外來文件管理制度

鎮(zhèn)江市丹徒區(qū)天月塑料電器廠外來文件管理制度TYSL/JS007-20141.目的：1.1對外來文件進行識別，并控制其分發(fā)，防止誤用；1.2確?？蛻羲峁┑南嚓P文檔得到適當的管理，保存及保密。2.規(guī)定適用的范圍：2.1適用于本公司所有部門從外部獲得的文件；2.2客戶所提供的圖紙規(guī)范、標準書、技術數據或國際標準等相關文件均屬于“外來文件”的范疇之內。3.外來文件管理的主要內容：3.1對本公司所有部門所獲取的外部文件進行識別、更新等過程進行控制4.定義：4.1外來文件：非本公司范圍內產生的文件稱之為外來文件。5.外來文件的類別5.1與公司產品相關的法律法規(guī)，如國家、地方法律法規(guī)，國家、行業(yè)強制性或推薦性標準；5.2與公司產品相關的國際、國內、行業(yè)、其它企業(yè)標準等，如技術標準，產品標準等；5.3顧客提供的與產品相關的技術、質量等標準及技術準則，如圖紙、技術規(guī)范等；5.4相關質量管理體系標準，工具書等。6.外來文件的管理規(guī)則6.1保存期限：外來文件永久保存，隨時更新；6.2使用方式：6.2.6.2.26.27.職責歸屬7.1綜合部是外來文件的歸口管理部門，其他部門對外來文件進行識別后，交由綜合部管理；8.外來文件管理流程8.1外來文件的獲?。?.1.1公司各部門可能通過如下渠道獲取相關的外來文件：8.1.1.1國家、省、市政府及各相關職能部門；8.1.1.2各種會議、專業(yè)報刊、雜志、出版社；8.1.1.3互聯網、電話傳真。8.1.2各部門獲取的外來文件應及時進行篩選確認，并正確傳遞給相關管理部門。8.1.3公司所獲取到的外來文件，無論郵寄或傳真均需先檢查是否有缺頁、模糊不清或破損情況發(fā)生，若有則由接收部門與文件源聯系，并要求重新作業(yè)。8.2外來文件的識別：8.2.1文件接收者在接收到外來文件（電子版/書面版）后，提交相關職責部門，由職責人員對文件有效性和適宜性進行識別評審，如技術標準、圖紙等需提交技術部確認是否為最新版，是否可依照執(zhí)行；產品檢驗、接收標準需提交綜合部確認是否可執(zhí)行。8.2.2技術部技術標準、圖紙的識別：8.2.2.1凡是購買、贈送、發(fā)放的與本廠產品有關的技術標準，收到后應移交到技術部進行識別；8.2.2.2識別標識的有效性，應對標準的發(fā)布實施年份進行識別，是否是最新的有效版本；8.2.2.3對標準中的條文進行識別，應識別哪些條款是適宜的。8.2.3品質部對法規(guī)規(guī)范的識別：8.2.3.1凡是國家頒布的與產品質量和安全有關的法律、法規(guī)、部門規(guī)章，收到后應移交到品質部進行識別；8.2.3.2品質部對收集到的法規(guī)規(guī)范進行識別，識別其應實施的部門、范圍。8.2.4綜合部對政策文件等的識別：8.2.4.1凡是上級頒發(fā)的文件、通知，收到后統(tǒng)一移交到綜合部；8.2.4.2綜合部對收集到的文件進行識別，按文件重要程度分別呈報給總經理或管理者代表簽批；8.2.4.3綜合部根據總經理或管理者代表簽批意見，分送到相關人員進行傳閱。8.3外來文件的提交：8.3.1技術部、品質部對外來文件識別后，將適宜存檔的外來文件正本及清單遞送給綜合部存檔。綜合部對外來文件識別后，將適宜存檔的外來文件正本及清單與技術部、品質部遞送的正本及清單統(tǒng)一存檔。各部門提交文件的評審人員應在《外來文件清單》（附件一）上簽字確認；8.3.2技術部、品質部及綜合部對外來文件識別后，對認定為不適宜存檔的外來文件，由文件接收者或職責人員與文件來源處及時溝通，進一步確定文件的可執(zhí)行性，如再次確認文件不適宜歸檔，應在綜合部報備并在《外來文件銷毀記錄》（附件二）上簽字在后銷毀；8.4外來文件的轉化：如果需要將外來文件轉化為內部標準，則職責人員需要將其進行轉化，轉化時視緊急、難易程度而定，一般應在一周內完成，轉化后的內部文件經內部審批、簽字后提交綜合部。8.5外來文件的發(fā)放：對需分發(fā)的外來文件，由綜合部報請管理者確定分發(fā)范圍后發(fā)放。接收者與發(fā)放者需要在文件的發(fā)放與回收階段在《文件發(fā)放、回收記錄》（附件三）上簽字確認。外來文件的發(fā)放應盡量提供文件副本。8.6外來文件的更新：涉及到更新的外來文件，在發(fā)放新版本外來文件的同時，應及時回收作廢文件。對外來文件合訂本不能收回時，應在目錄和正文中加蓋作廢字樣。8.7外來文件的查詢：各部門可根據需要，可先到文件識別部門查詢識別記錄，然后到綜合部查閱文件正本或副本。9.外來文件的保存9.1使用部門須對外來文件作適當管理、保存、保密，并保持最新版本。9.2文件如有損壞,遺失或不堪使用時，由使用部門視實際需要向綜合部申請，由綜合部向文件源申請補發(fā)。9.3外來文件版本變更依客戶提供變更為準，ISO國際標準變更由綜合部每六個月詢問一次。10.備注10.1未經許