貨代部操作流程與各部門的銜接課件-1

貨代部操作流程與各部門的銜接一、貨代部操作流程二、與業(yè)務(wù)組的銜接三、與市場組的銜接四、與財務(wù)部的銜接1貨代業(yè)務(wù)操作流程一、訂艙1、操作人員在拿到操作計劃單后，審核操作計劃單中的下列內(nèi)容是否填寫完整和規(guī)范；①客戶資料（客戶公司的中英文名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、傳真號碼）是否填寫齊全；②港口名稱（起運港與目的港）柜型、柜量、截關(guān)日期；③應收、應付費用是否填寫完整；④訂艙公司的詳細資料；⑤審核操作計劃書上是否有相關(guān)業(yè)務(wù)人員、市場人員及部門經(jīng)理的簽字；2貨代業(yè)務(wù)操作流程2、操作人員審核客戶的訂艙單是否規(guī)范：①是否使用我司的訂倉單格式；②Shipper必須與委托單位一致；③BKG涉及的信息是否與操作計劃單一致；④是否有加蓋清晰的委托單位的公章或簽名章及客戶的簽名；3、操作人員審核無誤后安排訂艙至船公司或同行，并在訂艙后半個工作日拿到S/O，如有特殊情況須及時反饋給業(yè)務(wù)組及市場組同事予以協(xié)助。3貨代業(yè)務(wù)操作流程4、操作人員拿到S/O后，必須再次核對S/O的內(nèi)容是否與操作計劃書及客戶要求的一致，方可提供給客戶和進行后續(xù)工作。如需要安排訂艙時，相關(guān)業(yè)務(wù)員不在公司，操作人員可先安排訂艙事宜，但在未收到客戶的Booking之前不可以放

S/O給客戶。4貨代業(yè)務(wù)操作流程二、CIF操作流程操作人員審核操作計劃書無誤后，根據(jù)客戶需要進行操作：A：客戶自拖自報①截關(guān)之前兩天在碼頭網(wǎng)站查詢其做柜信息；②錄入系統(tǒng)資料,新合作的客戶及供應商需提供營業(yè)執(zhí)照；③提交補料；④與客戶核對提單并開具DEBIT

NOTE；⑤船開三天內(nèi)收取船司或同行發(fā)票；⑥安排付款，取提單,月結(jié)客戶船開三天內(nèi)安排,新客戶要求收到客戶款后安排,前提業(yè)務(wù)與客戶談是壓單方式的,則是新單開始后安排；⑦放單給客戶。5貨代業(yè)務(wù)操作流程B、我司拖車報關(guān)①與客戶確認裝貨的時間，裝貨地點，裝貨聯(lián)系人及聯(lián)系方式；②與客戶確認報關(guān)方式（清關(guān)/轉(zhuǎn)關(guān)）；③根據(jù)客戶提供信息安排拖車；填寫我司拖車委托書格式至我司車行，并做好跟蹤工作；④如客戶自有報關(guān)單證，需提醒客戶盡快將單證寄往我司，以便及時安排報關(guān)；⑤錄入系統(tǒng)資料,新合作的客戶及供應商需提供營業(yè)執(zhí)照；⑥提供補料；⑦與客戶對單及開具DEBIT

NOTE；⑧船開三日內(nèi)取到船司及同行發(fā)票；⑨安排付款，取提單,月結(jié)客戶船開三天內(nèi)安排,新客戶要求收到客戶款后安排,前提業(yè)務(wù)與客戶談是壓單方式的,則是新單開始后安排；⑩放單給客戶。6貨代業(yè)務(wù)操作流程三、FOB操作流程操作人員審核操作計劃書無誤后，根據(jù)客戶需要進行操作；A：自拖自報①截關(guān)兩天在碼頭網(wǎng)站查詢其做柜信息；②錄入系統(tǒng)資料,新合作的客戶及供應商需提供營業(yè)執(zhí)照；③提交補料；④與客戶核對提單并開具DEBIT

NOTE；⑤船開三日收取船公司或同行發(fā)票；⑥船開三日內(nèi)簽發(fā)我司HBL⑦船開三日內(nèi)發(fā)LOADING至國外代理（HBL、MBL、DEBITNOTE）；北方港口船開七天內(nèi)⑧安排付款，取提單,月結(jié)客戶船開三天內(nèi)安排,新客戶要求收到客戶款后安排,前提業(yè)務(wù)與客戶談是壓單方式的,則是新單開始后安排；⑨放單給客戶7貨代業(yè)務(wù)操作流程B、我司拖車報關(guān)①與客戶確認裝貨的時間，裝貨地點，裝貨聯(lián)系人及聯(lián)系方式；②與客戶確認報關(guān)方式（清關(guān)/轉(zhuǎn)關(guān)）;③根據(jù)客戶提供信息安排拖車；填寫我司拖車委托書格式至我司車行，并做好跟蹤工作；④如客戶自有報關(guān)單證，需提醒客戶盡快將單證寄往我司，以便及時安排報關(guān)⑤錄入系統(tǒng)資料,新合作的客戶及供應商需提供營業(yè)執(zhí)照⑥提供補料⑦與客戶對單及開具DEBIT

NOTE⑧船開三日內(nèi)取到船公司及同行發(fā)票⑨船開三日內(nèi)簽發(fā)我司HBL?船開三日內(nèi)發(fā)Loading至國外代理（HBL，MBL，Debit

Note）；北方港口船開七天內(nèi)?安排付款，取提單,月結(jié)客戶船開三天內(nèi)安排,新客戶要求收到客戶款后安排,前提業(yè)務(wù)與客戶談是壓單方式的,則是新單開始后安排；?放單8貨代業(yè)務(wù)操作流程9我司帳號的運用

A、收款一、招商銀行同市客戶收USD付招行，我司收款手續(xù)費較低甚至沒有，到帳快；二、中國銀行國內(nèi)同省，外地客戶收USD付中行，我司收款手續(xù)費與招行對比較低，到帳快；三、香港帳戶客戶在香港，或使用境外帳戶付款，我司收款手續(xù)費低。

B、付款一、招行/中行根據(jù)下家銀行資料安排，盡量使用同行支付，到帳快，手續(xù)費低；二、香港帳戶客戶付香港帳戶，則從香港帳戶里安排付出，盡量達到收支平衡以便財務(wù)做帳。與業(yè)務(wù)組的銜接一、內(nèi)部銜接為客戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，需要業(yè)務(wù)人員和操作人員雙方互相支持和配合；業(yè)務(wù)人員須提供清晰準確規(guī)范的操作計劃書；業(yè)務(wù)人員與客戶間的承諾應明白轉(zhuǎn)告操作人員，以便于操作與其配合當運作過程中出現(xiàn)問題，且在操作能力范圍內(nèi)不能良好處理的情況下，需要相關(guān)業(yè)務(wù)人員協(xié)助處理；二、外部銜接客戶是公司的重要財富，與客戶間的良好溝通是首要及必要的在出現(xiàn)客戶投訴時，業(yè)務(wù)人員應冷靜處理，弄清楚問題所在，并及時協(xié)助操作人員解決問題；

2）如客戶付款信譽不佳，但又急需放單時，業(yè)務(wù)人員應與操作人員溝通并按照公司流程處理；

3）因為客戶原因產(chǎn)生的額外費用，業(yè)務(wù)人員在減免其費用的同時必須通知操作；4）在客戶拖欠款項未收回時，業(yè)務(wù)人員應協(xié)助操作人員及時將款項收回。10與市場組的銜接一、內(nèi)部銜接1）在業(yè)務(wù)人員確認好船期、船公司后，市場人員需在操作計劃書明確注明其訂艙聯(lián)系人及聯(lián)系方式，并填寫運價和簽字；

2）在運作過程中，由于一些不可預料的情況下發(fā)生突發(fā)事件，操作人員不能獨立解決時，市場人員應予以協(xié)助（申請外拖時間、額外費用、追S/O……）；

3）當船公司有更新或通知的書面文件時，請市場人員在第一時間反饋給操作人員，以便及時通知客戶；二、外部銜接1）在所遇到的問題船公司或同行不能及時解決時，市場人員應予以協(xié)助處理，以避免運作的延誤（船東改S/O、改約價、改船期……）；2）在與船公司或同行在合作中有額外費用產(chǎn)生，且操作人員不能獨立解決時，市場應予以協(xié)助；11與財務(wù)部的銜接協(xié)助財務(wù)收款月結(jié)客戶1、財務(wù)需次月5號前將月結(jié)客戶的帳單發(fā)至操作，操作收到此帳單三個工作日反饋客戶情況至財務(wù)；2、財務(wù)對月結(jié)客戶進行HOL