高校共青團(tuán)檔案的作用及實現(xiàn)途徑

高校共青團(tuán)檔案的作用及實現(xiàn)途徑

文件管理，即文件管理，是指對文件管理進(jìn)行。整理的內(nèi)容包括入團(tuán)志愿書、團(tuán)內(nèi)的獎勵表彰決定、組織的鑒定、團(tuán)內(nèi)給予處分、調(diào)查、個人檢查和團(tuán)組織的決定等。這樣定義的概念有些狹義,共青團(tuán)檔案管理的范圍還應(yīng)該包括團(tuán)員、團(tuán)支部基本情況、流動情況、活動情況、組織學(xué)習(xí)情況、評選評優(yōu)情況;上級黨委、團(tuán)委的各種文件、各種會議決議、工作計劃、工作制度、活動資料等等的收集、整理工作,這些也被稱為團(tuán)委的文書檔案管理。1根據(jù)本單位的工作內(nèi)容,可分為以下三種共青團(tuán)的檔案傳統(tǒng)分類包括永久、長期和短期3種。(1)永久類:共青團(tuán)委員會文件(即團(tuán)字紅頭文件)、團(tuán)代會文件等重要文件。(2)長期類:團(tuán)干部名冊、紅星共青團(tuán)團(tuán)員名單、團(tuán)費(fèi)收繳賬冊、團(tuán)費(fèi)使用情況表、團(tuán)員批準(zhǔn)通知書、團(tuán)員組織關(guān)系介紹信及存根等。(3)短期類:優(yōu)秀團(tuán)員(干部)審批表、團(tuán)員登記表、團(tuán)總支工作總結(jié)計劃、團(tuán)日活動記錄、圖片等。這也是一般檔案的分類方式。在傳統(tǒng)分類之外,團(tuán)的檔案按照保存者還分為兩類。第一類即可移動檔案,在共青團(tuán)內(nèi)多指團(tuán)員個人檔案。包含入團(tuán)志愿書、團(tuán)內(nèi)的獎勵表彰決定、組織的鑒定、團(tuán)內(nèi)給予處分、調(diào)查、個人檢查和團(tuán)組織的決定等。這部分材料始終跟隨著個人,隨著檔案主體人所在的地點、部門變動,可移動檔案是個人檔案中不可或缺的部分,終身跟隨著個人,從學(xué)校產(chǎn)生、保存、暫管到工作單位存檔。同時,為社會上的用人單位選拔合適人才提供依據(jù)、借鑒和參考。另外一類是固定檔案,主要指團(tuán)務(wù)檔案。在校團(tuán)員、團(tuán)支部基本情況、流動情況、活動情況、組織學(xué)習(xí)情況、評選評優(yōu)情況,以及上級黨委、團(tuán)委的各種文件、各種會議決議、工作計劃、工作制度、活動資料等。這些文件是在高校內(nèi)產(chǎn)生,始終保存在高校檔案保管部門,并不隨著學(xué)生個體流動而流動。后一類團(tuán)的檔案是團(tuán)內(nèi)檔案管理工作者的主要工作對象、主要工作范疇。2團(tuán)員青年的學(xué)習(xí)特點共青團(tuán)檔案是學(xué)校全部檔案中不可或缺的一部分,甚至可以說是至關(guān)重要的一部分,直接反映廣大團(tuán)員青年在校期間的學(xué)習(xí)、活動、生活情況,是校園文化及其發(fā)展的重要體現(xiàn)。高校共青團(tuán)檔案管理工作不可輕視、不可忽視。2.1已備的材料不能有效保存共青團(tuán)組織逐級分為團(tuán)員、團(tuán)支部、團(tuán)總支、團(tuán)委等,每一級都有自己的評選、活動、登記等文字、影像資料,這些材料,其中部分還有保存的價值,很多并沒有實際意義,但是為了將活動資料盡可能完善,已備后期留用,在收集資料過程中都是將所有的材料全部留存保管下來。有的保存在各團(tuán)總支,有的保存在團(tuán)支部,并沒有詳細(xì)登記,即使有些有登記的,也流于形式,很難起到應(yīng)有的作用。檔案管理工作中,在基層的大部分檔案多數(shù)是短期的,在整理過程中,往往沒有固定的檔案管理人員,更談不上整理檔案的及時性。2.2團(tuán)內(nèi)檔案存材內(nèi)容的真實性筆者在整理基層部門上交檔案資料時,就多次發(fā)現(xiàn)有抄襲的總結(jié)、有軟件合成的圖片、有同一筆跡的調(diào)查問卷,還有不同院系的雷同社會實踐報告。團(tuán)的檔案留存材料的真實性大打折扣,不僅是給團(tuán)內(nèi)檔案整理工作增加了不必要工作量,同時干擾了團(tuán)內(nèi)檔案管理工作正常秩序。最主要的是不能正確反映團(tuán)內(nèi)的正確情況,不能及時反映存在的問題。2.3留檔以開閉機(jī)的形式留檔團(tuán)內(nèi)檔案在留存過程中并沒有固定的模式,留存下來的資料并不完善。例如,團(tuán)日活動的資料留存往往只有活動策劃、圖片,但是并沒有活動后的活動記錄、活動總結(jié)等,或者一份活動資料只有一份活動總結(jié)和幾張照片,沒有前期準(zhǔn)備的材料。留檔形式不統(tǒng)一,后期難以查找。團(tuán)的基層檔案資料是不斷產(chǎn)生的,只要有活動,就會產(chǎn)生活動資料,只要有團(tuán)員,就會有團(tuán)日生活資料,有資料就會有需要存檔的部分。所以在基層,隨著時間的推進(jìn),檔案資料就會越積越多,留檔的形式就會產(chǎn)生“多樣化”。有拿繩子一捆,放在角落的;有拿袋子一裝,放進(jìn)倉庫的;有拿文件盒裝起來,放在書架上的;也有裝訂成冊,精心保存的。這些多樣的保存方法多數(shù)是沒有標(biāo)簽注明基本情況的,必然導(dǎo)致了日后查找困難。2.4團(tuán)內(nèi)檔案管理不規(guī)范在許多高校內(nèi)部,對團(tuán)的檔案管理工作的認(rèn)識還存在一定的偏差,在重視力度上不到位,習(xí)慣性認(rèn)為工作不重要。即使在高校內(nèi)部設(shè)有專兼職團(tuán)的檔案管理員,但大部分工作精力仍然集中在其他工作,并沒有把團(tuán)內(nèi)檔案收集、整理工作日常化。還有,團(tuán)內(nèi)的檔案沒有分級管理者,管理團(tuán)內(nèi)檔案的專兼職檔案管理員并沒有明確到人、責(zé)任到人,團(tuán)內(nèi)檔案的管理者不明確。隨著信息化日益發(fā)展,高校團(tuán)的檔案管理工作中存在的瑕疵,直接影響到共青團(tuán)檔案的質(zhì)量,對高校的共青團(tuán)事業(yè)發(fā)展也起不到正確的引導(dǎo)。團(tuán)的檔案管理工作者必須認(rèn)真思考,并尋求解決途徑。3創(chuàng)新思路，加強(qiáng)團(tuán)訓(xùn)管理，提高文件管理3.1材料和資料收集共青團(tuán)的工作是校園活力之源,有不斷的活動,就會有不斷的資料產(chǎn)生,團(tuán)支部、團(tuán)總支、團(tuán)委在工作中實行逐級保存、分級留檔,將會最大限度的減少檔案管理工作的混亂。日常的活動、團(tuán)支部會議材料可以由團(tuán)支部負(fù)責(zé)整理,匯編成冊,隨著年級的增加,保存這些材料至大學(xué)畢業(yè)。團(tuán)支部每年匯總一次材料,重要的報送至團(tuán)總支,其他材料團(tuán)支部負(fù)責(zé)保存。團(tuán)總支亦是如此,詳細(xì)的活動材料、文字稿件、調(diào)查問卷、活動照片及總結(jié)等資料可以留存團(tuán)總支保管,匯編成冊,往團(tuán)委報送時,每項活動只需報送活動策劃、通知、總結(jié)、主要照片、問卷分析報告等,沒有必要再把所有的資料都報送。再例如,團(tuán)總支報送團(tuán)內(nèi)評優(yōu)時將收取的報送情況進(jìn)行匯編評選,報送團(tuán)委時只需報送含有相關(guān)信息的推薦名單及相關(guān)事跡,并沒有必要把所有參選人員評選事跡都報送團(tuán)委。團(tuán)委每年報送檔案管理部門也是如此,逐級保存,分級留檔,重要的文件不能少報,不會漏報?；鶎拥臋n案基層保管,這樣也方便查閱,方便使用。3.2各青年個體檔案的數(shù)字化管理。據(jù)改隨著高校信息化建設(shè)的提速,信息化在加強(qiáng)共青團(tuán)檔案管理中的重要性逐漸顯現(xiàn),要盡快實現(xiàn)團(tuán)員青年的檔案、團(tuán)的檔案的數(shù)字化管理。要在建立基礎(chǔ)的體系框架基礎(chǔ)上,根據(jù)具體情況特點,把所有團(tuán)員、團(tuán)支部的詳細(xì)資料運(yùn)用規(guī)范化的操作方法錄入到系統(tǒng)中去,及時錄入團(tuán)員的最新情況、團(tuán)支部的新情況。并不斷對錄入的資料進(jìn)行檢查、更新與維護(hù),確保團(tuán)的檔案的完整性、準(zhǔn)確性。3.3利用制度進(jìn)行檔案壓解。據(jù)中央調(diào)團(tuán)的檔案管理是共青團(tuán)管理的一個重要環(huán)節(jié),提高留存檔案的準(zhǔn)確率,對培養(yǎng)廣大團(tuán)員青年正確的人生觀有著積極的意義。提高團(tuán)員青年對活動檔案的利用率,就必須放開團(tuán)的檔案的透明度。從這一點上講,現(xiàn)有的檔案管理操作系統(tǒng)需要進(jìn)一步開放,或者建立一套針對學(xué)生操作的檔案管理系統(tǒng)。利用團(tuán)的開放的網(wǎng)絡(luò)平臺,在遵循檔案管理系統(tǒng)的要求下,使用正確的流程、方法,盡可能的為廣大團(tuán)員青年提供查詢及咨詢服務(wù)。例如,需歸檔資料的內(nèi)容、時間安排,以及其他規(guī)章制度或原則下的要求等咨詢和服務(wù),讓團(tuán)員青年進(jìn)一步了解團(tuán)的檔案需保存的檔案內(nèi)容,加大團(tuán)員青年對活動檔案的利用率。3.4加強(qiáng)專兼職檔案管理工作人員的培訓(xùn)定期組織專兼職檔案管理工作人員學(xué)習(xí)、培訓(xùn)。首先加強(qiáng)兼職檔案管理工作人員的思想政治教育,增強(qiáng)兼職檔案管理工作人員的政治責(zé)任感、大局責(zé)任感和個人責(zé)任心;其次應(yīng)加強(qiáng)兼職檔案管理工作人員的理論學(xué)習(xí),定期組織專兼職檔案管理工作人員進(jìn)行經(jīng)驗交流,以提高相應(yīng)專業(yè)技術(shù)水平;最后要對專兼職檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn),例如檔案管理系統(tǒng)的培訓(xùn),以便提升兼職檔案管理工作人員的信息化應(yīng)用能力。要從思想上重視檔案管理工作,重視團(tuán)的檔案管理工作,要將團(tuán)的檔案管理作為日常工作之一,寫入年度的工作計劃,以及學(xué)年的