(yīng)歸入人事檔案的內(nèi)容。發(fā)現(xiàn)有同名異人、張冠李戴的，或不屬于人事檔案內(nèi)容和重復(fù)多余的材料，應(yīng)清理出來。對其中有保存價值的文件、資料，可交文書檔案或轉(zhuǎn)有關(guān)部門保存。不屬于人事檔案內(nèi)容，比較重要的證件、文章等，組織不需要保存的，退給本人。無保存價值又不宜退回本人的，應(yīng)登記報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀;

（二）審查材料是否齊全、完整。政審材料一般應(yīng)具備審查結(jié)論、調(diào)查報告、上級批復(fù)、主要證明材料、本人的交待等。處分材料一般應(yīng)具備處分決定（包括免予處分的決定）、調(diào)查報告、上級批復(fù)、個人檢討或?qū)μ幏值囊庖姷?。上述材料，屬于成套的，必須齊全;每份歸檔材料，必須完整。對頭尾不清、來源和時間不明的材料，要查清注明后再歸檔，凡是查不清楚或?qū)ο蟛幻鞔_的材料，不能歸檔;

（三）審查材料是否手續(xù)完備。凡規(guī)定需由組織蓋章的，要有組織蓋章。審查結(jié)論，處分決定、組織鑒定、民-主評議和組織考核中形成的綜合材料，應(yīng)有本人的簽署意見或由組織注明經(jīng)過本人見面。任免呈報表;須注明任免職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)、批注時間和文號。出國、出境審批表，須注明出去的任務(wù)、目的及出去與返回的時間。凡不符合歸檔要求，手續(xù)不完備的檔案材料，須補(bǔ)辦完手續(xù)后再歸檔;

（四）鑒別中發(fā)現(xiàn)涉及干部政治歷史問題或其它重要問題，需要查清而未查清的材料及未辦理完畢的材料，不能歸入人事檔案，應(yīng)交有關(guān)組織處理;

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（五）鑒別時，發(fā)現(xiàn)檔案中缺少的有關(guān)材料，要及時進(jìn)行登記并收集補(bǔ)充。第十一條對歸檔的材料必須按照《干部檔案工作條例》中關(guān)于正、副本十類內(nèi)容的劃分進(jìn)行分類。

第十二條人事檔案正本，由歷史地、全面地反映干部情況的材料構(gòu)成。其內(nèi)容分類：

第一類履歷材料

干部履歷表（書）、簡歷表，干部、職工、教師、醫(yī)務(wù)人員、軍人、學(xué)生等各類人員登記表，干部簡要情況表，干部信息管理登記表，以“簡歷”為標(biāo)題的個人材料（主要介紹不同時間學(xué)習(xí)，工作的地點(diǎn)、單位、任職情況），更改姓名、籍貫的證明材料等。干部履歷表和簡歷表有鑒定的，以履歷為主，歸第一類。

第二類自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料

自傳（自己寫的個人經(jīng)歷），個人撰寫的簡歷材料（主要內(nèi)容為：個人簡歷、家庭情況及社會關(guān)系）等。帶自傳的履歷材料或簡歷表，以自傳為主，歸第二類。

第三類鑒定（含自我鑒定），考察、考核材料

1、考核材料。干部年度考核表，專業(yè)技術(shù)人員年度考核表，考察材料，現(xiàn)實表現(xiàn)，領(lǐng)導(dǎo)干部年度考核量化測評表，參加形勢教育干部實績考核表，領(lǐng)導(dǎo)干部黨風(fēng)廉政建設(shè)情況報告表，后備干部登記表，干部掛職鍛煉表，干部掛職推薦意見，干部掛職鍛煉總結(jié)及鑒定表，民-主評議綜合材料。

2、評語鑒定：高等學(xué)校招生政治思想品德考查（核）表，報考研究生思想政治情況表，學(xué)生操行評語，所有不帶學(xué)習(xí)成績、考試成績的鑒定（包括：學(xué)生、培訓(xùn)、工作、出國、團(tuán)員、黨員、軍人、“三講”、蹲點(diǎn)干部、少數(shù)民

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族干部、知青），各類人員評（鑒評表）等，黨員民-主鑒定表，干部年度考核表等。

3、審計報告。任期經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計報告、審計意見的材料、，離任審計表等。

第四類學(xué)歷、學(xué)位、成績、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)等綜合材料

1、學(xué)歷材料。學(xué)生登記表（初中、高中），學(xué)生成績登記表，考生報名登記表，新學(xué)員審批審批登記表，選拔學(xué)生登記表，畢業(yè)生登記表，畢業(yè)生分配登記表，畢業(yè)生登記及鑒定表，畢業(yè)論文成績登記表，學(xué)員結(jié)業(yè)論文登記表，學(xué)籍登記表，研究生登記表，推薦上學(xué)意見書，同意推薦上學(xué)的證明，高考志愿書（申請報考書），退學(xué)證明，肄業(yè)材料，學(xué)生學(xué)年小結(jié)表，證明畢業(yè)時間的材料，中央黨校學(xué)員登記表，中央黨校學(xué)員黨性鍛煉思想小結(jié)，中央黨校學(xué)員學(xué)習(xí)小結(jié)，中央黨校學(xué)員黨性思想考評表，畢業(yè)（結(jié)業(yè)）證復(fù)印件，學(xué)歷證明，學(xué)位申請書，干部學(xué)歷學(xué)位認(rèn)定情況登記表，所有帶學(xué)習(xí)成績、考試成績的鑒定，出國留學(xué)審查登記表，報考（申請）表，同意參加高考的證明，攻讀博士學(xué)位專家推薦書，定向（合同）培養(yǎng)高校學(xué)生合同書等。

2、專業(yè)技術(shù)材料：教師登記表，教師資格過渡申請表，教師任職資格申報表，醫(yī)務(wù)人員登記表，醫(yī)師資格認(rèn)定申請審核表，技術(shù)（兼職）聘書（如經(jīng)濟(jì)師、工程師、教授、會計師、指導(dǎo)教師等），專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任合同書，專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審表，科學(xué)技術(shù)干部業(yè)務(wù)考績檔案，專業(yè)技術(shù)職務(wù)評審聘任呈報表，關(guān)于申請任職資格的報告，申報條件和任職資格檢查表，評審專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格情況簡表，科學(xué)技術(shù)干部技術(shù)職稱評定表，技術(shù)干部定職、升職呈報表，專業(yè)技術(shù)職務(wù)任命書，專業(yè)技術(shù)職務(wù)復(fù)查考核表，思想

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政治工作人員專業(yè)職務(wù)申報表，思想政治工作人員職務(wù)任職資格申報表，科學(xué)技術(shù)成果鑒定證書等。

3、培訓(xùn)材料。黨校輪訓(xùn)培訓(xùn)班學(xué)員考核表，崗位職務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)學(xué)員學(xué)習(xí)考核登記表，學(xué)員考核登記表，干部進(jìn)修登記表，培訓(xùn)證明，預(yù)備役培訓(xùn)，干部理論學(xué)習(xí)檔案卡片等。

4、科研成果。創(chuàng)造發(fā)明、著作及有重大影響的論文（如獲獎或在全國性報刊上發(fā)表的）等目錄。

第五類政審材料

個人的說明材料（主要說明家庭情況及社會關(guān)系），家庭成員及社會關(guān)系登記表，軍婚證明，軍婚報告及批復(fù)，愛人（對象）情況登記表，對其家屬、親友調(diào)查情況的證明，招工政治審查表，入伍政治審查表，高等學(xué)?？忌螌彶楸?，外出培訓(xùn)人員審查表，學(xué)徒審查登記表，公開選拔和競爭上崗任職人員的資格審查表，知識青年上山下鄉(xiāng)參加工作期間的表現(xiàn)，知識青年上山下鄉(xiāng)證，更改（確認(rèn)）年齡、工齡（參加工作時間）、民族、國籍、入伍時間的證明，“三齡一歷（即年齡、工齡和黨齡、學(xué)歷）”的審核表，干部在制止動-亂、平息反革命暴-亂斗爭中的表現(xiàn)情況，在文-化-大-革-命期間的表現(xiàn)情況，家庭成員旁證材料，關(guān)于黨內(nèi)職務(wù)情況的說明等。

第六類黨團(tuán)材料

入團(tuán)志愿書，入團(tuán)申請書，退團(tuán)申請書，超齡離團(tuán)登記表，入黨志愿書，入黨申請書（如有多份僅保留第一份和最后一份，其他材料歸入本人檔案的散材料中），轉(zhuǎn)正申請書，轉(zhuǎn)正的意見，入黨積極分子培訓(xùn)考核表，發(fā)展黨員計劃審核登記表，民-主評議黨員登記表，黨員“雙學(xué)”活動登記表，1985年、1990年制的黨員重新登記表及申請，確認(rèn)團(tuán)齡、黨齡的相關(guān)材料，加入其他

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黨派的申請書、登記表及證明，由單位開具的黨、團(tuán)材料丟失的證明（說明）等。

第七類獎勵（包括科技和業(yè)務(wù)獎勵）材料

所有獎勵文件、獎狀的復(fù)印件、先進(jìn)事跡材料，黨員民-主評議登記表（被評為優(yōu)秀黨員的），得獎的著作登記單，獎學(xué)金審批表，通報表揚(yáng)等。

第八類干部違反黨紀(jì)、政紀(jì)、法律法規(guī)等材料

紀(jì)檢監(jiān)察、公安、檢-察-院、法院等行政管理部門對個人的處分決定，上級批復(fù)，核定（調(diào)查）報告，本人的檢查，交待，對處分決定的意見，復(fù)查報告、決定、結(jié)論，免予、解除，撤銷處分的決定、意見、通知，通報批評材料，對個人的治安管理處罰決定書，不起訴決定書，刑事判決書，懲罰性民事判決書，計劃生育處罰決定等。

第九類工資、任免、身份等方面的材料

1、干部工資、定級、待遇材料。工資檔案，工資審批表，晉升工資文件，浮動工資表，帶工資的任免表，轉(zhuǎn)正定級登記表（含無工資額的），因受獎勵晉升工資相關(guān)表格，工資關(guān)系轉(zhuǎn)移介紹信，職工考核升級審批表，工作變動登記表，各類津貼呈報審批表，待遇問題的審批表等。

2、干部任免材料：任職任免文，任免表，戰(zhàn)士提升職務(wù)，級別報告表，干部提升晉級報告表，軍官任免晉銜報告表（職務(wù)軍銜或警銜同時變動的任免表），工資待遇不變晉升職務(wù)，干部職務(wù)任（免）歸檔材料，選為與其主要工作相關(guān)的各委員會委員的登記表（如：共青團(tuán)、政協(xié)、紀(jì)委等），對總會計師，總經(jīng)濟(jì)師等的任免表等?？疾觳牧?、現(xiàn)實表現(xiàn)也可放在任免表的后面形成一系列的材料。

3、干部因公出國（境）材料

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因公出國人員審批表，因公出國人員備案表，初次出國人員審查表等。審查表與備案表只存?zhèn)浒副怼?/p>

4、招工、軍警、代表等材料：

（1）招工材料。招收（新）工人登記表，就業(yè)人員審批表，招收新工人審批表，招收工人審查登記表，選調(diào)生錄用審批表，職工子女申請安排工作登記表，學(xué)徒工審查登記表，畢業(yè)生選留推薦表、同意推薦招工的證明，轉(zhuǎn)干審批表，“吸收錄用”干部審批表（登記表），吸收錄用教師表，高、初中畢業(yè)生和城鎮(zhèn)青年安置表，選拔錄用干部審批表，“以工代干”人員轉(zhuǎn)干審批表，組織對組織初具的證明由于其家庭原因請求安排工作的情況說明或證明等。

（2）軍警材料。入伍登記表，應(yīng)征公民兵役役登記表，軍（警）官文職干部轉(zhuǎn)服預(yù)備役報告表，退伍軍人登記表，軍官轉(zhuǎn)業(yè)審批報告表，評定授予軍官軍銜報告表，法官、檢察官、警官等級變動審批（評定）表，轉(zhuǎn)業(yè)干部推薦表，軍用汽車駕駛執(zhí)照申請表，車輛駕駛員年度審驗表（軍人）等。

（3）代表材料：各類代表大會代表登記表，當(dāng)選與非主要工作（兼職工作）相關(guān)的各類組織委員的登記表（如：書畫協(xié)會，青年聯(lián)合會等）等。

（4）其它。公務(wù)員過渡審批表，公務(wù)員重新登記表（《公務(wù)員法》頒布后制定的），參照機(jī)關(guān)工作人員管理審批表，兼職聘書（職務(wù)），調(diào)動工作審批表，辭職申請書報告及審批表，任職責(zé)任合同書，勞動合同書或協(xié)議書等。

第十類其他可供組織參考有保存價值的材料

體檢表（有殘疾），殘疾等級材料，各類通知書，家屬隨軍登記（報告）表，領(lǐng)導(dǎo)干部收入申報表，干部住房情況表，干部掛職鍛煉總結(jié)或小結(jié)，學(xué)習(xí)小結(jié)，自愿生一個孩子申請，獨(dú)生子女證申請登記表，各類函件（如：調(diào)動工作介紹信、報名介紹信），結(jié)婚報告（非軍人），共同培養(yǎng)協(xié)議書，工會入會申請，

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工會會員登記表，報到證，申請下基層的申請書，合同（協(xié)議）書，人事爭議仲裁裁決書，傷殘，工傷等級診斷書及有關(guān)材料，干部逝世后報紙報道的消息或訃告，悼詞（生平），非正常死亡的調(diào)查報告及有關(guān)情況的遺書等。

不能裝入干部檔案的材料。工作總結(jié)，生活小結(jié)，思想?yún)R報，接轉(zhuǎn)材料交接單，工作證復(fù)印件，檔案整理復(fù)制責(zé)任卡，入黨誓詞，常住人員登記表（戶口本復(fù)印件），論文，各類試卷，學(xué)生證等。

可不裝入干部檔案的材料。檔案備考表（和文-革有關(guān)的說明須歸入檔案），述職報告（如有年度考核表配套的需歸入檔案），附有索取證明材料的函（如無索取證明材料的歸入檔案）。

第十三條人事檔案副本內(nèi)容，是由正本中以下類別主要材料的重復(fù)件或復(fù)制件構(gòu)成：

第一類的近期履歷材料。

第三類的主要鑒定，教工考核材料。

第四類的學(xué)歷、學(xué)位，評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)的材料。

第五類的政治歷史情況的審查結(jié)論（包括甄別、復(fù)查結(jié)論）材料。第七類的獎勵材料。

第八類的處分決定（包括甄別、復(fù)查結(jié)論）材料。第九類的任免呈報表和工資、待遇的審批材料。其它類別多余的重要材料，也可歸入副本。

第十四條內(nèi)容交叉的材料，可根據(jù)材料的主要內(nèi)容或用途確定類別。

（一）帶自傳的履歷或簡歷表，以自傳為主，歸第二類。

（二）履歷表和簡歷表有鑒定的，以履歷為主，歸第一類。

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（三）有任免職務(wù)內(nèi)容的登記表、任免呈報表所附的考察材料或主要表現(xiàn)情況的綜合材料、提升工資級別的評級、評定軍銜的鑒定表等材料，以其主要用途為主，歸第九類。

（四）政治歷史問題與違紀(jì)錯誤混同一起給予處分的結(jié)論、調(diào)查報告、處分決定等材料，一律歸第八類;凡未給予處分，以政治歷史問題為主的，歸第五類，以違紀(jì)錯誤為主的歸第八類。

第十五條每類人事檔案材料，都要根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料的形成時間排列順序，并在每份材料的右上角編上類號和順序號，在其右下角編寫頁數(shù)。

第十六條檔案材料排序的基本方式：

第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第九類、第十類等七類材料按時間先后順序排列。

第五類材料。若形成一系列有結(jié)論性的證明材料的排列順序為結(jié)論或上級批復(fù)在前，其余材料按時間先后排列在后;若為單獨(dú)的證明說明材料則按時間先后排列。

第六類材料。首先是入團(tuán)志愿書、入團(tuán)申請書;其次是入黨志愿書、入黨申請書;黨員登記表可按時間先后依次排序。

第八類材料。上級批復(fù)，結(jié)論或處分決定，本人對結(jié)論或處分決定的意見，調(diào)查報告，證明材料，本人的檢查或交待材料等，其證明材料應(yīng)根據(jù)每份材料所證明的主要問題相應(yīng)集中排列。

第十七條每卷人事檔案必須有詳細(xì)的檔案材料目錄。目錄是整本干部人事檔案材料的索引，有了目錄就方便了干部人事檔案內(nèi)容的查閱，起到了提綱挈領(lǐng)的作用。

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（一）按照類別排列順序及檔案材料目錄格式，逐份逐項地進(jìn)行填寫。每大類的第一行填寫大類號及其名稱，大類號用漢字一至十表示。第二行開始按照各類別歸檔材料排列順序逐份用阿拉伯?dāng)?shù)字

1、

2、

3、4""填寫;

（二）根據(jù)材料題目填寫“材料名稱”。無題目的材料，應(yīng)擬定題目。材料的題目過長，可適當(dāng)簡化。擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn)。凡原材料題目不符合實際內(nèi)容的，須另行擬定題目或在目錄上加以注明;

（三）“材料形成時間”，一般采用材料落款標(biāo)明的最后時間。復(fù)制的檔案材料，采用原材料形成時間;

（四）填寫“材料份數(shù)”，以每份完整的材料為一份（包括附件），一般均為一份;材料頁數(shù)的計算，采用圖書編頁法，每面為一頁，印有頁碼的材料、表格，應(yīng)如數(shù)填寫;

（五）內(nèi)容排布：

①共十大類，每大類與大類之間間隔為四行;②各大類材料中，若無該類檔案材料，其大類標(biāo)題仍然保留，注意空足四行，再進(jìn)入下一大類材料的輸入;③第九類“工資任免等材料”分四小類，每小類與小類之間間隔為三行;④第九類“工資任免等材料”中，若無哪小類材料，其標(biāo)題不保留，注意空足三行，再進(jìn)入下一小類材料的輸入;⑤目錄輸入完畢后，將最后一頁空表行數(shù)補(bǔ)足滿頁，再進(jìn)行打印。⑥打印出來的目錄要工整、正確、清楚、美觀，不得有過于明顯的印黑、涂抹和皺褶。

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第十八條檔案材料載體變質(zhì)或字跡退色不清時，須進(jìn)行搶救。搶救材料，一般可采用修復(fù)、打印、抄寫、復(fù)印等方法。凡打印、抄寫的材料，必須認(rèn)真細(xì)致、核對無誤，注明復(fù)制單位和日期。

第十九條建立檔案副本的材料不夠時，可選擇正本中的材料進(jìn)行復(fù)制，將復(fù)制件存副本，其原件必須存入正本。

第二十條為便于裝訂、保管和利用，延長檔案材料的壽命，對一些紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料，應(yīng)進(jìn)行技術(shù)加工。其主要方法：

（一）對超出16開（26cm×19cm）規(guī)格的檔案材料，在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下，可酌情進(jìn)行裁剪。裁剪檔案材料要根據(jù)裁紙刀所標(biāo)橫豎坐標(biāo)裁切，做到橫平豎直，統(tǒng)一尺度，前后一致，保證檔案材料的規(guī)范。裁切不能損壞檔案材料內(nèi)容，檔案內(nèi)容距離裁切右邊應(yīng)有0.8-1.2厘米距離，包邊時檔案左邊應(yīng)留出2-2.5厘米距離，防止打孔時損壞檔案材料。不能緊靠內(nèi)容裁切或裁掉表格外框（包括表框外的字和與檔案材料內(nèi)容無關(guān)的字跡）。裁切筒子紙要根據(jù)內(nèi)容折疊整齊，不能裁斷。對于超出16開規(guī)格且無法裁切的檔案材料，須進(jìn)行折疊。折疊時，要根據(jù)材料的具體情況，采用橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊等辦法。一般橫邊折疊折下邊，不折表頭，折疊邊離裁切邊要有1厘米的距離。折疊后的檔案材料，要保持整個案卷的平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。

（二）小于16開規(guī)格檔案材料，要用宣紙裱邊（注意宣紙不能太?。ｑ堰厱r橫邊補(bǔ)上不補(bǔ)下，遇到大量需要裱橫邊的材料可以隔頁裱邊，豎邊必須補(bǔ)齊。裱邊要粘牢，同時不能把下一頁粘住。

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（三）對于破損、卷角、折皺的檔案材料，要進(jìn)行裱糊。裱糊用的襯紙，必須采用白紙。漿糊要按照水和漿糊2：1的比例調(diào)制，涂抹時注意適量，不能過多或過少。

（四）材料包邊不能把檔案內(nèi)容粘住，并把原來的裝訂孔包在白邊里。一般材料紙張厚7頁左右包一本，紙張薄的10頁左右包一本。包邊紙一般為b5復(fù)印紙，（也可采用硬度適中的紙）并按照寬5厘米-5.5厘米的標(biāo)準(zhǔn)裁成長條。

（五）編寫頁碼和編號，須擦掉以前的編號，新編號字體要美觀整潔，不要過大。頁碼的位置在檔案的右下角，距離下邊和右邊0.5厘米，編號的位置在檔案的右上角，距離上邊和右邊0.5厘米。

（六）檔案上原有的分類角須剪掉并用宣紙補(bǔ)齊，有些不干凈的也須剪掉重新補(bǔ)齊。整理時要按照類別插入分類角。分類角貼在白紙的右上方，與紙的右上角完全重疊，貼分類角的紙必須是黃底紅字的角標(biāo)紙。

（七）獎勵登記表、學(xué)生成績冊、畢業(yè)證書、學(xué)位證書、獎狀等需折疊的材料，裱背后裝入檔案，粘貼時注意做到便于從左向右翻閱。如果材料過大應(yīng)折疊，一般為折下邊和右邊。

（八）鉛筆標(biāo)注在檔案上的無關(guān)的字跡一律擦除。

（九）整理過程中產(chǎn)生的重復(fù)件和多余件，根據(jù)類別、時間排序，按標(biāo)準(zhǔn)裁剪和裝訂后，要在每份材料上注明為重復(fù)件或多余件并裝入本人檔案。

（十）拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘?shù)冉饘倨?，以防止氧化生銹損毀材料。

（十一）對于裁切后的整卷干部檔案要求做到四面整齊。

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第二十一條每個教工的檔案材料，必須裝訂成卷。裝訂后的檔案，目錄在卷首，材料排列順序與目錄相符;卷面整潔，全卷整齊、平坦，裝訂結(jié)實實用，具體做法：

（一）將目錄與材料核對無誤;

（二）把全卷材料理齊。材料條件好的應(yīng)做到四面整齊，條件較差的，以裝訂線一邊和下邊兩面為齊;

（三）在材料左側(cè)豎直打上統(tǒng)一裝訂孔?？拙嘁?guī)格應(yīng)符合《條例》附件一的規(guī)定;

（四）一律使用《條例》附件一規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)人事檔案卷皮。檔案卷皮須書寫檔案人的姓名、籍貫、檔案號。書寫姓名不得用同音字或不規(guī)范的簡化字。

第二十二條人事檔案整理裝訂成卷后，必須進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的檢查，經(jīng)驗收合格后，方能入庫。

第二十三條人事檔案整理工作人員必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》和干部檔案工作的有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格遵守安全保密制度，保守黨和國家的秘密。

（一）在整理檔案時，嚴(yán)禁吸煙，以確保檔案的安全;

（二）不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料;

（三）不得擅自處理或銷毀檔案材料。整理中按規(guī)定剔出的檔案材料，須進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后分別情況予以處理。

（四）在整理檔案過程中，要加強(qiáng)對檔案材料的管理，防止丟失檔案材料和泄露人事檔案內(nèi)容。

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整理員工人事檔案的方法

整理員工人事檔案的方法（第一篇）

人力資源檔案工作是我院檔案工作的重要組成部分，是人力資源管理工作的重要內(nèi)容，是書院規(guī)范化建設(shè)和科學(xué)發(fā)展的基礎(chǔ)性工作。

搞好人力資源檔案工作，最終目的是為準(zhǔn)確全面地考察了解和高效選拔使用好教育教學(xué)、管理和服務(wù)等方面的人才，選賢舉能，知人善任，建設(shè)好職工隊伍，優(yōu)化人力資源配置，為不斷提高辦學(xué)質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益發(fā)揮應(yīng)有作用。

第一章總則

第一條為了提高書院人力資源檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用好檔案，更好地為我院各項工作服務(wù)，結(jié)合我院實際，參照檔案管理的基本要求，特制定本規(guī)定。

第二條書院員工人力資源檔案由人力資源處集中保管。其任務(wù)是：收集、保管、鑒別、整理員工人事檔案材料；辦理檔案的查詢、借用；探索建立適合書院院情的人力資源檔案管理和使用辦法。不斷研究檔案工作情況，逐步實現(xiàn)人力資源檔案管理的規(guī)范化。

第三條學(xué)習(xí)、貫徹執(zhí)行國家關(guān)于員工人事檔案工作的法令、政策和規(guī)定，結(jié)合我院的實際情況，制定員工人事檔案工作的規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和執(zhí)行。

第四條嚴(yán)格執(zhí)行員工人事檔案使用借閱規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保檔案的完整、安全。

第二章人事檔案歸檔范圍和要求第五條歸檔范圍

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（一）考試錄用形成的有關(guān)材料。如應(yīng)聘人員考核登記表、應(yīng)聘考試材料、入職報到表、合同書等。

（二）在人力資源工作中形成的履歷表、簡歷表和屬于自傳性質(zhì)的材料：如學(xué)歷、教師資格、職稱證明書及相關(guān)證件復(fù)印件等。

（三）鑒定、考核、考察工作中形成的有關(guān)材料。如年度考核材料，民主評議的綜合材料，組織審定的考察材料等。

（四）認(rèn)定、評聘專業(yè)技術(shù)職稱工作中形成的有關(guān)材料。專業(yè)技術(shù)職稱任職資格申報表、聘任、認(rèn)定專業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表及考核材料、有關(guān)證書等。

（五）黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的有關(guān)材料。如中國共產(chǎn)黨入黨志愿書（已批準(zhǔn)轉(zhuǎn)正的）、入黨申請書、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正申請書、自傳、綜合性政審材料及有關(guān)的證明、考察材料；民主評議黨員材料等；中國共產(chǎn)主義青年團(tuán)入團(tuán)志愿書、申請書、團(tuán)員登記表等材料；加入民主黨派的有關(guān)材料等。

（六）表彰獎勵活動中形成的有關(guān)材料。如評選、嘉獎、通報表揚(yáng)先進(jìn)工作者等形成的表彰材料。

（七）定職、定級材料。

（八）辦理工資、待遇等工作中形成的材料。如轉(zhuǎn)正定級、各種工資變動，提職晉級和獎勵工資等材料；解決各種待遇問題的審批表、批復(fù)材料等。

（九）參加院內(nèi)外有關(guān)培訓(xùn)進(jìn)修等的有關(guān)材料。

（十）健康檢查的有關(guān)材料。新錄用人員體檢表等有關(guān)反映身體健康情況的材料。

（十一）、辭退材料、辭職審批材料等其它起重要依據(jù)作用的材料。

（十二）、其他有鑒定性、結(jié)論性的材料等。第六條收集方法

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（一）為了使員工檔案能夠適應(yīng)人力資源管理工作的需要，要經(jīng)常通過有關(guān)部門收集員工任免、考察考核、培訓(xùn)、獎懲等工作中新形成的反映員工德、能、勤、績的材料，充實檔案的內(nèi)容。

（二）建立主動送交員工檔案材料歸檔的工作制度，及時地將新形成的員工檔案材料送交人力資源部歸檔。

（三）有計劃地布置填寫員工履歷表、鑒定、自傳等，并及時將這些材料補(bǔ)充進(jìn)員工檔案。

（四）人力資源處要嚴(yán)格執(zhí)行上級有關(guān)人事檔案收集歸檔的各項規(guī)定，主動和有關(guān)部門協(xié)調(diào)好檔案的收集方法和程序，以使員工檔案材料及時完成歸檔。

第七條歸檔要求

（一）收集的材料，必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別，屬于歸檔的材料應(yīng)真實、完整齊全，文字清楚，對象明確，手續(xù)完備，需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸檔。

（二）不屬于歸檔范圍的材料，不得擅自歸檔。凡銷毀材料，必須詳細(xì)登記，經(jīng)人力資源處負(fù)責(zé)人檢查，并報請書院主管負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)。

（三）歸檔的材料必須是辦理完畢的正式材料。聘用錄取時的有關(guān)個人的證明材料沒有原件可用復(fù)印件，在院內(nèi)工作時形成的材料要用原件，一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。材料必須有承辦單位或個人署名，有形成材料的日期并注意不歸重復(fù)材料。

（四）凡規(guī)定要同本人見面的材料，一般應(yīng)有本人的簽字，特殊情況下本人見面后未簽字的，可由組織注明。

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（五）員工人事檔案材料的載體，使用a4規(guī)格的辦公用紙，文字須是打印或用藍(lán)黑墨水、黑色墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。

（六）各類人事檔案材料應(yīng)在材料形成后盡快歸檔。第三章人事檔案工作崗位職責(zé)第八條檔案管理

檔案管理實行專人責(zé)任制，對檔案實行嚴(yán)格安全管理。由人力資源處檔案專管員負(fù)責(zé)保管與整理。

第九條負(fù)責(zé)人力資源處工作的部門領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)

（一）、組織本部門人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，認(rèn)真執(zhí)行集團(tuán)公司、書院員工人事檔案工作規(guī)章制度，把檔案工作納入本部門的議事日程。

（二）、與書院各部門相互配合，加強(qiáng)聯(lián)系，共同做好業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)、檢查工作，保證歸檔檔案質(zhì)量。

（三）、帶頭落實書院人事檔案管理的規(guī)章制度，不斷推進(jìn)書院人事檔案管理工作的規(guī)范化、實用化。

（四）、與書院發(fā)展同步，不斷創(chuàng)新人力資源檔案建設(shè)，為書院建好人才資源庫。

（五）、關(guān)心和支持檔案管理人員的工作，明確具體要求，幫助其解決工作中的實際困難，不斷提高檔案管理水平。

（六）、做好與檔案建設(shè)與管理相關(guān)的其他工作。第十條人事檔案管理人員的職責(zé)

（一）、自覺執(zhí)行上級有關(guān)人事檔案工作的安全保密規(guī)定，嚴(yán)格遵守安全保密制度，確保員工人事檔案的安全保密。

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（二）、認(rèn)真執(zhí)行上級關(guān)于人事檔案工作的政策和法規(guī)，制定和不斷完善本書院員工人事檔案工作的各項管理制度。

（三）、做好對員工人事檔案收集與鑒別、歸檔與整理、保管與保護(hù)、利用等工作。

（四）、認(rèn)真執(zhí)行員工檔案歸檔的各項規(guī)定，自覺堅持平時立卷，做好文件材料的收集積累、保管、整理立卷歸檔工作，保證歸檔文件材料完整準(zhǔn)確。

（五）、歸檔材料做到案卷目錄填寫清楚，并做到歸檔材料合適清楚，準(zhǔn)確無誤。

（六）、積極主動學(xué)習(xí)檔案工作的有關(guān)法規(guī)及業(yè)務(wù)知識，不斷提高檔案管理工作水平。

（七）、做好員工人事檔案的統(tǒng)計工作。做到檔案類別、數(shù)量清楚。

（八）、始終保持檔案室、柜、盒的整潔、完好。第十一條檔案整理工作規(guī)定

（一）、在整理檔案時嚴(yán)禁吸煙，以確保檔案安全。

（二）、不得私自涂改、抽取或偽造檔案。

（三）、不得擅自處理或銷毀檔案材料。整理中按規(guī)定剔出的檔案材料，須進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后按情況分別予以處理。

（四）、在整理檔案過程中，要加強(qiáng)對檔案材料的管理，防止丟失檔案材料和泄露員工檔案內(nèi)容。

（五）、加強(qiáng)檔案管理，提高檔案的保存價值。做到每月歸檔材料一次。每學(xué)期整理檔案一次，每學(xué)年整理統(tǒng)計一次。按在職和離職員工分類有序徹底整理存放。不得存在有檔案未整理的現(xiàn)象。

（六）、做到檔案總目錄及編號與員工檔案實際存放相一致。

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第四章員工人事檔案的使用規(guī)定第十二條借閱規(guī)定

檔案查閱原則上實行對上級公開查詢，對下級以人力資源處主任簽字為準(zhǔn)，方可查閱。

（一）凡因需要查閱人事檔案的，要經(jīng)過書院人力資源處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。

（二）查閱者必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定。

1、查閱人員填寫好《查閱員工檔案審批表》及登記表。

2、查閱人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度、閱檔規(guī)定，不準(zhǔn)與無關(guān)人員議論檔案內(nèi)容。

3、查閱必須愛護(hù)檔案，嚴(yán)禁在材料上畫線、涂改、拆散、抽出、增添、圈畫、污損、彎折，保持檔案的整潔。

4、未經(jīng)批準(zhǔn)，不得私自摘抄、拍攝復(fù)制員工檔案材料，如需復(fù)制須辦理登記手續(xù)。復(fù)制的材料，必須加蓋人力資源部公章方可生效，摘抄材料一般不予蓋章。材料由使用單位妥善保存、用畢自行銷毀。

5、嚴(yán)禁在閱檔室內(nèi)或閱覽檔案時吸煙及吃東西。

6、對查閱人員審查閱檔材料，一看查檔理由是否充分，二看是否有審批人簽名及公章。對查閱人員手續(xù)不完備的，應(yīng)做好說明及解釋工作，并做好登記手續(xù)。

7、接待閱檔時，須將案卷先清點(diǎn)后再交給閱檔人員，收回時應(yīng)清點(diǎn)后再入庫歸位。

第十三條檔案轉(zhuǎn)遞、留存規(guī)定

如有確需向外轉(zhuǎn)遞的員工檔案，應(yīng)遵守下列事項：

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1、在院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，員工檔案經(jīng)復(fù)印后應(yīng)以專員送取或交員工本人自帶復(fù)印件。并做好詳細(xì)登記。

2、對辭退、辭職、退休員工的檔案，留書院檔案室分類保存。第十四條借用規(guī)定

（一）員工檔案一般不外借。

（二）本書院部門內(nèi)部需要借用時，必須做好登記；能當(dāng)天歸還還必須做好當(dāng)天入庫歸位；借用一般不超過1天，不得擅自轉(zhuǎn)借或送有關(guān)單位查閱。

（三）借用手續(xù)與查閱規(guī)定相同，嚴(yán)格執(zhí)行查檔規(guī)定。

（四）每月檢查核對一次借用和查檔次數(shù)，并做好及時入庫歸位工作。第五章人事檔案保密要求

第十五條檔案工作人員要認(rèn)真執(zhí)行《保密法》和有關(guān)的保密制度，增強(qiáng)保密觀念，同一切失密、泄露現(xiàn)象做斗爭。

第十六條檔案工作人員在保管檔案期間不得私自翻閱人事檔案，對所了解的檔案內(nèi)容不得向外泄密。

第十七條接收檔案要嚴(yán)格辦理交接手續(xù)，離職后不得泄露任何檔案內(nèi)容。第十八條閱檔人員要嚴(yán)格遵守閱檔保密制度，不得在公共場所及無關(guān)人員面前議論檔案內(nèi)容；不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借或給無關(guān)人員翻閱；不得向無關(guān)人員泄露或向外公布檔案內(nèi)容。違反者應(yīng)視情節(jié)輕重，予以批評教育直至紀(jì)律處分。

第十九條如有特殊情況，需要出具的各種證明，經(jīng)人力資源處主任批準(zhǔn)后，由檔案管理工作人員填寫并加蓋人事部門專用章。本人不得翻閱自己的檔案。

第二十條非人力資源檔案工作人員不得擅自接觸人事檔案，確保檔案安全。第二十一條嚴(yán)格履行員工檔案的保管及保密規(guī)定，做好以下幾點(diǎn)：

（一）配置必要的檔案存放、保管等設(shè)備。

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（二）認(rèn)真做好防火、盜、潮、蟲蛀、曬和高溫等六防工作。

（三）每天上、下班要認(rèn)真對保管柜的安全和保密進(jìn)行檢查，及時做好防范工作。

（四）每季度定期對案卷進(jìn)行細(xì)致的防蟲檢查，及時做好放防蟲藥等防蟲工作。

（五）建立健全員工檔案的花名冊，按規(guī)定做好保密等工作。

（六）凡是員工及工作人員不準(zhǔn)保管和攜帶本人及其親屬的檔案。

（七）每季度必須做好定期對庫存的人事檔案進(jìn)行核對檢查及統(tǒng)計，并定期做好歸檔材料的入卷工作，確保有效地保護(hù)和利用員工人事檔案。

第六章附則

第二十二條本規(guī)定今后如與上級規(guī)定有抵觸，應(yīng)及時修改補(bǔ)充。隨著書院的規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展，本規(guī)定將不斷修訂完善。

第二十三條本規(guī)定由人力資源處負(fù)責(zé)解釋。整理員工人事檔案的方法（第二篇）

干部人事檔案的整理是整個干部人事檔案工作的重要組成部分，是檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的基礎(chǔ)工作之一。

第一節(jié)干部人事檔案整理工作概述

一、干部人事檔案整理工作的概念

干部人事檔案整理工作，就是將收集起來還處于零亂狀態(tài)的干部人事檔案材料和不規(guī)范的干部人事檔案，按照《干部檔案工作條例》和《干部檔案整理工作細(xì)則》的要求，進(jìn)行鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂成卷，使其條理化、系統(tǒng)化、規(guī)范化的過程。這是一項技術(shù)性的工作，是檔案業(yè)務(wù)

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建設(shè)的基礎(chǔ)工作之一。廣義地講，整理還包括整理前材料的補(bǔ)充收集和對裝訂成卷檔案內(nèi)容的不斷補(bǔ)充、續(xù)訂工作。

二、干部人事檔案整理要達(dá)到的目的及注意事項

（一）整理要達(dá)到的目的即完整、精煉、條理、實用。

（二）整理工作注意事項

干部人事檔案整理人員必須認(rèn)真執(zhí)行《檔案法》、《保密法》、《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細(xì)則》等有關(guān)法規(guī)，嚴(yán)格遵守安全保密制度，保守黨和國家的秘密。

1、在整理檔案時，嚴(yán)禁吸煙，確保檔案的安全。

2、不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。

3、不得擅自處理或銷毀檔案材料。

4、加強(qiáng)對檔案材料的管理，防止丟失檔案和材料，不能泄露干部人事檔案內(nèi)容；認(rèn)真負(fù)責(zé)，耐心細(xì)致，防止折皺或損壞干部人事檔案材料。

第二節(jié)

干部人事檔案材料的分類、排序

一、分類

（一）分類的方法

分類就是判斷每一份干部人事檔案材料所屬類別的工作。由于每份材料的形式和內(nèi)容千差萬別，要準(zhǔn)確地使每份材料對號入座，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定，遇到政策性強(qiáng)，難以確定的材料時，應(yīng)及時主動向上級部門請示，積極尋求解決的方法。具體分類可采取以下方法：

１.按材料的標(biāo)題分類

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在正常情況下，材料的標(biāo)題是判斷其所屬類別的標(biāo)志，這種命題分類法是最常見的一種，它是建立在材料正規(guī)，標(biāo)題和內(nèi)容相符的基礎(chǔ)上的。不適用于歷史上形成的不標(biāo)準(zhǔn)的干部人事檔案材料。

２.按材料內(nèi)容分類

由于環(huán)境條件的限制，歷史上形成的干部人事檔案材料在規(guī)格的撰制上各地很不一致。有些材料命題一樣，但反映的卻不是同一個方面的內(nèi)容；有些材料反映的內(nèi)容相同，它們的命題卻不一樣。這樣的材料，在分類時必須按照其內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致地判斷。由幾個方面內(nèi)容構(gòu)成的材料，以其主要內(nèi)容來確定其歸屬類別。

３.按照材料的形成與內(nèi)容的特點(diǎn)分類

干部人事檔案材料既有干部個人形成的，也有組織上形成的。既有表格，也有書面文字材料，它們所反映干部情況的角度也不同。這些內(nèi)容上、形成上的特點(diǎn)也可作為分類的一個線索。譬如，表格一般歸第一類和第九類。凡是個人形成的表格一般歸第一類（履歷部分）；凡是組織上形成的表格一般歸第九類（工資、任免等）。主要證明材料放第五類或八類等，但這不是絕對的，要具體情況具體分析。

（二）現(xiàn)行材料的分類及需注意的問題

一九九Ｏ年，中組部修訂下發(fā)的《干部檔案工作條例》，將干部人事檔案的內(nèi)容共劃分為十個大類，并對常見的干部人事檔案材料的屬類問題作了原則的劃分。根據(jù)《條例》和《干部檔案整理工作細(xì)則》的精神，結(jié)合當(dāng)前工作實際，現(xiàn)將各類材料的原則劃分說明如下：

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第一類履歷表材料：干部履歷表（書）、簡歷表，干部、職工、教師、醫(yī)務(wù)人員、軍人、學(xué)生等各類人員登記表，個人簡歷材料；更改姓名材料。（新增加：干部履歷補(bǔ)充表）

說明：

1.這類材料科目分類中存在一種通病：對其中的“各類人員登記表”理解不透，尤其對學(xué)生登記表把握不好。正確的方法是：學(xué)生入校后填寫的反映其過去經(jīng)歷的普通登記表放第一類；而中學(xué)、大學(xué)報考登記表（中學(xué)和高等院校招生報考書，推薦、選拔學(xué)生登記表）與成績單和畢業(yè)生登記表共同構(gòu)成一整套學(xué)歷材料，應(yīng)放在第四類。

2.常見材料的歸屬：

（1）.現(xiàn)為干部，過去曾當(dāng)過工人的，工人有關(guān)登記表，歸一類。（2）.黨團(tuán)員干部（一般經(jīng)歷的）登記表、簡歷表歸一類。黨、團(tuán)員登記表（整黨或重新登記過程中形成）放六類；

（3）.土改、鎮(zhèn)反、“三反、五反”、肅反、社教運(yùn)動、支邊扶貧、下派鍛煉、駐村（廠）幫社（企）工作隊員登記表都?xì)w一類。

（4）.公安人員、武警干部、職員、工人、學(xué)員、行政工作人員一般經(jīng)歷內(nèi)容的登記表、簡歷材料歸一類。

（5）.提拔的后備干部登記表（須經(jīng)呈報機(jī)關(guān)和審批機(jī)關(guān)簽字蓋章的）歸一類。

（6）.干部履歷鑒定書（表）或履歷表、簡歷表有鑒定的，以履歷為主的歸一類；以鑒定為主歸三類。

（7）.主要內(nèi)容是干部簡歷的審查表、調(diào)查表、履歷變化補(bǔ)充表歸一類。（8）.《干部個人革命活動簡歷》材料歸一類。

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（9）.機(jī)要人員登記表，以簡歷為主的歸一類；以鑒定為主的歸三類；以政審為主的歸五類。

（10）.待業(yè)人員登記表、工會會員登記表、沒實質(zhì)內(nèi)容和經(jīng)歷的表格不歸檔案。如確有保存價值的，可歸入十類。

（11）.“五·七”干校學(xué)員登記表歸一類。若以鑒定為主歸三類。（12）.“知識青年”上山下鄉(xiāng)申請登記表歸一類。認(rèn)定其下鄉(xiāng)時間為參加工作時間的材料歸五類。單獨(dú)的材料歸三類。

（13）.參戰(zhàn)人員登記表及參戰(zhàn)各時期的情況（登記）材料歸一類。（14）.凡是反映本人自然情況、個人經(jīng)歷、家庭和社會關(guān)系等基本情況的表格材料都應(yīng)歸一類。

（15）.“軍人履歷表”應(yīng)拆開處理。屬于履歷部分和家庭主要成員情況等材料歸一類；自傳歸二類；有殘疾的體檢表歸十類；其余材料按其內(nèi)容性質(zhì)確定其歸屬的類別。

第二類自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料。自傳，干部自傳，以自傳為主的履歷或簡歷表，以自傳為主的歷史反省材料，自傳內(nèi)容較多的入黨申請書（沒有自傳材料時代替），已提拔的后備干部的自傳，其他自傳性質(zhì)和以自傳為主的材料歸二類。

說明：

有的干部沒有寫過自傳，可將含有自傳內(nèi)容較多的一份入黨申請書歸此類，并在案卷目錄中標(biāo)明“代自傳”。一般的科技干部業(yè)務(wù)自傳、技術(shù)自傳，不歸擋。

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組織上對干部本人交代的有關(guān)本人經(jīng)歷、家庭情況或社會關(guān)系等材料，凡有專題調(diào)查報告、調(diào)查材料或結(jié)論性意見的材料，應(yīng)合并一起歸入五類，不可拆開存放于一類和五類中。

第三類鑒定（含自我鑒定）、考察、考核材料：以鑒定為主要內(nèi)容的各類人員登記表，組織正式出具的鑒定性干部表現(xiàn)材料，作為干部任免、調(diào)動依據(jù)的正式考察綜合材料，考核登記表，干部考核和民主評議的綜合材料。新增加：黨和國家機(jī)關(guān)工作人員年度考核登記表，領(lǐng)導(dǎo)干部屆末考核（考察）材料，涉及干部個人重大經(jīng)濟(jì)問題的審計報告意見和主管經(jīng)濟(jì)工作的干部離任審計考核材料歸三類。

說明：

（1）個人（自我）鑒定歸三類。

（2）學(xué)生、學(xué)員畢業(yè)（結(jié)業(yè)）鑒定歸三類；而第四類如果沒有畢業(yè)生（學(xué)員結(jié)業(yè)）登記表時，或鑒定上有成績的，此類鑒定放第四類（黨校學(xué)員畢業(yè)鑒定表）。

（3）干部、職工、學(xué)生、學(xué)員、黨（團(tuán)）員鑒定歸三類。（4）出國鑒定歸三類。

（5）勞動鑒定、工作調(diào)動鑒定歸三類。

（6）各種工作人員，如社教工作隊員、駐村（廠）工作隊員、支邊扶貧等人員以及黨建工作隊員鑒定歸三類

（7）年度考核表歸三類。述職報告不歸干部人事檔案。

（8）總結(jié)（畢業(yè)總結(jié)），以鑒定為主歸三類；重點(diǎn)談收獲、體會的歸十類。短期（半年以下）的總結(jié)材料不歸檔。

（9）領(lǐng)導(dǎo)干部輪（培）訓(xùn)考核鑒定表歸三類。

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（10）干部在國外或境外表現(xiàn)情況的鑒定材料歸三類。

（11）“文革”、“動亂”表現(xiàn)及廉政情況綜合評定材料歸三類。（12）考察材料作為任免表的附件的（任免表里注明），隨任免表一起歸九類，習(xí)慣上都把考察、考核、表現(xiàn)材料統(tǒng)一放第三類。

（13）組織對干部德、能、勤、績的考察、考核材料，包括后備干部考核表（提拔任用后），干部提拔任免時和屆中屆末或離任時組織形成的正式考察、考核材料，階段性或鑒定性質(zhì)的表現(xiàn)材料及黨和國家機(jī)關(guān)工作人員年度考核表，歸三類。

（14）由于歷史原因，過去那些以考核人名義代表組織形成的材料應(yīng)視為正式材料。今后，考核材料必須以組織的名義形成，并且加蓋公章。

（15）一九八三年以后形成的鑒定材料，必須有組織蓋章和本人簽字，若本人看過沒有簽字，應(yīng)由組織注明“材料與本人見過面”。

第四類學(xué)歷、學(xué)位、成績、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)情況的材料：報考高等學(xué)校考生登記表（報考書），審批表，學(xué)歷證明材料，選拔留學(xué)生審查登記表；專業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表，套改和晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）審批表；干部的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作及有重大影響（如獲獎或在全國性報刊上發(fā)表）的論文等目錄。新增加：畢業(yè)證（復(fù)印件）、學(xué)位證（復(fù)印件）、授予學(xué)位的決定、決議、學(xué)位論文答辯決議，博士后研究人員工作期滿登記表等；教師資格過渡登記表及各種培訓(xùn)登記表（如公務(wù)員過渡培訓(xùn)表）等。

說明：

1、學(xué)歷材料要注意：

（1）完整性。一套完整的學(xué)歷材料（除入學(xué)后所填的反映經(jīng)歷的學(xué)生登記表放一類外）至少有：①中學(xué)或高校招生報考登記表或報考書、選拔學(xué)生

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登記（審批）表；②學(xué)習(xí)單（卡）；③畢業(yè)生（學(xué)員結(jié)業(yè)）登記表（沒有畢業(yè)生登記表或者鑒定上有成績時以畢業(yè)或結(jié)業(yè)鑒定代替）以上三個部分構(gòu)成。

（2）真實性。①不具備成人學(xué)歷教育資格的辦學(xué)單位頒發(fā)的畢業(yè)證、學(xué)歷證明，不承認(rèn)學(xué)歷。②沒有參加統(tǒng)一入學(xué)考試，學(xué)習(xí)時間不符合學(xué)制規(guī)定和補(bǔ)發(fā)的學(xué)歷證明無文件依據(jù)的，不承認(rèn)學(xué)歷。

2、不易掌握的材料：

（1）.“文革”中推薦的“工農(nóng)兵”學(xué)員，組織推薦材料歸四類。但在推薦過程中，貧下中農(nóng)代表的座談記錄原則上不歸檔案。

（2）報考、推薦或選拔高、中等學(xué)校的學(xué)生政審材料與報考登記表、審批表一起歸四類。

（3）高（中）等教育的成績單、記分冊、記分卡歸四類。（4）在職干部推薦或保送到各種學(xué)校學(xué)習(xí)的審批表歸四類。

（5）三個月以上各種專業(yè)學(xué)習(xí)或理論培訓(xùn)成績單、專業(yè)知識培訓(xùn)登記表歸四類。

（6）在職干部普法學(xué)習(xí)、哲學(xué)學(xué)習(xí)等考試成績單歸四類。

（7）技術(shù)、業(yè)務(wù)水平評定或技術(shù)革新成果評定的結(jié)論性材料歸四類。重要的（評高級職稱或有特殊業(yè)績的）業(yè)務(wù)自傳、技術(shù)自傳歸四類，一般的業(yè)務(wù)、技術(shù)自傳則存科技檔案。

（8）反映干部學(xué)歷、專長、業(yè)務(wù)能力和貢獻(xiàn)的登記表、調(diào)查表、審批表歸四類。

（9）學(xué)生證、畢業(yè)證、各科試卷、畢業(yè)設(shè)計、準(zhǔn)考證、入學(xué)通知書不歸干部人事檔案。畢業(yè)證、學(xué)位證復(fù)印件歸四類。

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第五類政審材料。審查干部政治歷史情況（包括黨籍問題）的調(diào)查報告、審查結(jié)論、上級批復(fù)、本人對結(jié)論的意見、檢查交待或說明情況的材料，主要證明材料；甄別、復(fù)查結(jié)論（意見、決定）、調(diào)查報告、批復(fù)及有關(guān)的依據(jù)材料；入黨、入團(tuán)、參軍、出國等政審材料；更改干部的民族、年齡、國籍、入黨入團(tuán)和參加工作時間的組織審查意見，上級批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料歸五類。

說明：整套的政審材料包括：①批復(fù)，②結(jié)論或甄別復(fù)查結(jié)論（決定），③本人對結(jié)論的意見及檢查交待材料，④調(diào)查報告、主要證明材料四部分構(gòu)成。而歷史上形成的材料不一定完整保留，不便再補(bǔ)齊的，只能一個問題相對集中排列歸擋。

（1）以政治問題為主。在一九九0年的“內(nèi)清”中未給予處分的“兩亂”中的表現(xiàn)和“內(nèi)清”核查材料歸五類。

（2）組織上已作結(jié)論的“文革”表現(xiàn)材料，仍保留在五類。

（3）家庭成員、主要社會關(guān)系的證明材料，或平反改正通知、決定歸五類。

（4）有組織審查結(jié)論的“調(diào)查表”、“審批表”歸五類。（5）經(jīng)過核對的記錄在案材料和本人意見歸五類。

（6）確定更改參加革命工作時間和出生、入黨、入團(tuán)時間，以及解決（更改）國籍、民族問題的上級批復(fù)、審查結(jié)論、調(diào)查報告、個人申請及有關(guān)證明材料歸五類。

（7）歷史問題的審查材料，保留在五類。（8）家庭出身、本人成分的證明材料保留在五類。（9）有關(guān)歷史問題的個人交代材料保留在五類。

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（10）因隱瞞歷史問題、家庭出身等原因受處分的審查材料仍保留在五類。（11）未經(jīng)組織結(jié)論的反映干部重大問題的材料不能歸入干部人事檔案，只能退還該干部所在單位，待黨組織作出結(jié)論（認(rèn)定）后，再判定是否該歸檔。

（12）參軍（或招工、提干）政審時，群眾的談話記錄不歸檔。（13）政審過程中的請示報告、信件、函調(diào)、索要證明卡片、外調(diào)提綱、調(diào)查線索、外調(diào)介紹信、與被查人談話記錄、審查結(jié)論和調(diào)查報告的草稿、底稿不歸檔。

（14）入黨時形成的政審報告和外調(diào)證明材料應(yīng)放五類。

第六類加入黨、團(tuán)的材料。中國共產(chǎn)黨入黨志愿書，入黨申請書（1－2份全面系統(tǒng)的）和轉(zhuǎn)正申請書，黨員登記表，不予登記的決定、組織審批意見及所依據(jù)的材料；民主評議黨員中形成的組織意見或黨員登記表，認(rèn)定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據(jù)材料和組織審批材料，退黨材料，取消預(yù)備黨員資格的組織意見；共青團(tuán)入團(tuán)志愿書、申請書，團(tuán)員登記表，退團(tuán)材料；加入民主黨派的有關(guān)材料。

說明：

（1）入黨積極分子培養(yǎng)表、組織談話記錄和預(yù)備黨員培養(yǎng)教育考察表，有組織說明的歸六類。

（2）黨員登記中緩登期滿后的組織決定及有關(guān)材料歸六類。

（3）未批準(zhǔn)或未轉(zhuǎn)正以及取消預(yù)備黨員資格的入黨志愿書，由干部所在單位黨組織保存，不歸入干部人事檔案，已歸檔的應(yīng)取出來。

（4）“文革”中恢復(fù)黨員組織生活的登記表，審批表應(yīng)撤出銷毀，“雙突”黨員的入黨材料保留在十類。

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（5）凡被開除出黨的，其人黨材料仍保留在六類，但必須在志愿書封面上注明，何時由何機(jī)關(guān)開除出黨。

（6）黨團(tuán)材料只歸組織作了結(jié)論的正式材料，不歸談話和會議記錄材料。（7）入黨申請書最多只歸首尾兩份。

（8）要求入黨、入團(tuán)期間的思想?yún)R報材料、黨小組、支部討論記錄、考察寫實材料、有關(guān)問題請示報告、審批通知書等不歸干部人事檔案。

（9）純屬簡歷的黨員登記表、簡歷表、黨（團(tuán)）員干部登記表應(yīng)放在第一類。入黨調(diào)查報告和證明材料應(yīng)放五類。

第七類獎勵材料（包括科技和業(yè)務(wù)獎勵）。各種先進(jìn)人物登記表、先進(jìn)模范事跡、嘉獎、通報表揚(yáng)等材料。

說明：

（1）創(chuàng)造發(fā)明獎勵、業(yè)務(wù)獎勵材料歸七類。（2）立功受獎材料歸七類。

（3）正式命名授予的英雄、模范、先進(jìn)工作者、“三八”紅旗手、優(yōu)秀教師、優(yōu)秀學(xué)生、新長征突擊手、優(yōu)秀黨（團(tuán)）員、“五講四美”先進(jìn)個人等稱號的審批表及事跡材料歸七類。

（4）縣團(tuán)級以上單位對于個人的通報表揚(yáng)材料歸七類。（5）部隊評的“五好”戰(zhàn)士等材料歸七類。（6）獎學(xué)金審批表歸七類。

（7）單位立功授獎，不能將單位的事跡材料歸入該單位主要領(lǐng)導(dǎo)個人檔案中。

（8）獎勵工資的審批表放九類，事跡材料（無工資的）歸七類。

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（9）獎勵過程中形成的決定、通告、請示報告屬于文書檔案；獎狀、紀(jì)念冊、獎?wù)隆渍虏粴w檔案，由本人保存，重要的榮譽(yù)證書復(fù)印件可歸七類。

第八類干部違犯黨紀(jì)、政紀(jì)、國法等材料。處分決定（免予處分的處理意見），查證核實報告，上級批復(fù)，本人對處分的意見和檢查、交待材料；組織上對干部個人的通報批評材料；甄別、復(fù)查報告、決定，上級批復(fù)及本人意見；法院審判工作中形成的判決書等。

說明：

（1）刑事、司法、民事、行政（治安）拘留、勞教審批材料歸八類。（2）免予處分的本人檢查材料和組織形成的材料歸八類。

（3）政治歷史問題與違紀(jì)錯誤混同一起給予處分的結(jié)論、調(diào)查報告、處分決定等材料，歸八類；只有批復(fù)或結(jié)論而未給予處分，以政治歷史問題為主的歸第五類；以違紀(jì)錯誤為主的歸八類。

（4）撤消處分的材料歸八類。

（5）“三反五反”運(yùn)動中問題較嚴(yán)重，有組織意見的坦白交代或檢查材料歸八類。

（6）反右派斗爭中被錯定右派的決定（結(jié)論）、平反改正結(jié)論、報告、本人檢查交代材料歸八類（結(jié)論為說錯話辦錯事的有關(guān)材料不歸入）。

（7）核查中定為“文革中犯嚴(yán)重錯誤”的上級批復(fù)文件、處分決定、處理意見、調(diào)查報告、本人檢查及對結(jié)論的意見、申訴材料歸八類。

（8）在一九九0年的“內(nèi)清”檢查中受處分的材料和以違紀(jì)錯誤為主又沒有受處分的“兩亂”中的表現(xiàn)材料歸八類。

（9）處分決定、復(fù)查決定、撤消處分決定、不予（免予）處分的決定歸八類。

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（10）紀(jì)檢查處案件中的處分決定、批復(fù)、通知等原稿，索要的調(diào)查證明材料、檢舉揭發(fā)旁證材料和司法部門判決書原件、證據(jù)、本人交待、偵破方案、審訊筆記等，屬案件檔案，不歸入干部人事檔案。

第九類錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國、退（離）休退職材料及各種代表登記表等材料：干部工資級別登記表、轉(zhuǎn)正定級審批表，各種工資變動審批表（呈報表），獎勵工資審批表，享受特殊津貼的呈報表，解決待遇的審批表、批復(fù)等；干部任免審批（呈報）表，調(diào)動呈報表，公務(wù)員報考登記表、錄用審批表、公務(wù)員過渡登記表，聘用審批表和合同書，續(xù)聘、解聘、辭退材料，干部退（離）休審批表，軍隊轉(zhuǎn)業(yè)干部審批表，授予軍（警）銜審批表；出國（境）審批表、備案表；黨代會、政協(xié)會、工、青、婦等群眾團(tuán)體代表會、民主黨派代表會代表登記表、委員簡歷（提名呈報表）等歸九類。

說明：

（1）義務(wù)兵應(yīng)征入伍（兵役登記表）、退伍登記表、審批表歸九類。（2）大、中專畢業(yè)生分配報道通知書可歸十類。（3）工齡津貼年限說明，歸九類。（4）招工登記表、審批表歸九類。（5）“以工代干”人員轉(zhuǎn)干審批表歸九類。

（6）現(xiàn)為干部，過去是工人的和新招合同制工人登記表，勞動合同等材料，歸九類。

（7）有干部職務(wù)任免內(nèi)容的登記表、簡歷表、審批表歸九類。（8）黨委成員、團(tuán)干部、講師團(tuán)成員登記表（任免性質(zhì)），援疆（進(jìn)藏）人員登記表、審批表歸九類。

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（9）“內(nèi)調(diào)”人員登記表，審批表歸九類。

（10）無任免呈報表時，任命書、任免通知可歸九類，有任免呈報表則不歸任免文件。

（11）商調(diào)函、調(diào)令不歸干部人事檔案。

（12）工資關(guān)系備案表歸九類，出國任務(wù)批件不歸檔。（13）職務(wù)變動和工資變動登記表存九類。

第十類其他可供組織參考有保存價值的材料。有殘疾的體檢表，因工致殘確定殘廢等級的材料；干部逝世后報紙報道的消息或訃告、悼詞（生平）；非正常死亡的調(diào)查報告及有關(guān)情況的遺書等歸十類。

說明：

（1）民事糾紛判決書歸十類。

（2）軍人結(jié)婚報告、離婚的結(jié)論材料歸十類。（3）軍人家屬隨軍登記表、審批表歸十類。（4）干部家屬農(nóng)轉(zhuǎn)非的審批材料歸十類。（5）獨(dú)生子女審批表歸十類。

（6）思想?yún)R報，原則上不歸檔，但反映的思想認(rèn)識獨(dú)特，影響較大的材料歸十類。

（7）歷次政治運(yùn)動中的思想總結(jié)、個人檢查等材料，仍保留在十類。（8）不屬前九類，但對組織有參考價值的材料如報到證（介紹信）等歸十類。

（9）一般的體檢表、化驗報告，不歸干部人事檔案，確有保存價值的歸十類。

二、干部人事檔案材料的排序

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（一）干部人事檔案材料排序的基本形式

1.按檔案材料形成的時間排序。第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第十類、材料可按材料形成時間的先后順序排列。

2.按材料內(nèi)容的主次排序。第五類、第六類、第八類、可按這種方式進(jìn)行排列。

3.按材料功能性質(zhì)相對集中，結(jié)合時間排序。如第九類可用此法。即9－1－

1、9－1－2""；9－2－

1、9－2－2""；9－3－

1、9－3－2""。

（二）復(fù)雜材料的排序1.第五類材料的排序方法；

第五類材料的排序分為三個部分。一是結(jié)論部分，如上級批復(fù)、結(jié)論或決定（包括個人對結(jié)論或決定的意見），調(diào)查報告等。二是查證部分，如有關(guān)的證明材料等。三是本人檢討或交代材料等。每部分材料之間要注意保持內(nèi)容的有關(guān)聯(lián)系，分清主次關(guān)系。如多份證明材料，應(yīng)根據(jù)每份材料所證明的主要問題相對集中排列。

五類材料分一次性審查和多次審查。多次審查又分同一問題和非同一問題的審查。還有一種是新問題有與原審查過的問題混合的審查。據(jù)此，在審查材料排序上應(yīng)有所區(qū)別，既要層次分明，又能保持其內(nèi)容的有機(jī)聯(lián)系。這樣才能使材料條理，眉目清楚，使用方便。排序具體式樣如下：

例：一次性審查材料排序

（1）批復(fù)；（2）結(jié)論；（3）本人對結(jié)論的意見；（4）調(diào)查報告；（5）調(diào)查證明材料、旁證材料；（6）本人檢查交代。

還有同一問題多次審查和非同一問題多次審查的排序方法。

2.第五類中的證明材料的排序方法：

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證明材料應(yīng)根據(jù)每份材料所證明的主要問題相應(yīng)集中排列，可分為歷史問題的證明、家庭成員和社會關(guān)系的證實、黨籍問題的證明等若干部分。在每部分中再按材料形成時間先后順序排列。證明材料不多的也可按時間先后進(jìn)行登記。

社會關(guān)系方面的證明材料，如果材料較多，為查閱方便，應(yīng)按關(guān)系遠(yuǎn)近來排序。如：父母、岳父母、兄、弟、姐、妹、伯父、叔父、內(nèi)兄、內(nèi)弟等。如果嚴(yán)格按時間順序排列往往把一個人情況的材料分成幾部分，就不利于查閱。

3.第六類黨團(tuán)材料的排序方法：

第六類黨團(tuán)材料可按入團(tuán)材料、加入民主黨派材料、加入中共的材料、中共黨員登記表的排序，并根據(jù)各部分材料內(nèi)容的主次關(guān)系進(jìn)行排列。入團(tuán)志愿書應(yīng)排在入團(tuán)其他材料之前；入黨志愿書應(yīng)排列在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時間先后依次排序。

注。如果有人入黨情況特殊，有領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人批示的，可以將批示放在入黨材料前面。

4.第八類材料排序方法；

第八類材料排序方法與第五類基本相同，所不同的是，原處分沒有調(diào)查證明材料。

第八類處分和撤消處分材料的排序：

（1）撤銷處分部分；（2）原處分材料部分。

5.第九類材料可按材料功能、性質(zhì)、結(jié)合時間順序相對集中排序。如按材料功能、性質(zhì)、結(jié)合時間，相對集中排序，其方法是；

1、工資情況的材料；

2、任免材料；

3、出國、出境材料；

4、黨代會、人代會其他材料。

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每小類材料再根據(jù)形成材料的時間順序排序。無出國審批材料可按三部分排列。我省就是按此法對第九類材料進(jìn)行排序的。

第三節(jié)干部人事檔案材料的復(fù)制與技術(shù)加工

一、復(fù)制

（一）復(fù)制的范圍

鑒于復(fù)制耗資費(fèi)力，易泄密，應(yīng)從嚴(yán)控制復(fù)制范圍.一般來說，復(fù)制的重點(diǎn)應(yīng)放在三個方面：

1.需要補(bǔ)充副本的各類主要材料.2.材料重要，但因制成年代久遠(yuǎn)，已經(jīng)出現(xiàn)字跡消褪的材料.3.材料重要，但用圓珠筆、純藍(lán)天墨水、紅墨水、鉛筆書寫或復(fù)寫的字跡已快消褪的材料.

（二）復(fù)制的方法

1.復(fù)印。只要原件字跡清楚，就可用復(fù)印機(jī)復(fù)印。

2.打印。打印適用于一切文字材料。

3.抄寫。條件不具備時可抄寫。

4.手描。手描要注意保持檔案材料的原貌。

5.還有掃描和攝影等方法，但費(fèi)用高，不便裝訂。

此外，新研制推廣的字跡恢復(fù)固定劑（液），是檔案字跡恢復(fù)和固定保護(hù)的最好用品。

二、技術(shù)加工

（一）技術(shù)加工的方法

為了便于裝訂、保管和利用，延長檔案材料的壽命，對一些紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料，應(yīng)進(jìn)行技術(shù)加工。其主要方法有：

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1.對超出16開規(guī)格的檔案材料，在不影響材料的完整和不損傷字跡的前提下，可酌情進(jìn)行剪裁或折疊。

2.對破損、折皺、太薄和小于16開規(guī)格的檔案材料要進(jìn)行裱糊。

3.對過窄或末空出裝訂線的檔案材料，要進(jìn)行加邊；對兩頁以上散頁單份材料要進(jìn)行（縫紉或）裱糊粘貼。

4.拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘?shù)冉饘傥锲芬苑姥趸P毀材料。

（二）幾種技術(shù)加工方法的具體要求。

1、裁剪

裁剪就是對超出16開規(guī)格的檔案材料在不影響材料完整和不破傷字跡的前提下，用切紙刀裁成標(biāo)準(zhǔn)的16開（長26公分，寬18.5公分）規(guī)格的材料。

為確保剪裁的質(zhì)量，在裁剪時應(yīng)以單頁材料為單位，以防止將寫得不規(guī)格、“搶頭”、“占地”、不留裝訂線的材料切掉文字內(nèi)容。剪裁時應(yīng)在裁口處順紙壓一木尺，用左手按住文件材料再進(jìn)行裁剪，避免提刀、按刀時紙張移動，影響裁剪的質(zhì)量。

2、折疊

折疊，是針對超出16開規(guī)格，又不能裁剪（剪裁影響文字內(nèi)容）的檔案材料進(jìn)行的技術(shù)處理。折疊時，要根據(jù)情況，可采取橫折疊、豎折疊、橫豎交叉折疊等辦法。折疊的材料要保持整個案卷的平整，不得損壞文字、照片，又要便于打開，適于從右往左翻，從上往下閱讀。

3.裱糊

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為了使干部人事檔案材料整齊劃一，延長檔案材料壽命，對那些破損、折皺和小于16開規(guī)格的檔案材料，要進(jìn)行裱糊。裱糊的主要方法為：單面裱糊、夾面裱糊、開窗裱糊、魚鱗或梯形托裱、膠紙粘貼等方法。

（1）裱糊的準(zhǔn)備工作：

①襯紙。按照中組部的要求，“裱糊用的襯紙，必須采用白紙”。我們通常所用的襯紙多為高麗紙，是宣紙的一種。這種紙吸水性好，韌性大。

②漿糊。裱糊應(yīng)選用化學(xué)漿糊，或采用在漿糊中摻上殺蟲粉、自制防蟲防腐漿糊。有時少量采用化學(xué)膠水。

③揭裱。揭裱就是將原來裱糊的質(zhì)量非常低劣的襯紙去掉。一種情況是對那些粘貼不緊，字跡遇水容易湮退的材料。揭裱時應(yīng)先將材料的分離處用竹簽緩緩向四面擴(kuò)展桃開，直至材料與襯紙全部分開為止。揭紙的技巧，是將需要保留的一面朝下平貼在桌面上，按緊，輕輕揭去上面的襯紙。這樣不易損壞要保留的材料。另一種情況，對于不怕水湮的材料，可先向材料邊緣沒有字的地方噴水或用水湮濕，在其發(fā)潮未干時，對著角輕輕卷數(shù)次，促使材料與襯紙分離。揭裱要小心仔細(xì)，防止損壞材料。材料揭下以后，應(yīng)用兩張毛邊紙夾好，放在玻璃板或底面平整的重物下壓平。

（2）常見的裱糊方法：①單面裱糊

單面裱糊就是對單面有文字而小于16開或紙張較為脆薄的單頁檔案材料，把它粘貼在襯紙上。這是最常見的一種方法、具體方法是：先將檔案材料有文字的一面朝下放在工作臺上，在材料的背面用排筆均勻地將漿糊刷在檔案材料上，再將16開的襯紙輕輕地鋪在已刷上漿糊的檔案材料上，一邊鋪，一邊用毛刷將襯紙排平，然后，將襯紙和檔案材料一起翻過來，放在木板或玻

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璃上晾干、壓平。實際工作中常用化學(xué)膠水粘貼，這種方法日后不易再裱，需注意用紙（高麗紙）規(guī)范，膠水不易過多，材料背面四周抹上膠水，粘上襯紙，貼后晾干壓平。

②雙面裱糊

雙面裱糊就是在一張襯紙的正反兩面上都粘貼檔案材料。凡是一份多頁的檔案材料，多可采用夾面裱糊。雙面裱糊的方法與單面裱糊大體一致。應(yīng)注意的是，裱糊的兩面都要留出裝訂線。一般不采取此方法。

③開窗裱糊

開窗裱糊是對于那些紙張小于16開，正反兩面都有文字，且天邊、地沿和左右邊都很窄的檔案材料來說的。先在襯紙上按檔案材料的大小開一個窗口（窗口要略小于需裱糊的檔案材料），然后在檔案材料的四周邊沿的空白處刷上漿糊，將其輕輕地粘貼在襯紙的窗口邊沿上。采用開窗裱糊法應(yīng)注意裱糊時不得覆蓋檔案材料上的文字內(nèi)容，以免影響利用。

④魚鱗托裱法

魚鱗托裱法就是對一份數(shù)頁，兩面有字并小于16開的檔案材料來說的。先將材料最后一頁左邊背后邊沿刷上漿糊，然后將材料右邊與襯紙的右邊沿比齊后，粘貼在襯紙上。接著將倒數(shù)第二頁材料也按上述程序?qū)⑵湔迟N在最后一張檔案材料的左側(cè)半公分左右處的襯紙上。其余依次類推。應(yīng)注意的是：托裱后的檔案材料的上下邊沿要與襯紙上下邊沿距離大致相等，檔案材料的上下邊對齊，右邊錯開，頁頁相蓋，從第一頁起，依次向右延伸出半公分左右，形狀類似魚鱗，因此叫魚鱗托裱法。

⑤梯形托裱法

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梯形托裱法是對一份數(shù)頁小于16開，材料正反雙面都有文字，且材料正面文字從上往下讀，反面文字倒數(shù)的檔案材料而言的。操作時應(yīng)先將最后一頁材料上邊沿的背面刷上漿糊，與襯紙的下邊沿比齊后粘貼上，然后將倒數(shù)第二頁的；在材料的上邊沿背面刷上漿糊與最后一頁材料的左右邊沿比齊，并向上移動半公分左右的距離粘貼在襯紙上。依次類推頁頁覆蓋，將其他各頁材料粘貼在襯紙上，形如梯狀，因此叫梯形托裱法。

⑥膠紙粘貼

膠紙粘貼就是對那些原件紙質(zhì)較好，較厚，但有些破損的檔案材料，用透明紙粘貼在破損處，使之便于保管和利用。

⑦透明紙夾面裱糊

對于兩面有字，且破損的檔案材料，還可采用透明紙夾面裱糊，用極薄且透明的兩張襯紙，直接粘貼在兩面有字的材料的正反兩面，既保護(hù)了材料，又能看清字跡。

4包邊縫紉（粘貼）

①粘貼的范圍和作用。一是將兩頁以上的單份材料聯(lián)結(jié)為一個整體，以有效地避免材料單頁散失。二是為紙張寬度不夠以及紙張較薄的單頁材料加邊，以適應(yīng)干部人事檔案補(bǔ)充材料或借閱、拆卷、訂卷的需要。

②粘貼的注意事項。一是不得將幾份材料粘貼在一起，以免某份材料需要清理（或分類不準(zhǔn)）時造成被動；二是縫紉線針腳要大，應(yīng)距離材料左邊沿半公分左右，以免打孔和剪裁時受影響；三是要注意美觀，不要彎彎曲曲。目前已不提倡縫紉而采用粘貼法。

5.加邊

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凡是過窄或未空出裝訂線的檔案材料，應(yīng)用紙條加邊粘貼，可選用80克雙膠紙。

6.去金屬物

拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘?shù)冉饘傥?，以防止氧化銹毀材料。

第四節(jié)干部人事檔案的目錄登記、裝訂與驗收入庫

一、順序號、