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第四講會(huì)議工作〔4學(xué)時(shí)〕一、會(huì)議簡(jiǎn)述1、 會(huì)議的概念會(huì)議是人們?yōu)閷?shí)現(xiàn)一定目的所進(jìn)行的有組織有領(lǐng)導(dǎo)的面談式議事活動(dòng)。2、 會(huì)議的特點(diǎn)主要有:目的性、宣傳性、定量性3、 會(huì)議的主要意義會(huì)議是實(shí)行集體領(lǐng)導(dǎo)和民主集中制和發(fā)揚(yáng)民主的重要形式;有利于在具體工作中實(shí)行民主監(jiān)督和實(shí)現(xiàn)改革、開(kāi)放、搞活。1精選ppt

會(huì)議的類型1、按照會(huì)議規(guī)模〔即參加人數(shù)多少〕劃分,主要有4種:〔1〕小型會(huì)議,人數(shù)少那么三五人,多那么幾十人,一般不會(huì)超過(guò)一百人?!?〕中型會(huì)議,人數(shù)在一百至一千人之?!?〕大型會(huì)議,人數(shù)在一千人至數(shù)千人以上?!?〕特大型會(huì)議,人數(shù)在數(shù)萬(wàn)人以上,例如節(jié)日集會(huì)、慶祝大會(huì)等。2精選ppt會(huì)議的類型2、按照會(huì)議性質(zhì)和內(nèi)容劃分,主要有5種:〔1〕規(guī)定性會(huì)議即法定的必須按期召開(kāi)的各種代表大會(huì)?!?〕日常性會(huì)議,即領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)同志貫徹民主集中制原那么,實(shí)行集體領(lǐng)導(dǎo),研究和處理日常工作的會(huì)議?!玻场硨I(yè)性會(huì)議,即為研究某項(xiàng)工作,討論和解決某個(gè)問(wèn)題而召開(kāi)的工作會(huì)議和專業(yè)會(huì)議3精選ppt會(huì)議的類型〔4〕紀(jì)念性會(huì)議,即為紀(jì)念重大歷史事件或重要人物、重要節(jié)日而召開(kāi)的會(huì)議。〔5〕座談性會(huì)議,包括各種各樣的座談會(huì)、茶話會(huì)等。4精選ppt會(huì)議的類型3、按照會(huì)議形式劃分,可劃分兩種:〔1〕有會(huì)有議的,多數(shù)會(huì)議屬于這種類型?!?〕會(huì)而不議的,例如報(bào)告會(huì)、傳達(dá)會(huì)、發(fā)動(dòng)會(huì)、表彰會(huì)、紀(jì)念會(huì)等。5精選ppt會(huì)議的類型4、按照時(shí)間劃分,可劃分為定期性會(huì)議和不定期會(huì)議,還可以劃分為屢次性會(huì)議和一次性會(huì)議。定期性會(huì)議也叫例會(huì),到預(yù)定時(shí)間如無(wú)特殊情況必須召開(kāi),不定期會(huì)議那么視情況靈活掌握,必要時(shí)隨時(shí)召開(kāi)。屢次會(huì)議是指需要開(kāi)兩次以上的會(huì)議,一次性會(huì)議是指只需要開(kāi)一次的會(huì)議。6精選ppt會(huì)議的類型5、按照會(huì)議階段劃分,可劃分為預(yù)備會(huì)議和正式會(huì)議。預(yù)備會(huì)議是整個(gè)會(huì)議的組成局部,是為正式會(huì)議做準(zhǔn)備的會(huì)議,但在職權(quán)和效力上同正式會(huì)議有所區(qū)別。6、按照開(kāi)會(huì)手段劃分,可劃分為常規(guī)會(huì)議和電子會(huì)議。常規(guī)會(huì)議即傳統(tǒng)性的會(huì)議,電子會(huì)議指電視會(huì)議、衛(wèi)星會(huì)議、電腦會(huì)議、電子計(jì)算時(shí)機(jī)議等。7精選ppt二、會(huì)務(wù)工作綜述1、會(huì)務(wù)工作的特點(diǎn)主要有:方案性嚴(yán)謹(jǐn)性復(fù)雜性艱巨性8精選ppt2、會(huì)務(wù)工作的重要意義

是召開(kāi)會(huì)議的根底;是會(huì)議順利進(jìn)行的有利保證;為會(huì)議圓滿成功創(chuàng)造有利條件9精選ppt3、會(huì)務(wù)工作中秘書(shū)的職能主要有:提供情況,參與決策;擬定預(yù)案,統(tǒng)籌安排會(huì)議程序;充分準(zhǔn)備,重點(diǎn)做好文件工作;組織效勞,切實(shí)搞好會(huì)議辦文工作;溝通情況,協(xié)調(diào)會(huì)議進(jìn)程。10精選ppt4、會(huì)務(wù)工作的原那么

主要有:依靠領(lǐng)導(dǎo),積極參助;統(tǒng)一指揮,分工協(xié)作;充分準(zhǔn)備,嚴(yán)密組織;辦會(huì)從簡(jiǎn),效果優(yōu)良。11精選ppt會(huì)議案例欣賞會(huì)議操作流程

1.會(huì)議報(bào)到之前的工作---→2.會(huì)議報(bào)到前酒店準(zhǔn)備工作---→3.會(huì)議期間的工作---→會(huì)議結(jié)束后的工作12精選ppt會(huì)議案例欣賞1.會(huì)議報(bào)到之前的工作A.與會(huì)議主辦單位確認(rèn)會(huì)議的報(bào)到日期、會(huì)以名稱、會(huì)議用水牌和布標(biāo)、到會(huì)的大致人數(shù)、使用會(huì)議室的日期和會(huì)議室擺設(shè)方式、會(huì)務(wù)組老師〔或工作人員〕到達(dá)日期〔確認(rèn)航班或車次〕、會(huì)務(wù)組的會(huì)議要求〔最好由我方主動(dòng)詢問(wèn)會(huì)議主辦單位〕

13精選ppt會(huì)議案例欣賞B.在上述情況落實(shí)后盡快將所選酒店訂妥〔房間、餐標(biāo)、會(huì)議室價(jià)格按天計(jì)算、酒店位置〕,落實(shí)在會(huì)議報(bào)到日期接站所用車輛和聯(lián)系方式〔需根據(jù)報(bào)到人數(shù)安排相應(yīng)接站用車〕;落實(shí)會(huì)后考察行程的用車、導(dǎo)游、火車票、飛機(jī)票、地接社〔只是提前進(jìn)行大致預(yù)訂〕。

14精選ppt會(huì)議案例欣賞C.在酒店預(yù)訂完畢后,將酒店的大致情況以書(shū)面的形式將件發(fā)送至主辦方,尤其是將酒店的具體準(zhǔn)確的所在地理位置和從機(jī)場(chǎng)或火車站出發(fā)到達(dá)酒店的乘車〔公交車〕方式告知會(huì)議主辦方;同時(shí)可再次與對(duì)方確認(rèn)會(huì)議報(bào)到人數(shù)和日程安排有無(wú)變化或是更改。

15精選ppt會(huì)議案例欣賞D.C項(xiàng)工作完畢后可向行程用車單位或個(gè)人、導(dǎo)游、機(jī)車票、地接社作出相對(duì)準(zhǔn)確的答復(fù),以便對(duì)方作出相應(yīng)的安排和接會(huì)準(zhǔn)備。

E.準(zhǔn)備會(huì)議所用相關(guān)用具〔會(huì)議在酒店或團(tuán)隊(duì)車輛使用的各類標(biāo)識(shí)、簽到登記的表格、文具用品、學(xué)習(xí)資料袋【包括:筆記本、筆、文件袋】、預(yù)訂返程交通所用表格和車次時(shí)刻表、相應(yīng)的返程交通價(jià)格表、會(huì)后考察的紀(jì)念品【旅游帽、旅游包】、座簽牌〕同時(shí),通知會(huì)議用酒店此次會(huì)議的名稱和對(duì)于提前到達(dá)的學(xué)員如何安排住宿。16精選ppt會(huì)議案例欣賞F.通知酒店,會(huì)務(wù)工作人員需要提前一天【也可根據(jù)到會(huì)人員的情況而定】進(jìn)駐酒店并準(zhǔn)備會(huì)務(wù)組用房;同時(shí)通知接站的用車和確認(rèn)司機(jī)的聯(lián)系、車型及接站人員會(huì)議所在酒店和會(huì)務(wù)組房間號(hào);同時(shí)與會(huì)議主辦方聯(lián)系告知會(huì)務(wù)工作人員已經(jīng)入住酒店。在入住酒店后須將會(huì)議的名稱和報(bào)到地點(diǎn)、乘車方式、酒店聯(lián)系、會(huì)務(wù)組所在房間通知辦公室職守人員17精選ppt會(huì)議案例欣賞2.會(huì)議報(bào)到前酒店準(zhǔn)備工作A.入住酒店的工作人員須將會(huì)務(wù)組房間布置好以便會(huì)議報(bào)到時(shí)使用;同時(shí)與酒店各個(gè)相

關(guān)部門(mén)協(xié)調(diào)好會(huì)議細(xì)節(jié)問(wèn)題〔如:會(huì)議用布標(biāo)、水牌、會(huì)議室、餐廳的情況〕;將會(huì)務(wù)組標(biāo)識(shí)張貼好在容易看到的地方。

18精選ppt會(huì)議案例欣賞B.詳細(xì)了解本會(huì)議所用場(chǎng)所的位置【如:餐廳、會(huì)議室、會(huì)務(wù)組老師和講課老師所用的房間】。C.相關(guān)會(huì)議使用設(shè)備的準(zhǔn)備情況【如:會(huì)場(chǎng)布置情況、多媒體投影儀】;上述設(shè)備的使用是在征求會(huì)議主辦方的意見(jiàn)后執(zhí)行。19精選ppt會(huì)議案例欣賞3.會(huì)議期間的工作A.會(huì)議在報(bào)到期間最重要的是【收費(fèi)】。在收費(fèi)過(guò)程中必須細(xì)致、準(zhǔn)確、書(shū)面登記。

收費(fèi)過(guò)程中必須嚴(yán)格按程序操作,及:1.確定學(xué)員情況――2.根據(jù)情況計(jì)算應(yīng)交費(fèi)用――3.填寫(xiě)收費(fèi)【收據(jù)】――4.收款――5.將收據(jù)撕下交于學(xué)員――6.填寫(xiě)報(bào)到表。

20精選ppt會(huì)議案例欣賞B.在出現(xiàn)收費(fèi)后,收據(jù)已開(kāi)出的情況下;學(xué)員行程出現(xiàn)變化必須在【原收據(jù)】的根底

上進(jìn)行加注或更改,更改后的內(nèi)容必須有客人簽字和日期。21精選ppt會(huì)議案例欣賞4.會(huì)議期間注意問(wèn)題A.會(huì)務(wù)組必須始終保持整潔、干凈和安靜的環(huán)境。

B.會(huì)務(wù)組所用的書(shū)面文件需保存完好。

C.會(huì)務(wù)款的支出或相互來(lái)往必須已書(shū)面形式表達(dá);及相互出據(jù)憑證。

D.會(huì)務(wù)組工作人員的家屬、朋友不能長(zhǎng)時(shí)間在會(huì)務(wù)組工作間滯留和住宿E.各人會(huì)務(wù)款必須保管好,做到每天進(jìn)行清點(diǎn),保險(xiǎn)平安的存放。22精選ppt會(huì)務(wù)工作的內(nèi)容有關(guān)會(huì)議的組織、安排以及各項(xiàng)事務(wù)效勞工作,統(tǒng)稱為會(huì)務(wù)工作。從廣義來(lái)看,會(huì)務(wù)工作包括會(huì)前、會(huì)間和會(huì)后所有與會(huì)議活動(dòng)有關(guān)的事務(wù)性工作。23精選ppt會(huì)務(wù)工作的內(nèi)容1、會(huì)議的組織工作,包括:確定會(huì)議議題;安排會(huì)議議程和日程;確定出席范圍;落實(shí)會(huì)議承辦人;發(fā)出會(huì)議通知;組織與會(huì)人員報(bào)到;進(jìn)行會(huì)議人員編組;布置會(huì)場(chǎng),安排座次;印發(fā)會(huì)議證件;負(fù)責(zé)會(huì)議簽到;會(huì)場(chǎng)其它效勞管理;會(huì)中組織協(xié)調(diào)等。24精選ppt做好會(huì)議組織工作:一要具有整體觀念,合理組織和安排各項(xiàng)具體工作,使之目標(biāo)一致,分工明確又協(xié)調(diào)配合,并處理好與會(huì)議活動(dòng)有關(guān)各種社會(huì)因素;二要具有時(shí)間觀念,對(duì)各項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行周密的安排,使之緊密銜接,不延誤;三要具有超前觀念,注意各項(xiàng)組織工作的方案性,并對(duì)可能發(fā)生的變化提前有所準(zhǔn)備,制訂應(yīng)變方案或補(bǔ)救措施。25精選ppt會(huì)務(wù)工作的內(nèi)容2、會(huì)議的文書(shū)工作,包括會(huì)議報(bào)告、文件、簡(jiǎn)報(bào)的起草、編號(hào)、印發(fā)和管理等。26精選ppt會(huì)務(wù)工作的內(nèi)容3、會(huì)議的生活管理工作,包括購(gòu)置會(huì)議用品、會(huì)議接待、代表住宿安排、會(huì)議用品調(diào)配、會(huì)議醫(yī)療保健、文化娛樂(lè)、會(huì)議的財(cái)務(wù)管理等。4、會(huì)議的平安保衛(wèi)工作,主要是會(huì)議的保密、警衛(wèi)和會(huì)場(chǎng)內(nèi)處的平安保衛(wèi)工作。27精選ppt三、會(huì)務(wù)工作的內(nèi)容和方法

1、會(huì)前工作的內(nèi)容和方法主要包括開(kāi)會(huì)動(dòng)議、會(huì)議預(yù)案落實(shí)、會(huì)議通知、人員編組及其安排、會(huì)議材料、會(huì)前準(zhǔn)備工作及其作法。28精選ppt主要包括會(huì)議接待、材料收發(fā)、發(fā)言安排、簽到、記錄、宣傳、保密、協(xié)調(diào)等項(xiàng)工作及其作法。2、會(huì)中工作的內(nèi)容和方

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