項目經(jīng)理部的信息控制制度

項目經(jīng)理部的信息控制制度1項目經(jīng)理部是一個臨時性的組織，控制并管理好各種不同的信息，是項目管理正常運行的保證。2通訊聯(lián)系方式2.1總則項目經(jīng)理部對內(nèi)對外聯(lián)系（甲方、監(jiān)理、地方政府、上級單位）統(tǒng)由項目綜合管理科主管。所有代表項目經(jīng)理部外送的文件、函件、報表、報告等一般須經(jīng)綜合管理科負責(zé)人審核并呈現(xiàn)請項目經(jīng)理批準(zhǔn)后，方能蓋章送出。凡以項目經(jīng)理部名義送出的文件資料應(yīng)由項目資料管理員留底存檔。凡項目上有關(guān)人員參加甲方、監(jiān)理、上級單位、政府機關(guān)等方面舉辦的會議或有關(guān)活動取得的資料，反饋項目經(jīng)理部后應(yīng)立即上交綜合管理科主管進行審核處理，必要時應(yīng)附書面匯報。對于不遵守信息管理規(guī)定，私自報送資料和遺失、隱瞞有關(guān)資料的，可由項目經(jīng)理酌情處理。2.2文件信函往來。文件信函到達項目經(jīng)理部后，由項目綜合管理科拆閱、分類登記、整理，呈請項目經(jīng)理部經(jīng)理閱示，然后根據(jù)項目經(jīng)理部經(jīng)理的批示辦理或督辦文件規(guī)定的事項。私人信函由私人親自拆閱。外發(fā)的文件或信函應(yīng)首先經(jīng)項目綜合管理科負責(zé)人核稿，然后送項目經(jīng)理部經(jīng)理審閱，經(jīng)項目經(jīng)理部經(jīng)理同意后，即可安排打印、裝訂、蓋章、封裝后送出。外送文件和信函應(yīng)將原件留存歸檔。當(dāng)信函或文件只有獨立一份時，應(yīng)復(fù)印留底歸檔。2.3電傳和電報收到電傳或電報后，應(yīng)進行登記，收件人是項目經(jīng)理部時，應(yīng)立即呈請項目經(jīng)理部經(jīng)理閱示，當(dāng)收件人是私人或部門時，應(yīng)及時送達本人或部門。項目外發(fā)電傳和電報時，應(yīng)經(jīng)過項目經(jīng)理部經(jīng)理批準(zhǔn)，電傳和電報的原件應(yīng)登記后留存歸檔。2.4地址及通訊聯(lián)絡(luò)方式。項目經(jīng)理部成立并開展工作后，應(yīng)及時編制本項目的主要人員、職責(zé)分工、聯(lián)絡(luò)方式的文件送達有關(guān)各方。同時，項目綜合管理科負責(zé)人應(yīng)調(diào)查并擬定甲方、監(jiān)理方、地方政府、社會關(guān)系、上級部門的地址、負責(zé)人、聯(lián)系電話、傳真、傳呼、電子信箱等內(nèi)容的清單，分發(fā)項目經(jīng)理部各主要人員，以便及時取得聯(lián)系。2.5控制與管理。文件和資料由項目經(jīng)理部綜合管理科負責(zé)人主管。文件和資料的保管與歸檔由項目經(jīng)理部資料保管員負責(zé)。對于來往信件，要進行登記形成文件目錄，注明來文機關(guān)（或來文人），以及文件的主要內(nèi)容或標(biāo)題。詳見《項目經(jīng)理部收發(fā)文規(guī)定》3日常資料的傳送3.1與甲方、監(jiān)理、地方政府、其它聯(lián)系單位的往來聯(lián)系函、報告、變更、簽證、會議紀(jì)要由項目綜合管理科統(tǒng)一處理。有關(guān)文件資料必須先經(jīng)項目綜合管理科負責(zé)人審核，經(jīng)項目經(jīng)理部經(jīng)理同意后，留存一份歸檔，然后復(fù)印一份交由具體的職能人員負責(zé)辦理。3.2報送上級主管單位的報表、報告，也應(yīng)在項目經(jīng)理部經(jīng)理同意后，復(fù)印留存一份歸檔，蓋章后送出。3.3項目經(jīng)理部內(nèi)部文件和資料的分發(fā)，由項目經(jīng)理部制定文件分發(fā)表（見附表）。依表進行發(fā)放。4電話項目經(jīng)理部的電話日常管理由項目經(jīng)理部綜合管理科主管。外來重要電話應(yīng)進行登記。5電子信函已設(shè)立電子信箱的項目，項目綜合管理科應(yīng)每天查看信箱，收取郵件，對于收到的郵件要登記、打印、呈批、催辦。項目對外發(fā)出的電子信件，要按由發(fā)文的規(guī)定進行管理。6會議記錄項目經(jīng)理部的重要會議有：安全會議、生產(chǎn)會議、成本會議、圖紙會審會議、政治思想工作會等。重要會議應(yīng)由項目綜合管理科負責(zé)人或指定人員作好記錄，形成會議紀(jì)要或決定，經(jīng)項目經(jīng)理部經(jīng)理簽發(fā)后分發(fā)到有關(guān)各處。其中生產(chǎn)會議一般由項目生產(chǎn)主管總結(jié)撰寫。7一般參照一般參照包括圖紙和資料上的縮寫和略語，應(yīng)由項目經(jīng)理部項目主任工程師總結(jié)形成文件，以便項目有關(guān)人員查閱。8變更合同、設(shè)計變更、技術(shù)復(fù)核、工程簽證是直接涉及項目預(yù)算和進度的重要事項，必須謹(jǐn)慎處理，并嚴(yán)格保存好原始資料。以上各項工作由項目經(jīng)理部經(jīng)理直接負責(zé)。8.1合同變更的具體工作由項目經(jīng)理部的造價員主管。有關(guān)合同變更的文件資料應(yīng)及時送項目經(jīng)理部經(jīng)理審閱，并送工程技術(shù)科處備份歸檔。合同變更的內(nèi)容要及時傳遞到有關(guān)各崗位。8.2設(shè)計變更、工程技術(shù)復(fù)核的具體工作由項目項目主任工程師主管。有關(guān)設(shè)計變更、工程技術(shù)復(fù)核要備份歸檔，并及時將信息傳遞到有關(guān)各處。8.3工程簽證的具體工作由項目生產(chǎn)負責(zé)人主管。簽證資料應(yīng)及時備份歸檔和傳遞。9工作記錄項目經(jīng)理部工作記錄采用施工日志形式。9.1整個項目經(jīng)理部的施工日志由項目副經(jīng)理負責(zé)填寫；9.2各單位工作的施工日志由相應(yīng)的棟號他或工他負責(zé)填寫。9.3施工日記一月一交。每月25日各填寫責(zé)任人必須將施工日記交項目資料負責(zé)人處，同時領(lǐng)取空白的日記本。施工日記的填寫由項目行政事務(wù)負責(zé)人進行監(jiān)督和檢查。日記的填寫質(zhì)量作為各責(zé)任人的工作考核依據(jù)之一。10設(shè)計文件10.1工程設(shè)計文件由項目經(jīng)理部資料保管員保存完整的一套。設(shè)計文件先呈送項目主任工程師審閱后處理。生產(chǎn)中所需的設(shè)計圖紙可由項目復(fù)制。10.2棟號長或工長、施工員領(lǐng)取設(shè)計圖紙后應(yīng)仔細保管，嚴(yán)禁損壞或丟棄。下達施工任務(wù)時應(yīng)自己繪制施工詳圖，不得將圖紙交由班組或工人自己。技術(shù)員承擔(dān)的施工任務(wù)完成后，應(yīng)將圖紙回交資料負責(zé)人處。損壞、丟棄圖紙要按每張圖紙100—200元賠償。10.3設(shè)計變更是設(shè)計文件的一部分，連同設(shè)計文件的發(fā)放應(yīng)進行詳細的記錄。11文件資料分發(fā)表（詳見附表）項目經(jīng)理部正式成立后，應(yīng)由項目經(jīng)理部綜合管理科負責(zé)人參照本規(guī)定制定項目經(jīng)理部的文件資料分發(fā)表，經(jīng)項目經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布，用以指導(dǎo)項目經(jīng)理部文件資料的發(fā)放。項目文件分發(fā)參考表附表：文件符號Y—原件F—供傳閱的復(fù)印件E—供認(rèn)可用T—附函AR—需要時提供凡項目以外的文件都應(yīng)注明項目經(jīng)理項目副經(jīng)理項目項目主任工程師項目生產(chǎn)項目合同預(yù)算項目器材項目質(zhì)量項目質(zhì)量項目安全項目財務(wù)項目勞資項目行政事務(wù)棟號長或主工長分包商甲方監(jiān)理工程師項目管理公司FFFARARFAR項目承包責(zé)任狀FFFFFFFFFFYF施工組織設(shè)計FFFFFFFFFFYFFF項目總進度計劃YYYYYYY項目預(yù)算書YFYFFY項目目標(biāo)成本基數(shù)測算書FFFF設(shè)計文件（圖紙）YYFFFY變更FARFFFFFRFARFFF技術(shù)復(fù)核FFFFFFYFARFFF簽證FFFFYFFFF工程進度計劃YYYYYYYYYYYYA