采購部管理制度與工作流程

采購管理制度與工作流程目的：為規(guī)范采購流程，提高采購工作的效率，特制定本制度。適用范圍：適用于本公司采購管理。三、內容：1、總則為加強采購工作的管理，提高采購工作的效率，制定本制度。所有的采購人員及相關人員均應以本制度為依據(jù)開展工作。2、采購基本流程采購需求（公司各部門）---采購計劃（采購員）---尋找供貨商----詢價、比價、議價----采購洽談----合同的簽訂（確定付款條件、配送方式、售后服務）----交貨驗收（倉管）---質檢（不合格退貨）---入庫---計劃對賬---財務結算。采購流程圖如下圖所示：采購需求采購需求財務部確認付款條件及帳期總經理/財務總經理審批采購計劃審批財務部確認付款條件及帳期總經理/財務總經理審批采購計劃審批尋找供應商采購部 總監(jiān)尋價、比價、議價采購洽談董事長審批驗收不合格入倉退貨計劃對賬合同的簽訂交貨驗收驗收合格下單董事長審批驗收不合格入倉退貨計劃對賬合同的簽訂交貨驗收驗收合格下單建立供應商資料財務結算財務結算1）采購計劃：采購員應根據(jù)需求部門請購單和公司需求計劃制訂采購計劃。2）供應商的選擇和考核：供應商的選擇與考核，一般從經營情況、供應能力、品質能力等方面評定，并定期從質量、運貨、價格、逾期率、是否配合等方面綜合打分。3）詢價、比價、議價4）合同的簽訂：買賣雙方經過詢價、報價、議價、比價及其它過程，最后雙方簽訂有關協(xié)議，合約即告成立。采購合同的簽訂要根據(jù)采購商品的要求、供應商的情況、企業(yè)本身的管理要求、采購方針等要求的不同而各不相同。需與財務部核實確定付款條件、貨運方式、售后服務等情況。5）交貨驗收：采購員必須確定貨物品種、數(shù)量、質量、交貨期的正確無誤。以采購員的確定和合同為驗收數(shù)據(jù)。6）質檢：貨物質檢合格則入庫，不合格的，需安排補救和退貨。7）財務結算：貨物入庫后，財務結算。采購訂購3、申請商品采購流程圖采購部審批（有合同）采購訂購采購部審批（有合同）采購部審批（無合同）總經理/財務審批請購部門提出需求1）請購部門提出采購需求，填寫物質采購計劃表2）采購部制定采購計劃，由采購部負責人報總經理、財務審批；3）審批通過后，由采購主管下單。4、申請付款流程圖總經理/財務部審批采購部審批采購人對賬采購總經理/財務部審批采購部審批采購人對賬采購財務部付款財務部付款采購商品入倉后，做應付款計劃采購員根據(jù)供應商賬期核對成本金額和付款金額是否一致，不一致的找出原因，調整成本金額直至與付款金額一致后做應付款；采購部審批到期應付款總經理批準付款5、商品到貨驗收流程進倉倉管驗貨成本會計審核入庫單倉管打入庫單進倉倉管驗貨成本會計審核入庫單倉管打入庫單倉庫根據(jù)供應商送貨單驗收產品驗收后打入庫單，核對入庫單金額是否與送貨單金額一致，一致后方可審核入庫，不一致需報采購審核，采購在當日給予答復同意退單6、退貨流程同意退單不同意請購部門退貨供應商倉庫采購部審核不同意請購部門退貨供應商倉庫采購部審核報損需求部門報損需求部門請購部門填寫退貨申請單，寫明原因采購部根據(jù)供應商合同和合作情況，審核退貨申請審核通過可退回倉庫，倉庫每周以供應商為單位做退貨單不能退回供應商的，做報損處理，報損比例不得超過0.5%采購管理制度建立供應商資料管理（表）冊，售后服務管理表。建立、建全比價制度，保證采購產品的質優(yōu)價廉。每月底將本月付款、欠款、欠票情況進行匯總、總結，并提出下月用款計劃。簽訂采購合同后，應全面了解發(fā)貨情況，如不能及時供貨，應將原因提前兩日通知請購部門或請購人。所有貨物一律開箱驗收，發(fā)現(xiàn)問題及時和供應商聯(lián)系，盡早解決。驗收合格后應在一個工作日內辦理入庫手續(xù)。七、請購單及其提報規(guī)定請購單應按照要素填寫完整、清晰，由公司領導審核批準后報采購部門；固定資產申購按照（固定資產購置申請表）的格式進行填寫提報；其他材料設備及工程項目申購按照（物資采購申請表.）的格式填寫提報；日常零星采購按照公司印制的按照（物資采購審批單）的格式填寫提報；請購部門在提報請購單是應要求采購部簽字接收人請購部門備份；涉及的請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交；如遇公司急需的物資，公司領導不在的情況，可以xx或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認手續(xù)后補。如果是指定采購廠家及品牌的產品，請購部門必須做出書面說明。9）請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字后報采購部。八、公司物資請購單的提報部門（1）公司經營所需的醫(yī)藥物資、勞務、固定資產、及其他項目由醫(yī)務部門提報；（2）公司生活及辦公的物資、固定資產、后勤服務或其他生活及辦公項目由行政部門提報；（3）公司各部門專用的物資由各部門自行提報。請購單的接收及分發(fā)規(guī)定九、請購的接收要點1）采購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經過公司領導審批；2）接收請購單時應遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整、不清晰得不采購，相關說明和技術資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；3）通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存；4）對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資，應及時通知請購部門。2、請購單的分發(fā)規(guī)定1）對于請購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理；2）對于緊急請購項目應優(yōu)先處理；3）無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門；4）重要的項目采購前，應征的公司相關領導的建議。五、采購部職責（現(xiàn)階段公司無采購部）采購部工作職責1.制定并完善采購制度和采購流程：（1）根據(jù)公司的長期計劃，擬定采購部門的工作方針和目標；（2）負責制定采購方針、策略、制度及采購工作流程與方法，確保貫徹執(zhí)行；2.制定并實施采購計劃：（1）根據(jù)公司的拓展規(guī)模以及年度的經營目標，制訂有效的采購目標和采購計劃；（2）審核采購需求，統(tǒng)籌策劃和確定采購內容，制訂采購計劃；（3）組織實施市場調研、預測和跟蹤公司采購需求，熟悉各種產品的供應渠道和市場變化情況，據(jù)此編制采購預算和采購計劃；（4）根據(jù)采購管理程序，負責采購項目的談判、簽約，檢查合同的執(zhí)行和落實情況；（6）督導檢查倉庫的驗收、入庫、出庫及管理工作，確保采銷質量；3.采購成本預算和控制：（1）編制月度和周采購預算，實施采購的預防控制和過程控制，有效降低成本；（2）采購價格審核、預算、報價，達到有效的成本控制；（4）對采購合同履行過程進行管理、監(jiān)督檢查，及時支付相關款項；4.選擇并管理供應商：（1）根據(jù)公司的銷售需求，選定價格合理、產品質量可靠、信譽好、服務優(yōu)質的供應廠商，建立長期戰(zhàn)略同盟；（2）建立對供應商的資信、履約、售后服務能力及市場價格狀況和走勢的綜合評估系統(tǒng)；（3）不斷開發(fā)新的供應渠道和供應商，加強對新老客戶的走訪和調查；（4）制定供應商管理辦法，加強對供應商的管理、考核，確保供應商提供產品的優(yōu)良性；采購部負責人崗位職責1、直配供應商的引進及維護2、采購部日常管理，主要包括：（1）部門工作安排（日、周、月）（2）供應商談判，（3）相關流程制定和調整（4）突發(fā)事件的處理3、訂單的審核，參考安全庫存4、應付款的管控5、庫存金額的管控以及消耗6、審核并調整周月采購需求和計劃6、與其他部門的協(xié)調7、庫配需求的統(tǒng)計和采購計劃的制定8、日常訂單的制定和跟進9、退貨處理10、庫配供應商的談判、引進和維護11、批發(fā)毛利率與毛利額周、月報表13、貨品殘損率周、月報表；14、庫存