第三章秘書工作環(huán)境

第三章秘書工作環(huán)境[學習目的]經(jīng)過本章學習，了解影響秘書任務的環(huán)境有哪些種類，它們是如何影響秘書任務的效率以及如何順應與改善這些環(huán)境。秘書任務是在一定的環(huán)境中停止的。這個環(huán)境叫秘書任務環(huán)境。秘書任務環(huán)境是客觀存在的，是多方面，多層次，多種要素的總和。秘書任務成效會遭到各種環(huán)境要素的影響。環(huán)境有各種各樣的類型。這些環(huán)境有的有利于秘書任務，因此必需采取維護，使秘書任務順應這種環(huán)境；有的卻是不良的環(huán)境，那就要采取改動或限制，使環(huán)境順應秘書任務的要求，從而提高秘書任務效率。影響秘書任務的環(huán)境有微觀環(huán)境，中觀環(huán)境和微觀環(huán)境三種。第一節(jié)秘書任務的微觀環(huán)境一、秘書任務環(huán)境的涵義和特點環(huán)境是指對任務績效起著潛在影響的外部力氣。秘書任務環(huán)境是指直接或直接影響秘書任務效率的各種潛在外部力氣的總和。秘書任務環(huán)境特點有：1.復雜和多樣性。2.差異性。3.變異性。環(huán)境的上述特點，深入的影響秘書任務與環(huán)境之間相互作用的進程：1.環(huán)境決議，影響或制約秘書任務；2.秘書任務必需順應環(huán)境；3.環(huán)境的變化肯定招致秘書任務開展變化；4.秘書任務對環(huán)境有能舉措用：一是改善環(huán)境，二是污染環(huán)境。二.秘書任務的微觀環(huán)境微觀環(huán)境，又稱為普通環(huán)境，或大社會環(huán)境，它處于一切組織之外，并組織發(fā)作影響的外部環(huán)境。它是一種必需監(jiān)測和順應的不可控制的環(huán)境。秘書任務的微觀環(huán)境主要有：政治法律環(huán)境，經(jīng)濟環(huán)境，科技環(huán)境，文明環(huán)境等。1.政治法律環(huán)境與秘書任務2.經(jīng)濟環(huán)境與秘書任務3，科技環(huán)境與秘書任務4，文明環(huán)境與秘書任務文明分為傳統(tǒng)文明和現(xiàn)代文明。傳統(tǒng)文明具有保守性，即對新的事物視之不慣，不樂于接受；威望性，即崇尚威望，重聽從；感情性，即群眾效果或公共爭議的處置，多是由有聲望有位置的年高者出面處置，予以勸說，要求爭議的當事人重情意，輕利害，講情面，顧大體。

第二節(jié)秘書任務的中觀環(huán)境秘書任務的中觀環(huán)境是指秘書所處的組織的性質(zhì)，制度與結(jié)構方面的環(huán)境。它對秘書任務有著重要的影響。一、企業(yè)的組織結(jié)構現(xiàn)代企業(yè)是以現(xiàn)代企業(yè)制度為基礎的。它是在國度公司法的規(guī)則下組建的。其組織形式就是公司法規(guī)則的幾種方式。這幾種方式有有限責任公司，公營獨資公司，股份。任何一個公司組織中的任務人員由于位置的不同，縱向分為初級管理人員，中級管理人員和操作執(zhí)行人員。在企業(yè)中，董事會活期休會制定決策，決策以后由初級管理人員作詳細的決策，又由中級管理人員組織實施，操作執(zhí)行人員詳細執(zhí)行。由于中層不能夠擔負起一個企業(yè)一切的職能，因此，必需將企業(yè)的中層橫向分為假定干職能部門〔見閱讀資料〕。公司的各個部門的職能及構成的相關文件表格〔略〕第三節(jié)秘書任務的微觀環(huán)境

微觀環(huán)境，又叫辦公室環(huán)境，是指一定的組織機構的秘書部門任務所處的自然環(huán)境。一、辦公室環(huán)境的種類及對秘書任務效率的影響辦公室環(huán)境包括：第一、辦公室的空間環(huán)境，系指房屋修建與分配，辦公空間的大小，家具的布置；第二、辦公室的視覺環(huán)境，它包括顏色，光線；第三、辦公室的聽覺環(huán)境，指辦公室所處的有益或有益聲響；第四、辦公室的空氣環(huán)境，指由生理空氣要素〔濕度，溫度，空氣流通與污染〕形成的辦公室的整個氣氛；第五、辦公室的安康與平安環(huán)境。辦公室環(huán)境對秘書任務效率的影響可以從以下三點說明：1.作業(yè)方面：辦公環(huán)境對秘書人員的器官功用，知覺感受，體力消耗，心思反響都有直接影響，比如光線缺乏，足以使人的區(qū)分力降低，眼力消耗較大，而生疲倦，使留意力難以集中，那么效率降低。2.生理方面：環(huán)境變化肯定會惹起生理變化。辦公環(huán)境不適宜，會添加秘書的體力消耗，體力消耗過多那么生疲勞，疲勞生那么任務興味減低。興味低，任務效率必隨之遞降。3.心思方面：辦公環(huán)境的不適宜，會惹起秘書對任務厭煩的心思反響。這種心思反響自然降低任務效率。心思厭煩招致人的肉體苦悶及抑郁和怒怨之感。這些心境對任務效率皆有不良影響。二、辦公室環(huán)境的管理原那么辦公環(huán)境的管理是指對辦公室環(huán)境加以合理的設計，組織和控制，使其到達最契合秘書任務的需求，進而提高任務效率，完成組織欲到達的使命。在對辦公環(huán)境停止管理的進程中，要堅持以下的原那么：1.方便，即辦公室的規(guī)劃應該力圖方便省時，如相關的部門及設備應盡能夠布置在相鄰的中央，以防止不用要的交叉迂回，便于任務的協(xié)諧和同步停止；2.溫馨整潔，即無論是辦公室，辦公桌椅，還是抽屜等，不要放置與辦私有關的東西。辦公文具的擺放要頭頭是道。3.諧和一致，即辦公桌椅，文件柜，辦公自動化設備等的大小，格式，顏色等協(xié)調(diào)一致，這不只能添加辦公室的美觀，而且能強化成員之間的對等觀念，發(fā)明出諧和分歧的任務環(huán)境。4.平安，即布置辦公室時要留意左近的辦公環(huán)境和辦公室寄存財物的平安條件；信息，如紙質(zhì)文件，存儲在計算機里的數(shù)據(jù)等的平安和保密能否失掉保證；電器的電源，電線，器物的擺放能否對人員形成生理上的危害等。三、辦公室的空間設計所謂辦公室的空間管理是指組織為節(jié)省本錢，有效地應用空間，延長任務流程，迅速處置信息，提供良好任務環(huán)境，并促進秘書與其他任務人員的溝通與協(xié)調(diào)所作的辦公室內(nèi)的布置。辦公室空間管理的內(nèi)容包括：1.各職能部門的場地設計2.任務中心的設計特殊任務中心，指特殊用途或?qū)ｉT業(yè)務的任務中心，它包括：⑴接待中心，該中心是公司機關和外界接觸的媒介，故布置應頭頭是道。其設計要點是：遠離公司機關主要部門，以免訪客的攪擾；放置公司簡報或其它閱讀資料的中央，應光線充足以利閱讀。⑵計算機中心，其布置要點：留意適當?shù)臐穸群蜏囟?，相對濕度?0℅—60%之間，溫度在18℃—20℃之間。3.開放式辦公場地的規(guī)劃開放式辦公場地又叫自在式的聚集辦公室。其特點有：⑴沒有團體辦公室，任務空間的位置經(jīng)過布置可活動的物件來確定；⑵每次停止任務間規(guī)劃規(guī)劃時，并不思索窗戶或其它慣例結(jié)構的限制，而是以信息流和任務運轉(zhuǎn)的自然路途所構成的不一致的樣式來布置的；⑶任務人員的位置更多地是由分配給他們的義務，而不是由他們的位置來確定的，如初級管理人員可以有較大的辦公室及不同顏色，不同外形的辦公桌，除此以外，簡直沒有可以看得見的等級標志。開放式辦公室有以下優(yōu)點：⑴降低動力本錢和修建本錢；⑵增加占空中積；⑶降低了重新規(guī)劃的本錢；⑷由于撤除了辦公室的隔屏，管理者與被管理者的交往阻礙增加了這有利于掃除心思阻礙。4.辦公房間的空間設計四、辦公室的視覺環(huán)境管理辦公室的視覺環(huán)境包括辦公室內(nèi)掩蓋物的顏色和照明。1.掩蓋物，它包括墻壁，天花板，空中，門窗，支柱等下面的掩蓋物。⑴有效的運用顏色。⑵空中掩蓋物的顏色和類型應與墻壁，天花板的顏色協(xié)調(diào)分歧，以保證一個一致的，諧和的環(huán)境。2.照明，指為完成辦公室的指定任務而提供適當?shù)墓饩€系統(tǒng)。⑴光線的量。光線的量普通用w(瓦)代表。⑵光線的質(zhì)。⑶光的設計。五、辦公室的聽覺環(huán)境管理1.消弭噪音的來源。2.用吸音的資料以增加噪音的影響。3.過量音樂的播放。六、辦公室的空氣環(huán)境管理1.溫度。4.空氣的污染。七、辦公室的保健與平安環(huán)境保健，又叫安康維護。辦公室的安康環(huán)境對秘書人員具有不可無視的意義和重要性。秘書人員堅持良好的安康的身體，足以促進任務效率的提高?？芍^〝健全的肉體寓于健全的身體中〞。組織應如何推行對秘書人員的保健方法呢？其主要方法有：1.活期安康反省。2.灌輸衛(wèi)生知識。3.采行疾病預防。4.堅持環(huán)境整潔。5.推行健身運動。6.舉行康樂活動。要形成一個平安的環(huán)境，就必需在以下方面增強管理：1.防盜。2.防火。3.防止不測傷亡。

第四節(jié)閱讀資料一、組織結(jié)構圖二、商業(yè)文件簡介商貿(mào)活動中構成各種商業(yè)文件〔見以下圖〕，這些文件在企業(yè)部門之間活動，下面對這些文件加以復雜引見：買方---——————————————賣方訊價涵件-------------------------------→←———————————價錢表←-———————————報價表訂單—————————————→←———————————通知單←———————————結(jié)帳單←———————————借記通知單←———————————信譽單←———————————結(jié)帳單付款———————————→←———————————收據(jù)1.請購單大華公司的設計部門主管的秘書，所在部門需求購置6塊制圖板和直角尺，首先要寫好請購單〔見以下圖〕后，送往該公司的物資推銷部門，這筆買賣就末尾了。

2.詢價信件大華公司的推銷部門接到設計部門的請購單以后，立刻向供應制圖板的兩三個公司收回了詢價信件。

詢價函件大華公司致

親愛的先生：我看到貴公司在電視中刊播的有關辦公設備和用具的廣告。假設你肯樂于給我公司6張制圖板〔規(guī)格為470㎜×650㎜〕的直角尺的報價單，我將感到十分快樂。請思索給我公司最優(yōu)惠的條件及最早的發(fā)貨日期。

你忠實的主要賣主〔簽名〕大華公司2004年2月9日3.報價單辦公設備消費商的銷售部接到大華公司的詢價單后，向該公司寄去報價單，提供對方所需求的商品信息。報價單寄：大華公司大華公司推銷部某某先生：為了回答您________年____月____日的訊問，我很快樂對以下物品對您報價：木質(zhì)制圖板〔尺寸為470mm×650mm〕和不透明直角尺〔650mm〕均為26元，這個價錢包括我公司貨車運送貨物的費用。交貨日期：接到訂單后的兩周交付方式：交貨以后的一個月內(nèi)以現(xiàn)金實數(shù)支付我們等候著收到您的訂單。收到您的訂單以后，我們將立刻著手操持此事。

某某辦公設備用具銷售部主管〔簽名〕4．訂單大華公司推銷部的某某先生比擬來自不同的辦公設備用具公司銷售部的報價后，向其中的一個公司發(fā)去了訂單。訂單_______________________________________________________________________________寄自：大華公司，某某市某某街78號寄往：某某辦公設備用具請?zhí)峁簲?shù)量產(chǎn)品說明價錢〔元〕備注6木質(zhì)制圖板26由公路運輸發(fā)往大華公司〔上述地址〕5．發(fā)貨單某某辦公設備用具的銷售部收到大華公司的訂單，并收到款后，在預備發(fā)貨的同時預備發(fā)貨單通知買方。發(fā)貨單

來自：某某辦公設備用具。發(fā)送至：大華公司某某市某某街78號。發(fā)送日期：_______年______月_____日包裹號產(chǎn)品說明訂單號46張木質(zhì)制圖板〔尺寸為470mm×650mm〕和不透明直角尺〔650mm〕一個板條箱1234

接納時貨物密封，形狀良好?？蛻艉灻篲________________。6．收貨票據(jù)當貨物運到大華公司的接納部門時，由這個部門開出一張外部收貨票據(jù)。收貨票據(jù)

供貨商：某某辦公設備用具收貨日期：_________年_____月_____日數(shù)量產(chǎn)品說明訂單號6制圖板和直角尺1234訂貨人：貨物接納者：反省員：

分發(fā)：財務部門倉庫保管員賣主7．發(fā)票某某辦公設備用具在給華大公司開動身貨單的同時開動身票，內(nèi)有后者所需求的貨物的細節(jié)價錢。三、文章摘錄以下文章摘自〔臺灣〕石詠琦的?談天賦秘書?一書：?秘書的前程規(guī)劃??邁向二十一世紀?

第五節(jié)技藝訓練[訓練目的]經(jīng)過訓練，先生能準確地為公司各職位在組織結(jié)構圖中定位，熟練掌握商業(yè)文件流的順序。一、請為你熟習的某公司設計一個詳細的組織結(jié)構表；二、現(xiàn)有一家電腦公司，請將以下職位歸入組織結(jié)構圖中適宜的